Joillekin järjestäytyneisyys tulee työssä itsestään - toisille taas saattaa olla vaikeaa pitää asiat järjestyksessä ja ajatus järjestäytymisestä pelottaa. Kaikki voivat kuitenkin hyötyä tavoista ja työskentelytavoista, jotka auttavat heitä organisoitumaan paremmin.

Työskentelyn organisointi auttaa epäilemättä lisäämään tuottavuutta, sillä sen avulla voimme työskennellä paljon tehokkaammin ja säästää aikaa ja stressiä. Alla on lueteltu muutamia tapoja, joilla voit organisoida työskentelyäsi paremmin ja miten se voi lisätä tuottavuutta.

Digitaaliset työtilat

Kun yhä useammat ihmiset tekevät etätyötä tai hybridityötä, on entistäkin tärkeämpää, että yrityksillä on käytännöllinen ja organisoitu digitaalinen työtila. Keskitetty paikka asiakirjojen tallentamiselle tarkoittaa, että kaikki pääsevät käsiksi tarvitsemiinsa asiakirjoihin riippumatta siitä, missä he työskentelevät. On tärkeää, että asiakirjojen verkkotallennusjärjestelmät on järjestetty hyvin, ja kansiot on järjestetty yksinkertaisella ja yrityksesi kannalta järkevällä tavalla, jotta tarvitsemasi tiedosto on aina helppo ja nopea löytää. Kannattaa pyrkiä käyttämään samaa kansiorakennetta kaikkialla, jotta ihmiset löytävät tarvitsemansa asiakirjan intuitiivisesti eikä heidän tarvitse tuhlata aikaa etsimiseen.

Tämän pitäisi koskea myös omaa digitaalista tilaasi, myös työpöytääsi. Sinun on aina huolehdittava siitä, että järjestät digitaaliset tiedostosi asianmukaisesti, jotta tiedät, mistä löydät asiakirjasi. Kaiken työpöydälläsi olevan tavaran visuaalinen sotkuisuus vaikuttaa kielteisesti tuottavuuteesi, mutta joudut myös tuhlaamaan aikaa tiettyjen tiedostojen etsimiseen, kun tarvitset niitä.

Voit myös käyttää tiimisi kanssa verkossa olevaa projektinhallintatilaa, jossa ihmiset voivat tehdä yhteistyötä ja keskustella projekteista. On tärkeää, että tällainen ohjelma on myös järjestetty oikein, jotta ihmiset tietävät aina tarkalleen, missä vaiheessa hanke on ja mitä heiltä odotetaan. Kun digitaaliset tilat on järjestetty oikein, koko tiimi voi työskennellä paljon tehokkaammin ja tuottavammin.

 

 

Siistin työpöydän ideoita

Digitaalisen työtilasi järjestämisen lisäksi sinun on varmistettava, että myös fyysinen työpisteesi on järjestetty asianmukaisesti. Työpöydän järjestämiseen on monia välineitä ja tapoja, jotka voivat auttaa tuottavuuden parantamisessa.

Lomakelaatikot ovat erinomainen tapa pitää sekä työprojektit että työpöytäsi järjestyksessä. Leitz Cosy 3 lomakelaatikon setin avulla voit järjestää postit ja muut asiakirjat eri lokeroihin, joten sinulla on erillinen kasa papereita, joita sinun on käsiteltävä, papereita, jotka ovat kesken, ja papereita, jotka ovat valmiita. Pinotuilla lomakelaatikoilla voit pitää paljon asiakirjoja järjestyksessä ja samalla vähentämällä sotkua pidät tilan pienenä. Tämä voi auttaa sinua olemaan tuottavampi, joten tiedät aina, mitä on tehtävä, eikä sotkuinen työpöytä häiritse sinua.

Voit myös käyttää työpöydän pientarviketasoa, joka auttaa pitämään työpöydän ja työkalut siistinä ja helposti saatavilla. Kun työkalut ovat oikeilla paikoillaan, sinun ei tarvitse käyttää aikaa jonkin tietyn työkalun etsimiseen sitä tarvitessasi. Kun työskentelet järjestetyn työpöydän ääressä, voit myös pitää mielesi vapaana häiriötekijöistä, jotta voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään. Leitz kynäteline induktiivisella laturilla sopii täydellisesti työpöydälle, ja se sisältää langattoman latausalustan, joten voit helposti varmistaa, että puhelimesi on aina ladattu ja valmis puheluihin.

Tehtävien hallinta

Oman tehtäväluettelon järjestäminen ja priorisointi voi todella auttaa sinua työskentelemään tuottavammin. Jos aloitat päivän pitkän tehtäväluettelon kanssa, voi olla vaikea tietää, mistä aloittaa ja miten päivään pitäisi suhtautua. Jos otat jokaisen päivän tai viikon alussa aikaa tarkastella, mitä on tehtävä, ja järjestät prioriteettisi, voit työskennellä virtaviivaisemmin.

Tehtävien järjestämisen helpottamiseksi voit käyttää valkotaulua tai työpöydän lasitaulua, johon voit kirjata ylös projektisi ja sen, missä järjestyksessä sinun on suoritettava päivän tai viikon tehtävät. Kun käytät lasista kirjoitusvälinettä ja kuivapyyhittävää kynää, voit helposti päivittää tehtävälistaa, jos viime hetken projekteja tulee, ja pysyt silti järjestyksessä ja ajan tasalla.  Lisäksi käyttämällä valkotaulua tai lasista muistiinpanovälinettä voit tehdä oman osasi ympäristön hyväksi samalla kun pysyt organisoituna ja tuottavana, sillä voit vain pyyhkiä ja käyttää sitä uudelleen ja uudelleen paperin sijaan.

Ajanhallinta

Ajanhallinta on olennainen osa järjestäytyneenä ja tuottavana pysymistä työssä. Jos sinulla on kokouksia kollegoiden tai asiakkaiden kanssa päivän aikana, haluat varmistaa, että osallistut niihin ajoissa ja täysin valmistautuneena, jotta voit käyttää ajan tehokkaasti. Muista käyttää digitaalista kalenteriasi muistutusten asettamiseen kokouksia ja muita tapaamisia varten ja anna itsellesi runsaasti aikaa valmistautua tarvittaessa etukäteen.

 

 

Voit myös käyttää kalenteria merkitäksesi projektien määräajat ja asettaa muistutuksia hyvissä ajoin, jotta et jätä projekteja viime tinkaan ja joudu kiirehtimään niiden loppuunsaattamisessa. Voit jopa laittaa yksittäisiä tehtäviä kalenteriisi, jotta voit järjestää päiväsi perusteellisesti ja varmistaa, että työskentelet mahdollisimman tuottavasti. Varmista, että sinulla on myös aikaa pitää taukoja noin puolen tunnin välein, vaikka vain viiden minuutin taukoa ruudun ääreltä tai harjoituksia työpöydän ääressä.

Saattaa olla, että haluat mieluummin fyysisiä visuaalisia muistutuksia kokouksista ja tapaamisista, jotta ne ovat aina mielessäsi. Sen sijaan, että sotket työpisteesi muistilapuilla, käytä Leitz Cosy hiljaista seinäkelloa. Tämä kello on äänetön, joten jatkuva tikitys ei häiritse sinua, ja sen mukana tulee myös kuivapyyhitttävä kynä, jolla voit kirjoittaa kellon lasiselle etupuolelle - kirjoita vaikka päivän tärkeät kokoukset tai muistutukset siihen aikaan, kun ne tapahtuvat, ja pyyhi ne sitten pois, kun ne ovat valmiit. Näin voit pitää työpäiväsi järjestyksessä ja pitää työpisteesi siistinä.

Arkistointi

Kun käsittelet paljon asiakirjoja, on tärkeää arkistoida ne oikein. Jos asiakirjojasi ei ole arkistoitu ja järjestetty oikein, voit tuhlata aikaa tiettyjen asiakirjojen etsimiseen ja jopa hukata tärkeitä tiedostoja sotkussa.

 

 

Leitz Click&Store valikoimassa on säilytyslaatikoita, laatikostoja ja lehtikoteloita, jotka sopivat erinomaisesti paperityön järjestämiseen kotona ja toimistossa. Riippukansio on hyvä tapa järjestää asiakirjat, kun niihin on päästävä usein käsiksi, ja arkistointilaatikot ovat hyödyllisiä kotitiedostojen säilytykseen ja sellaisille asiakirjoille, jotka on säilytettävä, mutta joihin ei tarvitse päästä käsiksi niin usein. Asiakirjat on pyrittävä arkistoimaan yrityksesi kannalta järkevällä tavalla - yleensä asiakaskohtaisesti, ehkä eri projekteja varten on myös alikansioita. Riippumatta siitä, työskenteletkö kotona vai toimistossa muiden kanssa, sinun on varmistettava, että kaikki, joiden on päästävä käsiksi asiakirjoihin, tuntevat arkistointijärjestelmän ja osaavat järjestää asiakirjat asianmukaisesti.

Kun sinulla on fyysisiä asiakirjoja, sinun on varmistettava, että hävität ne asianmukaisesti, jos ne sisältävät luottamuksellisia tietoja. Sinun pitäisi siis aina pitää paikalla paperintuhoojaa, jotta voit nopeasti ja tehokkaasti päästä eroon tarpeettomista asiakirjoista. Jos et pysty hävittämään luottamuksellisia asiakirjoja asianmukaisesti, saatat huomata, että ne sotkevat arkistointijärjestelmääsi ja vaikeuttavat tuottavaa työskentelyä.

 

Leitzillä on valtava valikoima työkaluja toimiston järjestämiseen ja laitteita, jotka auttavat sinua järjestämään asioita kotona. Työskentele tuottavammin organisoimalla tiedostojasi ja projektejasi Leitzin avulla.

Lisää vinkkejä järjestäytymiseen löydät alla olevista artikkeleistamme:

Voitko käyttää teknologiaa kotitoimistosi parantamiseen?

Parhaat sovellukset, jotka auttavat sinua pysymään organisoituna kotoa käsin työskennellessäsi

Miksi kotitoimistosi ei saisi olla iso roskakori?