5 ideaa vähentämään häiriöitä toimistossa ja lisäämään tuottavuutta

10 vuotta sitten yrityksien haasteet toimistojen suunnittelussa olivat hiukan erilaiset. Mikäli yrityksellä oli "pääkonttori", sen läheisyys eri kaupunginosiin ja hyvät liikenneyhteyden olivat ehdoton edellytys.  

Työntekijöille, jotka työskentelivät keskitetysti samassa rakennuksessa, tilanhallinta oli avainkysymys. Se oli taiteilua, jossa maksimoitiin henkilömäärä minimitilaan, menettämättä kuitenkaan toiminnallisuutta. Mikäli työntekijä työskentely suurimman osan työpöydän äärellä, suunnitteluvaatimuksiin kuului pysyvä mukavuus.

Nykyään yhteistyö- ja sosiaalisen median tekniikoiden vetämät työpaikat ovat muuttunut ja myös toimistotyöntekijöiden asenteet ovat muuttuneet.

Joillekin organisaatioille ihanne on edelleen keskitetty työpaikka, kun taas toiset ovat omaksumassa epävirallisemman, mutta yhteistyöhaluisemman tilan, jossa ideoita voidaan vaihtaa.

Nykyään voimme valita millaiseen toimistoon haluaisimme mennä. Henkilösto on nykyään kuin asiakkaat, joista kilpaillaan. Mikäli kotisi on miellyttävämpi ja parempi paikka työskennellä kuin toimisto, päätät jääda kotiin. Esimerkkinä tästä on Instagram toimisto Kaliforniassa, jota Fortune Magazine on kuvaillut ‘selfien arvoiseksi’.

Tässä 5 vinkkiä vähentämään toimistossa tapahtuvaa häirintää:

1. Vähennä toimiston melutasoa

Ympäristön melutasot nousevat nopeasti, etenkin avoimissa toimistoissa, joissa ääni voi kulkea pitkiä matkoja. Valkoista kohinaa voidaan levittää toimiston meluisiin alueisiin, mutta käytännöllisempi lähestymistapa on vähentää päivittäisen toimistotyöskentelyn aiheuttamia melutasoja.

• Jos kopiokone tai tulostin on meluisa, pyydä huolto. Tai jos paperintuhoojat häiritsevät, vaihda ne uusiin hiljaisempiin malleihin ja muista säännöllinen öljyäminen. 
• Jos yllättävistä käytäväkokouksista tulee häiriötekijä, on hyvä varmistaa mikä on kokouksen tarkoitus ja voidaanko sopia virallinen kokous sille tarkoitetussa tilassa. Näin käytäväkokouksista saadaan ehkä tuottavampia.
• Jos sinua häiriköidään liian useasti, voit myös mainita asiasta. Tai voit ottaa kuulokkeet käyttöösi, jolloin annat vihjeen keskittymisestäsi ja estät toimistokohinahäiriöitä.

2. Poista sosiaalisen median ilmoitukset käytöstä

Sähköpostit, puhelut ja intranet-järjestelmät tuottavat tyypillisesti ilmoituksia ja hälytyksiä saadakseen sitä käyttävän toimistotyöntekijän huomion, lisäksi vielä yritystyökalut, kuten Skype for Business tai Facebook. Näistä johtuen on vaikeaa keskittyä käsillä olevaan työhön irrottamatta Ethernet-kaapelia kannettavasta tietokoneesta tai poistamalla käytöstä WiFi!

Ehkä on aika harkita sovelluksesi ja sosiaalisen median ilmoitusasetuksia. Jos huomaat häiriintyväsi Whatsapp-, Facebook- ja LinkedIn-ilmoituksista, jotka eivät tuota lisäarvoa päivällesi, yritä poistaa ne muutaman päivän ajan.

3. Siivoa pöytäsi

Työntekijöiden henkilökohtaisella ympäristöllä on suuri vaikutus tuottavuuteen. Yhä useammat yritykset kiinnittävät huomiota työntekijöidensä työpisteisiin ja toteuttavat puhtaan pöydän käytäntöjä.

Tämä on joukko sääntöjä, jotka määrittelevät, kuinka työntekijöiden tulisi käyttää työtilojaansa, kuten tiedostojen järjestämistä, muistilappujen käyttöä ja paperien säilyttämistä.

Selkeän pöydän saaminen on upea ensimmäinen askel tuottavuuden lisäämisessä, mutta voisiko yritykset tehdä enemmän? Sit-stand -työasemat ovat monien yritysten hyödyntämiä. Niiden paitsi sanotaan lisäävän tuottavuutta, mutta ne myös parantavat asentoa ja selkäkipuja, jotka liittyvät pöydällä istumiseen, jonka monet työntekijät elävät päivittäin. Tämä epämukavuus voi olla erittäin häiritsevää ja voi nähdä henkilöstön irtisanoutuneena työstä tietyn ajanjakson ajan.

4. Pitopalvelu “Search for Food”

Toimistotyöntekijät, jotka pyrkivät tyydyttämään nälän työpöydän äärellä, käyttävät usein välipala-automaatteja. Kulku automaatille voi luoda melua sinänsä, mutta makeisten, suklaiden ja hiilihappojuomien tuottamien sokeripiikkien vaikutukset ovat paljon suurempi syy huolenaiheisiin ja toimintojen häiriintymiseen.

Energiaa hitaasti vapauttavien hedelmien ja pähkinöiden tarjoaminen henkilöstölle on parempi vaihtoehto.

5. Hot Desk vastaanotto- ja kokoustilan yhteyteen liittyvät ongelmat

Millään ei ole suorempaa vaikutusta tuottavuuteen kuin liitettävyysongelmilla. Unohdetut virtalähteet, puuttuvat ethernet-kaapelit ja vieras WiFi-salasanan pyynnöt ovat yleisiä tapauksia, jotka aiheuttavat häiriöitä monissa kokoustiloissa ja työpaikoilla.

1. Harkitse yleisten telakointiasemien tarjoamista pikkupöydillesi, jotta vierailijoiden ei tarvitse tuhlata aikaa yrittää muodostaa yhteyttä näppäimistöön ja näyttöön.
2. Aseta laminoitu kirjautumisohje näkyville.
3. Varmista, että jokaisessa kokoustilassa on valikoima HDMI, USB-C, Thunderbolt ja Mini DisplayPort -sovittimia, jotta jokainen voi muodostaa yhteyden kokoustilaprojektoriin käynnistämättä aarteenetsintäpelia, johon kaikki toimistossa osallistuvat!

Avotoimisto

Viimeisen 40 vuoden aikana suosituimmat toimistosuunnittelut ovat olleet kabinetit ja avotoimistot - molemmilla on haittoja. Kopit voivat olla ahtaita, persoonattomia ja toimistomelu voi häiritä työntekijöitä, kun he eivät näe mistä se tulee.

Avotoimistolla on etuja, kun luodaan yhteistyötila ja johdolle annetaan visuaalinen kuva siitä mitä kukin tekee. Yleisimmin ilmoitetut haitat ovat puhelujen melu, yleinen toimistokeskustelu, laitteista tuleva melu ja yksityisyyden puute. Jaetussa valossa ja lämmössä on myös ongelmia.

Yrityspsykologi Matthew Davis havaitsi, että vähentynyt keskittymisaste ja lisääntynyt stressin esiintyvyys ovat paljon yleisempiä avotoimistoissa. Samalla Queenslandin teknillinen yliopisto väittää, että 90% tutkimuksista osoittaa avoimen suunnitelman liittyvän korkeampaan stressiin ja verenpaineeseen.

Leitz kysyi 800 hengen ryhmältä, millainen oli heille mieluisin toimistotila.

Tutkimuksen mukaan 25% työskentelee suljetussa yhden henkilön toimistossa - suhteellisen vanha profiili - mutta yli 50 prosentilla olisi suljettu toimisto heidän ensisijaisena ympäristönä.

Toimistotyöntekijät palaavat yhä enemmän omaan sisätilaansa etsiessään melun vähentämiseen kuulokkeitaan, jos heillä ei ole mahdollisuutta löytää meluneristystä yksityisestä toimistosta. Vaikka vain 25% vastaajista sanoi, että tämä on hyväksyttävää, kun he työskentelevät, sitä tulisi tarkastella vuosituhansien nousun yhteydessä työpaikoilla. Heille kuulokkeet ja korvalaput melun estämiseksi ovat osa jokapäiväistä työpukua.

Toimiston tuottavuus

Työntekijä keskeytetään toimistossa keskimäärin 3 minuutin välein. Huomioiden tämä korkea häiriötaso toimistossa, on hiukan ironista että työnantaja on enemmän huolissaan häiriötekijöistä, joita henkilöt kokevat ollessaan etätyössä ja kotitoimistossa. 

Leitz tutkimuksen mukaan keskeytyksien puuttuminen on yksi syy etätyöhön kotona ja toinen syy on työmatkan poistuminen.Vapaus ‘työskennellä kaikkialla’ voi olla myös pelottavaa. Ja jos työn laatu ja määrä laskee etätyössä, siihen on puututtava ja oikea henkilö sen puuttumiseen olet sinä itse.

Ipsosin ja Steelcase Workspace Futures Team -yrityksen tekemä tutkimus osoitti, että 85%: lla työntekijöistä Yhdysvalloissa, Euroopassa ja Aasiassa on vaikea keskittyä työhön.

Huomioiden, että henkilöt ovat palkattu työhönsä tämä on huono uutinen. Kyselyyn osallistuneista käytännössä kaikki sanoivat, että yksityinen työskentely oli heille tärkeää, mutta vain 41% sanoi, että heille tarjottiin tämä mahdollisuus. Joka kolmas pyydetyistä joutui poistumaan toimistosta saadakseen työnsä päätökseen.

Hyvä uutinen toimistossa suurimman osan ajasta viettäville ihmisille, on se, että nykyaikaiset toimitussuunnittelijat tunnistavat tavanomaisen toimiston puutteet.