Sono lontani i tempi in cui si lavorava in ufficio a tempo pieno. Gli ultimi anni hanno cambiato il modo in cui le aziende operano in tutto il mondo. Il lavoro da casa, inizialmente una pratica attuata per necessità, si è diffuso e le persone si sono adattate al lavoro da remoto. Un recente sondaggio mostra che per i dipendenti che possono lavorare da casa, la pratica più comune è il lavoro ibrido.

Le aziende hanno riconosciuto il miglioramento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata che deriva dal lavoro da casa, con conseguente miglioramento del benessere e della produttività dei dipendenti. Un altro sondaggio mostra che il 90% dei dipendenti è altrettanto o più produttivo quando lavora a distanza rispetto all'ufficio. Un modello di lavoro ibrido aiuta ad agevolare i desideri contrastanti del personale, con alcuni che desiderano rimanere a casa e altri che preferiscono lavorare in ufficio.

Cos'è il lavoro ibrido?

Il lavoro ibrido mira a fornire ai dipendenti e alle aziende il meglio dei due mondi. Questo modello misto prevede che i dipendenti trascorrano parte dell'orario di lavoro in ufficio e parte da casa. La suddivisione può dipendere dal dipendente o dall'azienda. In genere, i dipendenti trascorrono due o tre giorni alla settimana lavorando da casa e il resto del tempo in ufficio.

Il lavoro ibrido consente alle aziende e ai dipendenti di beneficiare della flessibilità del lavoro a distanza, pur mantenendo una base operativa consolidata. È diventato il modo in cui operano molte aziende in tutto il mondo.

La flessibilità è diventata fondamentale per i lavoratori e i proprietari di aziende hanno dovuto stabilire spazi di ufficio ibridi per adattarsi a questo. Tuttavia, ci sono vantaggi anche per le aziende, che includono:

• Accesso a un pool di talenti più ampio
• Meno costi per le imprese
• Processi efficienti e semplificati
• Il personale prende meno giorni di malattia
• Dipendenti più felici e altamente produttivi
• Aumento del mantenimento del personale

Allo stesso modo, insieme alla flessibilità e a un migliore equilibrio tra vita privata e lavorativa, la scelta di lavorare da casa o dall'ufficio ha significato per i dipendenti:

• Avere più tempo in famiglia
• Non spendere tempo o denaro per fare il pendolare
• Comunicare internamente in modo efficace
• Avere relazioni più forti con i colleghi
• Capacità di lavorare da qualsiasi luogo
• Maggiore soddisfazione, il che equivale a una maggiore produttività

Come possono le aziende facilitare il lavoro ibrido per i dipendenti?

I benefici del lavoro ibrido sono chiari ma come possono le aziende metterli in pratica? Di seguito, mettiamo in luce le nostre 10 considerazioni principali quando si sviluppa una strategia di lavoro ibrido.

1)    Un piano per diversi ambienti di lavoro

Sfruttate al meglio i diversi ambienti di lavoro programmando progetti collaborativi e creativi per l'ufficio e salvando il lavoro concettuale e di progetto a casa con meno distrazioni.

Può essere utile per i team avere almeno uno o due giorni alla settimana in cui tutti sono in ufficio, per consentire un lavoro collaborativo.

2)    Programmare le riunioni in modo efficace

Fate attenzione quando prenotate le riunioni. Ricordate che il personale sarà sia in ufficio che a casa, quindi assicuratevi di eseguire tutte le riunioni tramite un software di video chat, indipendentemente da chi è in ufficio o meno. Questo farà in modo che nessuno perderà alcuna comunicazione.

3)    Investire in attrezzature portatili

I dipendenti che abbracciano il modello di lavoro ibrido dovranno essere in grado di muoversi facilmente tra la loro casa e l'ufficio. Investire in attrezzature da ufficio portatili è la chiave per rendere tutto questo il più semplice possibile per queste persone.

I computer portatili sono fondamentali, quindi una custodia per computer portatile sarà necessaria. I dipendenti avranno bisogno anche di un mouse del computer e forse una tastiera esterna.

Quando equipaggiate i vostri dipendenti, tenete conto anche dell'ergonomia. A supporto portatile per laptop consente di elevare lo schermo del dipendente a un'altezza di visione adeguata, per aiutarlo a lavorare comodamente. Il supporto per laptop Leitz Ergo Cosy è pieghevole quando non viene utilizzato, ideale per essere trasportato da casa all'ufficio.

4)    Promuovere le postazioni condivise

Trasforma le scrivanie condivise in spazi con tutte le attrezzature e il comfort di una scrivania permanente. I dipendenti dovrebbero essere in grado di sedersi a qualsiasi scrivania e avere tutto il necessario per lavorare in modo efficace e produttivo.

Considerate l'attrezzatura di base di cui i singoli avranno bisogno. Può includere forbici, dispenser di nastro adesivo, cestino per la carta, cucitrice e punzonatrice. Dare a tutti ciò di cui hanno bisogno in ogni postazione di lavoro hot desk contribuirà a favorire un lavoro produttivo ed efficiente.

Potreste anche comunicare una routine ai dipendenti, in modo che possano riordinare la loro scrivania alla fine della giornata lavorativa. Potrebbe consistere in rimettere a posto le attrezzature e di ripulire i rifiuti e le scartoffie accumulate nel corso della giornata. Un portaoggetti da scrivania può aiutare a tenere in ordine le scrivanie condivise. 

5)    Affrontare il tema della salute dei dipendenti

Introdurre i purificatori d'aria per aiutare a uccidere i virus trasportati dall'aria e garantire una migliore qualità dell'aria. La scarsa qualità dell'aria negli uffici può colpire in particolare i membri del personale con asma o altri problemi respiratori. Il personale che comunque sta bene può mostrare i seguenti sintomi a causa dell'aria inquinata dell'ufficio:

• Prurito e/o occhi che lacrimano
• Naso che cola
• Starnuti
• Gonfiore dei sei nasali
• Difficoltà a respirare
• Tosse
• Prurito o mal di gola

La gamma di purificatori d'aria TruSens di Leitz è disponibile in tre diverse dimensioni per adattarsi al tuo posto di lavoro. I purificatori d'aria TruSens non si concentrano solo su polvere, sporco e gas. E’ possibile utilizzare uno dei nostri filtri speciali (animali domestici, odori, o allergia e influenza) a seconda delle esigenze.

6)    Comunicare i requisiti di protezione dei dati

Le norme sulla protezione dei dati si applicano sia quando un dipendente lavora da casa sia quando è in ufficio. Dovete assicurarvi che le persone sappiano cosa ci si aspetta da loro in termini di protezione dei dati e le procedure da seguire per evitare una violazione.

Ciò potrebbe comportare il divieto per i dipendenti di portarsi a casa i documenti. Invece, possono scannerizzare i documenti nel cloud e accedervi da casa. Si dovrebbe anche chiedere loro di essere consapevoli di chi potrebbe essere presente quando discutono di informazioni riservate durante le telefonate o le videoconferenze e di fare in modo di non essere ascoltati.

Quando sono in ufficio, i dipendenti devono assicurarsi che tutti i documenti contenenti informazioni riservate vengano distrutti correttamente. A distruggidocumenti è il modo migliore per farlo. Leitz offre una gamma di distruggidocumenti intelligenti e silenziosi, con dimensioni adatte a tutti gli uffici. Se avete bisogno di distruggidocumenti a microtagli o distruggidocumenti a taglio trasversale tutti i nostri distruggidocumenti hanno un elevato livello di sicurezza per garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati. 

7)    Creare spazi di collaborazione

Riutilizzate gli spazi delle scrivanie permanenti e create aree di pausa per incoraggiare la collaborazione. Molte aziende non hanno più una struttura fissa di scrivanie per i membri del personale, adottando invece hot desking e spazi di lavoro condivisi per favorire l'etica del lavoro ibrido.

Se nel vostro ufficio c'è dello spazio libero sulla scrivania, trasformatelo in un'area in cui le persone possano riunirsi per discutere dei progetti. Questo può aiutare le persone a sfruttare al meglio il tempo trascorso in ufficio e in compagnia di altre persone, in modo da poter utilizzare il tempo di lavoro da casa per il lavoro individuale. 

8)    Investire nel software necessario

È fondamentale che il personale possa accedere a tutto ciò di cui ha bisogno, sia che lavori dall'ufficio che da un'altra sede. Pertanto, dovreste assicurarvi che la vostra azienda sia dotata del software necessario per farlo.

Potrebbe significare spostare i file e le unità in un sistema basato su cloud, dove i singoli individui devono solo accedere a ciò di cui hanno bisogno. Potrebbe anche essere necessario passare a un sistema di gestione dei progetti online, per assicurarsi che tutti possano tenere sotto controllo i propri compiti e comunicare in modo efficace.

Dovete anche assicurarvi di avere un software di comunicazione adeguato, in modo che tutti i vostri dipendenti possano tenersi in contatto. Potrebbe trattarsi di un sistema di messaggistica come Microsoft Teams o Slack, con canali diversi impostati per i vari team e progetti. In questo modo tutti potranno comunicare tra loro, indipendentemente dal luogo in cui lavorano.

9)    Sviluppare un ambiente di lavoro di tipo domestico

Aggiungi mobili e accessori contemporanei con un tocco di colore per garantire un ambiente rilassato e produttivo. Il Leitz WOW e Leitz Cosy sono collezioni di accessori per l'ufficio e soluzioni di archiviazione per l'ufficio che aiutano a mantenerlo organizzato. Disponibili in una varietà di colori vivaci o tranquillizzanti per completare il vostro ambiente di lavoro, le collezioni vantano prodotti come attrezzature per l'archiviazione, scatole per l'archiviazione, vassoi per lettere e attrezzature ergonomiche.

10)   Ospitare eventi e attività

Incoraggiare l'interazione sociale comunicando le attività e gli eventi in ufficio, anche quelli digitali per chi lavora da casa. I quiz virtuali settimanali sono un ottimo modo per divertirsi con i colleghi e sono facilmente accessibili sia per chi lavora da casa che in ufficio.

Potreste anche organizzare incontri di persona un paio di volte all'anno. Si potrebbe trattare di attività di team building o di una cena più rilassata. Gli eventi informali possono contribuire a rafforzare i legami tra i colleghi e a migliorare la comunicazione sul posto di lavoro.

Costruire un ufficio ibrido

Creare un modello di lavoro ibrido non è un processo rapido. Implica la pianificazione, l'input dei dipendenti e l'implementazione. Quando ci si muove verso un modello di lavoro ibrido è importante capire le diverse esigenze di tutti i team e dipartimenti. Anche se questo può sembrare un compito scoraggiante, utilizzando i 10 consigli delineati sopra, combinati con la ricerca e la preparazione, è possibile creare un metodo di lavoro ibrido che aiuta gli individui a creare una struttura lavorativa che meglio si adatta alle loro esigenze.

 Leitz offre un'ampia gamma di attrezzature per ufficio e di per l'home office per un lavoro produttivo ed efficiente.

Per saperne di più sul lavoro ibrido:

Consigli per lavorare in modo produttivo quando si lavora in modo ibrido

Protezione dei dati e lavoro da casa: Suggerimenti per lavorare in sicurezza

Lista di controllo per l'imbarco dei dipendenti remoti & Guida

Per ulteriori informazioni e notizie correlate, seguiteci su Instagram e Facebook.