El trabajo a distancia puede ser agotador en el mejor de los casos. Tratar de dirigir tu propio negocio desde casa añade otra capa compleja a tus necesidades organizativas. Si has hecho recientemente la transición al trabajo en casa o el entorno de tu empresa se ha vuelto desordenado y caótico, tenemos los siguientes consejos para convertirte en un profesional de la organización de la oficina.

Poner a los empleados en sintonía.

Si diriges una pequeña empresa desde casa y tienes un par de empleados, es importante que sigan tus normas. Si compartes un espacio en tu casa, proporciónales las herramientas que necesitan para mantener su trabajo organizado. No tengas miedo de establecer expectativas con tu personal, después de todo, están trabajando para ti y desde tus instalaciones.

Cada persona necesita un espacio de almacenamiento en el escritorio para mantener el papeleo, los bolígrafos y los lápices ordenados. Después de todo, un escritorio ordenado es una mente ordenada. Si el papeleo es un problema, los bucs de cajones de sobremesa pueden utilizarse para mantener a tu equipo organizado y evitar que el papeleo se extravíe. Un espacio de escritorio ordenado ayudará a sus empleados (y a usted mismo) a trabajar de forma eficiente y productiva en un entorno libre de desorden.

 

 

Almacenamiento de archivos en casa para empresas

Aunque somos partidarios de la ecología, entendemos que el papeleo es una parte integral de algunas empresas. Pero, ¿qué pasa cuando tus documentos se apoderan de tu oficina? Las avalanchas de papeleo no son divertidas, así que deja de meter los archivos viejos en los armarios e invierte en un sistema de archivos de nivel .

Los archivadores de Leitz son una excelente forma de almacenar documentos que deben permanecer accesibles, y están disponibles en tamaños estrechos o anchos. Nuestra gama está disponible en 14 colores, lo que significa que puedes codificar por colores tu sistema de archivo o simplemente añadir color a tu oficina en casa. Cada archivador tiene una sección en el lomo para que puedas escribir su contenido. Los archivadores de palanca pueden guardarse fácilmente en una estantería o en un armario de archivo con cerradura si hay documentos sensibles.

 

 

Prepárate para las reuniones a distancia

Dependiendo de tu negocio, es probable que tengas que realizar reuniones a distancia. Zoom, Skype, Microsoft Teams y Google Hangouts son plataformas de reuniones virtuales que han cobrado protagonismo a lo largo del último año, a medida que el trabajo desde casa se convierte en la norma. Celebrar una reunión a través de una pantalla en lugar de en persona puede resultar extraño, pero asegurarte de que tu y tu equipo cuentan con el equipo adecuado para facilitar esta nueva forma de trabajar es imprescindible para que tu empresa funcione sin problemas.

Para que las reuniones en línea sean eficaces, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Tener el ordenador de sobremesa o el portátil preparado para las reuniones.
• ¿Necesitas una cámara web o un micrófono para mejorar la calidad de las llamadas?
• Disponer de un calendario en línea (normalmente vinculado a tu correo electrónico) para programar y reservar reuniones.
• ¿Tienes una cuenta en un software de videoconferencias como Zoom o Microsoft Teams?
• ¿Tu conexión a Internet es suficiente para las reuniones a distancia?
• ¿Puedes coordinarte con tu personal de forma eficaz para evitar conflictos de horarios?

Mantener el buen funcionamiento de tu negocio en casa no debe centrarse únicamente en los elementos físicos de tu oficina. Las reuniones virtuales son una parte de tu día que tendrás que pasar para mantenerte organizado. Puedes consultar nuestra guía sobre Cómo crear la mejor oficina doméstica con zoom para obtener más información.

Crear una oficina sin cables

Un elemento esencial de la oficina en casa sin el que tu empresa no debería vivir es un organizador de cables a medida. Aunque un paquete de bridas para cables puede servir, no es lo ideal si necesitas que sean portátiles. Invertir en un organizador de cables evitará que los cables se enreden y te ahorrará tener que arrastrarte bajo la mesa cuando pierdas el cargador del portátil. Los organizadores de cables se pueden pegar o colocar fácilmente en la parte posterior de tu escritorio, con amplias ranuras para que puedas deslizar tus cables de alimentación y de carga en su lugar.

Soluciones de almacenamiento portátil

Si tienes tu negocio en casa pero tienes que salir a la carretera para reunirte con clientes o proveedores, puede ser difícil llevar tus pertenencias de A a B. A menudo puedes ir cargado de bolsas pesadas, sobre todo si tienes que llevar documentos o productos. Leitz tiene la solución perfecta. Nuestros archivadores y cajas de archivo pueden mantener tu seguridad en casa, pero también son extremadamente portátiles cuando necesitas viajar. Ambos sistemas de archivo se pueden cerrar, lo que significa que estarán seguros si se dejan desatendidos. En casa, se pueden apilar y guardar fácilmente. Para hacerte la vida aún más fácil, disponemos de una gran variedad de separadores, carpetas, fundas y carpetas colgantes para mantener tu papeleo organizado.

Establecer objetivos claros de la empresa

No importa el tamaño de tu empresa, si tienes un equipo o eres sólo tú, establecer objetivos ayuda a todos a mantenerse en el camino cuando se opera desde casa. Distingue tus objetivos y lo que esperas de cada empleado (o de ti mismo) y haz que los plazos y las listas de tareas sean accesibles y claros. El detalle es la clave y el uso de una herramienta de gestión como Basecamp, Monday o TeamGannt -hay toneladas de software diferentes disponibles- te ayudará con la gestión del proyecto y la comunicación tanto interna como externa en caso de que lo necesites.

Antes de la pandemia, poca gente pensaba que se podía dirigir un negocio con éxito únicamente desde casa. Pero, hoy en día, es posible. Los avances tecnológicos han permitido que florezcan imperios remotos y que los equipos se mantengan organizados y conectados a pesar de la distancia geográfica.

 

 

Deshacerse de los documentos sobrantes

Es demasiado fácil guardar el papeleo "por si acaso". Pero, ¿realmente necesitas facturas de hace 10 años? ¿Puedes guardar copias digitales en su lugar? Además, ¿no sería bueno tener algo de espacio de almacenamiento extra?

Puede ser difícil decidir qué hacer con la documentación antigua, sobre todo si es sensible. Todo lo que sea seguro puede desecharse fácilmente a través de su papelera de reciclaje, pero invertir en una destructora automática podría ser lo mejor:

• Proteger tus datos personales y empresariales
• Proteger los datos de tus clientes y proveedores
• Ayudarte a evitar multas y acciones legales por incumplimiento de la legislación del RGPD
• Ayudarte a evitar una filtración de datos que podría resultar en malas relaciones públicas y daños a la reputación

Las destructoras de papel no son sólo una inversión para tu empresa, ya que también pueden utilizarse en casa. Ya no tendrás que preocuparte por el contenido de los documentos personales:Las destructoras de papel no son sólo una inversión para tu empresa, ya que también pueden utilizarse en casa. Ya no tendrás que preocuparte por el contenido de los documentos personales:

• Tu nombre y dirección
• Datos bancarios
• Facturas de servicios públicos
• Contraseñas y números PIN

Con una destructora de papel puedes deshacerte de cualquier dato sensible de forma segura. Algunos modelos permiten incluso destruir tarjetas, CD y disquetes.

Las ventajas de dirigir tu negocio desde casa

Dirigir tu imperio desde casa puede ser desalentador, sobre todo si estabas acostumbrado a estar en un entorno de oficina ajetreado todos los días. Las empresas de todo el mundo se han adaptado al trabajo a distancia y ahora son máquinas bien engrasadas al adoptar los consejos que hemos compartido en este artículo.

Trabajar desde casa tiene increíbles ventajas para los empresarios y los empleados. Si todavía no estás seguro, por qué no echas un vistazo a un puñado de beneficios de dirigir un negocio a distancia a continuación:

• Mayor equilibrio de la vida laboral para ti y los empleados que tengas.
• No hay que gastar en el alquiler de un espacio de oficina y los costes de servicios asociados.
• Flexibilidad para tus empleados, lo que puede traducirse en mayores niveles de producción.
• Como propietario de una empresa, tienes acceso a una reserva ilimitada de talento para contratar, ya que no estás obstaculizado por la ubicación.
• Trabajar desde casa suele ser una inyección de moral para el personal.
• Tu y tus empleados tenéis la oportunidad de adoptar un estilo de vida más saludable.
• La oportunidad de aprovechar más la tecnología puede mejorar el funcionamiento de tu empresa para bien.
• La confianza entre tu y tus empleados puede dispararse.