Guide d'achat des destructeurs de papier Leitz

Aujourd'hui plus que jamais, le destructeur de papier est un partenaire essentiel de tout bureau, à domicile ou sur le lieu de travail.

À mesure que le monde dans lequel nous vivons et la façon dont nous travaillons évoluent, le volume de données personnelles disponibles ne peut qu'augmenter. Cela a inévitablement un impact sur les possibilités de vol, de violation de la sécurité et de malversation.

Beaucoup de gens supposent que les règlements de sécurité tels que le RGPDne concernent que les données numériques, mais ce n'est tout simplement pas le cas. Avec le renforcement des réglementations en ligne et hors ligne, une solution de sécurité basée sur le papier doit être envisagée. Le choix le plus sûr et le plus pratique est celui d'un destructeur de papier, car il permet de confirmer visuellement que les documents sont réellement détruits par des employés de confiance.

Que vous travailliez à domicile ou au bureau, que vous soyez une entreprise ou un consommateur, l'achat d'un destructeur de documents doit donc être considéré comme faisant partie intégrante de la protection de votre vie privée et de la bonne gouvernance des données.

Il existe un large éventail de destructeurs parmi lesquels vous pouvez choisir. Ils sont disponibles en différentes tailles, avec différentes caractéristiques, et offrent différents niveaux de sécurité selon la manière dont ils découpent et détruisent les documents.

Notre guide d'achat des destructeurs de papier fournit tout ce que vous devez savoir sur les destructeurs et vous aidera à faire le meilleur choix pour vous assurer que vous êtes protégé contre tout vol d'identité, toute activité frauduleuse et toute erreur humaine, car chez Leitz, nous savons que la tranquillité d'esprit n'a pas de prix.

Pourquoi ai-je besoin d'un destructeur de papier ?

Vous vous êtes déjà demandé ce qu'il fallait faire des documents superflus à la maison ou au bureau ? Avant de vous tourner vers la corbeille à papier ou le bac de recyclage, vous devez y réfléchir à deux fois.

Au cours des deux dernières années, un citoyen européen sur cinqen moyenne a été victime d'une usurpation d'identité¹. Nous pouvons penser que l'usurpation d'identité se produit lorsque les données personnelles d'une personne sont volées en ligne. Mais il suffit d'un nom, d'une adresse et d'une date de naissance relevés sur un bout de papier égaré pour que des criminels puissent cloner l'identité d'une personne et commencer à l'utiliser à des fins illégales.

Pire encore, avec les informations financières contenues dans un relevé bancaire, un reçu de paiement ou une vieille carte de crédit mal découpée, une personne initiée pourrait vous voler directement.

Les entreprises devraient faire preuve de la même prudence avant de jeter de vieux documents. Les documents contiennent-ils des informations privées sur les clients ou les employés ?  Si c'est le cas, elle est couverte par la réglementation RGPD sur la vie privée et la protection des données.

Le simple fait de jeter des documents contenant des informations personnelles peut constituer une violation des données, qu'ils se retrouvent ou non entre de mauvaises mains.

Encore une fois, méfiez-vous de l'hypothèse selon laquelle le RGPD s'applique uniquement à la protection des données numériques - ce n'est pas le cas. Selon lestermes du RGPD, une violation de données personnelles " peut être définie de manière générale comme un incident de sécurité qui a affecté la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité des données personnelles" (nous soulignons). L'origine des données à caractère personnel n'a pas d'importance, mais seulement le fait que leur confidentialité ou leur intégrité soit affectée par le fait qu'elles deviennent disponibles par un moyen ou un autre.

Ce sont les principales raisons pour lesquelles vous devez considérer l'élimination des documents anciens comme une question de sécurité des données. En détruisant les documents, vous rendez illisibles les informations qu'ils contiennent.

Un destructeur de documents constitue donc une défense de première ligne efficace contre le vol d'identité et la fraude. Il aide également votre entreprise à rester conforme au RGPD, en évitant les amendes potentiellement lourdes et les atteintes à la réputation qui pourraient découler d'une violation des données.

Comment choisir un bon destructeur de papier ?

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de l'achat d'un destructeur pour votre maison ou votre entreprise. Pour choisir le bon modèle, il faut faire correspondre vos besoins et votre budget aux caractéristiques de chaque machine.

Commençons par ce dont vous avez besoin. On peut distinguer deux catégories principales : le type d'endroit pour lequel vous achetez un destructeur et le niveau de sécurité.

Où utiliserez-vous votre destructeur de documents ?

Le lieu où vous allez utiliser votre destructeur est une considération importante qui influencera votre décision d'achat.

En fait, les fabricants conçoivent souvent leurs destructeurs en fonction d'un emplacement particulier, et vousl es trouverez souvent commercialisés comme destructeurs personnels ou domestiques, comme grands destructeurs de bureau etc....

L'emplacement de votre destructeur vous amène à répondre à d'autres questions telles que :

• Combien de personnes utiliseront le destructeur ?
• À quelle fréquence sera-t-il utilisé ?
• Quelle quantité de matériaux devra-t-il détruire par heure/jour/semaine, etc
• De combien d'espace disposez-vous pour un destructeur ?
• Quel niveau sonore est acceptable pendant le fonctionnement ?
• De quoi avez-vous besoin pour que l'utilisation de votre destructeur soit la plus efficace possible ?

Voici quatre exemples d'utilisation courante et les éléments clés à prendre en compte lors de l'achat pour chacune d'entre elles.

Petit bureau

Dans un petit bureau ou un service où plusieurs personnes partagent le même destructeur, votre machine sera utilisée plus régulièrement. La durabilité et la capacité à fonctionner pendant de longues périodes deviennent donc un facteur plus important dans le choix du modèle.

Pour accélérer le processus et éviter que les gens fassent la queue pour utiliser votre destructeur, vous devez choisir un modèle capable de traiter un plus grand nombre de feuilles. Cette fonction est particulièrement utile pour détruire les documents volumineux et les livrets sans avoir à les alimenter feuille par feuille.

Vous aurez également besoin d'un destructeur capable de traiter des matériaux autres que le papier, ce qui vous permettra d'éviter les problèmes liés à l'augmentation du nombre d'agrafes et de trombones.

Caractéristiques principales à rechercher :

• Durée de fonctionnement plus longue
• Capacité supérieure de feuilles en alimentation manuelle ou capacité d'alimentation automatique
• Alertes/indicateurs pour savoir quand la corbeille doit être vidée
• Technologie anti-bourrage
• Niveau de sécurité conforme au RGPD

Salle d’impression

Si votre entreprise ou votre organisation dispose d'une salle d'impression ou de copie, c'est l'endroit idéal pour installer un destructeur.

Pour les lieux de travail plus importants, la collecte de tous les papiers usagés et non désirés pour les éliminer en un seul endroit est une option efficace. Elle contribue également à une meilleure gouvernance des données, car vous pouvez vous assurer que tous les documents contenant des données potentiellement sensibles soient traités de manière cohérente.

Mais pour y parvenir, vous avez besoin d'une machine robuste capable de détruire les matériaux à garnde échelle. Dans ces environnements, vous devez choisir un grand destructeur offrant une grande capacité de corbeille, une durée de fonctionnement maximale et une alimentation automatique.

Lors de la destruction de gros volumes, la technologie anti-bourrage automatique peut également faire une grande différence en termes de vitesse et d'efficacité, car la machine résout elle-même les blocages dans la plupart des cas et poursuit son travail sans interruption.

Caractéristiques principales à rechercher :

• Capacité maximale de la corbeille
• Temps de fonctionnement maximal
• Alimentation automatique avec une capacité maximale de feuilles
• Anti-bourrage automatique
• Interface tactile numérique
• Conception robuste et durable
• Niveau de sécurité élevé (pour le traitement de documents juridiquement sensibles et classifiés)

Quel est le type de destructeur le plus sécurisé ?

Les destructeurs reçoivent un niveau de sécurité en fonction de la taille des morceaux qui sont découpés. Plus les morceaux sont petits, plus le niveau de sécurité est élevé, car il y a moins de chances que quelqu'un puisse reconstituer le document pour en extraire des données sensibles.

Le lieu d'utilisation d'un destructeur peut donner une indication du niveau de sécurité requis - traditionnellement, les exigences de sécurité sont moins élevées pour la destruction de papiers personnels à domicile que pour l'élimination de documents confidentiels pour une grande entreprise.

Mais ceci n'est toutefois pas gravé dans le marbre. Le niveau de sécurité nécessaire dépend entièrement du type de travail que vous effectuez, de l'endroit où vous travaillez, du type de documents que vous devez éliminer et de toute exigence réglementaire pertinente. Il ne s'agit pas seulement de l'environnement dans lequel le broyeur de papier est utilisé. Aujourd'hui, de nombreux employés sont encore confrontés à des documents très sensibles même lorsqu'ils travaillent à domicile.

Il est donc important de bien réfléchir à vos besoins en matière de sécurité et de choisir un destructeur en conséquence.

Chez Leitz, nous évaluons tous nos destructeurs en fonction de l'indice de protection standard de l'industrie, également connu sous le nom de " niveau P ".

Plus le niveau P du modèle est élevé, plus la cote de sécurité est élevée. Il se peut également que vous trouviez des références à un classement "DIN", DIN signifiant Deutsches Institut für Normung, l'organisme de normalisation allemand qui est devenu l'autorité de facto en matière de sécurité des destructeurs.

Les caractéristiques des destructeurs

Une fois que vous avez savez ce que vous attendez d'un destructeur, vous êtes en mesure de choisir un modèle qui répond à ces besoins.

Bien qu'il soit courant que les destructeurs de documents soient commercialisés en tant que "destructeurs pour le télétravail" ou "destructeurs pour bureaux professionnels", nous vous recommandons vivement d'examiner attentivement toutes les caractéristiques proposées avant d'acheter, afin de vous assurer que ce modèle répond vraiment à vos besoins.

En choisissant un destructeur sur la base d'une compréhension approfondie de ses caractéristiques et de leurs avantages, vous augmentez les chances d'acheter un modèle dont vous êtes satisfait et qui vous offre un bon rapport qualité-prix.

Dans cette section, nous aborderons toutes les principales caractéristiques que vous devez connaître pour choisir et ensuite utiliser votre destructeur avec succès.

Capacité de la corbeille

La "corbeille" d'un destructeur est le récipient qui contient tous les morceaux découpés. La capacité de la corbeille vous indique la quantité de déchets qu’elle peut contenir avant de devoir être vidée. La capacité de la corbeille est indiquée en litres, en nombre de feuilles (c'est-à-dire le nombre de feuilles de papier A4 détruite qu'elle peut contenir avant d'être pleine), ou les deux.

En règle générale, plus vous devez éliminer de documents et plus vous devez utiliser fréquemment un destructeur, plus la capacité de la corbeille doit être importante. En effet, vous devrez la vider moins souvent, ce qui la rendra plus efficace et plus pratique à utiliser.

Une très grande capacité de cirbeille implique une grande taille, l'espace disponible est donc un facteur à prendre en compte. Sachez également qu'un indice de sécurité inférieur signifie qu'une corbeille se remplira plus rapidement, car les gros morceaux découpés prennent plus de place. Une caractéristique à garder à l'esprit pour les modèles à un usage personnel, qui ont tendance à être de taille compacte et à avoir un niveau P plus faible.

Type d'alimentation

L'alimentation est l’entrée du destructeur où les documents sont insérés. Les caractéristiques des type d’alimention peuvent être divisés en trois sous-catégories :

Capacité de destruction :

La capacité de destruction désigne le nombre de feuilles qui peuvent être introduites en même temps dans le destructeur. À titre de mesure standard, le chiffre indiqué sur les spécifications d'un modèle est basé sur du papier d'imprimante 80 g/m2 de format A4.

Une capacité destruction élevée permet une destruction plus rapide et est recommandée pour les gros volumes.

Si vous devez détruire des documents plus grands que le format A4, vous pouvez les plier au format requis. Il faut toutefois garder à l'esprit que le fait de plier la feuille aura un impact sur l'épaisseur et donc sur le nombre de feuilles à détruire. Tous nos destructeurs IQ peuvent détruire des documents A3 pliés en deux sauf si la capacité de destruction est dépassée. Ainsi, lorsque vous détruisez du papier plié, tenez toujours compte du volume.

Taille de l'entrée

La plupart des destructeurs sont conçus des feuilles de papier de format A4 en standard. Des modèles à large entrée pour le format A3 sont disponibles et valent la peine d'être envisagés si vous devez détruire des documents plus volumineux en grande quantité.

En achetant un destructeur dont l'entrée est adapté aux documents A3, vous n'aurez pas à les plier pour les détruire. Sans réduction de la capacité de destruction, vous pouvez éliminerles documents volumineux plus rapidement.

Destruction manuelle ou automatique

Les destructeurs de papier manuels sont le type de machine le plus courant. Le papier est inséré à la main dans l’entrée du destructeur.

Les destructeurs de papier automatiques , en revanche, sont dotés d'un système entièrement automatisé qui vous permet de placer une pile de papiers dans une compartiment d'alimentation et le destructeur se charge du reste, en faisant passer les feuilles dans l’entrée du destructeur automatiquement. C'est un gain de temps considérable pour les utilisateurs qui détruisent en lots.

L'alimentation automatique est recommandée pour les gros volumes. Par exemple, les destructeurs manuels Leitz IQ offrent une capacité de destruction de 10 à 20 feuilles à la fois. Mais les destructeurs Leitz IQ à alimentation automatique vous permettent d'éliminer jusqu'à 600 feuilles à la fois.

Les destructeurs de papier automatiques s'adaptent aux horaires de travail chargés et permettent aux gens de détruire comme ils le souhaitent.

Une étude menée par Deep Blue Insight montre que 47 % des gens "détruisent au fur et à mesure", c'est-à-dire qu'ils déchiquettent un document dès que le besoin s'en fait sentir, tandis que 53 % d'entre eux disposent d'un endroit où ils conservent les documents à éliminer ou ont l'habitude de classer les documents et ont tendance à les détruire par lots.

Temps de fonctionnement

Le temps de fonctionnement d'un destructeurr correspond à la période pendant laquelle il peut être utilisé sans interruption et sans pause. Il s'agit essentiellement d'une mesure de la résistance du moteur. Si vous poussez un broyeur de papier au-delà de sa durée de fonctionnement, vous risquez de l'endommager définitivement. Par mesure de précaution, la plupart des destructeurs modernes s'arrêtent automatiquement lorsque la durée de fonctionnement est atteinte.

En plus du temps de fonctionnement, les destructeurs ont également un temps de refroidissement, c'est-à-dire le temps qu'ils doivent refroidir avant de pouvoir être utilisés à nouveau. Là encore, il s'agit d'éviter que le moteur ne surchauffe.

Sur les destructeurs économiques destinés à un usage personnel uniquement, vous constaterez peut-être que le temps de fonctionnement est très court. Cela convient tant que vous ne devez détruire que quelques feuilles et que vous n'avez pas besoin de l'utiliser très souvent.

À mesure que le volume et la fréquence de destruction augmentent, les temps de fonctionnement courts deviennent un problème. Personne ne veut qu'un destructeur ne s'arrête au milieu d'une tâche parce que la limite de temps de fonctionnement est atteinte ou qu'il soit inactif en attendant qu'il refroidisse.

Les destructeurs Leitz IQ offrent des durées de fonctionnement généreuses allnt jusqu'à un maximum de 240 minutes d'utilisation continue. Tout aussi important, tous nos broyeurs de papier sont équipés de voyants lumineux qui vous indiquent quand ils ont atteint leur limite de fonctionnement et qu'ils sont prêts à être utilisés à nouveau.

Consignes de sécurité

Posséder un destructeur a des implications en terme de sécurité. Les outils de coupe fonctionnant à grande vitesse présentent un risque considérable pour la sécurité s'ils ne sont pas utilisés avec soin et correctement.

Si vous utilisez un destructeur à domicile, vous devez vous familiariser avec les consignes du fabricant concernant la sécurité d'utilisation. Si vous achetez une destructeur pour votre lieu de travail, vous devrez intégrer l'utilisation du destructeur dans votre politique de santé et de sécurité et former tout le personnel qui l'utilise en conséquence.

Pour faciliter tout cela, les broyeurs de papier sont dotés d'une série de dispositifs de sécurité intégrés destinés à prévenir les accidents. Nous en avons déjà mentionné quelques-uns : le démarrage automatique sur les destructeurs de papier manuels, la protection contre la surchauffe et la limitation de la durée d'utilisation. En voici d'autres à considérer :

• Arrêt automatique. Arrête le moteur dès qu'un bourrage est détecté afin d'éviter que d'autres matériaux ne s'accumulent
• Marche arrière. Inverse le sens de l'alimentation pour débloquer un bourrage, évitant ainsi à quiconque d'avoir à mettre la main trop près.
• Verrouillage de la corbeille. Empêche le destructeur de s'activer si la crobeille n'est pas correctement mise en place.

Comment entretenir un destructeur ?

Huilage & feuilles pré-lubrifiées

S'ils sont utilisés correctement, les destructeurs Leitz IQ sont faciles à utiliser et à entretenir. La plus grande exigence en matière d'entretien est de les maintenir huilés.

L'huilage d'un destructeur empêche les couteaux de coller, ce qui peut provoquer davantage de bourrages et, à terme, une panne de moteur. La méthode standard pour huiler un broyeur de papier consiste à insérer manuellement une feuille d'huile. La machine détruit la feuille lubrifiée comme n'importe quel autre matériau, en répandant l'huile sur ses parties mobiles. Cette opération doit être effectuée environ une fois par mois. Un huilage régulier permet d'éviter les bourrages de papier. En effet, lorsque le papier se coince dans les couteaux, les moteurs risquent de surchauffer lorsqu'ils tentent d'éliminer le bourrage, ce qui entraîne une tension importante et génère beaucoup de chaleur.

Nettoyage régulier des corbeilles

Outre le respect de la capacité de destruction, un autre conseil pour éviter les bourrages est de vider régulièrement la corbeille pour éviter qu'elle ne déborde. Si la corbeille est pleine à craquer, le papier détruit risque de remonter dans le bloc de coupe et d'augmenter les risques de bourrage.

Que dois-je faire si mon destructeur tombe en panne ?

Pour avoir l'esprit tranquille, il est important de s'assurer que le destructeur comprend une bonne période de garantie pour le bloc de coupe et la machine elle-même et d'acheter auprès d'un fabricant réputé que vous pouvez contacter directement en cas de besoin.

Les destructeurs de papier Leitz IQ bénéficient d'une garantie étendue (lorsqu'ils sont enregistrés) et d'une assistance via un service clientèle et une section FAQ.  Si vous possédez déjà un destructeur Leitz, n'oubliez pas de l'enregistrer ici.