Ad alcune persone, essere organizzati nel proprio lavoro, viene automatico; ad altre potrebbe risultare difficile tenere le cose in ordine e potrebbero trovare scoraggiante solamente il pensiero di doverlo fare. Tuttavia, tutti possono trarre beneficio dall'implementazione di abitudini e modi di lavorare che aiutino a diventare più organizzati.

Avere una buona organizzazione quando si lavora aiuta senza dubbio ad aumentare la produttività, perchè ci permette di lavorare in modo molto più efficiente, risparmiando tempo e stress. Qui sotto ci sono solo alcuni suggerimenti per diventare più organizzati quando si lavora e aumentare la produttività.

Spazi digitali

Con l’aumento delle persone che lavorano da remoto e del lavoro ibrido, oggi è più importante che mai che le aziende abbiano a disposizione uno spazio di lavoro digitale ben organizzato. Avere uno spazio digitale per archiviare i documenti significa che tutti possono accedere a ciò di cui hanno bisogno, ovunque stiano lavorando. È essenziale che i sistemi di archiviazione dei documenti online siano organizzati bene, con cartelle disposte in un modo semplice che abbia senso per il business, in modo da trovare il file di cui si ha bisogno facilmente e velocemente.

Questo dovrebbe valere anche per il tuo spazio digitale individuale, incluso il tuo desktop. Dovresti sempre assicurarti di organizzare bene i tuoi file digitali, in modo da sapere dove trovare i tuoi documenti. Non solo il disordine visivo sul tuo desktop avrà un impatto negativo sulla tua produttività, ma dovrai anche perdere tempo a cercare i file quando ne avrai bisogno.

Potresti anche usare uno spazio digitale per la gestione dei progetti online con il tuo team, dove le persone possono collaborare e discutere dei vari progetti. È vitale che questo tipo di condivisione sia organizzata correttamente, in modo che le persone sappiano sempre esattamente lo stato di un progetto e cosa ci si aspetta da loro. Quando gli spazi digitali sono organizzati correttamente, l'intera squadra può lavorare in modo molto più efficiente e produttivo.

 

 

Idee per riordinare la scrivania

Oltre a organizzare il tuo spazio di lavoro digitale, dovresti assicurarti che anche la tua postazione di lavoro sia organizzata correttamente. Ci sono molti strumenti e modi per organizzare la tua scrivania che possono aiutare la tua produttività.

Le vaschette portacorrispondenza sono un ottimo modo per tenere organizzati sia i progetti di lavoro che la scrivania. Grazie al set da 3 vaschette portacorrispondenza di Leitz Cosy puoi sistemare ordinatamente la posta e altri documenti su diversi vassoi. Le vaschette possono essere impilate in modo da tenere organizzati molti documenti e allo stesso tempo occupare un piccolo spazio sulla tua scrivania e ridurre il disordine. 

Potresti anche usare una cassettiera per mantenere la tua scrivania e gli strumenti in ordine e a portata di mano. Quando i tuoi strumenti sono tenuti al loro posto, non dovrai passare il tempo a cercare qualcosa di specifico quando hai bisogno di usarlo. Inoltre, lavorando ad una scrivania organizzata, si può anche mantenere la mente sgombra e libera da distrazioni e concentrarsi sui compiti da svolgere. L’organiser da scrivania con caricatore a induzione di Leitz è perfetto per essere riposto sulla scrivania e include la possibilità di ricarica wireless, così il tuo telefono è sempre carico e pronto per le chiamate.

Gestione dei compiti

Organizzare e dare priorità ai propri compiti può davvero aiutare a lavorare in modo più produttivo. Se si inizia la giornata con una lunga lista di compiti, può risultare difficile sapere da dove iniziare e come affrontare la giornata. Prendersi un po' di tempo all'inizio di ogni giorno o di ogni settimana per controllare cosa c'è da fare e organizzare le priorità significa poter lavorare in modo più organizzato.

Per aiutarti a organizzare i tuoi compiti, potresti usare una lavagna magnetica o un portablocco in vetro da tavolo per annotare i tuoi progetti e l'ordine in cui devi completare i tuoi compiti. Usare uno strumento di scrittura in vetro con pennarello cancellabile a secco ti consente facilmente di aggiornare la tua lista di cose da fare. Inoltre, l'uso di una lavagna bianca o di un dispositivo per prendere appunti in vetro ti permette di fare la tua parte per l'ambiente e allo stesso tempo di mantenerti organizzato e produttivo.

Gestione del tempo

Gestire bene il tempo è una parte essenziale per rimanere organizzati e produttivi sul lavoro. Se hai riunioni con colleghi o clienti durante la giornata assicurati di usare il tuo calendario digitale per impostare i promemoria per le riunioni e gli altri appuntamenti in modo da avere tutto il tempo necessario per prepararti in anticipo, se necessario.

 

 

Puoi anche usare il tuo calendario per segnare le scadenze dei progetti e impostare promemoria in anticipo, in modo da non lasciare i progetti all'ultimo minuto e dover correre per completarli. Assicurati anche di includere il tempo per fare una pausa, anche solo per allontanarti cinque minuti dallo schermo o per fare qualche esercizio alla scrivania.

Se preferisci dei promemoria visivi per le tue riunioni e i tuoi appuntamenti, in modo che siano sempre in primo piano, usa l’orologio silenzioso da parete in vetro di Leitz Cosy invece di riempire la tua postazione di lavoro con note adesive. Questo orologio viene fornito con un pennarello cancellabile a secco che puoi usare per scrivere i tuoi promemoria sul suo quadrante in vetro e poi cancellarli quando non servono più. In questo modo puoi mantenere la tua giornata organizzata e la tua postazione di lavoro ordinata.

Archiviazione

Quando si ha a che fare con molti documenti, è importante archiviarli correttamente. Se i tuoi documenti non sono archiviati e organizzati correttamente, potresti perdere tempo nella ricerca di documenti specifici e persino finire per perderne alcuni importanti nella confusione.

 

 

La gamma Leitz Click & Store comprende scatole per l’archiviazione, cassettiere e portariviste, prodotti perfetti per organizzare i documenti a casa e anche in ufficio. Le cartelle sospese sono un ottimo modo per organizzare i tuoi documenti a cui hai bisogno di accedere con frequenza mentre le scatole per archivio sono utili per l'archiviazione domestica di documenti che hai bisogno di conservare ma a cui non hai bisogno di accedere così spesso. Sia che si lavori a casa o in ufficio con altri, dovresti assicurarti che tutti coloro che hanno bisogno di accedere ai documenti conoscano il sistema di archiviazione e possano organizzare i documenti in modo appropriato.

Quando si ha a che fare con documenti fisici, è necessario assicurarsi di smaltirli correttamente nel caso contengano informazioni riservate. Quindi, si dovrebbe sempre avere un distruggidocumenti in loco in modo da potersi sbarazzare rapidamente ed efficacemente dei documenti che non sono più necessari. Se non sei in grado di smaltire correttamente i documenti riservati, alla lunga questi potrebbero creare disordine e rendere più difficile lavorare in modo produttivo.

 

Leitz ha una vasta gamma di prodotti per l'organizzazione dell'ufficio e per aiutare la tua organizzazione a casa. Lavora in modo più produttivo con Leitz.

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