Hogyan javítható az irodai hatékonyság
Ösztönözd a kommunikációt
Bár az irodák folyamatosan fejlődnek, legtöbbünk munkahelyi életének középpontjában maradnak, és egyre inkább jellemzővé válik a helyszín-semleges gyakorlatok és szokások kialakítása. A portfolio karrierek létrehozásával párhuzamosan portfolio munkahelyeket generálunk, ahol a fő szempont a kényelem és a hatékonyság. Ezek kialakítását a folyamatosan fejlődő - mindenkit összekötő technológiák teszik lehetővé, melyek egyúttal az irodai munkavégzés hatékonyságának növelését is ösztönzik.
Bár vannak olyan feladatok, amelyeket egyedül lehet a legjobban megoldani, egyre több vállalat hoz létre olyan közös tereket, amelyek segítik a dolgozók kommunikációját. Emberként természetes számunkra, hogy vágyunk az emberi kapcsolatokra, ebből adódóan az irodai hatékonyságot javítja, ha kicsit otthagyjuk a képernyőt a valódi beszélgetések kedvéért. A kávé fölött lezajló rögtönzött értekezletek, vagy a projektproblémáknak az iratmegsemmisítés vagy fénymásolás közben történő megvitatása segít a dolgozóknak, hogy kicsit felszabaduljanak, és ismét előtörjön a kreativitásuk. Nagyon sok szervezet nem engedélyezi, hogy a dolgozók az ebédjüket az asztaluknál fogyasszák el, ami azt jelenti, hogy a munkatársak gyakran beszélgetnek ebédidőben a kantinban, az ebédlőben vagy kint.
Irodai hatékonysági tippek
Íme 3 egyszerű ötlet a tökéletes, megosztott irodai tér megteremtéséhez:
1. A mozgás bátorítása
Olyan ültetési rendet kell kidolgozni, amely szükségessé teszi, hogy a dolgozók felálljanak, és elmozduljanak a fő munkaterületükről a munkahelyi folyamatok részeként. A mozgás fokozza a vérkeringést, ezért nem szabad alábecsülni a hatékonyságra gyakorolt hatását.
Gondold át, hogy hol érdemes kialakítani a közös munkaterületeket, vagy hogy hol álljanak a fogasok, az ivóvíz automaták, az irodaszeres szekrény vagy az iratmegsemmisítők, hogy ezzel is bátorítsd a könnyű és szabad mozgást. Ezek nagyon fontos szempontok az irodai hatékonyság növelésének tervezése során.
2. Használj színeket!
Használd ki a színek előnyeit! Ismert tény, hogy az alacsony hullámhosszú színek, mint pl. a kék vagy zöld, nyugalmat sugároznak, és tanulmányok igazolják hogy ezek a színek a hatékonyságot és a koncentrációt is javítják. Más kimutatások szerint a vörös sürgetést éreztet, a sárga pedig a kreativitást stimulálhatja. Egyáltalán nem nehéz ragyogó, vibráló színeket csempészni az irodába, még akkor sem, ha nem szeretne az ember festeni. Iratrendezők és egyéb irodai eszközök használatával könnyen fel lehet dobni az irodát színekkel, hogy emelje a munkahely hangulatát.
3. Kérd ki a munkatársak véleményét!
A munka hatékonyságára irányuló terv összeállításának legjobb módja, ha megkérdezed az irodában nap mint nap dolgozók véleményét. Számos cég támaszkodik a dolgozóinak véleményére a munkakörnyezet megtervezése során. A dolgozók el tudják mondani, mi az, ami működik, és mi az, ami nem, mit kellene javítani, és hogyan lehetne a legjobban létrehozni egy közös munkakörnyezetet, amely illik a részleg hangulatához és munkastílusához.
Az irodák változnak
Ha beírod a Google keresőbe „a jövő irodája” kifejezést, akkor azzal szembesülhetsz, hogy az irodák, ahogyan most ismerjük őket, néhány éven belül megszűnnek. A valóság az, hogy a legtöbb munka még most is egy központi helyen kerül elvégzésre, amit az egyszerűség kedvéért irodának hívunk.
A munkahelyek egyre jobban elfogadják a dolgozók és a munka szükségleteit, azzal a fejlődő szemlélettel, hogy „a munka ott van, ahol a munkavállaló”. Ez a helyszínsemlegesség teljesen új környezetet tud felölelni, és a hagyományos irodai tereket teljesen át tudja alakítani.
A legtöbbünk több időt tölt az irodában, mint az otthonában. A legtöbbünk többet dolgozik, mint amennyit alszik. Tehát mit tehetnek a munkaadók, hogy maximalizálják az irodaterek hatékonyságát?
Hatékony irodai kialakítás
A 20. század során a hatékonyságot vizsgáló elméleti szakemberek és szervezeti pszichológusok hatással voltak az irodai környezet kialakítására és elrendezésére.
A jövő irodájának az egyik lehetséges meghatározása az lehet, hogy „bárhol, ahol van internet kapcsolat”. Lehet, hogy a munkahelyet a kapcsolódás fogja jellemezni, és nem pedig az adott fizikai tér.
Azonban a munkaadóktól és a munkavállalóktól függ, hogy ez a változás milyen gyorsan, és milyen teljességben megy végbe.
Kiadott teljesítmény maximalizálása
Mielőtt a mobiltelefonok és a közösségi média mindennapivá vált volna, egy távoli helyen dolgozó személy akár egész nap elérhetetlen lehetett, anélkül, hogy szóvá tették volna. A vakáció egy vagy két olyan hét volt, amikor a dolgozó teljes mértékben el volt vágva a munka világától. Nem lehetett megnézni az emaileket, vagy telefonhívásokat fogadni, úgy, mint ma.
A technológia, valamint a munka kultúrájának a változásai azt jelentik, hogy a munka mindig elérhető közelségben van. A legtöbbünk mára már érzéketlenné vált ezzel szemben. A fiatalok semmi mást nem is ismertek soha.
De az állandó „készenléti” állapot azt jelenti, hogy fellép annak a kockázata, hogy a munkánk reaktívvá válik, nem pedig proaktívvá, amivel nemcsak azt kockáztatjuk, hogy a munkánkhoz kapcsolódunk, hanem azt is, hogy az fog rajtunk uralkodni.
Ahogyan Philip Tidd, az Office Architectural Practice Gensler-től nemrégiben kijelentette: ”A termelékenység nem attól függ, hogy valaki mennyi időt tölt az asztal mögött ülve. Az csak az, amit csinál. Attól függ, amit kiadott teljesítménynek nevezünk.”
Figyelemelvonás minimalizálása
Voltak hátulütői az irodai elrendezések fő fejlődési vonalainak az elmúlt 40 évben - elválasztófülkés irodáknak és egyterű irodáknak is. A fülkés elrendezés személytelenné tesz, a ketreces állattartásra emlékeztet, és nagyon zavaró zajproblémákat vet fel; főleg, hogy nem lehet tudni, honnan ered a zaj. A nyitott elrendezésű irodáknak megvan az az előnye, hogy bajtársiasságot hoznak létre (elméletben), valamint a vezetőségnek egy vizuális audit lehetőség arra, hogy figyeljék, ki mit csinál. A leginkább hátrányosként jelentett tényezők a zaj, a magánszféra hiánya, valamint a közös fény és hő hatásai.
Matthew Davis szervezeti pszichológus úgy találta, hogy a csökkent szintű koncentráció és emelt szintű stressz sokkal gyakoribb a nyitott, egy légterű irodákban. A Queensland University of Technology hasonlóképpen kijelenti, hogy a tanulmányok 90%-a szerint az egy légterű, nyitott irodákban sokkal magasabb a stressz szintje, valamint a megemelkedett vérnyomás.
A Leitz megkérdezett 800 személyt mintaként, hogy miként festene az ő preferált irodájuk
25 % zárt, egyszemélyes irodában dolgozik - a viszonylag idősebb személyek -, de több mint 50 % szeretné, ha egy zárt irodában dolgozhatna, ez a preferált környezet.
Sem a térelválasztós fülkék, sem a nyitott, egy légterű irodák esetében nem túl meglepő, hogy az emberek egyre inkább visszahúzódnak a belső, személyes terükbe, amit a fejhallgatók használatával teremtenek meg. Bár az általunk megkérdezetteknek csak 25%-a mondta, hogy elfogadható, ahol dolgoznak, ezt a munkahelyekre egyre inkább bekerülő fiatalok kontextusában kell vizsgálni. Az ő számukra a fejhallgatók használata a napi munkaruhának a része.
Halk Leitz IQ iratmegsemmisítők
Az iratmegsemmisítők formatervezésük révén jól illenek bármilyen munkakörnyezetbe
Színes irodai eszközök
Vásárolj Leitz WOW termékeket! Színes irodai kiegészítők, praktikus részletekkel és stílusos kialakítással.
Irodai figyelemelvonás
5 tipp az irodai figyelemelvonások lecsökkentésére és a hatékony munkavégzés elérésére.