Työelämä on muuttunut. 30% Iso-Britannian työvoimasta tekee etätyötä tällä hetkellä vähintään kerran viikossa, ja joka viides brittiläinen haluaa työskennellä kokopäiväisesti kotoa käsin.

Samaan aikaan 16 % yrityksistä on siirtynyt kokonaan etätöihin. Toisin sanoen heillä ei ole perinteisiä toimistoja tai liiketiloja, joissa työntekijät työskentelevät. Kaikki on digitaalista ja hajautettua.

Koska työtavat ovat muuttuneet, myös rekrytointikäytännöt ovat väistämättä muuttuneet. Etätyöpaikkojen tarjoamisella on selviä etuja. Voit etsiä parhaita saatavilla olevia lahjakkuuksia kauempaakin. Etätyöntekijöiden kustannukset ovat pienemmät, koska heidän ei tarvitse maksaa toimistotilasta, laitteista tai mukavuuksista. On yhä enemmän näyttöä siitä, että etätyöntekijät voivat olla tuottavampia kotona.

Kaikissa yrityksissä, jotka tarjoavat etätyöpaikkoja ensimmäistä kertaa, on kuitenkin paljon pohdittavaa. Tietotekniikka on listan kärjessä. Etätyöskentely edellyttää oikeanlaisia ohjelmistoja ja yhteyksiä, jotta etäryhmät voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä etäyhteyksien välityksellä.

Pilvipalvelujen ansiosta etätyön mahdollistavia ratkaisuja on nyt helposti saatavilla. Kyse on kuitenkin muustakin kuin vain uuden käyttäjätilin lisäämisestä valitsemaasi ohjelmistosarjaan. Miten tutustutat etätyöntekijän uusiin kollegoihin ja saat hänet osaksi tiimiä? Miten hoidat koulutuksen ja mentoroinnin? Miten seuraat heidän edistymistään ja varmistat, että he ovat sopeutuneet hyvin?

Nämä ja muut seikat ovat kaikki osa palvelukseenottoprosessia. Perinteisesti kaikki tämä olisi tehty henkilökohtaisesti. Uudet työntekijät tapaisivat ja tutustuisivat kollegoihinsa kasvokkain, heille saatettaisiin osoittaa mentori, joka opastaisi heitä, ja he osallistuisivat koulutukseen ja perehdytykseen, jotta he pääsisivät vauhtiin.

Etätyöntekijöiden perehdyttäminen on eri asia. Se asettaa erilaisia haasteita ja vaatii erilaisia lähestymistapoja. Miten se tehdään? Tämä etähenkilöstön työhönotto-opas ja tarkistuslista tuovat esiin tärkeimmät asiat, jotka sinun on tiedettävä.

Mikä on etätyöntekijän perehdytyksen tavoite?

Jokainen uusi työntekijä tarvitsee aikaa mm. sopeutuakseen tehtäväänsä, perehtyäkseen prosesseihin, työskentelytapoihin ja integroituakseen tiimiin. Mitä nopeammin tämä tapahtuu, sitä nopeammin he alkavat työskennellä tuottavimmillaan. Perehdyttämisellä pyritään sujuvoittamaan uusien aloittajien työskentelyä parhaalla mahdollisella tavalla.

Etäperehdytyksessä on otettava huomioon esimerkiksi se, miten uusi työntekijä muodostaa myönteiset työsuhteet kollegoihin, joita hän ei koskaan tapaa henkilökohtaisesti. Tai se, että he ovat entistä riippuvaisempia tietotekniikasta.

Etätyöntekijöiden perehdyttämisen yleiset tavoitteet voidaan tiivistää seuraavasti:

• Varmistetaan, että uudella työntekijällä on kaikki tarvittava, jotta hän voi tehdä työnsä tehokkaasti etänä.
• Luodaan perusta myönteisten työsuhteiden muodostumiselle uuden työntekijän ja hänen kollegoidensa välille.
• Suorita ennakkoon kaikki mahdollinen ( esim. paperityöt, tietotekniikka, koulutuksen järjestäminen), jotta uusi työntekijä voi aloittaa työsuhteensa ongelmitta.

Tarkistuslista etätyöntekijän perehdytykseen

Uuden työntekijän työhönotossa voi olla paljon ajateltavaa. Monet yritykset pitävät hyödyllisenä luoda virallisen prosessin, jonka ne voivat toistaa jokaisen uuden työntekijän kanssa. Näin voit käydä läpi tarkistuslistan, jolla varmistat, että kaikki asiat on hoidettu.

Tässä on ehdotettu tarkistuslista etätyöntekijöiden perehdyttämistä varten.

1. Uuden työntekijän tervetuliaisviesti tai -kirje. Kun työtarjous on hyväksytty, haluat aloittaa toivottamalla uuden työntekijän virallisesti tervetulleeksi tiimiin. Tätä varten kannattaa ehkä järjestää video- tai äänipuhelu. Mutta silloinkin on hyvä idea lähettää tervetulosähköposti tai -kirje. Tämä on tilaisuus antaa kirjallisesti oleelliset tiedot, joita uusi työntekijä tarvitsee, kuten alkamispäivä, mitä odottaa ensimmäisenä päivänä, miten kirjautua yrityksen järjestelmiin jne. Se on myös tilaisuus myydä yrityskulttuuria, aloittaa tärkeä suhteiden rakentaminen ja hälventää työntekijän mahdollisia huolia. Voit tehdä tämän vastaamalla yleisimpiin kysymyksiin ja yksinkertaisesti olemalla helposti lähestyttävä ja ystävällinen.
2. IT-järjestelmien käyttöoikeuksien ja laitteiden tarkastus. Etätyö riippuu olennaisesti tietotekniikasta. Etätyöntekijöiden perehdyttämisprosessin kriittinen osa on saada heille käyttäjäprofiilit kaikkiin yrityksesi käyttämiin järjestelmiin. Sinun on myös tarkistettava, että he osaavat käyttää näitä järjestelmiä, ja järjestettävä koulutusta tarpeen mukaan. Vastaavasti sinun pitäisi tarkastaa, mitä tietotekniikkalaitteita heillä on. Monet yritykset antavat etätyöntekijöille mieluummin yrityksen kannettavia tietokoneita ja matkapuhelimia turvallisuussyistä. Voit myös tarjota VPN:iä, palomuureja ja muita digitaalisia tietoturvatyökaluja, jotka voidaan asentaa etänä heidän omiin laitteisiinsa.
3. Kotitoimiston laitteiden tarkistus. Vastuullisena työnantajana sinun on varmistettava, että uudella etätyöntekijällä on tietotekniikkalaitteiden lisäksi kaikki, mitä hän tarvitsee työskennelläkseen turvallisesti kotona. Kotitoimistojen työtilojen ergonomiset arvioinnit jäävät vähemmälle huomiolle verrattuna siihen, että ne ovat nykyään niin näkyvästi esillä yritysten tiloissa. Kotityöntekijät ovat kuitenkin yhtä alttiita saamaan huonosta asennosta johtuvia selkävaivoja, RSI-oireita ja muita pitkäaikaisia vammoja kuin toimistolla käyvät. Hyvänä käytäntönä tällä alalla on lähettää työhönoton yhteydessä kyselylomake, jossa kysytään työpöydistä, tuoleista, näytön korkeudesta jne. Oikeanlaiset toimistotuolit näytön nostimet, rannetuet ja muut auttavat pitämään kotityöntekijät terveinä ja tuottavina.
4. Esittele tiimi. Yksi etätyön haittapuoli on se, että ihmisten, erityisesti uusien työntekijöiden, ei ole yhtä helppoa luoda siteitä työtovereihinsa. Mutta voit tehdä asioita, joilla voit auttaa sitä. Se alkaa perehdytyksen aikana. Järjestä videopuhelu, jossa esittelet tiimin. Kun esittäytyminen on tapahtunut kasvokkain (virtuaalisesti tietenkin), lisää uusi työntekijä kaikkiin Slack-kanaviin, WhatsApp-ryhmiin ja muihin viestintävälineisiin, joita hänen lähimmät kollegansa käyttävät. Voit järjestää virtuaalisen sosiaalisen tapahtuman, kuten tietokilpailu, joka auttaa rikkomaan jään.
5. Dokumentaatio ja yrityksen toimintaperiaatteet. Paperityö on väistämätön osa mitä tahansa työhönottoprosessia, olipa se etätyötä tai ei. Etätyöntekijöiden kohdalla tehokkain tapa on lähettää työsopimus, salassapitosopimukset ja muut viralliset asiakirjat sähköpostitse tai tiedostojen jakamisen kautta ja selittää, miten he voivat allekirjoittaa ne digitaalisesti. Sama pätee kaikkiin yrityksen käytäntöihin, jotka heidän on luettava. Yleisemmällä tasolla saatat haluta jakaa resursseja, joissa kerrotaan tarkemmin yrityksen taustasta, arvoista ja tavoitteista.
6. Henkilökohtainen kehitys. Kuten edellä todettiin, yksi perehdyttämisen ensisijaisista tavoitteista on saada uusi työntekijä mahdollisimman nopeasti vauhtiin ja tekemään parhaansa. Oppimiskäyrä on väistämätön. Perehdyttämisen tavoitteena on kuitenkin tehdä siitä mahdollisimman lyhyt. Järjestä tarvittava koulutus mahdollisimman pian aloituspäivän jälkeen. Monet yritykset suosivat mentori- tai kaverijärjestelmiä uusien työntekijöiden kanssa, jotta he voivat oppia kokeneelta tiimin jäseneltä. On hyödyllistä asettaa tavoitteita ja tarkastella edistymistä säännöllisesti. Selitä uudelle työntekijälle, missä vaiheessa odotat hänen olevan kahden viikon tai kuukauden kuluttua, ja miten sitä tarkastellaan. Ja tietysti tee aina selväksi, että apua on saatavilla, jos he huomaavat olevansa vaikeuksissa.

Jos haluat vielä perusteellisemman oppaan uusien työntekijöiden perehdyttämisestä, tutustu New Employee Starter Guide -oppaaseemme.