Az eseti vagy időszakos otthoni munkavégzés kihívásokat tartogat, amikor a papírmunka rendszerezésére kerül sor. A papírok, iratok és egyéb dokumentumok rendszerezése jól ismert és elkerülhetetlen része a mindennapi munkarutinnak. A bankszámlakivonatoktól és nyugtáktól kezdve, a levelezéseken át a fontos szerződésekig, mindent rendszereznünk és tárolnunk kell.

Intelligens irattároló rendszerek

Az irattárolók már akkor életünk részei voltak, amikor a digitális távmunka vagy az otthonról végzett munka még csak távoli álom volt csupán. A technológia segítségével több helyről is dolgozhatunk, de hogyan kezeljük az azt kísérő papírmunkát?

Íme néhány hasznos ötletet a papírmunka rendszerezéséhez:

• Próbáld meg átvenni az irodában a nyomtatott dokumentumok rendszerezéséhez használt kategóriákat és hasonló rendszer alapján tárolni számítógépeden az online dokumentumokat is. Így amikor visszatérsz az irodába, könnyedén a már meglévő helyére illesztheted a papírmunkát.
• A legtöbbünknek a kis otthoni irodában nem állnak hatalmas üres terek rendelkezésre, így még fontosabb a hatékony irattárolás. Szerezz be néhány megfelelő iratrendezőt, iratpapucsot, fiókos irattárolót vagy irattálcát.
• Függetlenül attól, hogy a nappalidból dolgozol, vagy egy gondosan megtervezett otthoni irodából, a megfelelő tárolóeszközök segítségével a legtöbbet hozhatod ki a rendelkezésre álló kis térből. A könyvespolcok, kis irodai polcok használatával a dokumentumok nincsenek útban és felszabadítod a munkaterületedet.
• Válassz a személyiségedhez illő színeket! A Leitz WOW tárolórendszerek élénk színei meghozzák a kedvedet az iratok rendszerezéséhez! Az iratrendezők, regiszterek és elválasztólapok leegyszerűsítik a dokumentumokkal való munkát, és jól jönnek majd a többi családtagnak is, amikor te már visszatértél az irodába.
• Egy rendezett munkaállomással elválaszthatod a munkával és a családdal töltött időt. A nap végi elpakolás nagyon fontos szokás, ami lehetővé teszi a többi családtag, - mint a például a vizsgáira készülő tini- számára is a munkaterület használatát.
• Az otthoni irodában dolgozóknak is meg kell felelniük a GDPR támasztotta követelményeknek, és a munkáltatónak ki kell dolgoznia a szükséges eljárásokat a dokumentumok irodán kívüli védelmére. Az egyéni vállalkozók, valamint kis- és középvállalkozások pedig letölthetnek KKV-k számára létrehozott otthoni munkavégzést támogató segédeszközöket a rendszerezett és a szabályoknak megfelelő munkára.

 

Ha nincs már szükséged egy érzékeny adatokat tartalmazó bizalmas iratra, használj otthoni iratmegsemmisítőt. Ha mégsem vagy teljesen biztos abban, hogy már nem lesz szükséged a dokumentumra, mielőtt megnyomnád a gombot, készíts róla digitális másolatot.

Benjamin Franklin amerikai politikus, polihisztor, tudós és feltaláló híres mondása az 1700-as évekből: „Mindennek legyen helye, és legyen minden a helyén.” Semmi sem lehet ennél helytállóbb, ha a dokumentumok rendszerezéséről van szó. A tisztaság és rend a mentális egészségre és jóllétre is kifejti hatását. A 21. században újra felfedezheted a divatossá vált irodaszerek elfeledett örömét, amikkel még az otthonod stílusát is feldobhatod.