Leitz iratmegsemmisítő vásárlási útmutató

Az iratmegsemmisítő ma már az irodák, otthoni irodák vagy munkahelyek egyik legfontosabb partnere.

A világunk és a munkánk fejlődése, változása a rendelkezésre álló személyes adatok mennyiségének növekedését és ezzel párhuzamosan az adatlopások, visszaélések gyakoribb előfordulását vonja maga után.

Sokan azt feltételezik, hogy az adatvédelemre vonatkozó biztonsági előírások, mint a GDPR is, csak az elektronikus adatokra vonatkoznak, de ez nem így van. Az online és offline szabályok szigorításával a papír alapú biztonsági megoldásokat sem szabad figyelmen kívül hagyni. A legbiztonságosabb és legpraktikusabb választás a papírmegsemmisítő használata, mivel ez vizuális megerősítést ad arról, hogy a dokumentumokat a valóban megbízható alkalmazottak semmisítik meg.

Otthonról dolgozó vagy irodai alkalmazottként, vagy akár fogyasztóként iratmegsemmisítő vásárlásával megfelelően gondoskodhatsz a személyes adatok védelméről.

Az iratmegsemmisítők rendkívül széles választékában nehéz eligazodni. A számos méretben elérhető, különböző funkciókkal felszerelt iratmegsemmisítők különböző biztonsági szinteket kínálnak attól függően, hogy hogyan vágják és semmisítik meg a dokumentumokat.

Az iratmegsemmisítő vásárlási útmutatóban mindent megtalálsz, amit az iratmegsemmisítőkről tudni kell, és segít a legjobb választás meghozatalában a személyazonossággal való visszaélések és csalások megakadályozása érdekében, mert a Leitznél tudjuk, hogy a nyugalom megfizethetetlen.

Miért van szükségem iratmegsemmisítőre?

Gondolkodtál már azon, hogy mit tegyél a feleslegessé vált papírokkal otthon vagy az irodában? Mielőtt a papírkosár vagy szemeteskosár mellett döntenél, érdemes átgondolni a lehetséges következményeket.

Az elmúlt néhány évben átlagosan minden ötödik uniós állampolgár tapasztalt már személyazonosság-lopást¹.  Elég egy név, egy cím és egy születési dátum, amelyet egy kóbor papírfecniről olvasnak le a bűnözők és máris klónozhatják egy személy személyazonosságát, és illegális célokra használhatják azt.

Még rosszabb, ha a bankszámlakivonaton, fizetési bizonylaton vagy egy rosszul összevágott régi bank- vagy hitelkártyán szereplő pénzügyi adatokat szereznek meg, mert így akár pénzt is lophatnak a tulajdonosától.

A vállalkozásoknak ugyanilyen óvatosan kell eljárniuk, mielőtt kidobják a régi dokumentumokat. Szerepelnek-e a dokumentumokon ügyfelek vagy alkalmazottak magánjellegű adatai?  Ha igen, akkor a GDPR adatvédelmi és magánéletvédelmi szabályai vonatkoznak rá.

A személyes adatokat tartalmazó dokumentumok papírkosárba dobása adatvédelmi incidensnek minősülhet, akár rossz kezekbe kerül, akár nem.

Óvakodj attól a feltételezéstől, hogy a GDPR csak a digitális adatvédelemre vonatkozik - ez nem így van. AGDPR értelmében az adatvédelmi incidens "tágan definiálható olyan biztonsági incidensként, amely a személyes adatok bizalmas jellegét, integritását vagy hozzáférhetőségét érintette" (kiemelésünk). Az, hogy a személyes adatok honnan származnak, nem számít, csak az, hogy azok bizalmas jellegét vagy sértetlenségét érinti, ha másik eszközzel válnak hozzáférhetővé.

Ezek azok a fő okok, amelyek miatt a feleslegessé vált dokumentumok megsemmisítését adatvédelmi kérdésnek kell tekinteni. A papírok megsemmisítésével olvashatatlanná teszed a rajtuk szereplő információkat.

Az iratmegsemmisítő tehát hatékony védelmet kínál a személyazonosság-lopás és a csalás ellen és segít abban is, hogy vállalkozásod megfeleljen a GDPR előírásainak, elkerülve az adatok megsértéséből adódó esetlegesen súlyos bírságokat és cég hírnevének okozott károkat.

Hogyan válasszak jó iratmegsemmisítőt?

Otthoni vagy irodai iratmegsemmisítő vásárlása során sok tényezőt kell figyelembe venni. A megfelelő modell kiválasztása az igények, a rendelkezésre álló költségkeret, és az egyes modellek által kínált funkciók összehangolásán múlik.

Kezdjük az igényekkel. Az igények függnek az iratmegsemmisítő elhelyezésének leendő helyszínétől, illetve a szükséges biztonsági szinttől.

Hol fogod használni az iratmegsemmisítőt?

Az, hogy hol tervezik használni az iratmegsemmisítőt, nagyban befolyásolja a vásárlási döntést.

Valójában a gyártók gyakran tervezik az iratmegsemmisítőket bizonyos helyszíneket szem előtt tartva, így gyakran találkozhatsz velük személyes vagy otthoni iratmegsemmisítőként, nagy irodai iratmegsemmisítőként és így tovább.

Az iratmegsemmisítő leendő helyszíne további egyéb - a használatra és működési követelményekre vonatkozó kérdést vet fel, mint például:

• Hányan fogják használni az iratmegsemmisítőt?
• Milyen gyakran fogják használni?
• Milyen mennyiségű dokumentumot kell megsemmisítenie óránként/naponta/hetente stb.?
• Mekkora hely áll rendelkezésre az iratmegsemmisítő számára?
• Milyen zajszint fogadható el működés közben?
• Mire van szükséged ahhoz, hogy az iratmegsemmisítő használata a lehető leghatékonyabb és legproblémamentesebb legyen?

Az alábbiakban négy gyakori iratmegsemmisítő használati példát mutatunk be, és a legfontosabb dolgokat, amelyeket vásárláskor figyelembe kell venni.

Kis iroda

Egy kisebb irodában vagy részlegen, ahol több ember osztozik ugyanazon az iratmegsemmisítőn, a gép gyakoribb igénybevételnek van kitéve, ezért a tartósság és a hosszabb ideig tartó folyamatos használat lehetősége nagyobb szerepet kap a modell kiválasztásában.

Annak érdekében, hogy ne álljanak sorba az emberek az iratmegsemmisítő használatára várva, érdemes nagy kapacitású modellt választani, mely adagolónyílásába egyszerre több lap is behelyezhető. Ez különösen előnyös terjedelmesebb dokumentumok és füzetek megsemmisítése során, mert így ezeket nem szükséges lapokra szedni.

Hasznos lehet, ha az iratmegsemmisítő a papíron kívül egyéb anyagokkal, pl. tűzőkapoccsal és gemkapoccsal is meg tud bírkózni, mert ezzel értékes idő takarítható meg.

A legfontosabb jellemzők:

• Hosszabb üzemidő
• Nagyobb kézi lapadagoló kapacitás vagy alap automatikus lapadagoló képesség
• Figyelmeztetések/jelzések arra vonatkozóan, hogy mikor van szükség a hulladéktartály ürítésére
• Anti-jam / elakadásmentes technológia
• GDPR-konform biztonsági szint

Nyomtató- & másolóterem

Ha vállalkozásod vagy szervezeted rendelkezik külön nyomtató- és másolóhelyiséggel, ez a legideálisabb hely az iratmegsemmisítő elhelyezésére.

Nagyobb munkahelyek esetében hatékony megoldás a nem kívánt és feleslegessé vált iratok egy helyen történő összegyűjtése és megsemmisítése. Segít az adatkezelésben is, mivel biztos lehetsz abban, hogy a potenciálisan érzékeny adatokat tartalmazó összes dokumentum megfelelően van kezelve.

Ehhez azonban olyan nagy teljesítményű iratmegsemmisítőre van szükséged, amely ipari mennyiségű dokumentum megsemmisítésére is alkalmas. Ilyen környezetekbe olyan nagy méretű iratmegsemmisítőt érdemes választani, amely nagy kapacitású hulladéktartályt, maximális üzemidőt és automatikus lapadagolást kínál.

Nagy mennyiségű iratmegsemmisítés esetén az automatikus elakadásgátló technológia szintén nagyban hozzájárulhat a sebesség és a hatékonyság növeléséhez, mivel a gép a legtöbb esetben maga oldja meg az elakadást, és nem igényel semmilyen beavatkozást.

A legfontosabb jellemzők:

• Maximális hulladéktartály kapacitás
• Maximális üzemidő
• Automatikus lapadagolás maximális kapacitással
• Automatikus elakadásgátló
• Digitális érintőképernyő
• Robusztus felépítés és tartósság
• Kimamagasló biztonsági szint (jogilag érzékeny és minősített dokumentumok kezelésére)

Az iratmegsemmisítő funkciók magyarázata

Ha már tisztában vagy azzal, hogy mire van szükséged egy iratmegsemmisítő esetében, akkor olyan modellt tudsz választani, amely megfelel a követelményeknek.

Bár gyakori, hogy az iratmegsemmisítőket "otthoni irodai iratmegsemmisítőként" vagy "professzionális irodai iratmegsemmisítőként" forgalmazzák, javasoljuk, hogy vásárlás előtt alaposan tájékozódj az összes kínált funkciók felől, hogy valóban megfelel-e számodra az adott készülék.

Az iratmegsemmisítők jellemzőinek és előnyeinek alapos áttanulmányozása növeli annak esélyét, hogy jó ár-érték arányú és az igényeknek teljesen megfelelő modellt sikerül választani.

Ebben a részben bemutatjuk azokat a főbb jellemzőket, melyek ismerete eielengedhetetlen iratmegsemmisítő vásárlása és a későbbi sikeres használat során.

A hulladéktartály kapacitása

Az iratmegsemmisítő hulladéktartálya egy papírkosár, amely az aprított papírfecnik tárolására szolgál. Kapacitása mutatja, hogy hány megsemmisített lap fér bele, mielőtt üríteni kell. A tároló kapacitását literben, lapszámban, vagy mindkettőben jelölik.

Általános szabályként elmondható, hogy minél több dokumentumot kell megsemmisíteni, és minél gyakrabban kell használni az iratmegsemmisítőt, annál nagyobb hulladéktartály szükséges. A hulladéktartály mérete meghatározza az ürítés gyakoriságát is, így a nagyobb hulladéktartállyal rendelkező iratmegsemmisítőknek hatékonyabb és kényelmesebb az üzemeltetése.

A nagyon nagy tárolókapacitás nagy iratmegsemmisítőt is jelent, így a rendelkezésre álló hely is fontos szempont. Ne feledd azt sem, hogy az alacsonyabb biztonsági besorolású iratmegsemmisítők esetében a hulladéktartály gyorsabban telítődik, mivel a nagyobb papírdarabok több helyet foglalnak el. Ezt érdemes szem előtt tartani az otthoni használatra hirdetett modellek esetében, amelyek általában kompakt méretűek és alacsonyabb P-szinttel rendelkeznek.

Lapadagoló típusa

Az adagoló az a nyílás az iratmegsemmisítőn, melybe a megsemmisítendő lapokat kell behelyezni. Az adagolónyílások három szempont alapján osztályozhatók:

Kapacitás:

A lapadagolási kapacitás azt mutatja, hogy hány lapot lehet egyszerre betölteni az iratmegsemmisítőbe. A specifikációkban megadott számadat alapesetben A4 méretű, 80 g/m2-es nyomtatópapírra vonatkozik.

Minél nagyobb egy iratmegsemmisítő kapacitása, annál több lapot lehet egyszerre a készülékbe helyezni és így, annál gyorsabb az iratmegsemmisítés folyamata.

Ha A4 méretnél nagyobb dokumentumokat kell megsemmisíteni, akkor a papírt a kívánt méretre hajtogathatod. Ne feledd azonban, hogy a lap összehajtása befolyásolja a lapvastagságot és így a készülékbe helyezhető lapok számát is. Minden IQ iratmegsemmisítő képes félbehajtott A3 méretű dokumentumok megsemmisítésére, de csak abban az esetben, ha nem léped túl a betölthető lapok számát. Az összehajtogatott papírlapok megsemmisítése során tehát mindig ügyelj a lapszámra.

Lapadagoló szélessége

A legtöbb iratmegsemmisítőt A4 méretű papírlapok megsemmisítésére tervezik. A3 méretű lapokhoz szélesebb adagolónyílás szükséges, és érdemes ilyenben gondolkodni, amennyiben nagyobb mennyiségben kell A3 méretű lapokat megsemmisíteni.

Ha olyan iratmegsemmisítőt vásárolsz, amelynek A3 széles adagolónyílása van, akkor az iratokat nem kell összehajtogatni a megsemmisítéshez, így egyszerre több nagy lapot lehet behelyezni a készülékbe.

Kézi vs. automatikus adagolás

Akézi iratmegsemmisítők a legelterjedtebb iratmegsemmisítő típusok, ahol a papírt kézzel kell az adagolónyílásba adagolni.

Azautomatikus iratmegsemmisítők ezzel szemben teljesen automatizált rendszerrel rendelkeznek, amely lehetővé teszi, hogy egy nagyobb köteg papírt helyezz az adagolótálcába, melyről az iratmegsemmisítő automatikusan adagolja és semmisíti meg a lapokat. Ez hatalmas időmegtakarítás azoknak, akiknek gyakran kell egyszerre sok lapot, akár iratkötegeket nmegsemmisíteniük.

Az automatikus adagolás nagyobb mennyiségű iratmegsemmisítéshez ajánlott. A Leitz IQ kézi iratmegsemmisítők például egyszerre 10 és 20 lap közötti lapmennyiséget képesek megsemmisíteni. A Leitz IQ automatikus adagolású iratmegsemmisítőkkel azonban egyszerre akár 600 lapot is megsemmisíthetsz.

Az automatikus iratmegsemmisítők kiválóak a nagyon elfoglalt emberek számára, és segíti őket, hogy a saját ütemükben végezzék el az iratmegsemmisítést.

A Deep Blue Insight felmérése kimutatta, hogy az emberek 47%-a "menet közben”, azaz a dokumentumok feleslegessé válást követően azonnal megsemmisíti azokat, míg 53%-uk gyűjti őket, majd később kötegenként semmisíti meg azokat.

Üzemidő

Az iratmegsemmisítő üzemideje azt az időtartamot jelenti, amely alatt a készülék megállás, szünet nélkül használható. Ez alapvetően a motor ellenálló képességének mérőszáma - ha az aprítógépet a futási időn túl használod, maradandó károsodást kockáztatsz. A legtöbb modern iratmegsemmisítő automatikusan leáll, ha eléri az üzemidő végét.

Az üzemidő mellett az iratmegsemmisítőknek van egy lehűlési idejük is, ami azt az időt takarja, amely az üzemidő lejárta után szükséges a motor hűléséhez és az iratmegsemmisítés folytatásához. Ez ugyancsak a motor túlmelegedésének megakadályozására szolgál.

A csak személyes használatra szánt, kedvező árú iratmegsemmisítőknél előfordulhat, hogy az iratmegsemmisítő csak nagyon rövid üzemidővel rendelkezik. Ez addig jó, amíg egyszerre csak néhány lapot kell megsemmisíteni, és nem kell gyakran használni az iratmegsemmisítőt.

Ahogy az iratmegsemmisítés mennyisége és gyakorisága növekszik, például egy zsúfolt irodában, a rövid üzemidő problémát okozhat. Senki sem szeretné, ha az iratmegsemmisítő a munka felénél leállna, mert elérte az üzemidő-korlátot, vagy ha várni kellene, hogy lehűljön.

A Leitz IQ iratmegsemmisítők hosszú üzemidőt kínálnak, amely a nagyobb kapacitású modelleknél akár 240 perc folyamatos használatot is jelenthet. Ugyanilyen fontos, hogy minden iratmegsemmisítő jelzi, ha elérte a futási idő határát, és újra használatra kész.

Biztonsági jellemzők

Az iratmegsemmisítő használata során több biztonsági előírást is be kell tartani. A nagy sebességgel működő, éles vágóeszközök jelentős biztonsági kockázatot jelentenek, ha nem körültekintően és helyesen használják őket.

Ha otthonodban használsz iratmegsemmisítőt, fontos megismernia gyártó biztonságos használatra vonatkozó irányelveit. Ha a munkahelyedre vásárolsz iratmegsemmisítőt, akkor az iratmegsemmisítő használatára vonatkozó előírásokat be kell építeni az egészségügyi és biztonsági szabályzatába, és ennek megfelelően kell kiképezni az azt használó személyzetet.

Hogy mindezt megkönnyítsék, az iratmegsemmisítők számos beépített biztonsági funkcióval rendelkeznek, amelyek a balesetek megelőzését szolgálják. Ilyen például, a már korábban említett - automatikus indítás a kézi papírmegsemmisítőknél, valamint az üzemidő-korlátozás / túlmelegedés elleni védelem. Amire még érdemes odafigyelni:

• Automatikus leállás. Lekapcsolja a motort, amint elakadást észlel, így nem kerül több anyag a vágókésekbe.
• Adagolás visszafordítása Megfordítja az adagolási irányt az elakadás feloldásához, megkímélve a felhasználót attól, hogy túl közel kelljen nyúlnia a készülékhez.
• Hulladéktartály zár Megakadályozza az iratmegsemmisítés elindítását, ha a tartály nincs a helyén.

Hogyan kell karbantartani az iratmegsemmisítőt?

Automatikus olajozás & olajozólapok

Megfelelő használat esetén a Leitz IQ iratmegsemmisítők üzemeltetése egyszerű, és nem igényel sok karbantartást. A legnagyobb karbantartási követelmény az olajozás.

Az iratmegsemmisítő olajozása megakadályozza, hogy a vágókések beragadjanak, ami további elakadásokat és végül a motor kiégését okozhatja. Az olajozáshoz csak be kell helyezni az iratmegsemmisítő adagolónyílásába és a papírhoz hasonlóan - megsemmisíteni. A gép az olajozólapot ugyanúgy továbbítja, mint bármely más anyagot, és közben az olajat szétteríti a mozgó alkatrészeken. Ezt nagyjából havonta egyszer kell elvégezni. A rendszeres olajozással megelőzhető a papírelakadás. Ha a papír elakad a vágókészülékben, fennáll a veszélye annak, hogy a motorok túlmelegednek, miközben megpróbálják megszüntetni az elakadást, ami hatalmas terhelést és nagy hőtermelést okoz.

Rendszeres tartályürítés

Az elakadások megelőzése érdekében fontos odafigyelni a tartály időben történő ürítésére is, a túlcsordulás megakadályozása érdekében. Ha az iratmegsemmisítő tartálya megtelik, az megsemmisített papír a vágószerkezetbe kerülhet, és megnő az elakadás esélye.

Mit tegyek, ha az iratmegsemmisítőm tönkremegy?

Ha nyugodt szeretnél lenni az iratmegsemmisítő választás felől, vásárlás előtt fontos megnézni a vágókésre és magára a készülékre vonatkozó garanciát, valamint meggyőzödni a márka megbízhatósága és a gyártói támogatás felől.

A Leitz IQ iratmegsemmisítőkre kiterjesztett garanciát biztosítunk (online regisztráció esetén), valamint ügyfélszolgálatunk és a weboldal GYIK menüpontja is rendelkezésre áll probléma esetén.   Ha már rendelkezel Leitz iratmegsemmisítővel, akkor mindenképpen regisztráld azt itt.