Kotitoimiston järjestäminen voi olla haastavaa, varsinkin jos olet antanut asioiden jäädä hetkeksi taka-alalle. Kun kaikkialla on sotkua ja paperipinoja, saattaa tuntua suurelta työltä päästä arkistoimaan ja järjestelemään kotitoimiston tavaroita. Jos kuitenkin käytät aikaa hankkiaksesi oikeat laitteet ja välineet kotitoimistosi järjestämiseen, sinun on paljon helpompi keskittyä ja työskennellä tuottavammin ja tehokkaammin.

Jos tarvitset apua toimistosi järjestämisessä, lue asiantuntijavinkit ja niksit.

Määritä organisaatiosi tavoitteet

Ensimmäinen askel kotitoimiston järjestämisessä on selvittää, mitä organisatorisia ongelmia haluat korjata. Mieti, mikä aiheuttaa sinulle stressiä ja mikä häiritsee sinua työstäsi. Kyse voi olla siitä, että sinulla ei ole oikeita työkaluja tehtävien suorittamiseen, tai siitä, että et koskaan löydä tarvitsemiasi laitteita. Voi olla, että sinulla on vaikeuksia pitää paperisi järjestyksessä tai että kadotat säännöllisesti tärkeitä asiakirjoja. Saattaa olla, että sinulla on vaikeuksia ajanvarauksen ja aikataulutuksen kanssa, minkä vuoksi myöhästyt kokouksista, puheluista tai määräajoista ja olet valmistautumaton niihin.

Kun olet tunnistanut, mikä kotitoimiston organisoinnissa menee pieleen, sinulla on paremmat mahdollisuudet löytää ratkaisu. Sen jälkeen voit selvittää, mitä työkaluja tarvitset ja voitko tehdä muutoksia työprosesseihisi, jotka auttavat sinua organisoitumaan ja työskentelemään tuottavammin. 

 

 

Hyödynnä kotitoimiston säilytystilaa

Sotkuisuus voi olla suuri ongelma kotitoimistossa. Se ei ainoastaan häiritse, vaan voi myös johtaa tehottomaan työskentelyyn, kun joudut käyttämään aikaa tietyn työkalun tai asiakirjan etsimiseen sekamelskan keskeltä. Paras tapa ratkaista tämä ongelma on kotitoimiston varastointi. Leitzillä on valtava valikoima säilytysratkaisuja kotitoimiston järjestämiseen, kuten tyylikkäitä säilytyslaatikoita, laatikostoja ja arkistolaatikoita.

Mieti, millaisia asioita sinun on säilytettävä. Mitä työkaluja käytät joskus, mutta et aina? Ne voidaan säilyttää, jolloin työpisteessäsi vapautuu tilaa ja kotitoimistosi pysyy siistinä, jotta voit keskittyä työhösi. Varmista vain, että säilytystilasi on helposti saatavilla ja asianmukaisesti järjestetty, jotta voit etsiä jotain.

Luo kotitiedoston tallennusjärjestelmä

Jos säilytettäviä asiakirjoja on paljon, mieti, millaisia arkistointijärjestelmiä tarvitset. Riippukansiot ovat hyvä tapa pitää asiakirjat järjestyksessä ja helposti löydettävissä, tai voit käyttää arkistokansioita. Arkistoi ja merkitse asiat järjestelmään, joka sopii sinulle ja työskentelytavoillesi, olipa se sitten päivämäärän mukaan, aakkosjärjestyksessä, luokittain tai näiden yhdistelmänä.

Avain kodin arkistointiin on varmistaa, että pidät kiinni järjestelmästäsi. Älä jätä asiakirjoja pöydällesi, kun olet saanut ne valmiiksi, vaan arkistoi ne heti. Se saattaa tuntua työläältä, kun haluat siirtyä seuraavaan tehtävään, mutta säästät todennäköisesti paljon aikaa, kun seuraavan kerran sinun on löydettävä kyseinen asiakirja.

 

 

Arkistointijärjestelmäsi tulisi ulottaa myös virtuaalisiin asiakirjoihin. Tietokoneen työpöydän pitäisi olla yhtä selkeä kuin fyysinen työpöytäsi, joten varmista, että olet järjestänyt tiedostosi asianmukaisesti myös siellä. Voi olla hyödyllistä käyttää samanlaista arkistointijärjestelmää kuin kotitoimistossasi, jotta oikean asiakirjan löytämisestä tulee itsestäänselvyys riippumatta siitä, etsitkö paperikopiota vai pehmeää kopiota.

Varusta työpisteesi asianmukaisesti

Järjestetty työpöytä on olennainen osa järjestettyä kotitoimistoa. Lomakelaatikot sopivat erinomaisesti asiakirjojen järjestämiseen, jotta tiedät, mitä on käsiteltävä ja mitä on jo käsillä, tai vetolaatikosto voi toimia paremmin, jos tarvitset enemmän osastoja. Muista merkitä osiot selvästi, jotta tiedät tarkalleen, mitä kuuluu mihinkin.

Mieti, mitä työkaluja tarvitset voidaksesi työskennellä tehokkaasti. Jos työskentelet säännöllisesti arkistoitavien paperiasiakirjojen parissa, tarvitsetko työpöydälläsi nitojaa tai lävistäjää? Tarvitsetko sakset tai teippiannostelijan? Työpöydän järjestelijä pitää kaikki työkalut järjestyksessä ja helposti saatavilla, jotta ne ovat aina käden ulottuvilla, kun niitä tarvitset. Jos käytät puhelintasi paljon työssäsi, kätevä langaton Qi-laturi pitää laitteesi ladattuna ja käyttövalmiina, eikä sinun tarvitse huolehtia kaapeleiden kytkemisestä ja irrottamisesta. 

Työpisteen ergonomia on myös otettava huomioon. Tämä auttaa sinua työskentelemään mukavasti ja pysymään keskittyneenä. Varmista, että laitteesi on sijoitettu oikein, jotta sinun ei tarvitse venytellä tai ponnistella yltääksesi mihinkään, ja että näytöt ovat oikealla korkeudella, jotta näet ne helposti.

Pidä visuaalisia muistutuksia aikataulustasi

Jos sinulla on vaikeuksia aikataulujen noudattamisessa, visuaaliset muistutukset aikatauluistasi auttavat sinua pitämään sinut järjestyksessä. Kirjoittamalla viikko- tai päiväaikataululle voit varmistaa, ettet koskaan unohda kokousta tai määräaikaa. Voit myös helposti muuttaa tai päivittää sitä, kun suunnitelmat muuttuvat.

 

 

Kalenterista kannattaa pyrkiä pitämään vain yksi versio, jotta vältytään sekaannuksilta, vaikka voi olla hyödyllistä, että sinulla on virtuaalinen kalenteri, joka on liitetty työtiliisi, ja pitää siitä fyysistä kopiota taululla. Jos virtuaalikalenteriin tulee muutoksia, sinun tarvitsee päivittää vain fyysinen kopio. Tarkista päiväsi aikataulu heti aamusta, jotta tiedät tarkalleen, mitä kokouksia sinulla on ja mihin sinun on valmistauduttava, sekä mahdolliset määräajat.

Seinäkello on toinen erinomainen visuaalinen apuväline ajanottoon, ja se voi joskus toimia paremmin kuin kannettavan tietokoneen tai puhelimen kello. Leitz Cosy lasisessa seinäkellossa on minimalistinen muotoilu, ja se sisältää kuivapyyhittävän kynän, jolla voit lisätä omia numeroita tai muistiinpanoja, mikä sopii täydellisesti silloin, kun sinulla on tärkeä kokous, jonka haluat varmistaa, että muistat.

Investoi paperintuhoojaan

Paperintuhooja voi olla olennainen osa kotitoimistoasi ja auttaa pitämään sinut järjestyksessä. Home paperintuhoojan avulla voit hävittää luottamuksellisia tietoja sisältävät vanhat asiakirjat nopeasti ja turvallisesti. Tämä sopii erinomaisesti sekä työasiakirjoille että henkilökohtaisille papereillesi, jotka saattavat sisältää tietoja, joita voidaan käyttää identiteettipetoksiin.

 

 

Leitzillä on valikoima paperintuhoojia, mukaan lukien pienet tuhoojat pieniin töihin, suuremmat silppurit, automaattiset ja manuaaliset silppurit. Jos et ole varma, millaisen paperintuhoojan tarvitset kotitoimistoosi, tuhoojan osto-oppaamme auttaa selventämään eri ominaisuudet, kuten arkkikapasiteetin ja leikkaustyypin, jotta voit löytää tarpeisiisi sopivan paperintuhoojan.

Pidä henkilökohtaiset tavarat erillään

Kun järjestät kotitoimistoasi, sinun on aina varmistettava, että henkilökohtaiset tavarat pidetään erillään työtavaroista. Tähän sisältyy asiakirjojen arkistointi sekä kaikki paperitarvikkeet ja muut laitteet. Jos joudut käyttämään kotitoimistosi säilytystilaa tietyille henkilökohtaisille tavaroille, sinun on pyrittävä pitämään ne kaukana työtavaroista, jotta mikään ei sotkeudu ja sekoitu. Saattaa olla hyödyllistä käyttää erivärisiä säilytyslaatikoita työ- ja henkilökohtaisten tavaroiden erottamiseen. Tällainen yksinkertainen säilytysjärjestelmä auttaa kaikkia muita perheenjäseniä noudattamaan sitä, joten kotitoimistosi pysyy järjestyksessä.

 

Leitz tarjoaa valikoiman tyylikkäitä kotitoimistotarvikkeita, joiden avulla voit luoda mukavan ja järjestäytyneen työympäristön kotiin.

Lue lisää tuottavasta työskentelystä kotoa käsin:

Miten minimoida häiriötekijät työskenneltäessäsi kotoa käsin?

Miten torjua kotoa käsin työskentelyä väsymys

Parhaat kotitoimiston tarvikkeet 2022