Le monde du travail a changé. 30 % de la main-d'œuvre britannique travaille désormais à distance au moins une fois par semaine, et un Britannique sur cinq aspire à travailler à domicile à temps plein.

Dans le même temps, 16% des entreprises sont désormais 100% en télétravail. En d'autres termes, elles ne gèrent pas de bureaux traditionnels ou de locaux commerciaux où les employés travaillent habituellement. Tout est numérique et dispersé.

Les modes de travail ayant changé, les pratiques de recrutement ont nécessairement évolué. Il y a des avantages évidents à proposer des postes en télétravail. Vous pouvez chercher plus loin dans la chasse aux meilleurs talents. Sans espace de bureau, équipement ou commodités à payer, les employés en télétravail coûtent moins cher. Il est de plus en plus évident que les salariés en employés peuvent être plus productifs.

Mais pour toute entreprise proposant des postes en télétravail pour la première fois, il y a beaucoup de choses à penser. L'informatique est en tête de liste. Le travail à distance repose sur l'utilisation des logiciels et de la connectivité appropriés pour permettre aux équipes éloignées de collaborer efficacement.

Grâce à l'informatique, les solutions permettant de travailler à distance sont désormais facilement accessibles. Mais il ne s'agit pas simplement d'ajouter un nouveau compte utilisateur au logiciel de votre choix. Comment présenter une recrue à distance à ses nouveaux collègues et faire en sorte qu'elle fasse partie de l'équipe ? Comment gérez-vous la formation et le mentorat ? Comment suivez-vous leurs progrès ?

Ces considérations font partie du processus d'intégration. Traditionnellement, tout cela aurait été fait en personne. Les nouvelles recrues rencontrent et apprennent à connaître leurs collègues en face à face, un mentor peut leur être attribué pour leur montrer les ficelles du métier, elles suivent une formation et une initiation pour se mettre à niveau.

L'intégration des employés en télétravail est une autre affaire. Elle présente des défis différents et nécessite des approches différentes. Alors, comment fait-on ? Ce guide pour l'intégration du télétravail met en évidence les éléments clés que vous devez connaître.

Quel est l'objectif de l'intégration des employés en télétravail ?

Toute nouvelle recrue a besoin de temps pour s'installer dans son rôle, se familiariser avec les processus et les méthodes de travail, s'intégrer à l'équipe, etc. Plus vite ce sera le cas, plus vite ils commenceront à travailler de manière optimale. L'intégration vise à faciliter le parcours des nouveaux arrivants pour qu'ils donnent le meilleur d'eux-mêmes.

Dans le cas de l'intégration en télétravail, vous devez prendre en compte des éléments tels que la manière dont un nouvel employé établira des relations de travail positives avec des collègues qu'il ne rencontrera jamais en personne. Ou la dépendance supplémentaire qu'ils ont vis-à-vis de l'informatique.

Les objectifs de l'intégration des employés en télétravail peuvent être résumés comme suit :

• S'assurer qu'une nouvelle recrue dispose de tout ce dont elle a besoin pour faire son travail efficacement à distance.
• Préparer le terrain pour que des relations de travail positives se forment entre la nouvelle recrue et ses collègues.
• Effectuer toutes les tâches nécessaires à l'installation de la nouvelle recrue en tant qu'employé, de l’administratif à l'informatique en passant par la formation.

Guide (checklist) d'intégration du télétravail

Il peut y avoir beaucoup de choses à penser lors de l'intégration d'un nouvel employé. De nombreuses entreprises trouvent utile de créer un processus formel qu'elles peuvent répéter avec chaque nouvelle recrue. Il s'agit alors d'établir une checklist des tâches à accomplir pour être sûr de tout couvrir.

Voici une checklist pour l'accueil des employés en télétravail.

1. Mail ou lettre de bienvenue pour les nouveaux arrivants. Une fois l'offre d'emploi acceptée, vous voudrez commencer par accueillir officiellement la nouvelle recrue dans l'équipe. Pour ce faire, vous pouvez organiser un appel vidéo ou vocal. Mais même dans ce cas, il est toujours bon d'envoyer un mail ou une lettre de bienvenue. C'est l'occasion de fournir par écrit les informations clés dont la nouvelle recrue aura besoin comme la date d'entrée en fonction, ce à quoi il doit s'attendre le premier jour, comment se connecter aux systèmes de l'entreprise, etc. C'est aussi l'occasion de faire connaître la culture de l'entreprise, d'entamer le processus d'établissement de relations et de dissiper les craintes éventuelles de l'employé. Vous pouvez le faire en répondant aux questions courantes et simplement en étant chaleureux et amical.
2. Accès aux systèmes informatiques et vérification des équipements. Le télétravail dépend fondamentalement de l'informatique. Une partie essentielle du processus d'intégration des employés en télétravail consiste à leur attribuer des profils d'utilisateur sur tous les systèmes utilisés par votre entreprise. Vous devrez également vérifier qu'ils sont à l'aise avec ces systèmes et leur fournir une formation si nécessaire. De même, vous devriez faire un audit du matériel informatique dont ils disposent. De nombreuses entreprises préfèrent fournir des ordinateurs portables et des téléphones mobiles d'entreprise aux employés en télétravail pour des raisons de sécurité. Vous pouvez aussi fournir des VPN, des pare-feu et d'autres outils de sécurité numérique qui peuvent être installés à distance sur leurs propres appareils.
3. Vérification de l'équipement du bureau à domicile. Outre l'équipement informatique, vous devez également vous assurer qu'un nouvel employé en télétravail dispose de tout ce dont il a besoin pour travailler à domicile en toute sécurité. Les évaluations ergonomiques des bureaux à domicile passent inaperçues par rapport à l'importance qu'elles ont désormais. Mais les employés en télétravail sont tout aussi susceptibles de souffrir de maux de dos, de microtraumatismes et d'autres lésions dus à une mauvaise posture. La bonne pratique dans ce domaine est d'envoyer un questionnaire lors de l'accueil pour demander des informations sur les bureaux, les chaises, la hauteur des écrans, etc. En fournissant des chaises de bureau appropriées , des rehausseurs d'écran,  et desrepose poignet, , vous aiderez les employés en télétravail à rester en bonne santé et productifs.
4. Présentez l'équipe. L'un des inconvénients du télétravail est qu'il n'est pas aussi facile pour les gens, et surtout pour les nouvelles recrues, de nouer des liens avec les personnes avec qui ils travaillent. Mais il y a des choses que vous pouvez faire pour y remédier. Cela commence dès l'intégration. Organisez un appel vidéo de groupe pour présenter l'équipe. Une fois les présentations faites en face à face (virtuellement, bien sûr), ajoutez la nouvelle recrue à tous les outils de communication utilisés par ses collègues (groupes WhatsApp par exemple). Organisez peut-être un événement social virtuel, comme un quiz, pour briser la glace.
5. Documentation et politiques de l'entreprise. L’administratif est un élément inévitable de tout processus d'intégration, à distance ou non. Dans le cas des employés en télétravail, la manière la plus efficace de traiter ce problème est d'envoyer le contrat de travail, les accords de non-divulgation et tout autre document officiel par courrier électronique ou par partage de fichiers et d'expliquer comment ils peuvent les signer numériquement. Il en va de même pour les politiques de l'entreprise qu'ils doivent lire. Plus généralement, vous pouvez partager des ressources qui donnent plus de détails sur le contexte, les valeurs et les aspirations de l'entreprise.
6. Le développement personnel. Enfin, comme indiqué plus haut, l'un des principaux objectifs de l'intégration est de faire en sorte qu'un nouvel employé soit opérationnel et donne le meilleur de lui-même le plus rapidement possible. Il y aura inévitablement une courbe d'apprentissage. Mais l'objectif de l'intégration est de la rendre aussi courte que possible. Mettez en place toute formation nécessaire le plus tôt possible après la date de début. De nombreuses entreprises aiment mettre en place des systèmes de mentorat ou de jumelage avec les nouvelles recrues, afin qu'elles puissent apprendre d'un membre expérimenté de l'équipe. Il est utile de fixer des objectifs et d'examiner régulièrement les progrès réalisés. Expliquez au nouvel employé où vous attendez qu'il en soit dans deux semaines ou dans un mois et comment il sera évalué. Et bien sûr, il faut toujours préciser qu'on peut l’aider s'ils se trouve en difficulté.

Pour un guide encore plus détaillé sur l'accueil des nouveaux employés, consultez notre Guide de démarrage pour les nouveaux employés.