Nem könnyű a kis- és középvállalkozások helyzete, ha úgy döntenek, hogy bevezetik a távmunkát az alkalmazottak körében. Az ilyen nagyívű változások sikeréhez elengedhetetlen a részletes tervezés és felkészülés.

 

A megfelelő munkavállalók kiválasztása

Bizonyos feladatköröket és munkavállaló típusokat nem lehet csak úgy áthelyezni a közösségi irodából és munkakörnyezetből az otthoni magányos elszigeteltségbe. Először olyan alkalmazottakat válassz, akik természetüktől fogva önállóak és függetlenek, valamint olyan tevékenységeket, amelyek kivitelezéséhez fontos a csend és nyugalom.

Tervezés és lebonyolítás

A legtöbb szervezetben a digitális technológiának köszönhetően viszonylag könnyű megtenni a lépést az irodai munkából az otthoni távmunkába, azonban a munkavégzéshez szükséges tér létrehozása további együttműködést igényel. Mint munkáltató, továbbra is felelős vagy beosztottjaid jólétéért és mentális egészségéért, akárhonnan is dolgozzanak. Ez különösen fontos, ha az otthoni munkavégzés hosszabb ideig tart.

Először készíts egy eljárást az otthoni munkavégzésről, amit beépíthetsz az alkalmazottaknak szóló általános munkahelyi irányelvek leírásába.

A legfontosabb területek, amelyekre összpontosítani kell az otthoni munkavégzés megtervezése során:

• Szükség van dedikált munkaterületen létrehozott munkaállomásra és ergonomikus bútorokra – az íróasztalt nem lehet egyszerűen csak a kanapéval kiváltani. Viszont a munkaállomás kialakítható a nappaliban, sőt akár a konyhaasztalon is. Nem gond, ha csak kis terület áll rendelkezésre, de elengedhetetlen a megfelelő elrendezés.
• Érdemes a munkavégzés helyszíneként olyan helyet választani, ahová a lehető legtöbb természetes fény szűrődik be.
• A higiénikus beltéri munkakörnyezet kialakításához javasolt légtisztító vagy valódi HEPA szűrő telepítése
• Fontos a biztonságos privát internetkapcsolatot
• Telepíts megfelelő tűzfalat minden eszközre, és korlátozd a meghajtók elérését úgy, hogy a távmunkában dolgozók csak a szükséges elemekhez férjenek hozzá. Így az adatok és a személyzet biztonságát is garantálhatod.
• A papírmunka biztonságos tárolásához biztosíts iratrendezőket, tárolódobozokat – pl. Leitz MyBox, Click&Store dobozokat vagy egyéb irattartót.
• Javasold színek használatát a munkaterület kialakítása során! Nem kell az egész szobát újra dekorálni, már néhány színes kiegészítő vagy irodaszer, pl. tűzőgép, lyukasztó vagy olló használatával is látványos eredményt lehet elérni. A WOW termékcsalád élénk, vidám színű irodaszerek széles választékát kínálja, amiből mindenki megtalálja a számára megfelelőt. A vidám színek ráadásul még jókedvre is derítenek!

 

Környezeti megfontolások

A világos, kellemes és motiváló munkakörnyezet hozzájárul a mentális jóléthez, és segít megelőzni az elszigeteltség és depresszió érzetét, ami a társadalmi kapcsolatok hiánya miatt alakulhat ki. Különösen fontos mindez, ha hosszú ideig kis otthoni irodából fognak dolgozni. Az eljárások kidolgozásakor ki kell térni azokra a részletekre, amelyek kiküszöbölik az otthoni munka hátrányait, elsősorban az elszigeteltséggel kapcsolatban.

• Gondoskodj róla, hogy te vagy egy munkatársad naponta beszéljen telefonon az otthonról dolgozóval. Az emberi hang kulcsfontosságú, nem lehet emaillel kiváltani. A napi egy kontaktus a minimum, de a több, jobb.
• Folyamatosan beszéljetek az otthoni munka előnyeiről és nehézségeiről, mivel ez folyamatosan változhat. Ne csak a munkáról beszélgess, kérdezd meg tőlük, hogy elégedettek-e, és megvan-e mindenük, amire szükségük van.
• Hozz létre munkahelyi csoportokat olyan platformokon, mint a Slack, ami lehetővé teszi a valós idejű kapcsolattartást a csoport más tagjaival.
• Rendszeresen ellenőrizd a megállapodás sikeres működését, különösen, ha hosszú időre szól.

Az otthoni munka rendkívül sikeres lehet a munkavállalók és a munkáltatók szempontjából is, de csak akkor, ha megfelelően végzik, a munkavállalót megfelelően támogatják, és megkapja a szükséges forrásokat.