Las primeras experiencias en un nuevo trabajo marcan la diferencia para un nuevo empleado. Lo cómodos que se sientan, lo bien acogidos que se sientan, lo bien apoyados que se sientan, contribuye en gran medida a configurar el resto de su trayectoria con esa empresa. Los empleados que están descontentos desde el principio no suelen ser capaces de darle la vuelta. Se van, y la empresa se enfrenta de nuevo al proceso de contratación, con un coste considerable.

Por eso es importante el bienestar de los empleados y apoyar y alimentar las relaciones positivas con el personal desde el principio. Por eso la incorporación es importante.

En esta guía de inicio para empleados, expondremos en detalle qué es el onboarding, qué abarca y las estrategias para llevarlo a cabo con éxito. También ofreceremos consejos útiles y prácticos en forma de listas de comprobación de recursos y guías prácticas.

¿Qué es el proceso de incorporación de empleados?

Nadie llega al primer día de un nuevo trabajo preparado para sentarse directamente a trabajar. Es inevitable que haya una curva de aprendizaje para conocer las políticas de la empresa, los procesos, los sistemas informáticos y dónde encontrar todo lo que necesitan. No hay que olvidar que hay que conocer a los nuevos compañeros y orientarse en la empresa.

Además, hay una larga lista de tareas administrativas para que un nuevo empleado se integre en la empresa. Y más difícil, aunque no por ello menos importante, está la cuestión de hacer que un nuevo principiante se sienta bienvenido y se integre como parte del equipo. 

No siempre es fácil empezar en un nuevo puesto de trabajo. Es completamente natural que la gente se sienta ansiosa al respecto. A todos nos interesa hacer todo lo posible para que los nuevos empleados se sientan felices y asentados, para que puedan trabajar lo mejor posible y hacer la contribución positiva para la que fueron contratados.

Onboarding es el término que engloba todo lo relacionado con la acogida e integración de un nuevo empleado. Desde los artículos de oficina hasta las tarjetas de crédito corporativas, los empresarios tienen que pensar en muchas cosas.

Las empresas desarrollan procesos formales de incorporación para que todo sea lo más sencillo y fluido posible, para acelerar las cosas y, en última instancia, para aumentar las posibilidades de que un nuevo empleado se convierta en un miembro feliz, productivo y con éxito del equipo.

Antes de empezar

Gran parte de las tareas administrativas que conllevan la incorporación de un nuevo empleado pueden realizarse antes de la fecha de inicio. Podría decirse que la etapa previa al inicio se ha vuelto aún más importante con el aumento del trabajo a distancia, ya que significa que hay más tareas que deben realizarse digitalmente en lugar de en persona.

Algunas de las tareas clave previas a la puesta en marcha son:

• Comprobación de los antecedentes y confirmación de la identidad del candidato.
• Realización de los trámites necesarios, por ejemplo, firma de contratos, acuerdos de confidencialidad de los empleados, etc.
• Configuración de cuentas y permisos de TI, por ejemplo, correo electrónico de la empresa, perfiles de usuario y contraseñas, etc.
• Incorporación de la nueva persona al sistema de nóminas y a la base de datos de RRHH.
• Si el nuevo empleado va a trabajar en la oficina, organizar el acceso de seguridad, por ejemplo, pases digitales o datos para la entrada biométrica.
• Si el empleado va a trabajar a distancia, realizar un estudio de las necesidades de equipamiento de su oficina en casa, incluyendo una evaluación ergonómica. Todo lo que se necesite debe enviarse para que llegue con tiempo suficiente antes de la fecha de inicio.
• Envío de una carta/correo electrónico oficial de bienvenida.

Formación y desarrollo

Incluso los trabajadores cualificados tardan en adaptarse a un nuevo papel. Es inevitable que haya aspectos que tengan que aprender a lo largo de un periodo de tiempo más largo que el de la iniciación inicial, ya sean formas de trabajo específicas de la empresa o el manejo de nuevos equipos o recursos informáticos.

Este último paso del proceso de incorporación puede durar desde unas pocas semanas hasta varios meses, dependiendo de la naturaleza de la empresa y de la función. Algunas empresas optan por un periodo de prueba formal, en el que se supervisa el rendimiento y el desarrollo durante un periodo de tiempo determinado, y el empleo más allá de éste depende de la consecución de objetivos específicos.

Incluso si una empresa no sigue el camino de la prueba, es habitual que se establezcan puntos de control por adelantado, por ejemplo al mes, a los tres meses o a los seis meses. Se utilizan para revisar el progreso y el rendimiento, pero también para comprobar con el nuevo empleado su opinión sobre cómo se está adaptando. 

La forma en que una empresa decide llevar a cabo la formación de los nuevos empleados es abierta. Puede consistir en seguir de cerca a un miembro del personal o tenerlo como mentor, instrucción individual, aprendizaje a distancia, participación en un curso de formación externo o cualquier combinación de estas opciones. 

Lista de comprobación para la incorporación de nuevo personal

Como puedes ver, hay mucho que pensar cuando se trata de incorporar eficazmente al nuevo personal. Tener un plan claro ayuda. También lo es tener una lista de verificación de las cosas que hay que proporcionar para que no se pase nada por alto.

Las personas necesitan una variedad de equipamiento y recursos para poder hacer su trabajo correctamente. Cuando casi todo el mundo trabajaba en las instalaciones de la empresa, se daba por sentado que la empresa proporcionaría todo eso.

Pero con el aumento del trabajo a distancia, esto se ha convertido en una zona gris. ¿Supones que los nuevos trabajadores tienen sus propios dispositivos para trabajar? ¿Que tienen todo el material de papelería y de oficina que puedan necesitar?

Como empleador, es mejor no asumir nada. Llevar a cabo una encuesta sobre lo que el nuevo empleado tiene y no tiene antes de que empiece a trabajar significa que puedes cubrir cualquier necesidad.

Este es un ejemplo de lo que podría ser una lista de control de la inducción. Es un recurso práctico para preguntar a los trabajadores a distancia qué necesitan. Pero también sirve como recordatorio de lo que hay que ofrecer a los nuevos empleados cuando llegan a la oficina.

Lista de control de TI para nuevos empleados

Teléfono

• Móvil de la empresa o BYOD (los empleados utilizan sus dispositivos personales)
• Teléfono de escritorio
• VOIP/Soft phone
• Buzón de voz de la empresa

Hardware informático

• Ordenador de sobremesa
• Ordenador portátil
• Monitor
• Teclado y ratón
• Cámara web
• Unidades de memoria flash

Correo electrónico

• Cuenta de usuario 
• Acceso al buzón de la empresa

Software y aplicaciones

• Descargas e instalaciones
• Nuevas cuentas de usuario: nombre de usuario y contraseñas
• Productividad en la nube - Microsoft Office 365, Google Workstations
• Soluciones de colaboración - Teams, Slack
• Almacenamiento personal y compartido: Dropbox, OneDrive, Google Drive

Red y seguridad

• Router inalámbrico
• VPN
• Cortafuegos
• Anti-malware
• Bloqueo y filtro de privacidad de la pantalla

Lista del equipamiento para la oficina en casa

Material de oficina

• Impresora
• Destructora de papel

Papelería

• Blocs de notas y cuadernos
• Tablero de anuncios

Archivo y almacenamiento

• Cajas de almacenamiento
• Organizadores de escritorio
• Carpetas de anillas y carpetas

Lista de comprobación para mejorar la ergonomía en el lugar de trabajo

En muchos países, los empresarios tienen la obligación legal de proteger a los empleados de las lesiones en el trabajo. No se trata sólo de la protección de la salud y la seguridad en torno a la maquinaria pesada en la industria. Se aplica a todo tipo de lugares de trabajo, incluidos los despachos y las oficinas domésticas.

Para los trabajadores de oficina, el mayor riesgo para la salud proviene de los efectos a largo plazo de permanecer sentados en un escritorio durante horas. Sentarse en una posición incorrecta o con una postura inadecuada puede provocar lesiones musculoesqueléticas. 

Por eso la ergonomía se ha vuelto tan importante. La ergonomía es la disposición deliberada del espacio de trabajo, y el diseño del equipamiento, para reducir la tensión en el cuerpo. Un puesto de trabajo diseñado ergonómicamente también mejora la comodidad, y cuanto más cómodo esté alguien en el trabajo, más productivo será. Así pues, tanto si un empleado trabaja en la oficina, como si lo hace desde su casa o se desplaza, es esencial contar con un entorno de trabajo saludable.

Los principales criterios de un "producto ergonómico" son la facilidad de uso y la adaptación a las necesidades de los distintos usuarios. El Instituto de Salud y Ergonomía IGR ha examinado minuciosamente los productos Leitz que reciben el sello de calidad IGR. Como todos tenemos diferentes tamaños y formas corporales, un espacio de trabajo ergonómico debe estar diseñado para adaptarse a la persona. Sabemos que ninguna persona es igual, pero todos merecen unas condiciones de trabajo igualmente excelentes. Por lo tanto, la creación de un espacio de trabajo ergonómico es algo que debe organizarse desde el principio como parte del proceso de iniciación. En el caso del personal nuevo que trabaja en las instalaciones, esto puede hacerse mediante una evaluación ergonómica el primer día. 

En el caso de los trabajadores a distancia, la evaluación ergonómica es igual de importante y es probable que deba realizarse a distancia. Esto puede hacerse como parte del proceso previo antes de empezar. De este modo, puedes proporcionar cualquier consejo, apoyo o equipamiento adicional a tiempo para su fecha de inicio.

Cómo montar una oficina en casa ergonómica

La configuración de la oficina en casa es cada vez más importante con el aumento del trabajo a distancia, por lo que hemos creado una lista de comprobación de las cosas necesarias para que una oficina en casa sea ergonómicamente segura y cómoda para un nuevo empleado.

Coloca las pantallas a la altura de los ojos

La pantalla de un PC o de un portátil debe elevarse de manera que forme un ángulo de 90 grados con respecto a los ojos del usuario. Esto mantiene la cabeza nivelada y minimiza la tensión en el cuello.

Algunas cosas que puedes utilizar para mejorar la posición de la pantalla son:

• Un soporte de portátil para elevar la altura de la pantalla con el portátil "abierto"
• Un soporte de monitor ajustable en altura
• Una silla de oficina de altura regulable

Soporte para la muñeca

Las lesiones por esfuerzo repetitivo en las muñecas son un problema común para las personas que pasan mucho tiempo utilizando un teclado y un ratón. Los riesgos pueden reducirse apoyando las muñecas y mejorando la posición de los brazos mientras se trabaja. 

Al igual que la cabeza, la posición más cómoda y libre de tensiones para los brazos y las muñecas es la de estar rectos a 90 grados del cuerpo. Mantener la postura de las muñecas recta evitará ángulos de tecleo incómodos y ayudará a mantener altos niveles de rendimiento durante largos periodos de tiempo. Para ello es necesario adaptar la posición del asiento a la altura de la superficie del escritorio. Esto puede lograrse utilizando:

Una silla de oficina de altura regulable
Reposamuñecas acolchados que ofrezcan apoyo al escribir en un teclado
Una alfombrilla de ratón acolchada que ofrezca apoyo al utilizar el ratón

Mejorar la postura y el apoyo a la espalda

En contra de la creencia popular, sentarse en posición vertical en el escritorio todo el tiempo no es la mejor posición. Incluso con apoyo, supone un esfuerzo para la espalda y los músculos abdominales para mantenerla recta. Tampoco quieres estar encorvado.

Si es posible, debes sentarte con la espalda en pleno contacto con el respaldo. De este modo, la espalda queda totalmente apoyada y se consigue un efecto de gravedad cero que reduce la presión sobre la columna vertebral. La posición de asiento más relajada y, por lo tanto, más deseable desde el punto de vista ergonómico, es la reclinación ligeramente hacia atrás de 90 grados. Esto puede lograrse utilizando:

• Una silla de oficina reclinable
• Reposapiés que elevan ligeramente las piernas, relajando los músculos de las piernas y la espalda

Mantener la actividad

Uno de los principios más importantes de la ergonomía en el lugar de trabajo es que nadie debe permanecer en una misma posición durante demasiado tiempo. Tomar descansos regulares y moverse evita que los músculos se fatiguen o que algunas partes del cuerpo sufran una tensión excesiva. Al mismo tiempo, moverse favorece la buena circulación. La clave para una posición de trabajo cómoda es la variedad: deberías pasar el 60% de tu jornada laboral sentado, el 30% de pie y el 10% moviéndote.

Además de levantarse y abandonar la mesa, hay formas de mantenerse activo mientras se trabaja. Algunas soluciones sencillas son:

• Cambiar entre estar sentado y de pie en el escritorio. Esto puede lograrse fácilmente utilizando un convertidor de escritorio ajustable en altura para subir y bajar tu superficie de trabajo mientras estás sentado y de pie. También puedes añadir un taburete especial para sentarte de pie, que se eleva en altura para darte algo en lo que apoyarte mientras trabaja de pie
• Puedes sentarte en una pelota de yoga o de gimnasia. Cambiar la silla de la oficina por una pelota de yoga durante breves periodos de tiempo activa los músculos de las piernas y del tronco mientras trabajas
• Utiliza un reposapiés con balancín para el tobillo. La simple acción de balancear los pies hacia adelante y hacia atrás en un reposapiés favorece la buena circulación de las piernas
• Los balones de asiento y los taburetes de Leitz están diseñados para proporcionar comodidad y fomentar el movimiento, y pueden ser la solución perfecta para tu nuevo principiante

¿Qué debe incluir un manual de personal para los nuevos empleados?

Además de llevar a un nuevo empleado a través de un proceso de incorporación, también es muy útil darle toda la información relevante en un manual para futuras referencias. Dado lo mucho que hay que cubrir, sería poco realista esperar que alguien recuerde toda la información que se le ha dado durante la incorporación.

Además, un manual del empleado es un recurso útil para compartir cualquier política que una empresa esté obligada por ley a tener por escrito.

Hoy en día, la forma más fácil de publicar un manual del personal es en línea y que todo el personal tenga acceso a él. Como parte del proceso de incorporación, algunas empresas piden a los nuevos empleados que declaren haber leído el manual, o al menos las políticas especificadas en él.

He aquí un resumen de lo que debe incluir tu manual de personal.

Política de salud y seguridad

Esta es una política clave que se exige por ley en muchos países. Como se ha señalado anteriormente, la salud y la seguridad deben tratarse durante el proceso de iniciación. Una política escrita respalda esto con una explicación detallada de cómo tu, como empleador, trabajarás para proteger la salud y el bienestar del personal, de cuáles son tus responsabilidades y quién es responsable de qué.

Algunos ejemplos de cosas que deben incluirse en una política de salud y seguridad son

• Seguridad y prevención de incendios, incluidos los procedimientos de evacuación
• Manipulación y elevación manual
• Primeros auxilios y notificación de accidentes
• Prevención de riesgos (por ejemplo, tropiezos, caídas, riesgos eléctricos)
• Control ambiental
• Diseño ergonómico del puesto de trabajo

Política de protección de datos y privacidad

Reglamentos como el RGPD hacen que ahora sea un requisito legal que las empresas establezcan por escrito cómo protegen los datos personales en toda la empresa. Con las duras sanciones por las violaciones de la privacidad, ésta debería ser un área clave de la formación de los empleados.

Con un número cada vez mayor de personas que trabajan a distancia desde casa, es aún más importante que las expectativas y los protocolos relativos a la protección de datos se comuniquen de forma clara y eficaz. El hecho de que una violación de datos pueda haber sido causada por un error cometido por una persona que trabaja desde casa no es una defensa para una empresa.

Una política de protección de datos y privacidad debe cubrir:

• Gobernanza y responsabilidad en toda la organización, incluida la función del responsable de la protección de datos (un cargo exigido por el RGPD)
• Cómo se minimizará la recogida y el almacenamiento de datos personales a lo estrictamente necesario
• Protocolos de privacidad y ejemplos de buenas prácticas
• Obligaciones del personal
• Cómo se controla y supervisa la protección de datos

También es importante recordar que la protección de datos no se limita a los sistemas y datos digitales. La información personal impresa o escrita en papel también tiene que estar protegida. Es importante recordar incluir esto en las políticas.

Un punto potencialmente problemático que hay que tener en cuenta es la eliminación de los papeles que contienen información sensible. Una solución es imponer el uso de una destructora de papel para todo el papeleo que ya no es necesario.

Política de uso aceptable

El uso aceptable abarca el comportamiento esperado al utilizar todos los equipamientos y sistemas de la empresa. Se centra en los sistemas informáticos, como las expectativas en torno al uso de los móviles de la empresa, los ordenadores portátiles, el correo electrónico, Internet, etc. Puede ir desde no utilizar los dispositivos y las cuentas para fines personales, hasta establecer contenidos prohibidos en Internet, etc.

Otras políticas importantes de la empresa

Como recurso de referencia importante para los empleados, un manual del personal debe incluir tantas políticas como se considere necesario para cubrir todas las partes relevantes de las operaciones y la organización de la empresa. Los ejemplos pueden ser:

• Código de conducta, incluidas las políticas de la empresa en materia de drogas y alcohol, y el comportamiento con otros compañeros
• Detalles clave del empleo, incluyendo el salario, el horario, las horas de trabajo (incluido el trabajo flexible, si procede), las vacaciones, las bajas por enfermedad y las prestaciones laborales
• Procedimientos de quejas y reclamaciones
• Declaración de la misión de la empresa y visión de la cultura
• Política de igualdad de oportunidades

Últimas palabras

El éxito de la incorporación es un proceso interfuncional. No es competencia exclusiva de RRHH, ni empieza y termina con un ticket de TI para que se cree la dirección de correo electrónico de un nuevo empleado. Un comienzo exitoso para un nuevo empleado es un esfuerzo de colaboración que el director de contratación debe defender.

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