Pour les grands bureaux qui produisent de gros volumes de documents sensibles, l'élimination des documents présente des défis uniques.

Si vous êtes un cabinet d'avocats, une banque, une compagnie d'assurance, un agent immobilier, un spécialiste du recrutement ou autre, il est probable que vous manipuliez régulièrement des documents papier contenant des informations financières, contractuelles et personnelles sensibles. En raison des risques que de telles données tombent entre de mauvaises mains et des réglementations strictes régissant la protection des données vous ne pouvez pas simplement jeter ces documents au recyclage lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

Il en va de même pour les départements financiers, juridiques, RH et autres de toute grande organisation. Il n'est pas pratique de stocker des volumes infinis de documents dans le but de protéger les données qu'ils contiennent. Pourtant, l'élimination doit impliquer de rendre les documents illisibles - en fait, de les détruire pour cacher ce qu'ils contiennent.

La solution standard consiste à déchiqueter les documents avant de les jeter. Mais pour les organisations et les bureaux qui produisent de grandes quantités de documents, quelle est la meilleure façon de procéder ?

1. Destructeurs à usage intensif et services de destruction

Si votre bureau produit des sacs poubelles remplis de documents à détruire chaque semaine, une solution courante consiste à faire appel à un service de destruction tiers qui viendra les récupérer et fera le nécessaire.

L'avantage de faire appel à un service de destruction est qu'il peut prendre de très grandes quantités de documents en une seule fois, ce qui signifie que personne dans votre équipe n'aura à passer du temps à faire le déchiquetage proprement dit, et vous n'aurez pas non plus à penser à vous débarrasser du papier découpé, qui sera évidemment très volumineux.

Toutefois, les services de destruction présentent certains inconvénients, notamment le fait qu'ils ne peuvent effectuer la collecte qu'une fois par semaine, ce qui signifie que vous devez penser à un stockage sécurisé dans cet intervalle. Et les services de destruction ont aussi un coût, bien sûr. Chaque mois ou trimestre, quel que soit votre calendrier de paiement.

De nombreuses organisations ayant les plus gros besoins en matière de destruction partent souvent du principe que les services de destruction sont plus économiques et plus efficaces que l'utilisation de leurs propres destruction. Si vous n'avez eu que des expériences avec des destructeurs de papier manuels standards dans le passé, il est normal que vous pensiez cela. Si vous essayez de vous frayer un chemin dans une énorme pile de documents, des mauvais souvenirs vont ressurgir : des heures passées à travailler sur la machine, des collègues mécontents qui attendent leur tour ou des risques accrus de bourrage.

Mais aujourd'hui, le choix des destructeurs de bureau disponibles ne se limite pas aux modèles manuels conçus pour prendre une poignée de feuilles à la fois. Les modèles grande capacité à usage intensif sont conçus pour traiter de gros volumes de papier rapidement, efficacement et sans risque de dommages dus à une utilisation excessive. De plus, ils sont disponibles avec des alimentations automatiques et des corbeilles grande capacité. Ainsi, personne n'a besoin de rester debout pour introduire des feuilles dans la machine à la main et cette dernière peut traiter de grandes piles de documents avant de devoir être vidée.

2. Destructeurs automatiques

Pour une destruction grande capacité sur le lieu de travail, les meilleures options disponibles sont les grands modèles automatiques comme le Leitz IQ Autofeed Office Pro 600.

La destruction automatique change la donne lorsqu'il s'agit de traiter de très gros volumes de documents. Ces modèles sont dotés d'un compartiment, comme celui que vous connaissez sur une imprimante ou une photocopieuse, où vous chargez tous les documents que vous voulez détruire. Une fois que le compartiment est plein, vous fermez la porte et vous appuyez sur le bouton "go" - et le destructeur s'occupe du reste pour vous, en faisant passer toutes les feuilles dans le destructeur automatiquement.

Les modèles Office Pro 600 ont une capacité allant jusqu'à 600 feuilles à la fois. Avec un destructeur manuel, même s'il est doté d'une capacité d'alimentation relativement importante et peut prendre 20 feuilles à la fois, détruire 600 feuilles signifierait rester debout et le recharger 30 fois. Grâce à l'alimentation automatique, vous pouvez partir et passer à autre chose.

Avec une corbeille d'une capacité de 110 litres, le destructeur Office Pro 600 peut également contenir plus de 1000 feuilles broyées à la fois avant d’être vidé. Il est équipé d'un détecteur de corbeille pleine à infrarouge qui émet un avertissement lorsque la corbeille est remplie à 80 %, évitant ainsi tout risque de débordement.

Un autre point fort des destructeurs automatiques Leitz, même pour les besoins les plus élevés, est leur robustesse et leur résistance. En raison de l'importante friction causée par la rotation des lames de découpe, de nombreux broyeurs de papier n'ont qu'une durée de fonctionnement très courte, sous peine de surchauffer le moteur. Cela limite encore la quantité de documents détruits car vous devez laisser la machine inutilisée pendant un certain temps pour qu'elle refroidisse à nouveau.

Grâce à leurs moteurs puissants, les destructeurs automatiques Leitz peuvent fonctionner en continu jusqu'à deux heures, ce qui est suffisant pour broyer une charge complète et plus encore. De plus, ses lames renforcées détruisent les agrafes et les trombones, ce qui vous évite de devoir les enlever de avant de placer les feuilles dans le compartiment d'alimentation. Et grâce à la technologie anti-bourrage qui arrête et inverse automatiquement lles lames dès qu'un problème est détecté, vous n'avez pas besoin de surveiller constamment le destructeur.

Efficaces, pratiques et robustes, les destructeurs automatiques pour un usage intensif tels que le Leitz IQ Office Pro 600 offrent aux entreprises une alternative interressante aux services de destruction. En détruisant les documents au fur et à mesure des besoins, vous n'avez pas à vous soucier de la sécurité du stockage entre deux collectes. Et grâce aux volumes qu'ils sont capables de détruire et à leurs faibles coûts de fonctionnement, les broyeurs de papier automatiques offrent un coût total de possession compétitif par rapport à tout service de collecte/destruction. En fait, il sera probablement rentabilisé en quelques mois.
Les destructeurs automatiques sont également disponibles dans des tailles plus compactes, ce qui est idéal pour le télétravail.