Atrás quedaron los días en que se trabajaba en una oficina a tiempo completo. Los últimos años ha cambiado la forma de trabajar de las empresas en todo el mundo. El trabajo desde casa, inicialmente una práctica implementada por necesidad, se ha consolidado y las personas se han adaptado al trabajo a distancia. Una reciente encuesta muestra que, para los empleados que pueden trabajar desde casa, la práctica más habitual es el trabajo híbrido.

Las empresas han reconocido la mejora de la conciliación de la vida laboral y familiar que supone trabajar desde casa, lo que se traduce en un mayor bienestar y productividad de los empleados. Otra encuesta muestra que el 90% de los empleados son igual o más productivos cuando trabajan a distancia que cuando lo hacen en la oficina. Un modelo de trabajo híbrido ayuda a facilitar los deseos diferentes del personal, ya que algunos quieren quedarse en casa y otros prefieren trabajar presencialmente en la oficina.

¿Qué es el trabajo híbrido?

El trabajo híbrido pretende ofrecer a empleados y empresas lo mejor de ambos mundos. Este modelo mixto prevé que los empleados pasen parte de las horas de trabajo en la oficina y parte trabajando desde casa. El reparto puede depender del trabajador o de la empresa. Lo habitual es que los empleados pasen dos o tres días a la semana trabajando desde casa, y el resto del tiempo en la oficina.

El trabajo híbrido permite a empresas y empleados beneficiarse de la flexibilidad del trabajo a distancia, sin dejar de mantener una base de operaciones establecida. Se ha convertido en la forma de funcionamiento de muchas empresas de todo el mundo.

La flexibilidad se ha convertido en algo primordial para los trabajadores y los empresarios han tenido que crear espacios de oficina híbridos para adaptarse a ella. Sin embargo, también hay ventajas para las empresas, entre las que se incluyen:

• Acceso a trabajadores de mayor calidad
• Menos gastos para las empresas
• Procesos eficientes y simplificados
• Menos bajas por enfermedad
• Empleados más felices y más productivos
• Mayor permanencia del personal

Asimismo, junto con la flexibilidad y la mejora del equilibrio entre la vida laboral y personal, la opción de trabajar desde casa o desde la oficina ha significado para los empleados:

• Pasar más tiempo en familia
• No tener que perder tiempo ni dinero en desplazamientos
• Comunicarse internamente con eficacia
• Tener relaciones más sólidas con los compañeros
• Poder trabajar desde cualquier lugar
• Sentirse satisfecho, lo que equivale a una mayor productividad

¿Cómo pueden las empresas facilitar el trabajo híbrido a sus empleados?

Aunque las ventajas del trabajo híbrido son evidentes, ¿cómo pueden ponerlas en práctica las empresas? A continuación, destacamos nuestras 10 ideas más importantes a la hora de desarrollar una estrategia de trabajo híbrido.

1)        Planifica para diferentes entornos de trabajo

Aprovecha al máximo los distintos entornos de trabajo programando proyectos colaborativos y creativos para la oficina y guarda el trabajo conceptual y de proyectos mientras estás en casa con menos distracciones.

Puede ser útil para los equipos tener al menos uno o dos días a la semana en los que todo el mundo esté en la oficina, para permitir el trabajo colaborativo.

2)        Programa reuniones con eficacia

Presta atención cuando organices reuniones. Recuerda que el personal estará tanto en la oficina como en casa, así que asegúrate de que todas las reuniones se realizan a través de un programa de videollamadas, independientemente de quién esté o no en la oficina. Así nadie se perderá ninguna comunicación.

3)        Invierte en equipos portátiles

Los empleados que adopten el modelo de trabajo híbrido necesitarán moverse sin problemas entre su casa y la oficina. Invertir en equipos de oficina portátiles es clave para facilitar la vida al máximo a estas personas.

Los portátiles son fundamentales, por lo que un maletín protector será necesario. Los trabajadores también necesitarán un ratón para ordenador y quizá un teclado externo.

También deberías tener en cuenta la ergonomía a la hora de equipar a tus empleados. El soporte portátil elevará la pantalla del empleado a una altura de visualización adecuada, para ayudarle a trabajar cómodamente. Nuestro soporte para portátil Leitz Ergo Cosy se pliega cuando no se utiliza, por lo que es ideal para transportarlo entre casa y la oficina.

4)        Mejora los hot desks

Convierte los hot desks en espacios de trabajo compartidos con todo el equipamiento y la comodidad de un escritorio permanente. Los empleados deben poder sentarse en cualquier mesa y disponer de todo lo necesario para trabajar de forma eficaz y productiva.

Considera el equipo básico que necesitarán las personas. Puedes incluir tijeras, cinta adhesiva, papelera, grapadora y taladro. Dar a cada uno lo que necesita en cada espacio de trabajo de hot desk contribuirá a un trabajo productivo y eficiente.

También puedes comunicar un sistema a los trabajadores, para que ordenen su mesa de trabajo al final de la jornada laboral. Puede consistir en volver a colocar el material en su sitio y limpiar y ordenar el papeleo acumulado a lo largo del día. El organizador de sobremesa puede ayudar a mantener ordenados los escritorios de hot desking.

5)        Aborda la salud de los trabajadores

Introduce purificadores de aire para ayudar a eliminar los virus transmitidos por el aire y garantizar una mejor calidad del aire interior. La mala calidad del aire de las oficinas puede afectar especialmente a los miembros del personal con asma u otros problemas respiratorios. El personal puede presentar los siguientes síntomas debido al aire contaminado de la oficina:

• Picor y/o goteo de ojos
• Secreción nasal
• Estornudos
• Senos paranasales inflamados
• Dificultad para respirar
• Tos
• Picor o dolor de garganta

La gama de Leitz de los Purificadores de aire TruSens vienen en tres tamaños para adaptarse a tu lugar de trabajo. Los purificadores de aire TruSens mejoran la calidad del aire interior y no solo se centran en el polvo, la suciedad y los gases. Puedes utilizar uno de nuestros filtros (para mascotas, olores o alergia y gripes) en función de lo que mejor se adapte al espacio de la oficina.

Si tu objetivo es la salud de los trabajadores, el Filtro para alergias y gripes es lo que necesitas. Captura el 99,99% de los virus y alérgenos transportados por el aire, incluido el coronavirus. Con nuestros purificadores de aire TruSens y filtros HEPA, puedes reducir el riesgo de enfermedades en la oficina y ayudar a los trabajadores a respirar un aire más limpio y fresco.

6)        Comunica los requisitos de la protección de datos

Las normas de protección de datos se aplican tanto cuando un empleado trabaja desde casa como cuando está en la oficina. Debes asegurarte de que las personas saben lo que se espera de ellas en términos de protección de datos y los procesos que deben seguir para evitar una infracción.

Esto podría implicar no permitir que los empleados se lleven papeleo a casa. En su lugar, pueden escanear los documentos a la nube y acceder a ellos desde casa. También se les debería pedir que sean conscientes de quién puede estar cerca cuando habléis de información confidencial en llamadas telefónicas o reuniones por vídeo y que tomen medidas para que nadie les escuche.

Cuando estén en la oficina, los trabajadores deben asegurarse de que todo el papeleo con información confidencial se destruye adecuadamente. La destructora de papel es la mejor forma de hacerlo. Leitz tiene una gama de destructoras de papel inteligentes y silenciosas, con tamaños disponibles para todas las oficinas. Tanto si necesitas destructoras de microcorte o destructoras de corte transversal todas nuestras destructoras de papel tienen un alto nivel de seguridad para garantizarte el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

7)        Crea espacios de colaboración

Reutiliza los espacios de escritorios permanentes y crea zonas de descanso para fomentar la colaboración. Muchas empresas ya no tienen una estructura fija de escritorios para sus empleados, sino que adoptan el "hot desking" y los espacios de trabajo compartidos para favorecer el espíritu de trabajo híbrido.

Si crees que en tu oficina sobra espacio de escritorio, conviértelo en una zona donde reunirse con los/las compañeros/as para hablar de proyectos. Esto puede ayudar a las personas a aprovechar al máximo el tiempo que pasan en la oficina y rodeados de otras personas, de modo que puedan utilizar su tiempo de trabajo desde casa para trabajar en solitario.

8)        Invierte en el software necesario

Es imprescindible que tus empleados puedan acceder a todo lo que necesiten, tanto si trabajan desde la oficina como desde otro lugar. Por lo tanto, debes asegurarte de que tu empresa está equipada con el software necesario para ello.

Podría significar trasladar tus archivos y unidades de disco a un sistema basado en la nube en el que las personas solo tuviesen que iniciar sesión para acceder a lo que necesiten. También puede ser necesario pasar a un sistema de gestión de proyectos en línea, para asegurarte de que todo el mundo pueda estar al tanto de sus tareas y comunicarse eficazmente.

También debes asegurarte de que dispones de un software de comunicación adecuado, para que todos tus empleados puedan ponerse en contacto. Podría ser un sistema de mensajería como Microsoft Teams o Slack, con diferentes canales configurados para varios equipos y proyectos. Esto permitirá que todos se comuniquen entre sí, independientemente del lugar desde el que trabajen.

9)        Desarrolla un entorno de trabajo hogareño

Crea un hogar desde casa, añadiendo muebles y accesorios contemporáneos con un toque de color para garantizar un entorno relajado y productivo. Las gamas Leitz WOW y Leitz Cosy son colecciones de accesorios de oficina y soluciones de almacenamiento de oficina que ayudan a mantener las oficinas organizadas. Disponibles en una variedad de colores vivos o tranquilos para complementar tu lugar de trabajo, las colecciones incluyen productos como archivadores, cajas de almacenamiento, bandejas y material ergonómico.

10)      Organiza actos y actividades

Fomenta la interacción social comunicando actividades y eventos en la oficina, así como digitalmente para los que están en casa. Los concursos virtuales semanales son una forma estupenda de divertirse con los/las compañeros/as y son fácilmente accesibles tanto para los que trabajan desde casa como desde la oficina.

También puedes organizar reuniones en persona varias veces al año. O hacer actividades para fomentar el espíritu de equipo o una cena más distendida. Los actos informales pueden contribuir a estrechar los lazos entre compañeros/as y mejorar la comunicación en el trabajo.

Construyendo una oficina híbrida

Crear un modelo de trabajo híbrido no es un proceso rápido. Implica planificación, aportaciones de los trabajadores y la ejecución. Es importante contar con la participación de todos cuando se avanza hacia un modelo de trabajo híbrido para comprender las diferentes necesidades de todos los equipos y departamentos. Aunque esto pueda parecer una tarea abrumadora, utilizando los 10 consejos descritos anteriormente, combinados con la investigación y la preparación, se puede crear un método de trabajo híbrido que ayude a las personas a crear una estructura de trabajo que se adapte mejor a sus necesidades.

 

Leitz tiene una amplia gama de equipos de oficina y artículos de oficina en casa para un trabajo productivo y eficiente.

Más información sobre el trabajo híbrido:

10 formas de crear el mejor entorno de trabajo híbrido

Protección de datos y trabajo desde casa: Consejos para trabajar con seguridad

Lista de comprobación y guía para la incorporación de empleados a distancia