Algunas personas consideran que la organización de su trabajo es algo automático, mientras que otras pueden tener dificultades para mantener el orden y la idea de organizarse les resulta desalentadora. Sin embargo, todo el mundo puede beneficiarse de la implantación de hábitos y formas de trabajo que le ayuden a ser más organizado.

La organización al trabajar ayuda sin duda a aumentar la productividad, permitiéndonos trabajar de forma mucho más eficiente y ahorrando tiempo y estrés. A continuación te explicamos algunas formas para organizarte mejor en el trabajo y de aumentar la productividad.

Espacios de trabajo digitales

Con un mayor número de personas trabajando a distancia y con un modelo híbrido, es más importante que nunca que las empresas tengan un espacio de trabajo digital práctico y organizado. Disponer de un lugar central para almacenar los documentos significa que todo el mundo puede acceder a lo que necesita, esté donde esté trabajando. Es esencial que los sistemas de almacenamiento de documentos en línea estén bien organizados, con carpetas dispuestas de una manera sencilla que tenga sentido para tu empresa, de modo que encontrar el archivo que necesitas sea siempre rápido y fácil. Debes tratar de utilizar la misma estructura de carpetas en todo el mundo, para que los usuarios puedan encontrar intuitivamente el documento que necesitan y no tengan que perder tiempo buscando.

Esto también debería aplicarse a tu espacio digital individual, incluido tu escritorio. Siempre debes asegurarte de organizar bien tus archivos digitales, para saber dónde encontrar tus documentos. No sólo el desorden visual que supone el hecho de tener el escritorio desordenado tendrá un impacto negativo en tu productividad, sino que también tendrás que perder tiempo buscando archivos específicos cuando los necesites.

También puedes utilizar un espacio de gestión de proyectos en línea con tu equipo, en el que las personas puedan colaborar y discutir los proyectos. Es fundamental que este tipo de programa se organice correctamente, de modo que las personas siempre sepan exactamente el estado de un proyecto y lo que se espera de ellas. Cuando los espacios digitales están bien organizados, todo el equipo puede trabajar de forma mucho más eficaz y productiva.

 

 

Ideas para ordenar el escritorio

Además de organizar tu espacio de trabajo digital, debes asegurarte de que tu puesto de trabajo físico también está bien organizado. Hay muchas herramientas y formas de organizar el escritorio que pueden ayudar a la productividad.

Las bandejas de sobremesa son una forma estupenda de mantener organizados tanto tus proyectos de trabajo como tu escritorio. Con el juego de 3 bandejas de sobremesa Leitz Cosy, puedes organizar el correo y otros documentos en diferentes bandejas, de modo que puedes tener una pila separada de papeles que necesitas tratar, papeles que están en curso y papeles que están completos. Con las bandejas de sobremesa apiladas, puedes mantener muchos documentos organizados y ocupar poco espacio en tu escritorio, para reducir el desorden. Esto puede ayudarte a ser más productivo, para que siempre sepas lo que hay que hacer y no tengas la distracción de un escritorio desordenado.

También puedes utilizar organizadores de escritorio para ayudar a mantener el escritorio y las herramientas ordenadas y al alcance de la mano. Cuando las herramientas se guardan en su lugar adecuado, no tendrás que perder tiempo buscando algo específico cuando necesites usarlo. Además, al trabajar en un escritorio organizado, también puedes mantener tu mente despejada y libre de distracciones, para poder concentrarte en la tarea que tienes entre manos. El organizador de escritorio Leitz con cargador inalámbrico es perfecto para el almacenamiento en el escritorio e incluye una almohadilla de carga inalámbrica, para que puedas asegurarte fácilmente de que tu teléfono esté siempre cargado y listo para las llamadas.

Gestión de tareas

Organizar y priorizar tu propia lista de tareas puede ayudarte a trabajar de forma más productiva. Si empiezas el día con una larga lista de tareas, puede ser difícil saber por dónde empezar y cómo tienes que enfocar el día. Dedicar un tiempo al principio de cada día o de cada semana para ver lo que hay que hacer y organizar las prioridades significa que se puede trabajar de una manera más racional.

Para ayudarte a organizar tus tareas, puedes utilizar una pizarra blanca o un atril de cristal de sobremesa para anotar tus proyectos y el orden en que tienes que completar tus tareas del día o de la semana. El uso de un instrumento de escritura de cristal y un rotulador de borrado en seco te permite actualizar fácilmente tu lista de tareas si surgen proyectos de última hora, y seguir organizándote y estando al tanto de todo.  además, el uso de una pizarra blanca o de un dispositivo de cristal para tomar notas significa que puedes aportar tu granito de arena al medio ambiente a la vez que te mantienes organizado y productivo, ya que puedes borrar y reutilizar una y otra vez, en lugar de utilizar papel.

Control del tiempo

El control del tiempo es una parte esencial para mantenerse organizado y productivo en el trabajo. Si tienes reuniones con compañeros o clientes a lo largo del día, querrás asegurarte de que asistes a tiempo y totalmente preparado, para poder aprovechar el tiempo de forma eficiente. Asegúrate de utilizar tu calendario digital para establecer recordatorios de reuniones y otras citas y date el tiempo suficiente para prepararte de antemano si es necesario.

 

 

También puedes utilizar tu calendario para marcar los plazos de los proyectos y establecer recordatorios con tiempo suficiente, para no dejar los proyectos para el último momento y tener que apresurarte a terminarlos. Incluso puedes poner tareas individuales en tu calendario para organizar a fondo tu día y asegurarte de que trabajas con la máxima productividad. Asegúrate de incluir también tiempo para hacer una pausa, cada media hora más o menos, incluso para alejarte cinco minutos de la pantalla o para realizar algunos ejercicios de escritorio.

Puede ser que prefieras los recordatorios visuales físicos para tus reuniones y citas, para que estén siempre en tu mente. En lugar de abarrotar tu puesto de trabajo con notas adhesivas, utiliza el reloj de pared de cristal Leitz Cosy Silent. Este reloj no sólo es silencioso, por lo que no te distraerá el constante tic-tac, sino que viene con un rotulador de borrado en seco que puedes utilizar para escribir en el cristal del reloj: sólo tienes que escribir las reuniones o recordatorios importantes del día a la hora que vayan a tener lugar, y luego borrarlos cuando hayan terminado. De este modo, podrás organizar tu jornada y mantener un puesto de trabajo ordenado y sin desorden.

Archivo

Cuando se trata de muchos documentos, es importante archivarlos correctamente. Si tus documentos no están archivados y organizados correctamente, podrías perder tiempo buscando documentos específicos e incluso acabar perdiendo archivos importantes en el desorden.

 

 

La gama Click & Store de Leitz incluye cajas de almacenamiento, bucs de cajones y revisteros que son perfectos para organizar el papeleo en casa y también en la oficina. Una carpeta colgante es una buena forma de organizar los documentos cuando se necesita un acceso frecuente, o las cajas dealmacenaje son útiles para el almacenamiento de archivos en casa y el papeleo que se necesita conservar pero al que no se necesita acceder tan a menudo. El objetivo es archivar los documentos de una forma que tenga sentido para tu empresa: normalmente por cliente, quizás con carpetas para diferentes proyectos. Tanto si trabajas en casa como en la oficina con otras personas, debes asegurarte de que todas las personas que necesitan acceder a los documentos conocen el sistema de archivado y pueden organizar los documentos adecuadamente.

Cuando tengas documentos físicos, tendrás que asegurarte de eliminarlos adecuadamente si contienen información confidencial. Por lo tanto, deberías tener siempre una destructora de papel en tus instalaciones para poder deshacerte rápida y eficazmente de los documentos que ya no necesitas. Si no eres capaz de deshacerte de los documentos confidenciales de forma adecuada, podrías encontrarte con que crean un desorden en tu sistema de archivo y dificultan el trabajo productivo.

 

Leitz dispone de una amplia gama de herramientas para la organización de la oficina y de equipos que te ayudarán a organizarte en casa. Trabaja de forma más productiva organizando tus archivos y proyectos, con Leitz.

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