Les premières expériences dans un nouvel emploi font toute la différence pour toute nouvelle recrue. La façon dont ils se sentent à l'aise, accueillis et soutenus contribue largement à façonner leur avenir avec cet employeur. Les employés insatisfaits dès le départ ne sont souvent jamais en mesure de renverser la situation. Ils partent et l'entreprise doit recommencer un processus de recrutement à un coût considérable.

C'est pourquoi le bien-être des employés est important, c'est pourquoi soutenir et entretenir des relations positives avec le personnel dès le départ est important. Voilà pourquoi un plan d’intégration est important.

Dans ce guide de démarrage pour les employés, nous expliquons en détail le plan d’intégration, ce qu'il recouvre et les stratégies pour le réussir. Nous vous proposons également des conseils pratiques comme des checklist de ressources et d’équipements ainsi que des guides.

Qu'est-ce qu'un processus d'intégration des employés ?

Personne n’arrive prêt à travailler le premier jour d'un nouvel emploi. Il y a une certaine période pour se familiariser avec les politiques, les processus et les systèmes informatiques de l'entreprise et savoir où trouver ce dont ils ont besoin. Sans oublier de faire connaissance avec vos nouveaux collègues et de vous familiariser avec l'entreprise.

À cela s'ajoute une longue liste de tâches administratives liées à l’arrivée d'un nouvel employé dans l'entreprise. Il est également difficile de définir des tâches spécifiques mais tout aussi importantes, de sorte qu'un nouvel employé se sente le bienvenu et s'intègre à l'équipe. 

Il n'est pas toujours facile de prendre un nouveau départ dans un rôle professionnel. Il est naturel que les gens se sentent anxieux à ce sujet. Il est dans l'intérêt de tous de faire tout ce qui est en votre pouvoir pour que le nouvel employé se sente heureux et bien installé afin qu'il puisse travailler efficacement.

L'onboarding est le terme générique utilisé pour tout ce qui concerne l'accueil et l'intégration d'un nouvel employé. Des fournitures de bureau aux cartes de crédit de l’entreprise, les employeurs ont beaucoup de choses à penser.

Les entreprises mettent au point des processus d'intégrations formelles pour que tout se passe au mieux et pour donc augmenter les chances qu'un nouvel employé soit heureux, productif et performant.

Pré-démarrage

Une grande partie des tâches administratives liées à l'intégration d'un nouvel employé peut être effectuée avant la date d'entrée en fonction. La phase de pré-démarrage est devenue plus importante avec l’arrivée du télétravail car cela signifie que davantage de tâches doivent être effectuées numériquement plutôt qu'en personne.

Parmi les principales tâches à accomplir avant le démarrage :

• Effectuer des vérifications d’antécédents et confirmer l'identité du candidat
• Remplir les formalités administratives, par exemple la signature des contrats et les éventuels accords de confidentialité.
• Configurer les comptes et les autorisations informatiques, par exemple le courrier électronique, les profils d'utilisateur et les mots de passe.
• Ajout de la nouvelle personne au système de paie et à la base de données RH
• Si le nouvel employé travaille sur site, organiser la sécurité avec par exemple des laissez-passer numériques
• Si l'employé doit faire du télétravail, effectuer une étude de ses besoins en équipement à domicile mais aussi une évaluation ergonomique. Tout ce qui est nécessaire doit être envoyé dans les temps avant la date de démarrage
• Envoi d'une lettre ou d’un email officiel de bienvenue

Formation et développement

Même les travailleurs qualifiés ont besoin de temps pour s'adapter à un nouveau rôle. Il y aura inévitablement des aspects qu'ils devront apprendre sur une période plus longue, qu'il s'agisse des méthodes de travail propres à l'entreprise ou de la prise en main de nouveaux équipements.

Cette dernière étape du processus d'intégration peut prendre quelques semaines à plusieurs mois en fonction de la nature de l'entreprise et du rôle. Des entreprises choisissent une période d'essai formelle au cours de laquelle les performances et le développement sont contrôlés. L'emploi au-delà de cette période dépend de la réalisation d'objectifs spécifiques.

Il est courant de prévoir des points de contrôle, par exemple à un mois, trois mois et six mois. Ces réunions servent à examiner les progrès et les performances mais aussi à faire le point avec les nouveaux arrivants pour connaître leur avis sur leur intégration. 

La manière dont une entreprise choisit d'organiser la formation de ses nouveaux employés est libre. Il peut s'agir de l'observation d'un membre du personnel existant, d'un mentor, d'un enseignement individuel, d'un apprentissage à distance, d'un cours de formation externe ou d'une combinaison de ces éléments. 

Checklist pour l'induction d’un nouvel employé

Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de choses à penser lorsqu'il s'agit d'intégrer efficacement de nouveaux employés. Avoir un plan clair aide. Comme une checklist des éléments à fournir afin de ne rien oublié.

Les gens ont besoin d'une variété d'équipements et de ressources pour pouvoir travailler correctement. Lorsque presque tout le monde travaillait dans les locaux de l’entreprise, il allait de soi que l'entreprise fournissait tout cela.

Mais avec l'essor du télétravail, cette question est devenue floue. Pensez-vous que les nouvelles recrues disposent de leurs propres appareils pour travailler ? Qu'ils disposent de tous les équipements de bureau dont ils pourraient avoir besoin ?

En tant qu'employeur, il est préférable de ne rien présumer. En réalisant une enquête sur ce que le nouvel employé possède et ne possède pas avant son entrée en fonction, vous pourrez combler les lacunes éventuelles.

Voici un exemple de liste d’intégration. Il s'agit d'une ressource pratique pour interroger les personnes en télétravail sur leurs besoins. Mais c'est aussi un rappel de ce qu'il faut fournir aux nouveaux arrivants lorsqu'ils arrivent au bureau.

Checklist informatique pour nouvel arrivant

Téléphone

• Téléphone de l’entreprise ou personnel
• Téléphone de bureau
• VOIP/téléphone logiciel
• Boîte vocale de l'entreprise

Matériel informatique

• Ordinateur de bureau
• Ordinateur portable
• Moniteur
• Clavier et souris
• Webcam
• Clés USB

Courriel

• Compte utilisateur 
• Accès à la boîte aux lettres de l'entreprise

Logiciels et applications

• Téléchargements et installations
• Nouveau compte - nom d'utilisateur et mot de passe
• Productivité en cloud - Microsoft Office 365, Google Workstations
• Solutions de collaboration - Teams, Slack
• Stockage personnel et partagé - Dropbox, OneDrive, Google Drive

Réseau et sécurité

• Routeur sans fil
• VPN
• Pare-feu
• Anti-logiciel malveillant
• Filtre de confidentialité pour l'écran

Liste d’équipements pour le télétravail

Matériel de bureau

• Imprimante
• Destructeur de documents

Produit de bureau

• Blocs-notes et cahiers
• Tableaux de notes

Classement et rangement

• Boîtes de rangement
• Organisateurs de bureaux
• Classeurs à anneaux et chemises

Checklist pour améliorer l'ergonomie au travail

Dans de nombreux pays, les employeurs ont l'obligation légale de protéger leurs employés contre les accidents du travail. Il ne s'agit pas seulement des protections de santé et de sécurité concernant les machines lourdes dans l’industrie. Elle s'applique à tout type de lieu de travail, y compris les bureaux et en télétravail.

Pour les employés de bureau, le plus grand risque pour la santé provient des effets à long terme de la position assise pendant des heures. S'asseoir dans une mauvaise position ou avec une mauvaise posture peut entraîner des lésions musculo-squelettiques. 

C'est pourquoi l'ergonomie est devenue si importante. L'ergonomie est l'aménagement délibéré de l'espace de travail et la conception des équipements afin de réduire le stress sur le corps. Un poste de travail ergonomique améliore également le confort. Plus une personne est à l'aise au travail, plus elle sera productive. Ainsi, qu'un employé travaille au bureau, en télétravail ou en déplacement, un environnement de travail sain est essentiel.

Les principaux critères d'un "produit ergonomique" sont la facilité d'utilisation et l'adaptation aux besoins des différents utilisateurs. L'IGR (L’lnstitut pour la santé et l’ergonomie) a examiné de manière approfondie les produits Leitz qui ont reçu le label de qualité IGR. Comme nous avons tous des tailles et des morphologies différentes, un espace de travail ergonomique doit être conçu pour s'adapter à l'individu. Nous savons que nous sommes tous différents et que nous méritons des conditions de travail excellentes ! La mise en place d'un espace de travail ergonomique doit donc être organisée dès le début, dans le cadre du processus d'intégration. Pour le nouvel employé, cela peut se faire par le biais d'une évaluation ergonomique le premier jour. 

Pour les employés en télétravail, l'évaluation ergonomique est tout aussi importante et devra probablement être effectuée à distance. Cela peut être fait dans le cadre du processus de pré-démarrage. Ainsi, , tout conseil, soutien ou équipement peut être fourni à temps pour la date d'entrée en fonction.

Comment aménager un bureau de télétravail ergonomique

L'installation d'un bureau à domicile devient de plus en plus importante avec la montée du télétravail. Nous avons donc créé une liste des éléments nécessaires pour un bureau ergonomiquement sûr et confortable à la maison.

Positionnement des écrans à hauteur des yeux

L'écran d'un PC ou d'un ordinateur portable doit être relevé de manière à former un angle de 90 degrés avec les yeux de l'utilisateur. Cela permet de garder la tête droite et de minimiser la tension sur le cou.

Quelques éléments que vous pouvez utiliser pour améliorer la position de l'écran :

• Un support pour ordinateur portable relevant la hauteur de l'écran lorsque l'ordinateur est "ouvert"
• Un support d’écran réglable en hauteur
• Une chaise de bureau réglable en hauteur

Soutien des poignets

Les pressions répétés au niveau des poignets sont un problème courant pour les personnes qui passent beaucoup de temps à utiliser un clavier et une souris. Les risques peuvent être réduits en soutenant les poignets et en améliorant la position des bras au travail. 

Tout comme la tête, la position la plus confortable pour vos bras et vos poignets est une position droite à 90 degrés par rapport au corps. En gardant les poignets droits, vous éviterez les angles de frappe contraignants et contribuerez à maintenir des performance élevés à long terme. Il faut donc faire correspondre la position assise à la hauteur de la surface du bureau. Ceci peut être réalisé en utilisant :

• Une chaise de bureau réglable en hauteur
• Des repose-poignets rembourrés offrant un soutien lors de la saisie sur un clavier
• Un tapis de souris matelassé offrant un soutien lors de l'utilisation d'une souris

Améliorer la posture et le soutien du dos

Contrairement à ce que l'on croit, la meilleure position n'est pas de rester assis en permanence à son bureau. Même avec un soutien, cela sollicite votre dos et vos muscles abdominaux pour vous maintenir droit. Vous ne voulez pas non plus être courbé.

Si possible, vous devez vous asseoir avec le dos en contact total avec le dossier. Cela soutiendra pleinement le dos et donnera un effet d'apesanteur réduisant la pression sur la colonne vertébrale. La position assise la plus souhaitable en terme d’ergonomie est d’être légèrement inclinée vers l'arrière de 90 degrés. Cela peut être réalisé en utilisant :

• Une chaise de bureau inclinable
• Des repose-pieds qui surélèvent légèrement vos jambes, relaxant les muscles des jambes et du dos

Rester actif

L'un des principes les plus importants de l'ergonomie au travail est qu’il ne faut pas rester trop longtemps dans la même position. Avec des pauses régulières, vous évitez que vos muscles ne se fatiguent ou que votre corps ne soit soumis à des contraintes excessives. En même temps, le mouvement favorise une bonne circulation sanguine. La clé d'une position de travail confortable est la variété : vous devriez passer 60% de votre journée assis, 30% debout et 10% en mouvement.

Outre le fait de se lever et de quitter son bureau, il existe des moyens de rester actif tout en travaillant. Voici quelques solutions simples :

• Passer d'un bureau assis à un bureau debout. Vous y parviendrez facilement avec un convertisseur de bureau réglable en hauteur selon votre position. Vous pouvez ajouter un tabouret spécial assis-debout qui s'élève pour avoir quelque chose pour vous appuyer lorsque êtes debout
• Prendre des pauses en étant assis sur un ballon de yoga ou de gymnastique. En passant d’une chaise de bureau à un ballon de yoga, vous activez les muscles de vos jambes et de votre tronc pendant le travail
• Utilisez un repose-pieds à bascule pour les chevilles. Le simple fait de balancer vos pieds d'avant en arrière sur un repose-pieds favorise une bonne circulation dans vos jambes
• Les ballons et tabourets Leitz sont conçus pour vous apporter du confort et encourager le mouvement. Ils peuvent être la solution idéale pour la rentrée

Que doit contenir un guide destiné aux nouveaux employés ?

En plus de faire passer un nouvel employé par un processus d'accueil, il est également utile de lui donner les informations pertinentes dans un guide. Compte tenu de la quantité de choses à couvrir, il serait irréaliste d'attendre de quiconque qu'il se souvienne de toutes les informations données pendant l'intégration.

De plus, le guide de l'employé est une ressource utile pour partager les politiques que l'entreprise doit légalement mettre par écrit.

De nos jours, le moyen le plus simple de publier un guide est de le mettre en ligne et de le rendre accessible à tout le personnel. Dans le cadre du processus d'intégration, certaines entreprises demandent aux nouveaux arrivants de déclarer qu'ils ont lu le guide, au minimum les politiques spécifiques qu'il contient.

Voici un aperçu de ce qu'il faut inclure dans votre manuel du personnel.

Politique de santé et de sécurité

Il s'agit d'une politique essentielle exigée par la loi dans de nombreux pays. Comme indiqué ci-dessus, la santé et la sécurité doivent être abordées au cours du processus d'induction. Une politique écrite explique en détail comment l'employeur entend protéger la santé et le bien-être de son personnel, et quelles sont ses responsabilités.

Exemples d'éléments à inclure dans une politique de santé et de sécurité :

• Sécurité et prévention des incendies, y compris les procédures d'évacuation
• Manutention manuelle
• Premiers secours et déclaration d'accident
• Éviter les risques (commeles chutes ou l’électrocution)
• Contrôle de l'environnement
• Conception ergonomique du poste de travail

Protection des données et politique de confidentialité

Des réglementations comme le RGPD imposent désormais aux entreprises d'exposer par écrit la manière dont elles protègent les données personnelles dans l'entreprise. Compte tenu des lourdes sanctions prévues en cas d'atteinte à la vie privée, il s'agit d'un domaine clé pour la formation des employés.

De plus en plus de personnes sont en télétravail, il est d'autant plus important que les attentes et les protocoles relatifs à la protection des données soient communiqués de manière claire et efficace. Le fait qu'une violation de données ait pu être causée par une erreur d’une personne en télétravail ne constitue pas une défense pour l’entreprise.

Une politique de protection des données et de la vie privée doit couvrir :

• Gouvernance et responsabilité dans l'organisation, y compris le rôle du Responsable de la Protection des Données (un poste requis par le RGPD)
• Comment la collecte et le stockage des données personnelles sont réduits à ce qui est absolument nécessaire
• Protocoles de confidentialité et exemples de bonnes pratiques
• Obligations du personnel
• Comment la protection des données est contrôlée et supervisée

Il est important de rappeler que la protection des données ne concerne pas seulement les systèmes et les données numériques. Les informations personnelles imprimées ou écrites sur papier doivent également être protégées. Il est important de l'inclure dans les politiques.

Un point potentiel à prendre en compte est l'élimination des documents contenant des informations sensibles. Une solution consiste à rendre obligatoire l'utilisation d'un destructeur de documents pour les papiers qui ne sont plus nécessaires.

Politique d'utilisation

L'utilisation acceptable couvre le comportement attendu en utilisant tous les équipements et systèmes de l'entreprise. Il se concentre sur les outils informatiques, et donc sur les attentes relatives à l'utilisation d’internet, des téléphones mobiles et des ordinateurs portables de l'entreprise. Cela peut aller de l'interdiction d'utiliser des appareils et des comptes à des fins personnelles à la mise en place de contenus internet interdits.

Autres politiques importantes de l'entreprise

En tant que ressource de référence pour les employés, un manuel du personnel doit inclure autant de politiques nécessaires pour couvrir tous les aspects pertinents de l'organisation et des opérations de l’entreprise. Voici quelques exemples :

• Code de conduite, y compris les politiques en matière de drogues et d'alcool, ou de comportement envers ses collègues
• Principaux détails de l'emploi, y compris la rémunération, la comptabilisation du temps, les heures de travail (y compris le travail flexible), les vacances, les congés maladie, les avantages sociaux
• Procédures de réglement de plaintes
• Déclaration de mission et de vision de l'entreprise
• Politique d'égalité des chances

Mot de la fin

Une intégration réussie est un processus inter-fonctionnel. Ce n’est pas uniquement la tâche des RH, elle ne commence pas et ne s'arrête pas avec la création de l'adresse électronique d'un nouvel employé. L’intégration réussie d’un nouvel employé est un effort de collaboration que le responsable du recrutement doit renforcer.

Pour les meilleures fournitures et équipements de bureau, ne cherchez pas plus loin et optez pour Leitz.