Las tareas específicas o por etapas o los trabajos incompletos pueden plantear verdaderos desafíos cuando se trata de sistemas de archivo en papel. Como bien sabemos, el papel, la organización y el archivo siguen muy vivos y son parte de nuestra rutina de trabajo diaria. Desde los estados de cuenta bancarios hasta los recibos que deben guardarse, así como la protección de datos y las consideraciones de la RGPD. Mientras que los sistemas digitales están todos integrados, ¿cómo gestionamos el papeleo en nuestras vidas?

Sistemas de archivo inteligentes

Los sistemas de archivo en papel existían en la época en que el trabajo digital a distancia y el trabajo desde casa no era ni siquiera un sueño lejano.  Ahora, la tecnología te permite trabajar en más de un lugar, así que, ¿cómo puedes gestionar la documentación? 

 

Aquí hay algunos consejos útiles para que te organices.

• Intenta imitar las categorías y clasificaciones para los documentos en línea que se utilizan en el entorno de la oficina o del trabajo.  La idea es que cuando vuelvas a la oficina, puedas clasificar sin esfuerzo tus documentos en la estructura de archivo existente.
• La mayoría de la gente no puede permitirse el lujo de disponer de un gran espacio en una pequeña oficina en casa, por lo que esto supone dar una mayor importancia a la buena organización y a los sistemas de archivo adecuados.  Equípate con algunos productos de archivo adecuados como carpetas de anillas, fundas y archivadores.
• Tanto si trabajas en la sala de estar o en una oficina doméstica diseñada a medida, un buen equipo de almacenamiento puede aprovechar al máximo un espacio pequeño.  Utiliza estanterías y pequeños estantes de oficina para mantener los documentos fuera del paso y liberar tu espacio de trabajo.
• Utiliza Leitz WOW, con sus vibrantes colores para que tu oficina de casa tenga tus colores favoritos. Los archivadores de palanca y los índices y separadores harán que tus documentos queden perfectamente ordenados y pueden ser reutilizados por otros miembros de la familia cuando finalmente regreses a la oficina.
• Un espacio de oficina ordenado es importante para marcar la delimitación entre el tiempo en la oficina y el tiempo en familia.  Limpiar a diario es un hábito muy importante y permite a otros miembros de la familia utilizar el espacio de trabajo, como los adolescentes que estudian para los exámenes.
• Los trabajadores a distancia también deben cumplir con la normativa del RGPD y su jefe debe tener un protocolo para proteger los datos y los documentos fuera de la oficina.  Los trabajadores autónomos y las pequeñas y medianas empresas pueden descargar kits de herramientas para el trabajo de las PYMES desde casa, que les ayudan a organizarse y a cumplir con la normativa.

La documentación delicada y confidencial que ya no necesitas puede ser eliminada utilizando una destructora de papel doméstica. Si no te sientes seguro de destruir algo, entonces escanea y almacena una versión electrónica antes de pulsar el botón.

Fue Benjamín Franklin, el político, poli matemático, científico e inventor estadounidense que dijo en el siglo XVIII "un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar" y nada más cierto cuando se trata de archivar en la oficina.  La limpieza y el orden tienen un gran impacto en la salud mental y el bienestar también. Vuelve la alegría perdida al material de oficina en el siglo XXI y es lo suficientemente elegante como para complementar cualquier diseño de interiores de tu casa.