Työntekijöiden hyvinvointi on viime vuosina noussut etualalle. Joustavien työaikajärjestelyjen luomiseen on kiinnitetty enemmän huomiota, jotta työntekijät saisivat enemmän itsenäisyyttä ja vapautta sovittaa työnsä henkilökohtaiseen elämäänsä.

Tämän myötä etätyö, hybridityö ja joustavat työajat ovat lisääntyneet. Osana näitä joustavia työtapoja myös työpöydän vaihtamisesta on tullut yhä suositumpaa. Mutta mitä hot desking tarkalleen ottaen on, ja voiko siitä olla hyötyä yrityksellesi?

Mitä on Hot Desking?

Vaikka hot desking on kasvattanut suosiotaan viime vuosina, se on ollut käytössä jo vuosikymmeniä. Kun yritys ottaa käyttöön hot desking-työskentelyn, työntekijöillä ei ole yhtä kiinteää työpistettä. Sen sijaan he jakavat työpöydät joko varaamalla tietyn työpisteen tai valitsemalla sellaisen heti toimistoon saapuessaan.

Hot Deskingin edut

Yhteistyö

Hot desking voi auttaa luomaan työpaikalle entistä yhteistyökykyisemmän kulttuurin. Perinteisessä toimistossa yksilöt ja tiimit voivat eristäytyä ja eristäytyä muusta työvoimasta. Hot deskingin avulla ihmiset voivat kuitenkin liikkua toimistossa, istua ja työskennellä sellaisten ihmisten kanssa, joiden kanssa he eivät ehkä muuten olisi olleet tekemisissä. Tämä voi johtaa luovempiin ideoihin, innovaatioihin ja parempaan tuottavuuteen.

Viestintä

Hot desking voi parantaa työntekijöiden välistä viestintää. Kun ihmiset ovat ketterämpiä ja tottuneempia liikkumaan toimistossa, he puhuvat todennäköisemmin henkilökohtaisesti muiden työntekijöiden kanssa. Tämä voi tarkoittaa parempia keskusteluja kuin sähköpostin tai pikaviestin lähettäminen. Kasvokkain tapahtuva viestintä voi olla tehokkaampaa ja nopeuttaa ratkaisun löytämistä, ja sen avulla vältetään kirjallisessa viestinnässä ilmenevien vivahteiden katoaminen.

Hot desking voi myös tarkoittaa sitä, että ihmiset tutustuvat muihin työntekijöihin, joiden kanssa he eivät ehkä muuten olisi voineet keskustella. Kaiken kaikkiaan tämä parempi viestintä voi johtaa onnellisempaan ja ystävällisempään työvoimaan ja lisätä tuottavuutta.

Siistit työtilat

Hot desking voi johtaa siistimpiin työtiloihin. Kun työntekijä tietää, että hän vaihtaa työpöytää seuraavana päivänä, hän ei anna epäjärjestyksen ja paperitöiden kerääntyä työpöydälleen. Sen sijaan ihmisten on pidettävä työpisteensä siistinä ja järjestyksessä. Tämä voi puolestaan johtaa siihen, että ihmiset työskentelevät tuottavammin ja tehokkaammin, koska heillä ei ole häiriötekijöitä, jotka johtuvat sekavasta työpöydästä. Siisti työtila tarkoittaa, että ihmiset voivat keskittyä paremmin työhönsä ja pysyä järjestyksessä.

On tärkeää, että yritys tarjoaa oikeat välineet, jotka auttavat työntekijöitä pitämään työtilansa siistinä. Kannettava säilytyslaatikko tarjoaa yksilöille ratkaisun, jonka avulla he voivat pitää tarvikkeensa, kuten toimistotyökalut, kynät ja muistiinpanovälineet, yhdessä paikassa. Leitz Cosy kannettavan säilytyslaatikon käytännöllisen kahvan ansiosta sitä voi kuljettaa kätevästi työpöydältä toiselle, joten se on ihanteellinen hot desking -tiloissa.

Työntekijöiden joustavuus

Kun yhä useammat yritykset ottavat käyttöön joustavia työtapoja, hot desking voi auttaa etätyöntekijöitä osallistumaan helpommin toimistokulttuuriin. Saattaa olla, että tietyt työntekijät työskentelevät pääasiassa etätyönä, mutta haluavat ehkä tulla silloin tällöin toimistoon. Perinteinen toimisto, jossa jokaisella on vakituinen työpöytä, saattaa tarkoittaa, että etätyöntekijöiden käytössä ei ole ylimääräistä tilaa. Hot desk -käytäntö tarkoittaa kuitenkin sitä, että toimistossa on tilaa näille työntekijöille, jos he sitä tarvitsevat. Tämä voi auttaa heitä tuntemaan itsensä enemmän osaksi tiimiä ja antaa heille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä ja kommunikoida paremmin tiimin kanssa.

Hot desking voi myös kannustaa mobiili ja etätyöskentelyyn, koska yksilöiden ei tarvitse enää olla aina omassa työpisteessään. Tämä voi parantaa työntekijöiden hyvinvointia, kun he voivat hyödyntää joustavampaa työskentelyä työn ja vapaa-ajan tasapainon parantamiseksi.

Kustannustehokas

Käyttämätön tila tarkoittaa hukkaan heitettyä rahaa. Yhä useammat yritykset ottavat käyttöön hybridityökäytäntöjä, joten on epätodennäköistä, että koko työvoima on toimistossa yhtä aikaa. Tämä tarkoittaa, että suurissa toimistoissa pöydät tyhjenevät säännöllisesti. Hot desking tarkoittaa, että yritykset voivat pienentää toimistojaan ja säästää rahaa puolityhjien suurten rakennusten vuokraamisesta. Yritykset voivat löytää itselleen sopivan kapasiteetin - olipa kyse sitten siitä, että toimistossa voi olla kerralla 50 prosenttia, 60 prosenttia tai 80 prosenttia työntekijöistä.

Hot deskingin käyttöönotto voi olla kustannustehokasta yrityksille myös silloin, kun työntekijät työskentelevät tehtävissä, jotka edellyttävät, että heidän on säännöllisesti osallistuttava kokouksiin tai tapaamisiin muualla kuin toimistossa. Heidän tehtävänsä saattaa edellyttää, että he ovat osan ajasta toimistossa suorittamassa tiettyjä tehtäviä tai paperitöitä - hot desking tarkoittaa, että yritys ei tuhlaa tilaa osoittamalla vakituisia työpöytiä henkilöille, jotka työskentelevät suuren osan ajasta toimiston ulkopuolella.

Hot Deskingin haitat

Siivouspolitiikka

Hot desking edellyttää tiukempia siivouskäytäntöjä. Erityisesti pandemian aikana on tärkeää, että työasemat puhdistetaan ja desinfioidaan jokaisen käyttäjän välillä. Yrityksen on ilmoitettava, kuka tästä vastaa, onko se siivousryhmä, joka puhdistaa kaikki työpisteet joka päivän lopussa, vai työpöytää käyttänyt henkilö. Oikeat laitteet ja puhdistusaineet on hankittava ja koulutusta on annettava.

Pandemiaan liittyvän siivouksen lisäksi yksilöiden on myös pidettävä työpisteensä yleisesti puhtaana ja siistinä, jotta ne ovat valmiina seuraavaa käyttäjää varten. Yrityksen on ehkä laadittava ohjeet työpöydän palauttamista varten, kuten laitteiden sijoittaminen takaisin paikoilleen, roskien poistaminen ja murujen tai ruokatahrojen siivoaminen. Jos työpisteen siivoaminen työpäivän päätyttyä jää laiskaksi, se voi aiheuttaa vihamielisyyttä työntekijöiden keskuudessa.

Häiriöt

Jotkut työntekijät haluavat mieluummin oman henkilökohtaisen työpisteen, jonka he voivat määrittää juuri haluamallaan tavalla. Työpöydän päivittäinen siirtäminen voi siis aiheuttaa häiriöitä, kun heidän on sopeuduttava uuteen työpisteeseen tai otettava aikaa työpöydän asentamiseen heille sopivalla tavalla. Työskentely uuden työpöydän ääressä joka päivä voi häiritä työntekijöiden rutiineja, ja voi kestää jonkin aikaa sopeutua työskentelemään uudessa ympäristössä tai uusien ihmisten parissa.

Ergonomiset vaatimukset

Jokaisella yksilöllä on erilaiset vaatimukset oikean ergonomisen työpisteen suhteen. Tähän liittyy heidän tarpeisiinsa parhaiten sopivat ergonomiset toimistotuolit, näytön ja näppäimistön sijainti sekä työpöydän korkeus. Kun ihmiset työskentelevät jatkuvasti eri työpöydissä, he saattavat huomata, että laitteita ja näyttöjä ei ole säädetty oikein heidän ihanteellisen ergonomiansa kannalta, mikä voi johtaa päänsärkyyn työssä ja muihin työtapaturmiin, kuten lihasvenähdyksiin.

Ratkaisu on mukautuva työpisteen ergonomia. Säädettävän kannettavan tietokoneen jalustantai säädettävän näytön jalustan avulla työntekijät voivat sijoittaa näytöt tarpeidensa mukaiselle korkeudelle. Yritykset voisivat myös tarjota istuintyynyjä ja jalkatukia työpöydissä käytettäväksi, jotta ihmiset voivat luoda mukavan työtilan jokaiselle työpöydälle, jossa he työskentelevät. Työpisteiden ergonomisen suunnittelun huomioon ottaminen ja niiden mukauttaminen kullekin yksilölle voi auttaa ehkäisemään särkyjä ja kipuja, jotka voivat johtua virheellisestä työpöytäergonomiasta.

 

IT-vaatimukset

Hot desking saattaa vaatia yrityksiltä muutoksia tietoteknisiin järjestelyihin. Jos olet aiemmin käyttänyt pöytätietokoneita, saatat joutua hankkimaan työntekijöille kannettavia tietokoneita, jotta heidän on helpompi liikkua toimistossa. Tämän lisäksi sinulla on oltava oikeat resurssit, jotta ihmiset voivat helposti muodostaa yhteyden verkkoon jokaisesta työasemasta. Jos työntekijät käyttävät puhelimia työtehtävissään, sinun on ehkä keksittävä ratkaisu kannettavaan tietokoneeseen liitettävän verkkovierailupuhelimen tarjoamiseen, jotta he voivat säilyttää oman numeronsa, mutta ovat tavoitettavissa mistä tahansa, missä he työskentelevätkin.

Saatat myös tarvita ohjelmistoja hot deskingin organisoimiseksi, esimerkiksi siten, että ihmiset voivat varata työpöytiä ja kirjata, missä ihmiset työskentelevät tiettyinä päivinä, jotta muut työntekijät voivat löytää heidät.

Toimiiko Hot Desking yrityksessänne?

Hot desking voi tuoda yritykselle monia etuja, mutta se ei sovi kaikille. On tärkeää kommunikoida työntekijöiden kanssa ennen kuin otat käyttöön hot desking-työskentelyn, jotta voit selvittää, mikä heidän mielestään sopisi heille. Saattaa olla, että kokeilet hot deskingia ensin yhdessä tiimissä ja sitten joko laajennat sitä koko yritykseen, jos se on menestys, tai vähennät sitä, jos ongelmia ilmenee. Saattaa olla, että tietyt työtehtävät yrityksessäsi, kuten teknisemmät työtehtävät, jotka vaativat monimutkaisemman työaseman, edellyttävät pysyvää työpöytää. Saattaa kuitenkin olla hyödyllistä sallia myös muiden, joustavampien työtehtävien hoitaminen hot desk - samaa käytäntöä ei välttämättä tarvitse soveltaa jokaiseen työntekijään.

Jos kokeilet hot deskingia tiimisi kanssa, sinun on oltava joustava, avoin ja varmistettava hyvä viestintä koko ajan. Hot deskingin tavoitteena on parantaa yhteistyötä ja tuottavuutta, joten muista pyytää säännöllisesti palautetta sen selvittämiseksi, toimiiko se niin kuin pitäisi.

 

Leitzillä on valikoima tyylikkäitä ja käytännöllisiä toimistotuotteita, jotka auttavat pitämään työpaikkasi järjestyksessä ja tuottavana.

Lue lisää keinoista, joilla voit parantaa toimistosi tuottavuutta ja huolehtia työntekijöiden hyvinvoinnista:

Vaikuttaako työpaikan estetiikka tuottavuuteen?

Pitäisikö yritysten harkita lyhyempää työviikkoa?

10 tehokasta tapaa varmistaa etätyöntekijöiden onnellisuus