5 idées pour réduire les distractions au bureau et améliorer la productivité

Il y a 10 ans encore, les défis à relever par les sociétés pour concevoir leurs bureaux étaient bien différents de ceux d'aujourd'hui. En présence d'un « siège social », la proximité des conurbations et la qualité des dessertes étaient des conditions préalables.

Pour les effectifs dont l'équipe demeurait principalement dans le même immeuble du centre-ville, la gestion de l'espace posait un problème majeur. La concentration d'un maximum de personnes dans un minimum d'espace toujours fonctionnel était un véritable tour de passe-passe. Si les employés devaient rester assis à leur bureau la plus grande partie de la journée, les exigences conceptuelles tendaient plutôt vers un confort soutenu.

Soumis à l'influence des technologies collaboratives et des médias sociaux, le lieu de travail a changé depuis lors, tout comme l'attitude des employés de bureau.

Pour quelques sociétés, un environnement de travail centralisé restera la solution idéale, alors que d'autres adoptent un espace plus décontracté et collaboratif à la fois où l'échange d'idées est rendu possible.

Au lieu d'être un endroit où les personnes doivent se rendre, le bureau moderne est un lieu où les personnes aiment à se rendre. Les membres du personnel sont désormais des clients dont le temps est matière à concurrence. Si votre domicile est un endroit plus agréable et plus épanouissant pour travailler que le bureau, vous choisirez de rester à la maison. Citons en exemple le bureau d'Instagram en Californie qui a été qualifié de « digne d'un selfie » par le magazine Fortune.

Voici nos 5 idées pour réduire les distractions au bureau :

1. Réduction des niveaux sonores au bureau

Le niveau des bruits ambiants croît rapidement, tout particulièrement dans les bureaux à espace décloisonné où les sons peuvent se déplacer sur de longues distances. Des bruits blancs peuvent être générés dans des zones ciblées d'un bureau bruyant, mais une approche plus pragmatique consiste à réduire les niveaux sonores produits chaque jour par les pratiques de travail au bureau.

• Si votre photocopieuse ou imprimante est bruyante, faites-la réviser. Si vos destructeurs de documents déconcentrent les employés, remplacez-les par de nouveaux modèles plus silencieux, tout en vous assurant qu'ils sont régulièrement lubrifiés.
• Si les réunions de couloir improvisées deviennent trop fréquemment une source de distraction au goût de tout le monde, cherchez d'abord la cause de ce besoin de se réunir. Le temps dédié aux réunions plus formelles est-il utilisé de façon aussi productive qu'il le devrait ?
• Si vous estimez que vous êtes dérangé bien trop souvent à votre goût, dites quelque chose. Une autre bonne tactique consiste à brancher votre casque d'écoute pour donner un signal visuel sous-entendant que vous essayez de vous concentrer et que vous voulez échapper aux distractions causées par les bruits au bureau.

2. Désactivation des notifications des médias sociaux

Les e-mails, les appels téléphoniques et les systèmes Intranet génèrent tous intrinsèquement un nombre suffisant de notifications et d'alertes pouvant déranger la plupart des employés de bureau. En ajoutant à cela des outils professionnels assistés, tels que Skype for Business ou Workplace by Facebook, il sera souvent difficile de se concentrer sur les tâches en cours sans débrancher le câble Ethernet de votre ordinateur portable ou de désactiver la connexion Wi-Fi !

Il est peut-être temps d'envisager le paramétrage des notifications de vos applications et médias sociaux. Si vous pensez être dérangé par les notifications de Whatsapp, Facebook et LinkedIn qui n'apportent aucune valeur ajoutée à votre journée, essayez de les désactiver pendant quelques jours.

3. Désencombrement des bureaux

L'environnement personnel des employés a un impact considérable sur la productivité. Un nombre sans cesse croissant de sociétés font de plus en plus attention aux bureaux de leurs travailleurs en adoptant des politiques de bureaux propres.

Ces politiques renferment une série de règles déterminant la manière dont les travailleurs doivent gérer leur espace de travail, et notamment l'organisation des dossiers, la rationalisation des notes repositionnables et le rangement correct des fournitures de bureau.

Un bureau désencombré est un excellent premier pas pour augmenter la productivité, mais les sociétés peuvent-elles faire plus ? Bon nombre d'entreprises recourent aux postes de travail assis / debout. En plus d'être supposés augmenter la productivité, ces postes de travail améliorent également la posture et les douleurs dorsales associées à la position assise devant un bureau qui est le lot quotidien de bien des employés. Ce désagrément peut s'avérer extrêmement dérangeant et pousser les membres du personnel à se déconnecter du travail à intervalles réguliers.

4. Satisfaction de la « quête de nourriture »

Les employés de bureau cherchant à apaiser leur faim avec des en-cas à grignoter en travaillant se rendent souvent au distributeur automatique sur place. Ces trajets peuvent être une source de bruit en soi, mais c'est également la conséquence des envies de sucre laissées par les bonbons, les chocolats et les sodas qui représentent une cause d'inquiétude et une source de distractions au bureau bien plus élevées.

Le fait de leur offrir des fruits frais et des fruits secs oléagineux libérant lentement de l'énergie sera sans nul doute un avantage fort apprécié par les membres du personnel.

5. Problèmes de connectivité dans les postes de travail partagé et les salles de réunion

Rien n'a un impact aussi direct sur la productivité que les problèmes de connectivité. L'oubli d'adaptateurs secteur, le manque de câbles Ethernet et la demande de mots de passe Wi-Fi pour les visiteurs sont des situations courantes, sources de distractions dans bien des salles de conférence et des lieux de travail.

1. Envisagez l'installation de stations d'accueil universelles dans vos postes de travail partagé afin que les visiteurs ne doivent perdre du temps en essayant de se connecter à un clavier et à un écran.
2. Posez les instructions d'accès sous pochette plastifiée sur chaque poste de travail partagé.
3. Veillez à ce que chaque salle de réunion dispose d'un ensemble d'adaptateurs HDMI, USB-C, Thunderbolt et Mini DisplayPort afin que tout un chacun puisse se connecter au vidéoprojecteur de la salle sans devoir engager une chasse au trésor impliquant toutes les personnes présentes !

Problèmes des bureaux à espace décloisonné

Ces 40 dernières années, les configurations de bureau les plus populaires étaient les postes de travail modulaires et les espaces décloisonnés qui présentent tous les deux des inconvénients. Les postes de travail modulaires peuvent être exigus et impersonnels, alors que les bruits de bureau peuvent gêner les travailleurs lorsqu'ils ne voient pas d'où ils viennent.

Les bureaux à espace décloisonné ont l'avantage de créer un espace collaboratif, tout en fournissant au management une surveillance visuelle sur ce que chaque employé fait. Les bruits générés par les appels téléphoniques, les bavardages de bureau généralement parlant, les bruits des machines et le manque d'intimité sont les inconvénients les plus souvent signalés. Les problèmes causés par l'éclairage et le chauffage partagés sont également rapportés.

Le psychologue organisationnel Matthew Davis a observé que la baisse de concentration et l'incidence accrue du stress sont bien plus fréquentes dans les bureaux ouverts. Simultanément, la Queensland University of Technology allègue que 90 % des études montrent que les espaces décloisonnés sont associés à des niveaux plus élevés de stress et de tension artérielle.

Leitz a demandé à un panel de 800 personnes de décrire leur espace de bureau préféré.

L'étude a dévoilé que 25 % d'entre elles, au profil hiérarchique relativement élevé, travaillent dans un bureau personnel fermé, mais que plus de 50 % des participants souhaiteraient un bureau fermé comme environnement de prédilection.

Les employés de bureau se replient de plus en plus dans leur propre espace intérieur en saisissant leur casque d'écoute atténuant le bruit lorsqu'ils n'ont pas l'occasion de s'isoler du bruit dans un bureau privé. Alors que seulement 25 % des sondés estiment acceptable le lieu où ils travaillent, il convient de le replacer dans le contexte de l'arrivée des milléniaux dans le monde du travail. Pour eux, les casques d'écoute et les écouteurs-boutons bloquant les bruits font partie de l'uniforme de travail de tous les jours.

Productivité au bureau

L'employé moyen est dérangé toutes les 3 minutes dans un environnement de bureau. Étant donné ce niveau élevé de perturbation sur le lieu de travail, il est ironique de constater que les employeurs ont été plus enclins à se pencher sur les distractions des membres du personnel travaillant à distance, et plus spécifiquement sur ceux travaillant à domicile.

En réalité, l'étude de Leitz révèle que l'absence d'interruptions est en fait le deuxième avantage le plus important du travail à domicile, après la suppression des trajets quotidiens qui vient en premier. La libération de l'« Everywhere Working » peut s'avérer redoutable, parce que toute réduction qualitative et quantitative de votre rendement en travaillant à distance sera forcément remarquée et il est probablement préférable pour votre carrière que vous soyez la première personne à vous en apercevoir.

De l'étude menée conjointement par Ipsos et le groupe de recherche Workspace Futures de Steelcase, il ressort que 85 % des salariés américains, européens et asiatiques estiment qu'il est difficile de se concentrer au travail.

Compte tenu du fait que les salariés sont employés par définition pour travailler, ce résultat est décourageant. De ces sondés, tous ont virtuellement affirmé que travailler dans un espace privé était important à leurs yeux, mais seulement 41 % d'entre eux ont déclaré avoir reçu une telle opportunité. Un autre tiers des personnes interrogées devaient quitter le bureau pour terminer leur travail.

Ceci rejoint les conclusions de l'enquête State of the Global Workplace (État du monde du travail) de Gallup selon lesquelles seuls 10 % des travailleurs aux quatre coins du monde s'investissent et sont inspirés au travail, alors que deux tiers d'entre eux se sentent désintéressés et démotivés. En même temps, ceux qui travaillent à distance jusqu'à 20 % de leur temps sont les personnes les plus engagées du panel sondé. Il n'est donc pas étonnant, pourrait-on croire, que 35 % des membres du panel de Leitz préfèreraient travailler plus de temps à l'extérieur du bureau dans l'intérêt de fournir de meilleurs résultats.

La bonne nouvelle pour les personnes qui passent la plupart de leur temps dans un lieu central réside dans le fait que les concepteurs de bureaux modernes reconnaissent les faiblesses des bureaux traditionnels.

Par le passé, la conception du bureau était orientée sur la fonctionnalité. L'objectif recherché était de caser un maximum de personnes de la manière la plus efficace qui soit. De nos jours, on évolue vers une approche plus humaniste. Songez notamment à un club où l'activité principale est le travail. Cela ne veut pas nécessairement dire que les sociétés donnent la priorité aux travailleurs, parce que leur conscience leur dicte une telle approche. Elles réalisent cependant que des travailleurs plus heureux sont plus productifs et moins distraits.

Les employés heureux et satisfaits ont tendance à prendre moins de temps libre et sont plus motivés pour venir au travail. Il est même probable qu'ils sont plus fiers du lieu où ils travaillent et de leur employeur. Tous ces éléments positifs font qu'ils sont moins susceptibles de passer chez un concurrent disposant de locaux plus modernes et plus conviviaux.

Quelles sont donc les leçons que les entreprises ont tirées lorsqu'elles ont essayé de créer des espaces de travail productifs ? Comment peuvent-elles répondre aux besoins des travailleurs modernes d'aujourd'hui tout en réduisant les distractions sur le lieu de travail ?