5 Ιδέες για τη μείωση των περισπασμών γραφείου και τη βελτίωση της παραγωγικότητας

Αν κοιτάξουμε πίσω 10 χρόνια, οι προκλήσεις για τις επιχειρήσεις στο σχεδιασμό γραφείων ήταν πολύ διαφορετικές από αυτές του σήμερα. Εάν υπήρχαν κεντρικά γραφεία, τότε η προσβασιμότητα σε αστικά κέντρα και η ποιότητα των μεταφορικών συνδέσεων ήταν προϋπόθεση.

Για τους εργαζόμενους, όπου η ομάδα παρέμεινε ως επί το πλείστων στο ίδιο κεντρικό κτίριο, η διαχείριση του χώρου ήταν βασικό ζήτημα. Ήταν μια πράξη μεγιστοποίησης του αριθμού των ανθρώπων σε ελάχιστο χώρο, ενώ εξακολουθεί να είναι λειτουργική. Εάν ένας υπάλληλος δούλευε στο γραφείο του το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας, τότε οι απαιτήσεις σχεδιασμού κατευθύνονταν προς στη διαρκή άνεση.

Από τότε, με γνώμονα τις συνεργατικές τεχνολογίες και τα social media, ο χώρος εργασίας έχει αλλάξει και οι στάσεις των εργαζομένων γραφείου εξελίχθηκαν επίσης.

Για ορισμένες εταιρίες, το ιδανικό θα συνεχίσει να είναι ένας κεντρικός χώρος εργασίας, ενώ άλλοι υιοθετούν έναν πιο άτυπο αλλά συνεργάσιμο χώρο όπου μπορούν να ανταλλάσσονται ιδέες.

Αντί για κάπου που οι άνθρωποι πρέπει να πάνε, το σύγχρονο γραφείο είναι κάπου που οι άνθρωποι επιλέγουν να πάνε. Το προσωπικό είναι τώρα πελάτες όπου ο χρόνος τους είναι ανταγωνιστικός. Εάν το σπίτι σας είναι ένα πιο ευχάριστο και εκπληκτικό μέρος για να εργαστείτε από το γραφείο σας, θα επιλέξετε να μείνετε στο σπίτι. Ένα παράδειγμα αυτού είναι το γραφείο της Instagram στην Καλιφόρνια, το οποίο έχει περιγραφεί από το περιοδικό Fortune ως «selfie worthy».

5 ιδέες για να ελαττώσετε τις αποσπάσεις από την εργασία σας:

1. Ελλατώστε τα επίπεδα θορύβου

Τα επίπεδα θορύβου περιβάλλοντος δημιουργούνται γρήγορα, ειδικά σε
ανοιχτά γραφεία όπου ο ήχος μπορεί να ταξιδέψει σε μεγάλες αποστάσεις. Ο λευκός θόρυβος μπορεί να αναπτυχθεί σε στενευμένες περιοχές ενός
θορυβώδους γραφείου, αλλά μια πιο πρακτική προσέγγιση είναι η μείωση των
επιπέδων θορύβου που προκαλούνται από τις καθημερινές πρακτικές γραφείου
εργασίας.

Αν το φωτοαντιγραφικό ή ο εκτυπωτής σας είναι θορυβώδη, φροντίστε να τα επισκευάσετε. Εναλλακτικά, εάν οι καταστροφείς εγγράφων σας αποσπούν την προσοχή, μπορείτε να τους αντικαταστήσετε με νέα ήσυχα μοντέλα και φροντίστε να τα διατηρήσετε με κανονικό λάδι.

• Εάν οι συναντήσεις στους διαδρόμους καθίστανται πάρα πολύ συχνά μια πηγή απόσπασης της προσοχής για την προτίμηση όλων, πηγαίνετε στη διαδρομή του τι προκαλεί την ανάγκη για τη συνάντηση κατά πρώτο λόγο. Είναι ο χρόνος που διατίθεται για πιο επίσημες συναντήσεις που χρησιμοποιούνται τόσο παραγωγικά όσο θα έπρεπε;
  
  
• Εάν διαπιστώσετε ότι διακόπτεται πάρα πολύ συχνά για τις προτιμήσεις σας, πείτε κάτι. Διαφορετικά, μια καλή τακτική είναι να συνδέσετε τα ακουστικά σας για να δώσετε ένα οπτικό σύνθημα που προσπαθείτε να εστιάσετε και να αποκλείσετε τους περισπασμούς από το θόρυβο του γραφείου.

2. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις των μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα τηλεφωνήματα και τα συστήματα intranet παράγουν συνήθως αρκετές ειδοποιήσεις που μπορούν να αποσπάσουν την προσοχή των περισσότερων υπαλλήλων. Προσθέστε σε αυτό τα υποστηριζόμενα εταιρικά εργαλεία όπως το Skype για Επιχειρήσεις ή το Εργασιακό Κέντρο από το Facebook και συχνά είναι δύσκολο να εστιάσετε την εργασία σας χωρίς να αποσυνδέσετε το καλώδιο ethernet από το φορητό υπολογιστή σας ή να απενεργοποιήσετε το WiFi!

Ίσως ήρθε η ώρα να εξετάσετε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων εφαρμογών και κοινωνικών μέσων ενημέρωσης. Εάν διαπιστώσετε ότι αποσπώνται από τις ειδοποιήσεις Whatsapp, Facebook και LinkedIn που δεν προσθέτουν αξία στην ημέρα σας, δοκιμάστε να τις απενεργοποιήσετε για λίγες μέρες.

3. Οργανώστε το γραφείο σας

Το προσωπικό περιβάλλον των εργαζομένων έχει μεγάλο αντίκτυπο στην παραγωγικότητα. Όλο και περισσότεροι οργανισμοί δίνουν προσοχή στα γραφεία των εργαζομένων τους και εφαρμόζουν πολιτικές καθαρού γραφείου.

Πρόκειται για ένα σύνολο κανόνων που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι θα πρέπει να διεξάγουν τους χώρους εργασίας τους, όπως την οργάνωση αρχείων, τον εξορθολογισμό των κολλητικών σημειώσεων και την τακτοποίηση των χαρτικών.

Έχοντας ένα καθαρό γραφείο είναι ένα φανταστικό πρώτο βήμα στην αύξηση της παραγωγικότητας, αλλά μπορούν οι οργανώσεις μπορούν να κάνουν περισσότερα? Οι σταθμοί εργασίας Sit-stand χρησιμοποιούνται από πολλές εταιρείες. Όχι μόνο λέγεται ότι αυξάνουν την παραγωγικότητα, αλλά επίσης βελτιώνουν τη στάση του σώματος και τον πόνο στην πλάτη που σχετίζεται με την τοποθέτηση σε ένα γραφείο που ζουν πολλοί εργαζόμενοι καθημερινά. Αυτή η ενόχληση μπορεί να είναι εξαιρετικά αποσπασματική και μπορεί να δει το προσωπικό να αποσυνδεθεί από την εργασία για χρονικά διαστήματα.

4. Η αναζήτηση φαγητού

Οι υπάλληλοι γραφείου που προσπαθούν να ικανοποιήσουν την πείνα τους με σνακ, συχνά καταλλήγουν στον αυτόματο πωλητή της εταιρίας. Αυτή η διαδρομή μπορεί να δημιουργήσει θόρυβο, αλλά η αύξηση του ζαχάρου από τα γλυκά, τις σοκολάτες και τα αναψυκτικά μπορούν να φέρουν μεγαλύτερη απόσπαση προσοχής.

Προσφέροντας φρούτα και ξηρούς καρπούς που αποδεσμεύουν αργά την ενέργεια, θα είναι το πλεονέκτημα που θα εκτιμήσουν οι εργαζόμενοι.

5. HotDesk & MeetingRoom θέματα συνδεσιμότητας

Τίποτα δεν έχει μεγαλύτερη επίπτωση στην παραγωγικότητα από τα θέματα συνδεσιμότητας. Ξεχασμένοι φορτιστές, καλώδια ethernet που λείπουν, επισκέπτες που ζητούν τον κωδικό WiFi είναι συχνά φαινόμενα που προκαλούν αποσπάσεις στην προσοχή στην εργασία.

1. Σκεφτείτε να παρέχετε universal docking stations σε ειδικά γραφεία ώστε οι επισκέπτες να μην προσπαθούν να συνδεθούν σε μια οθόνη ή ένα πληκτρολόγιο.
2. Τοποθετήστε πλαστικοποιημένες οδηγίες σε κάθε ειδικό γραφείο.
3. Σιγουρευτείτε ότι κάθε αίθουσα συνεδριάσεων έχει μια συλλογή καλωδίων HDMI, USB-C, Thunderbolt και Mini DisplayPort αντάπτορες ώστε να μπορούν όλοι να συνδεθούν στον προτζέκτορα χωρίς να ενεργοποιούν ένα κυνήγι θησαυρού με όλους τους παρευρισκόμενους!

Θέματα ανοιχτού γραφείου

Τα τελευταία 40 χρόνια, οι πιο δημοφιλείς μορφές γραφείων υπήρξαν οι καμπίνες και το ανοιχτό γραφείο - και τα δύο με μειονεκτήματα. Οι θάλαμοι μπορεί να είναι περιορισμένοι, είναι απρόσωποι και ο θόρυβος γραφείου μπορεί να αποσπά την προσοχή των εργαζομένων όταν δεν μπορούν να δουν από πού προέρχονται.

Τα γραφεία ανοιχτού σχεδίου έχουν τα οφέλη από τη δημιουργία ενός χώρου συνεργασίας, καθώς και από τη διοίκηση ενός οπτικού ελέγχου του ποιος κάνει τι. Τα πιο ευρέως γνωστά μειονεκτήματα είναι ο θόρυβος από τις τηλεφωνικές κλήσεις, η συνομιλία στο γραφείο, οι θόρυβοι των μηχανών και η έλλειψη ιδιωτικότητας. Υπάρχουν επίσης προβλήματα με κοινό φως και θερμότητα.

Ο οργανωτικός ψυχολόγος Matthew Davis διαπίστωσε ότι τα μειωμένα επίπεδα συγκέντρωσης και η αυξημένη συχνότητα εμφάνισης άγχους είναι πολύ πιο κοινά στα γραφεία ανοικτής διάταξης. Ταυτόχρονα, το Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Queensland ισχυρίζεται ότι το 90% των μελετών δείχνει ανοικτό σχέδιο που συνδέεται με υψηλότερα επίπεδα στρες και αρτηριακής πίεσης.

Η Leitz ζήτησε από ένα δείγμα 800 ατόμων ποιο θα ήταν ο προτιμώμενος χώρος γραφείου τους.

Η έρευνα έδειξε ότι το 25% εργάζεται σε ένα κλειστό γραφείο ενός ατόμου - ένα σχετικά ανώτερο προφίλ - αλλά πάνω από το 50% θα είχε ένα κλειστό γραφείο ως το προτιμώμενο περιβάλλον τους.

Οι εργαζόμενοι στο γραφείο υποχωρούν ολοένα και περισσότερο στον δικό τους εσωτερικό χώρο προσεγγίζοντας τα ακουστικά μείωσης θορύβου στις περιπτώσεις που δεν έχουν την ευκαιρία για ένα ιδιωτικό γραφείο. Ενώ μόνο το 25% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι αυτό είναι αποδεκτό όταν εργάζονται, θα πρέπει να εξεταστεί στο πλαίσιο της ανόδου των χιλιετιών στο χώρο εργασίας. Για αυτούς, τα ακουστικά για να σταματήσουν τον θόρυβο είναι μέρος μιας καθημερινής εργασίας.

Παραγωγικότητα Στο Γραφείο 

Ο μέσος εργαζόμενος διακόπτεται κάθε 3 λεπτά σε περιβάλλον γραφείου. Δεδομένου αυτού του υψηλού επιπέδου διαταραχής στο χώρο εργασίας, είναι ειρωνικό το γεγονός ότι οι εργοδότες τείνουν να ανησυχούν περισσότερο για τους περισπασμούς όταν το προσωπικό εργάζεται εξ αποστάσεως και συγκεκριμένα όταν εργάζεται από το σπίτι.

Στην πραγματικότητα, η έρευνα της Leitz αποκάλυψε ότι η έλλειψη περισπασμών είναι στην πραγματικότητα το πρώτο σημαντικότερο όφελος που προέρχεται από την εργασία στο σπίτι, και το δεύτερο είναι ότι δεν υπάρχουν οι μετακινήσεις. Η απελευθέρωση του «παντού η εργασία» μπορεί να είναι τρομακτική. Αλλά, αν η παραγωγικότητα σας πέσει σε ποιότητα και ποσότητα μετά από εργασία εξ αποστάσεως, κάποιος θα είναι υποχρεωμένος να το παρατηρήσει. Είναι πιθανώς καλύτερο για την καριέρα σας, αν ο πρώτος άνθρωπος που θα το εντοπίσει να είστε εσείς.

Η έρευνα που διεξήχθη από την Ipsos και τη ομάδα Futures Workspace της Steelcase έδειξε ότι το 85% των εργαζομένων στις ΗΠΑ, την Ευρώπη και την Ασία δυσκολεύονται να επικεντρωθούν στην εργασία.

Θεωρώντας ότι οι άνθρωποι προσλαμβάνονται για εργασία, είναι ένα αποθαρρυντικό αποτέλεσμα. Από τους ερωτηθέντες, ουσιαστικά όλοι είπαν ότι εργάζονται ιδιωτικά, αλλά μόνο το 41% δήλωσαν ότι τους προσφέρθηκε αυτή η ευκαιρία. Ένας άλλος ένας στους 3 από τους ερωτηθέντες έπρεπε να εγκαταλείψει το γραφείο για να ολοκληρώσει την εργασία.

Αυτό συμβαδίζει με τα ευρήματα από την κατάσταση του Global Workplace της Gallup, η οποία διαπίστωσε ότι μόνο το 10% των εργαζομένων ανά τον κόσμο εμπλέκεται και εμπνέεται στην εργασία, με 2 στα 3 άτομα να αισθάνονται αποσυνδεδεμένα και μη κινητοποιημένα. Ταυτόχρονα, όσοι ξοδεύουν το 20% του χρόνου να εργάζονται εξ αποστάσεως είναι οι πιο αφοσιωμένοι από όλους τους εργαζόμενους που ερωτήθηκαν. Δεν είναι λοιπόν αξιοπερίεργο ότι το 35% του δείγματος της Leitz θα προτιμούσε να περάσει περισσότερο χρόνο εκτός του γραφείου, με σκοπό την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων.

Τα καλά νέα για τους ανθρώπους που περνούν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους σε μια κεντρική τοποθεσία είναι ότι οι σύγχρονοι σχεδιαστές γραφείων αναγνωρίζουν τις αδυναμίες του συμβατικού γραφείου.

Ο σχεδιασμός του γραφείου του παρελθόντος ήταν λειτουργικά προσανατολισμένος. Η τοποθέτηση τόσων ανθρώπων με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο ήταν ο στόχος. Σήμερα, εξελίσσεται μια πιο ανθρωπιστική προσέγγιση. Σκεφτείτε ένα κλαμπ, αλλά όπου η κύρια δραστηριότητα είναι η δουλειά. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι οι εταιρείες θέτουν τους εργαζόμενους πρώτα από μια θέση συνείδησης. Ωστόσο, συνειδητοποιούν ότι οι πιο ευτυχισμένοι εργαζόμενοι θα είναι αποτελεσματικότεροι και λιγότερο αποσπασμένοι.

Οι χαρούμενοι και ευχαριστημένοι εργαζόμενοι τείνουν να παίρνουν λιγότερες άδειές και είναι πιο παρακινημένοι να γυρίσουν στην εργασία. Είναι επίσης πιθανό να είναι υπερήφανοι για το πού εργάζονται και για οποίους εργάζονται. Όλα αυτά σημαίνουν ότι είναι λιγότερο πιθανό να πάνε σε έναν ανταγωνιστή με νεότερες, πιο φιλικά προς το χρήστη εγκαταστάσεις.

Ποια κόλπα έχουν μάθει οι επιχειρήσεις όταν προσπαθούν να δημιουργήσουν παραγωγικούς χώρους εργασίας; Πώς μπορούν να ανταποκριθούν στις ανάγκες του σημερινού σύγχρονου εργαζόμενου, μειώνοντας ταυτόχρονα τους περισπασμούς στο χώρο εργασίας;