5 ötlet az irodai figyelemelvonások csökkentésére és a hatékonyság növelésére

Ha visszatekintünk 10 évvel ezelőttre, a vállalatok az irodák megtervezésénél teljesen más dolgokat vettek figyelembe, mint ma.  Ha egy székhely jellegű irodáról volt szó, akkor előfeltétel volt a városhoz való közelség, valamint a közlekedési csomópontok minősége. 

Az olyan munkaállomány esetén, ahol a dolgozók főleg ugyanabban a központilag elhelyezkedő épületben voltak, a kulcstényező a helykezelés volt.  A lehető legtöbb embert próbálták a lehető legkisebb helyen elhelyezni, úgy, hogy még azért tudjanak dolgozni.  Ha a dolgozó a napja nagyobb részét egy íróasztal mellett töltötte, akkor a kialakítás követelményei a hosszabb távú kényelmesség felé csúsztak el. 

Azóta a munkakörnyezet megváltozott, a közösségi média technológiák által inspiráltan, és az irodai dolgozók hozzáállása is megváltozott, fejlődött.

Egyes vállalatok esetében továbbra is az az ideális, hogy legyen egy központi munkavégzési hely, míg mások kevésbé formális, közös helyeket tesznek magukévá, ahol ötletelni lehet.

A modern iroda egy olyan hely, ahová az emberek úgy döntenek, hogy elmennek, nem pedig olyan hely, ahová menniük kell.  A személyzet ma már ügyfélnek számít, akiknek az idejéért versenyeznek.  Ha az otthon kényelmesebb és megfelelőbb munkavégzésre, mint az iroda, akkor a dolgozó úgy dönt, hogy otthon marad.  Erre jó példa a kaliforniai Instagram iroda, amit a Fortune Magazine úgy írt le, hogy „érdemes egy szelfire”. 

Íme, az 5 ötletünk az irodai figyelemelvonások csökkentésére:

1. Az irodai zajszint csökkentése

A környezeti zajszintek gyorsan növekednek, főleg a nyitott irodák esetén, ahol a hang nagyobb távolságokat is meg tud tenni. Egy zajos iroda adott területein be lehet vetni fehér zajt, de gyakorlatiasabb megközelítés, ha a napi irodai tevékenység által keltett zajszinteket csökkentjük. 

• Ha a fénymásoló vagy a nyomtató hangos, meg kell javíttatni.  Vagy ha az iratmegsemmisítők elvonják a figyelmet, váltson halkabb típusokra, és rendszeres olajozással tartsa őket karban. 
• Ha a rögtönzött folyosói értekezletek túl gyakran vonják el a figyelmet, meg kell vizsgálni, mi is az oka, hogy ezek a megbeszélések kialakulnak.  A hivatalos megbeszélésekre szánt idő nem kerül olyan termékenyen kihasználásra, mint kéne?
• Ha a dolgozó úgy találja, hogy túl gyakran zavarják meg, akkor szólnia kell.  Jó taktika felvenni a fülhallgatót, hogy látni lehessen, hogy épp koncentrálni próbál az ember, és kizárni az irodai zajforrásokat. 

2. A közösségi média értesítések kikapcsolása

Az emailek, telefonhívások és intranetes rendszerek általában épp elég értesítést és figyelmeztetést generálnak ahhoz, hogy a legtöbb irodai dolgozó figyelmét elvonják.  Ehhez még adjuk hozzá a támogatott vállalati eszközöket, mint pl. Skype for Business vagy Workplace by Facebook, és máris elég nehéz a pillanatnyi feladatra koncentrálni anélkül, hogy az ember kihúzná a laptopjából a hálózati kábelt vagy kikapcsolná a wifit. 

Lehet, hogy ideje átgondolni az appok és a közösségi média értesítések beállításait.  Ha az ember úgy találja, hogy gyakran zavarják meg Whatsapp, Facebook és LinkedIn értesítések, amelyek nem adnak értéket a napjához, ki kell próbálni néhány napig, milyen, ha ezeket kikapcsoljuk. 

3. Íróasztali zsúfoltság megszüntetése

A dolgozók személyes környezete nagy kihatással van a hatékony munkavégzésre.  Egyre több szervezet figyel oda a dolgozók íróasztalára, és vezet be az íróasztal tisztaságára irányuló szabályzatokat. 

Ez egy olyan szabályrendszer, amely meghatározza, hogyan tartsák fenn a dolgozók a munkaterületüket, azaz hogyan tartsák rendben a fájljaikat, rendezzék sorba a feljegyzéseiket tartalmazó cetliket, és tartsák az irodaszereket rendben. 

A tiszta íróasztal egy fantasztikus első lépés a hatékonyság növelésében, de tehetnek-e ennél többet is a vállalatok? Számos vállalat alkalmaz ülő-álló munkahelyeket. Nemcsak a hatékonyságot növeli, de javítja a testtartást is, valamint segít a derékfájáson, amely az egész napos íróasztalnál való ülésből fakad és amellyel számos dolgozó él együtt naponta. Ez a kényelmetlenség nagyfokú figyelemelvonást okoz, és ahhoz vezethet, hogy a dolgozók nem tudnak munkába jönni egy ideig.

4. „Keresd a kaját” megközelítés

Azok az irodai dolgozók, akik az íróasztalnál elfogyasztott rágcsálnivalókkal próbálják az étvágyukat elverni, gyakran keresik fel az irodai élelmiszer automatát. Ez már önmagában is okozhat zajt, de az édesség, csokoládé és cukros üdítőitalok által okozott cukorbevitel hatásai sokkal nagyobb aggodalomra adhatnak okot, és forrásai az irodai figyelemelvonásnak.

Az energiát lassan és folyamatosan biztosító gyümölcsök és mogyoró-, diófélék felkínálása az irodai dolgozóknak egy olyan többlet lehet, amelyet a személyzet értékelne. 

5. Személyhez nem rendelt munkaállomások és tárgyalók kapcsolódási problémái 

A hatékony munkavégzésre semmi más nincs nagyobb, közvetlenebb hatással, mint a kapcsolódási problémák.  Az elfelejtett tápkábelek, hiányzó hálózati kábelek és vendég wifi jelszavakra irányuló kérések olyan gyakori események, amelyek rengeteg tárgyalóban és munkahelyen okoznak figyelemelvonást. 

1. Érdemes átgondolni, hogy a személyhez nem rendelt munkaállomásokat  univerzális dokkolókkal szerelje fel, hogy a látogatóknak ne kelljen időt pazarolniuk arra, hogy megpróbálják csatlakoztatni a billentyűzetet és monitort. 
2. Minden egyes személyhez nem rendelt munkaállomás íróasztalán helyezzünk el laminált instrukciókat. 
3.  Győződjünk meg róla, hogy minden egyes tárgyaló rendelkezik HDMI, USB-C, Thunderbolt és  Mini DisplayPort csatlakozókkal, hogy mindenki tudjon csatlakozni a tárgyaló projektorára, anélkül, hogy az irodában található összes személy bevonásával elindítson egy kincskeresési menetet!  

Figyelemelvonás minimalizálása

Voltak hátulütői az irodai elrendezések fő fejlődési vonalainak az elmúlt 40 évben - elválasztófülkés irodáknak és egyterű irodáknak is.  A fülkés elrendezés személytelenné tesz, a ketreces állattartásra emlékeztet, és nagyon zavaró zajproblémákat vet fel; főleg, hogy nem lehet tudni, honnan ered a zaj. 

A nyitott elrendezésű irodáknak megvan az az előnye, hogy bajtársiasságot hoznak létre (elméletben), valamint a vezetőségnek egy vizuális audit lehetőség arra, hogy figyeljék, ki mit csinál. A leginkább hátrányosként jelentett tényezők a zaj, a magánszféra hiánya, valamint a közös fény és hő hatásai. 

Matthew Davis szervezeti pszichológus úgy találta, hogy a csökkent szintű koncentráció és emelt szintű stressz sokkal gyakoribb a nyitott, egy légterű irodákban.  A Queensland University of Technology hasonlóképpen kijelenti, hogy a tanulmányok 90%-a szerint az egy légterű, nyitott irodákban sokkal magasabb a stressz szintje, valamint a megemelkedett vérnyomás. 

A Leitz megkérdezett 800 személyt mintaként, hogy miként festene az ő preferált irodájuk.

25 % zárt, egyszemélyes irodában dolgozik  - a viszonylag idősebb személyek -, de több mint 50 % szeretné, ha egy zárt irodában dolgozhatna, ez a preferált környezet. 

Sem a térelválasztós fülkék, sem a nyitott, egy légterű irodák esetében nem túl meglepő, hogy az emberek egyre inkább visszahúzódnak a belső, személyes terükbe, amit a fejhallgatók használatával teremtenek meg.  Bár az általunk megkérdezetteknek csak 25%-a mondta, hogy elfogadható, ahol dolgoznak, ezt a munkahelyekre egyre inkább bekerülő fiatalok kontextusában kell vizsgálni. Az ő számukra a fejhallgatók használata a napi munkaruhának a része. 

Irodai hatékonyság

Az átlagos dolgozót minden 3. percben megzavarják egy irodai környezetben.  A munkahelyen fellépő ilyen magas szintű zavarást figyelembe véve ironikus, hogy a munkaadók inkább amiatt aggódnak, hogy az esetlegesen távolban dolgozót megzavarja valami, főleg, ha otthonról dolgoznak. 

A Leitz tanulmány felfedte, hogy valójában a második legfontosabb előny, ami az otthonról való munkavégzésből fakad, az a zavarások hiánya; az első pedig, hogy nem kell utazgatni.  A „bárhol történő munkavégzés” felszabadítása csábító lehet.  De ha a távoli munkavégzést követően a minőségi és mennyiségi kiadott teljesítménye csökken a dolgozónak, valaki előbb-utóbb észreveszi.  Az a legjobb a karrierünk szempontjából, ha azok mi magunk vagyunk. 

Az Ipsos és a Workspace Futures Team of Steelcase által elvégzett kutatás kimutatta, hogy  az Amerikai Egyesült Államokban, Európában és Ázsiában a munkavállalók 85%-a nehéznek találja, hogy koncentráljon.

Ha figyelembe vesszük, hogy a dolgozókat azért alkalmazzák, hogy dolgozzanak, ez az eredmény eléggé elbátortalanító.  A kérdezettek közül tulajdonképpen mindenki azt mondta, hogy az egyedül végzett munka nagyon fontos számukra, de csak 41%-uk mondta, hogy ezt a lehetőséget meg is kapják.  A megkérdezettek közül minden háromból egy azt mondta, hogy el kell hagynia az irodát, hogy a munkát el tudja végezni.

Ez teljesen egybeesik a Gallup’s State of the Global Workplace által feltártakkal, miszerint a dolgozóknak világszerte csak mindössze 10 %-a érzi úgy, hogy a munkahelyén inspirálják és ott a munkájára koncentrál, a másik kettő a háromból úgy érzi, hogy a munkahelyén nem motivált, és nincs munkába temetkezve.  Ugyanakkor azok, akik akár az idejük 20 %-t is távoli munkavégzéssel töltik, a megkérdezett dolgozók közül a lehető leginkább koncentrálnak a munkára.  Nem csoda, gondolhatják, hogy a Leitz által megkérdezettek 35 %-a szeretné, ha több időt tölthetne az irodán kívül a jobb munkaeredmények létrehozásának érdekében. 

Azok számára, akik az idejük nagyobb részét egy központi helyen töltik el, jó hír, hogy a modern irodák tervezői figyelembe veszik a hagyományos irodáknak ezeket a hátrányait. 

A régi irodák kialakítása funkcionalitás-központú volt.  A cél az volt, hogy a lehető legtöbb embert zsúfoljanak be a lehető leghatékonyabb módon. Manapság egy humánusabb megközelítés alakul ki.  Gondoljunk egy klubra, amelynek a fő tevékenysége a munka.  Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy a lelkiismeretük szempontjából a vállalatok a dolgozókat tennék első helyre.  Azonban azt felismerik, hogy a boldogabb dolgozók hatékonyabbak és kevésbé terelhető el a figyelmük. 

A boldog és elégedett dolgozók kevesebbet hiányoznak, és motiváltabbak, hogy megjelenjenek a munkavégzésre.  Ezenkívül hajlamosabbak büszkének lenni a munkahelyükre, és arra, akinek dolgoznak.  Ez azt jelenti, hogy kevésbé hajlamosak átállni a versenytárshoz, aki újabb, felhasználóbarátabb munkahelyet biztosít. 

Tehát milyen trükköket tanultak meg a cégek, amikor produktív munkahelyeket próbálnak létrehozni?  Hogyan lehet a mai, modern dolgozó szükségleteit kielégíteni, miközben a munkahelyi figyelemelvonásokat csökkentik?