Έχετε ακούσει το ρητό: ένα τακτοποιημένο γραφείο είναι ένα καθαρό μυαλό. Ενώ στο παρελθόν πολλοί ήταν άνετοι με το χάος - ο Άλμπερτ Αϊνστάιν φημίζεται ότι είχε ένα γραφείο γεμάτο με σωρούς από χαρτιά - σήμερα η ποικιλία των εργαλείων και του αριθμού των αντικειμένων  που έχουν στη διάθεσή τους οι εργαζόμενοι έχει αλλάξει. Τώρα είναι ευρέως αποδεκτό ότι οι άνθρωποι είναι πιο παραγωγικοί όταν το γραφείο τους είναι τακτοποιημένο και καθαρό. 

Σε ολόκληρο τον κόσμο, πολλοί από εμάς τώρα αντιμετωπίζουμε τις αποχρώσεις της εργασίας από το σπίτι για πρώτη φορά, και στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό σημαίνει την προσπάθεια εύρεσης των καλύτερων ιδεών για το γραφείο στο σπίτι.

Παρόλο που κανένας από εμάς δεν ισχυρίζεται ότι είναι ειδικός σχεδιαστής γραφείων, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να τακτοποιήσετε και να μεταμορφώσετε τον χώρο εργασίας σας σε μια οπτικά ελκυστική και χωρίς περισπασμούς ζώνη. Σε αυτό το blog εξετάζουμε 6 έξυπνες συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διατηρήσετε το γραφείο του σπιτιού σας σε κορυφαία κατάσταση.

 

1.   Καθαρίστε το γραφείο σας

Η ακαταστασία ανταγωνίζεται την προσοχή σας. Η έρευνα που δημοσιεύθηκε στο περιοδικό Journal of Neuroscience αποκαλύπτει ότι ένα αποδιοργανωμένο γραφείο δεν είναι μόνο δύσκολο να βλέπεις - αλλά μπορεί επίσης να σας είναι πιο δύσκολο να εστιάσετε.

Έχοντας αυτό κατά νου, το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε είναι να καθαρίσετε τον χώρο γραφείου σας. Εξετάστε τα πάντα στο γραφείο σας και αναρωτηθείτε πότε ήταν η τελευταία φορά που χρησιμοποιήσατε κάποιο αντικείμενο και αν το χρειάζεστε πραγματικά.

Να είστε ειλικρινείς και να απαλλαγείτε από τα πράγματα που δεν χρησιμοποιείτε πλέον. Κρατήστε τα είδη που σας είναι χρήσιμα.

Παλιές επαγγελματικές κάρτες, ανεπιθύμητη αλληλογραφία, στοίβες χαρτιών που δεν έχετε δει εδώ και χρόνια, φυλλάδια για εκδηλώσεις που έχουν περάσει, παλιά σημειωματάρια, στυλό που δεν έχουν μελάνι: ήρθε η ώρα να τα πετάξετε. Μπορείτε να κρατήσετε πράγματα όπως παλιές φωτογραφίες, δώρα ή οτιδήποτε άλλο με μια συναισθηματική αξία σε ένα κουτί αποθήκευσης.

Τώρα, προσθέστε ένα τικ στο πρώτο βήμα του ταξιδιού σας σε ένα πιο οργανωμένο γραφείο στο σπίτι - ένα σημείο εστίασης για το οποίο μπορείτε να είστε περήφανοι.

 

2.  Επόμενο βήμα, καθαρίστε

Μόλις έχει τακτοποιηθεί  η αρχική ακαταστασία, αυτή είναι η τέλεια ευκαιρία για εκκίνηση. Καθαρίστε το γραφείο, το πληκτρολόγιο και την οθόνη του υπολογιστή σας, καθαρίστε την καρέκλα γραφείου, τη λάμπα γραφείου, τα συρτάρια γραφείου - και οτιδήποτε άλλο χρειαστεί καθάρισμα.

Όταν τελειώσετε, το γραφείο σας θα έχει μια νέα λάμψη, έτοιμη για μια νέα αρχή. Λάβετε υπόψη ότι τα μικρόβια μπορούν να παραμείνουν σε αντικείμενα όπως τηλέφωνα και πληκτρολόγια για 24 ώρες ή περισσότερο. Οπότε η καθαρή επιφάνεια εργασίας δεν είναι μόνο οπτικά ελκυστική, αλλά είναι επίσης καλή για την υγεία σας, (ενώ το οργανωμένο γραφείο έχει επίσης αποδειχθεί ότι μειώνει το στρες και το άγχος!).

 

Εν τω μεταξύ, εάν κάνετε hotdesking και μετακινείστε σε διάφορα μέρη, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τα αντικείμενα που αγγίζονται συχνά διατηρούνται επίσης καθαρά. Μια μελέτη διαπίστωσε ότι το μέσο γραφείο έχει περισσότερα μικρόβια από ένα κάθισμα τουαλέτας! Μείνετε υγιείς απλώς σκουπίζοντας τον χώρο εργασίας σας καθημερινά.

 

Τώρα έχετε μια καθαρή επιφάνεια για να εργαστείτε, οπότε ποια έξυπνα εργαλεία έχετε στη διάθεσή σας για να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε το γραφείο σας στο σπίτι οργανωμένο ανά πάσα στιγμή;

 

3.   Γίνετε έξυπνοι με το χώρο αποθήκευσης

Ίσως η καλύτερη συμβουλή για ένα καθαρό γραφείο είναι να εξετάσετε τον αποθηκευτικό σας χώρο. Τα κουτιά οργάνωσης γραφείου είναι υπέροχοι συνάδελφοι εργασίας - και ένας πολύ απλός τρόπος για να διατηρείτε τα πράγματα τακτοποιημένα. Τα μεμονωμένα ακουστικά, οι φορτιστές, τα άσχημα καλώδια μπορούν όλα να γίνουν γρήγορα παρελθόν. Έρχονται σε διάφορα σχήματα και μεγέθη ως ένας εύκολος τρόπος βελτιστοποίησης του χώρου.

Και πάλι, εάν κάνετε hotdesking ή αλλάζετε γραφείο στο σπίτι, ένα φορητό κουτί οργάνωσης μπορεί να προσφέρει τη γρήγορη άνεση που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε και να διατηρήσετε τα πράγματα καλά οργανωμένα από σημείο σε σημείο. Μικρές συσκευές αποθήκευσης και πλωτά ράφια μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να μεγιστοποιήσετε το χώρο γύρω σας, διατηρώντας τα πράγματα εκτός γραφείου - από φορητούς υπολογιστές έως φωτογραφίες και τα αγαπημένα σας αντικείμενα.

 

4.   Διατηρήστε προσβάσιμα προμήθειες και εργαλεία

Στο σπίτι είστε υπεύθυνοι για το δικό σας σύστημα ταξινόμησης και οργάνωσης και μπορείτε αρκετά γρήγορα να μετατρέψετε το γραφείο του σπιτιού σας σε ένα masterclass σε οργάνωση με τον κατάλληλο εξοπλισμό.

Πρώτον, βεβαιωθείτε ότι όλα τα εργαλεία έχουν ένα καθορισμένο χώρο - τα πάντα, από ψαλίδι, στυλό, μολύβια, συρραπτικά, μαρκαδόροι, συνδετήρες, θα πρέπει να έχουν τη δική τους θέση, ώστε να μην διασκορπίζονται ακατάστατα. Ομοίως, τυχόν μεμονωμένα χαρτιά, σημειώσεις και έγγραφα πρέπει να βρίσκονται σε μέρος όπου μπορούν να τακτοποιηθούν και να είναι εύκολα προσβάσιμα. Είτε πρόκειται για μια θήκη μολυβιού, έναν οργανωτή γραφείου ή ένα δίσκο χαρτιού, βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν το δικό τους άνετο σημείο - και διατηρούνται τόσο κοντά ή μακριά όσο πιθανόν να τα χρειάζεστε

Παρομοίως, χρησιμοποιήστε συρταριέρα και διαχωριστικά φακέλων για να διατηρήσετε τα πράγματα στα τμήματα τους όπου είναι εύκολα προσβάσιμα, ενώ οποιεσδήποτε άλλες υπενθυμίσεις μπορούν να γραφτούν σε έναν μίνι πίνακα, εξοικονομώντας χώρο στο γραφείο σας από το να είναι γεμάτο με post-it-notes.

 

5.   Ετικέτες για οργάνωση

Ενώ οι ετικέτες είναι ζωτικής σημασίας για την αρχειοθέτηση, είναι επίσης σημαντικές για να διατηρήσετε το γραφείο σας στο σπίτι οργανωμένο, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Η επισήμανση σημαίνει ότι μπορείτε γρήγορα να βρείτε αντικείμενα και να τα επιστρέψετε στα σπίτια που τους έχουν ανατεθεί, για παράδειγμα, η επισήμανση συνδετικών, αρχείων και φακέλων, σας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο για να εστιάσετε στην εργασία (ειδικά εάν έχετε κοινόχρηστο χώρο εργασίας).

Σύμφωνα με μια έρευνα της Kyocera το 2018, περνούν περίπου 2 ώρες καθημερινά αναζητώντας αρχεία και έγγραφα - χρόνος που θα μπορούσε να δαπανηθεί πιο παραγωγικά. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι η ταλαιπωρία του τρόπου με τον οποίο τα αντικείμενα ανήκουν ή δεν ανήκουν σε εσάς - οπότε πραγματικά συμφέρει για να διατηρηθεί ο χώρος εργασίας σας τακτοποιημένος!

 

6.   Βάλτε χρώμα για να ενισχύσετε τη ροή εργασίας σας

Σημαντικό για το σύστημα αρχειοθέτησής σας αλλά και για την ευημερία σας, γίνετε δημιουργικοί με χρώμα. Οι πολύχρωμοι φάκελοι είναι πολύ πιο χρήσιμοι, καθώς μια γρήγορη ματιά στο σωστό χρώμα μπορεί να σας βοηθήσει να πάρετε τα χέρια σας στο σωστό αρχείο πιο γρήγορα.

Επιπλέον, τα μυαλά μας είναι προγραμματισμένα ώστε να ανταποκρίνονται στο χρώμα - οπότε αν είναι δυνατόν, βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει φυσικό φως, ζεστασιά και πράσινο (χωρίς να σας αποσπά την προσοχή) στο γραφείο του σπιτιού σας για να το διατηρήσετε οπτικά ελκυστικό.

 

Θυμηθείτε, εξαρτάται από εσάς να παραμείνετε οργανωμένοι. Η έρευνα δείχνει ότι το 80% της ακαταστασίας στα περισσότερα σπίτια είναι αποτέλεσμα αποδιοργάνωσης και όχι έλλειψης χώρου. Υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης.

 

Για περισσότερα προϊόντα που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την οργάνωση του γραφείου σας στο σπίτι, δείτε τη νέα σειρά γραφείου Cosy.