Ensimmäiset kokemukset uudessa työpaikassa ovat ratkaisevia uudelle työntekijälle. Se, miten mukavalta heistä tuntuu, miten tervetulleita he tuntevat olevansa ja miten hyvin he tuntevat saavansa tukea, vaikuttaa pitkälti siihen, millainen on heidän kokemuksensa kyseisen työnantajan palveluksessa. Työntekijät, jotka ovat alusta alkaen tyytymättömiä, eivät useinkaan pysty kääntämään tilannetta. He lähtevät, ja yritys joutuu aloittamaan rekrytointiprosessin alusta, mikä aiheuttaa huomattavia kustannuksia.

Siksi työntekijöiden hyvinvointi on tärkeää, ja myönteisten suhteiden tukeminen ja vaaliminen henkilöstöön on tärkeää alusta alkaen. Siksi perehdyttämisellä on merkitystä.

Tässä työntekijän aloitusoppaassa selvitämme yksityiskohtaisesti, mitä perehdyttäminen on, mitä se kattaa ja miten se onnistuu. Tarjoamme myös hyödyllisiä käytännön vinkkejä resurssien ja laitteiden tarkistuslistojen ja kätevien ohjeiden muodossa.

Mikä on työntekijöiden perehdytysprosessi?

Kukaan ei tule uuteen työpaikkaan ensimmäisenä päivänä valmiina istumaan alas ja tekemään töitä. Yrityksen käytäntöihin, prosesseihin, IT-järjestelmiin ja siihen, mistä kaikki tarvittava löytyy, on väistämättä opeteltava. Unohtamatta uusiin kollegoihisi tutustumista ja yrityksessä liikkumista.

Tämän lisäksi on pitkä lista hallinnollisia tehtäviä, jotka liittyvät uuden aloittajan perustamiseen osaksi yritystä. Erityistehtävinä on vaikeampi määritellä, mutta yhtä tärkeää on saada uusi työntekijä tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja integroida hänet osaksi tiimiä. 

Uuden työtehtävän aloittaminen ei ole aina helppoa. On täysin luonnollista, että ihmiset tuntevat siitä ahdistusta. On kaikkien etujen mukaista tehdä kaikkensa, jotta uusi työntekijä viihtyy ja asettuu aloilleen, jotta hän voi työskennellä parhaan kykynsä mukaan ja antaa sen positiivisen panoksen, jonka vuoksi hänet on palkattu.

Onboarding on termi, jota käytetään kaikesta, mikä liittyy uuden työntekijän vastaanottamiseen ja integroimiseen. Työnantajilla on paljon mietittävää toimistotarvikkeista yritysluottokortteihin.

Yritykset kehittävät virallisia perehdyttämisprosesseja, jotta kaikki olisi mahdollisimman sujuvaa ja saumatonta, jotta asiat etenisivät nopeammin ja jotta viime kädessä lisättäisiin mahdollisuuksia siihen, että uudesta työntekijästä tulee tyytyväinen, tuottava ja menestyvä tiimin jäsen.

Ennen aloittamista

Suuri osa uuden työntekijän työhönottoon liittyvistä hallinnollisista tehtävistä voidaan tehdä jo ennen työntekijän työhönottopäivää. Etätyön lisääntyessä aloitusvaiheesta on tullut entistäkin tärkeämpi, sillä se tarkoittaa, että yhä useammat tehtävät on tehtävä digitaalisesti eikä henkilökohtaisesti.

Joitakin keskeisiä käynnistystä edeltäviä tehtäviä ovat:

• Taustatarkastusten tekeminen ja hakijan henkilöllisyyden varmistaminen
• Tarvittavien paperitöiden tekeminen, esim. sopimusten allekirjoittaminen, mahdolliset työntekijöiden salassapitosopimukset jne.
• Tietotekniikkatilien ja -oikeuksien määrittäminen, esim. yrityksen sähköposti, käyttäjäprofiilit ja salasanat jne.
• Uuden henkilön lisääminen palkkajärjestelmään ja HR-tietokantaan
• Jos uuden työntekijän on tarkoitus työskennellä työmaalla, turvallisuuspääsyjen järjestäminen, esim. digitaaliset kulkuluvat tai tiedot biometristä sisäänpääsyä varten
• Jos työntekijä työskentelee etätyönä, on tehtävä selvitys kotitoimiston laitevaatimuksista, mukaan lukien ergonominen arviointi. Kaikki tarvittava on lähetettävä hyvissä ajoin ennen aloituspäivää
• Virallisen tervetulokirjeen/-sähköpostin lähettäminen

Koulutus ja kehittäminen

Jopa ammattitaitoiset työntekijät tarvitsevat aikaa sopeutuakseen uuteen tehtävään. On väistämättä asioita, jotka heidän on opittava pidemmän ajan kuluessa kuin ensimmäisen perehdytyksen aikana, olipa kyse sitten yrityskohtaisista työskentelytavoista tai uusien laitteiden tai tietotekniikkaresurssien käyttöönotosta.

Tämä perehdyttämisprosessin viimeinen vaihe voi kestää muutamasta viikosta useisiin kuukausiin, riippuen yrityksen ja tehtävän luonteesta. Jotkut yritykset valitsevat virallisen koeajan, jolloin suoritusta ja kehitystä seurataan tietyn ajanjakson ajan, ja sen jälkeinen työsuhde riippuu tiettyjen tavoitteiden saavuttamisesta.

Vaikka yritys ei lähtisikään koeajalle, on tavallista, että tarkastuspisteet suunnitellaan etukäteen - esimerkiksi kuukauden, kolmen kuukauden ja kuuden kuukauden kohdalla. Niitä käytetään edistymisen ja suoritusten arviointiin, mutta myös uusien tulokkaiden kanssa käytäviin keskusteluihin, joissa kuullaan heidän näkemyksiään siitä, miten he ovat sopeutuneet. 

Yritys voi valita, miten se järjestää uusien työntekijöiden koulutusta. Siihen voi kuulua nykyisen työntekijän seuraaminen tai hänen käyttäminen mentorina, henkilökohtainen opetus, etäopiskelu, ulkoiselle koulutuskurssille lähettäminen tai mikä tahansa näiden yhdistelmä. 

Uuden henkilöstön perehdyttämisen tarkistuslista

Kuten huomaat, uuden henkilöstön tehokkaassa perehdyttämisessä on paljon pohdittavaa. Selkeä suunnitelma auttaa. Samoin on tärkeää, että sinulla on tarkistuslista asioista, jotka sinun on toimitettava, jotta mitään ei jää huomaamatta.

Ihmiset tarvitsevat erilaisia laitteita ja resursseja voidakseen tehdä työnsä kunnolla. Aikoinaan, kun lähes kaikki työskentelivät yrityksen tiloissa, pidettiin itsestään selvänä, että yritys tarjoaa kaiken tämän.

Etätyön yleistymisen myötä tästä on kuitenkin tullut enemmänkin harmaata aluetta. Oletatko, että uusilla alokkailla on omat laitteet, joilla he voivat työskennellä? Että heillä on kaikki tarvitsemansa paperitavarat ja muut toimistotarvikkeet?

Työnantajana on parempi olla olettamatta mitään. Kun teet ennen uuden työntekijän aloittamista selvityksen siitä, mitä hänellä on ja mitä hänellä ei ole, voit korjata mahdolliset puutteet.

Tässä on esimerkki siitä, miltä perehdyttämisen tarkistuslista voisi näyttää. Se on kätevä resurssi, jonka avulla etätyöntekijät voivat kysyä, mitä he tarvitsevat. Se toimii myös muistutuksena siitä, mitä uusille työntekijöille on tarjottava, kun he tulevat toimistoon.

Uuden aloittajan IT-tarkistuslista

Puhelin

• Yrityksen matkapuhelin- tai BYOD-avustus
• Pöytäpuhelin
• VOIP/pehmeä puhelin
• Yrityksen vastaaja

IT-laitteisto

• Pöytätietokone
• Kannettava tietokone
• Näyttö
• Näppäimistö ja hiiri
• Webkamera
• Muistitikut

Sähköposti

• Käyttäjätili 
• Pääsy yrityksen postilaatikkoon

Ohjelmistot ja sovellukset

• Lataukset ja asennukset
• Uudet käyttäjätilit - käyttäjätunnus ja salasanat
• Pilvituottavuus - Microsoft Office 365, Google-työasemat
• Yhteistyöratkaisut - Teams, Slack
• Henkilökohtainen ja jaettu tallennus - Dropbox, OneDrive, Google Drive

Verkko ja turvallisuus

• Langaton reititin
• VPN
• Palomuurit
• Haittaohjelmien torjunta
• Lukituksen ja näytön yksityisyydensuodatin

Kotitoimiston laitteiden tarkistuslista

Toimistolaitteet

• Tulostin
• asiakirjatuhooja, paperisilppuri

Paperitavarat

• Muistilaput ja muistikirjat
• Muistilista

Arkistointi ja varastointi

• Säilytyslaatikot
• Työpöydän järjestäjät
• Rengaskansiot ja kansiot

Tarkistuslista ergonomian parantamiseksi työpaikalla

Monissa maissa työnantajilla on lakisääteinen velvollisuus suojella työntekijöitä työtapaturmilta. Kyse ei ole vain teollisuuden raskaiden koneiden terveys- ja turvallisuussuojasta. Sitä sovelletaan kaikenlaisiin työpaikkoihin, myös toimistoihin ja kotitoimistoihin.

Toimistotyöntekijöiden suurin terveysriski johtuu pitkäkestoisesta, tuntikausia paikallaan istumisesta. Vää asento tai väärässä asennossa istuminen voi johtaa tuki- ja liikuntaelinten vammoihin. 

Siksi ergonomiasta on tullut niin tärkeää. Ergonomia on työtilan tarkoituksellista järjestämistä ja laitteiden suunnittelua, jotta kehoon kohdistuvaa rasitusta voidaan vähentää. Ergonomisesti suunniteltu työpiste parantaa myös käyttömukavuutta, ja mitä mukavampi henkilö on työssä, sitä tuottavampi hän on. Terveellinen työympäristö on siis olennaisen tärkeä riippumatta siitä, työskenteleekö työntekijä toimistossa, kotona vai liikkeellä.

Ergonomisen tuotteen tärkein kriteeri on käytettävyys ja mukautuminen eri käyttäjien tarpeisiin. IGR Institute of Health and Ergonomics on tutkinut perusteellisesti Leitzin tuotteet, joille on myönnetty IGR-laatusinetti. Koska olemme kaikki erikokoisia ja erimuotoisia, ergonominen työtila on suunniteltava yksilöllisesti sopivaksi. Tiedämme, että kukaan ihminen ei ole samanlainen, mutta kaikki ansaitsevat silti yhtä hyvät työolot! Ergonomisen työtilan luominen olisi siis järjestettävä alusta alkaen osana perehdyttämisprosessia. Tiloissa työskentelevälle uudelle henkilöstölle tämä voidaan tehdä ergonomisen arvioinnin avulla heti ensimmäisenä päivänä. 

Kotona työskenteleville ergonominen arviointi on yhtä tärkeää, ja se on todennäköisesti suoritettava etänä. Tämä voidaan tehdä osana käynnistystä edeltävää prosessia. Näin voidaan antaa lisäneuvontaa, tukea tai varusteita ajoissa ennen koulun alkamispäivää.

Kuinka perustaa ergonominen kotitoimisto

Etätyön yleistymisen myötä kotitoimiston perustaminen on yhä tärkeämpää, joten olemme laatineet tarkistuslistan asioista, joita tarvitaan, jotta kotitoimisto olisi ergonomisesti turvallinen ja mukava uudelle aloittajalle.

Näyttöjen sijoittaminen silmien korkeudelle

Tietokoneen näyttö tai kannettavan tietokoneen näyttö on nostettava niin, että se on 90 asteen kulmassa käyttäjän silmiin nähden. Näin pää pysyy samalla tasolla ja niskan rasitus on mahdollisimman pieni.

Voit parantaa näyttöasentoa muun muassa seuraavilla tavoilla:

• Kannettavan tietokoneen jalusta, joka nostaa näytön korkeutta kannettavan tietokoneen ollessa "auki"
• Korkeussäädettävä monitoriteline
• Korkeussäädettävä toimistotuoli

Ranteita tukevat tuet

Ranteiden toistuvat rasitusvammat ovat yleinen ongelma ihmisille, jotka käyttävät paljon aikaa näppäimistön ja hiiren kanssa. Riskejä voidaan vähentää tukemalla ranteita ja parantamalla käsivarsien asentoa työskentelyn aikana. 

Kädet ja ranteet ovat pään tavoin mukavimmassa ja rasittamattomimmassa asennossa, kun ne ovat suorassa 90 asteen kulmassa vartalosta. Ranteen asennon pitäminen suorana ehkäisee hankalia kirjoituskulmia ja auttaa ylläpitämään korkean suorituskyvyn pitkään. Tämä edellyttää istuma-asennon ja työpöydän pinnan korkeuden yhteensovittamista. Tämä voidaan saavuttaa käyttämällä:

• Korkeussäädettävä toimistotuoli
• Pehmustetut rannetuet, jotka antavat tukea näppäimistöllä kirjoitettaessa
• Pehmustettu hiirimatto tarjoaa tukea hiirtä käytettäessä

Parantaa ryhtiä ja selän tukemista

Vastoin yleistä uskomusta istuminen pöydän ääressä pystyasennossa ei ole paras mahdollinen asento. Jopa tuettuna se rasittaa selkää ja vatsalihaksia, jotta pysyt suorassa. Et myöskään halua olla kyyristynyt.

Jos mahdollista, istu niin, että selkäsi on täysin kosketuksissa selkänojaan. Tämä tukee selkää täysin ja antaa painottomuusvaikutuksen, joka vähentää selkärankaan kohdistuvaa painetta. Rento ja siten ergonominen istuma-asento on hieman taaksepäin 90 asteen kulmassa. Tämä voidaan saavuttaa käyttämällä:

• Nojaava toimistotuolia
• Jalkatuet, jotka nostavat jalkoja hieman ylöspäin ja rentouttavat jalka- ja selkälihaksia

Aktiivisena pysyminen

Yksi tärkeimmistä työergonomian periaatteista on se, että kukaan ei saa olla samassa asennossa liian pitkään. Pitämällä säännöllisiä taukoja ja liikkumalla vältät lihasten väsymisen tai kehon osien kohtuuttoman rasituksen. Samalla liikkuminen edistää hyvää verenkiertoa. Avain mukavaan työasentoon on vaihtelevuus: 60% työpäivästäsi tulisi viettää istuen, 30% seisten ja 10% liikkuen.

Sen lisäksi, että nouset ylös ja poistut työpöydältäsi, on olemassa keinoja pysyä aktiivisena työn ohessa. Joitakin yksinkertaisia ratkaisuja ovat:

• Vaihtaminen istuvan ja seisovan työpöydän välillä. Tämä onnistuu helposti käyttämällä korkeussäädettävää työtasoa, joka nostaa ja laskee työtasoa istuessasi ja seistessäsi. Voit myös lisätä erityisen sit stand -jakkaran, joka nousee korkeussuunnassa, jotta sinulla on jotain, johon nojata, kun työskentelet seisten
• Joogapallon tai jumppapallon päällä istuminen. Vaihtaminen toimistotuolista joogapalloon lyhyiksi ajoiksi aktivoi jalka- ja vartalolihaksia työskentelyn aikana
• Käytä nilkkakeinujalkatukea. Jalkojen keinuttaminen edestakaisin jalkatuen päällä edistää jalkojen hyvää verenkiertoa
• Leitzin aktiivipallot ja -tuolit on suunniteltu tarjoamaan mukavuutta ja kannustamaan liikkumiseen, ja ne voivat olla täydellinen ratkaisu uudelle aloittelijalle

Mitä uusille työntekijöille tarkoitetun henkilökunnan käsikirjan tulisi sisältää?

Sen lisäksi, että uuden työntekijän kanssa käydään läpi perehdyttämisprosessi, on myös erittäin hyödyllistä antaa hänelle kaikki asiaankuuluvat tiedot käsikirjassa tulevaa käyttöä varten. Kun otetaan huomioon, kuinka paljon käsiteltävää on, olisi epärealistista odottaa, että kukaan muistaisi kaikki tiedot, jotka hänelle on annettu perehdytyksen aikana.

Työntekijöiden käsikirja on lisäksi hyödyllinen resurssi, jonka avulla voidaan jakaa kaikki sellaiset toimintaperiaatteet, jotka yrityksen on lain mukaan oltava saatavilla kirjallisina.

Henkilöstön käsikirja on nykyään helpoin tapa julkaista verkossa, ja koko henkilökunnalla on pääsy siihen. Jotkut yritykset pyytävät uusia työntekijöitä osana työhönottoprosessia ilmoittamaan, että he ovat lukeneet käsikirjan tai ainakin tietyt siihen sisältyvät käytännöt.

Tässä on yleiskatsaus siitä, mitä henkilöstön käsikirjaan kannattaa sisällyttää.

Terveys- ja turvallisuuspolitiikka

Tämä on keskeinen toimintatapa, jota edellytetään laissa monissa maissa. Kuten edellä todettiin, terveyttä ja turvallisuutta olisi käsiteltävä perehdyttämisprosessin aikana. Kirjallinen toimintapolitiikka tukee tätä yksityiskohtaisella selityksellä siitä, miten työnantajana toimit henkilöstön terveyden ja hyvinvoinnin suojelemiseksi, mitkä ovat henkilöstön velvollisuudet ja kuka on vastuussa mistäkin.

Esimerkkejä terveys- ja turvallisuuspolitiikkaan sisällytettävistä asioista ovat:

• Paloturvallisuus ja palontorjunta, mukaan lukien evakuointimenettelyt
• Manuaalinen käsittely ja esilletuominen
• Ensiapu ja onnettomuuksista ilmoittaminen
• Vaarojen välttäminen (esim. kompastumiset, putoamiset, sähkövaarat)
• Ympäristövalvonta
• Ergonominen työpisteen suunnittelu

Tietosuoja ja yksityisyyden suoja

Yleisen tietosuoja-asetuksen kaltaisten asetusten mukaan yritysten on nyt lakisääteisesti määriteltävä kirjallisesti, miten ne suojaavat henkilötietoja koko yrityksessä. Koska tietosuojarikkomuksista määrätään ankaria rangaistuksia, tämän olisi oltava työntekijöiden koulutuksessa keskeisellä sijalla.

Kun yhä useammat ihmiset tekevät etätyötä kotoa käsin, on entistäkin tärkeämpää, että tietosuojaan liittyvistä odotuksista ja menettelyistä tiedotetaan selkeästi ja tehokkaasti. Yritys ei voi puolustautua sillä, että tietoturvaloukkaus on saattanut johtua kotoa käsin työskentelevän henkilön tekemästä virheestä.

Tietosuoja- ja yksityisyydensuojapolitiikan tulisi kattaa:

• Hallinnointi ja vastuu koko organisaatiossa, mukaan lukien tietosuojavastaavan rooli (GDPR:n edellyttämä asema)
• Miten henkilötietojen kerääminen ja tallentaminen minimoidaan ehdottoman välttämättömään
• Yksityisyyden suojaa koskevat pöytäkirjat ja esimerkkejä parhaista käytännöistä
• Henkilöstön velvollisuudet
• Miten tietosuojaa seurataan ja valvotaan

On myös tärkeää muistaa, että tietosuoja ei koske vain digitaalisia järjestelmiä ja tietoja. Myös paperille tulostetut tai kirjoitetut henkilötiedot on suojattava. On tärkeää muistaa sisällyttää tämä käytäntöihin.

Yksi mahdollinen ongelmakohta on arkaluonteisia tietoja sisältävän paperityön hävittäminen. Yksi ratkaisu on velvoittaa käyttämään paperisilppuria kaikelle paperityölle, jota ei enää tarvita.

Hyväksyttävää käyttöä koskeva politiikka

Hyväksytty käyttö kattaa odotettavissa olevan käyttäytymisen yrityksen kaikkien laitteiden ja järjestelmien käytössä. Siinä keskitytään tietotekniseen omaisuuteen, eli odotuksiin, jotka liittyvät yrityksen matkapuhelinten, kannettavien tietokoneiden, sähköpostin, internetin jne. käyttöön. Se voi vaihdella laitteiden ja tilien käyttökiellosta henkilökohtaisiin tarkoituksiin kiellettyyn internet-sisältöön jne.

Muut tärkeät yrityksen toimintaperiaatteet

Henkilöstökäsikirjan on oltava työntekijöille tärkeä hakuteos, ja sen olisi sisällettävä niin monta toimintaohjetta kuin katsot tarpeelliseksi, jotta se kattaa kaikki yrityksen toiminnan ja organisaation olennaiset osat. Esimerkkejä voisivat olla:

• Käytäntösäännöt, mukaan lukien yhtiön huumausaineita ja alkoholia koskevat käytännöt sekä käyttäytyminen muita työtovereita kohtaan
• Keskeiset työsuhdetiedot, mukaan lukien palkka, työajanseuranta, työaika (mukaan lukien joustava työaika, jos mahdollista), lomat, sairausloma, työsuhde-etuudet
• Valitus- ja valituksen aihemenettelyt
• Yrityksen toiminta-ajatus ja visio kulttuurista
• Yhdenvertaisia mahdollisuuksia koskeva politiikka

Yhteenveto

Onnistunut perehdyttäminen on monialainen prosessi. Se ei ole pelkästään henkilöstöhallinnon tehtävä, eikä se ala ja lopu IT-tietojärjestelmään, kun uudelle työntekijälle luodaan sähköpostiosoite. Uuden työntekijän onnistunut aloitus on yhteistyöpyrkimys, jota palkkaavan johtajan on tuettava.

Parhaat toimistotarvikkeet ja -laitteet löydät Leitziltä.