Para oficinas grandes que producen grandes volúmenes de papeleo confidencial, la eliminación de los documentos no deseados presenta retos únicos.

Si trabajas en un bufete de abogados, un banco, una compañía de seguros, como agente inmobiliario, como especialista en contratación de personal o algo similar, es probable que manejes habitualmente documentos que contienen información financiera, contractual y personal. Debido a los riesgos de que estos datos caigan en manos equivocadas -y a la estricta normativa que regula la protección de datos en la actualidad-, no podemos simplemente tirar estos documentos en la papelera de reciclaje cuando ya no se necesitan.

Lo mismo ocurre con los departamentos internos de finanzas, jurídico, de recursos humanos y otros de cualquier gran organización. Almacenar volúmenes interminables de documentos con el fin de mantener la seguridad de los datos que contienen es poco práctico. Sin embargo, su eliminación debe implicar que los documentos sean ilegibles, es decir, que se destruyan para ocultar su contenido.

La solución habitual es triturar los papeles antes de tirarlos. Pero para las organizaciones y oficinas que producen grandes cantidades de documentación, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo?

1. Destructoras de gran capacidad frente a servicios de destrucción

Si en tu oficina se producen cargas de bolsas de papel que hay que triturar cada semana, una solución habitual es contratar un servicio de destrucción externo para que venga, se lo lleve y haga lo que hay que hacer.

Las ventajas de contratar un servicio de destrucción son que pueden llevarse grandes cantidades de papel de una sola vez, lo que significa que ningún miembro de tu equipo tendrá que dedicar tiempo a la destrucción en sí, y además no tendrás que pensar en deshacerse del papel triturado, que obviamente será mucho.

Sin embargo, algunos de los inconvenientes de los servicios de destrucción incluyen el hecho de que tal vez sólo puedan hacer una recogida, por ejemplo, una vez a la semana, lo que significa que hay que pensar en un almacenamiento seguro mientras tanto. Además, los servicios de destrucción también tienen un coste, por supuesto. Cada mes o trimestre, sea cual sea tu calendario de pagos.

Con frecuencia, muchas organizaciones con grandes necesidades de destrucción asumen que los servicios de destrucción serán más baratos y eficientes que el uso de sus propias destructoras. Si sólo has tenido experiencia con destructoras de papel manuales estándar en el pasado, es una suposición justa. Intentar hacer frente a una enorme pila de documentos será una pesadilla al tener que trabajar en la máquina durante horas, con compañeros descontentos esperando su turno o con la posibilidad de que se produzcan atascos.

Pero hoy en día, la selección de destructoras de oficina disponibles no se limita a los modelos de alimentación manual diseñados sólo para procesar un manojo de hojas a la vez. Los modelos comerciales de alta capacidad están construidos para manejar grandes volúmenes de papel de forma rápida, eficiente y sin riesgo de daños por exceso de uso. Es más, están disponibles con alimentación automatizada y papeleras de gran capacidad para que nadie tenga que estar introduciendo hojas en la máquina a mano, y pueda trabajar con grandes pilas de papel antes de tener que vaciarla.

2. Destructoras de papel automáticas

Para la destrucción de alta capacidad en el lugar de trabajo, las mejores opciones disponibles son los modelos automáticos grandes como la Leitz IQ Autofeed Office Pro 600.

La alimentación automatizada cambia las reglas del juego cuando se trata de manejar grandes volúmenes de papeleo. Estos modelos cuentan con una bandeja de inserción como la que se encuentra en una impresora o en una fotocopiadora, donde se cargan todos los documentos que se quieren destruir. Una vez que la bandeja está llena, se cierra la puerta y se pulsa el botón de inicio, y la destructora se encarga del resto por ti, haciendo pasar todas las hojas por la destructora automáticamente.

Los modelos Office Pro 600 tienen una capacidad de carga de hasta 600 hojas a la vez. Con una destructora de alimentación manual, incluso una con una capacidad de alimentación relativamente grande que pueda destruir 20 hojas a la vez, destruir 600 hojas significaría estar de pie y recargarla 30 veces. Gracias a la alimentación automática, puedes marcharte y dedicarte a otra cosa.

Con una papelera de 110 litros de capacidad, la destructora Office Pro 600 también puede contener más de 1.000 hojas trituradas a la vez antes de tener que vaciarla. Cuenta con un sensor de papelera llena por infrarrojos que avisa cuando la papelera está 80% llena, evitando el riesgo de que se llene en exceso.

Lo último por lo que recomendamos los modelos automáticos de Leitz incluso para las necesidades de mayor capacidad es por lo resistentes que son. Debido a la gran cantidad de fricción que se produce cuando las cuchillas de trituración giran, muchas destructoras sólo tienen tiempos de funcionamiento muy cortos, ya que de lo contrario se corre el riesgo de quemar el motor. Esto limita aún más la cantidad de documentos que se pueden destruir, ya que hay que dejar la máquina inactiva durante un tiempo para que se enfríe de nuevo.

Utilizando motores de alta resistencia, las destrucoras automáticas de Leitz pueden funcionar continuamente hasta dos horas, tiempo suficiente para triturar una carga completa y más. Además, sus cortadores endurecidos trituran las grapas y los clips, por lo que no es necesario desmontar documentos enteros antes de colocar las hojas en la bandeja de inserción. Y con la tecnología especial antiatascos que detiene e invierte automáticamente la trituración en el momento en que se detecta un problema, no tienes que supervisar constantemente cada vez que usas la destructora.

Eficientes, prácticas y robustas, las destructoras automáticas para trabajos pesados como la Leitz IQ Office Pro 600 ofrecen a las organizaciones con las mayores necesidades de destrucción una alternativa a los servicios de destrucción. Al triturar los documentos "sobre la marcha" cuando se necesita, no tienes que preocuparte por el almacenamiento seguro entre las recogidas. Y con los volúmenes que son capaces de triturar, su alto nivel de fiabilidad y sus bajos costes de funcionamiento, las destructoras automáticas ofrecen un coste total de propiedad competitivo en comparación con cualquier servicio de recogida. De hecho, es probable que se amortice en cuestión de meses.
Las destructoras automáticas también están disponibles en tamaños compactos más pequeños, lo que resulta ideal para el personal que trabaja más a menudo desde casa que en la oficina.