Fünf Ideen, wie man die Konzentration fördern und die Produktivität erhöhen kann 

Noch vor zehn Jahren kam es bei Büros auf ganz andere Themen an als heute: Bei der Wahl des Unternehmenssitzes waren zum Beispiel eine zentrale Lage und gute Verkehrsanbindung wichtig. Man achtete darauf, dass Mitglieder eines Teams im gleichen Gebäude untergebracht waren - das Raummanagement war ein wichtiges Thema. Oft musste man ganz schön jonglieren, um alle Mitarbeiter möglichst platzsparend so unterzubringen, dass sie noch gut arbeiten konnten. Verbrachten Mitarbeiter den größten Teil des Tages am Schreibtisch, waren Ergonomie und Komfort zunehmend wichtige Faktoren.

Seitdem haben sich durch neue Technologien und Social Media nicht nur die Arbeitsformen geändert, sondern auch die Einstellung der Mitarbeiter.

Für manche Unternehmen und Organisationen werden zentrale Arbeitsplätze auch künftig unverzichtbar sein. Doch in vielen Branchen wird man verstärkt auf virtuelle Kollaborationsplattformen setzen, auf denen Ideen ausgetauscht werden können.

Man muss dann nicht mehr "ins Büro gehen", sondern das Büro ist dort, wo man gerade arbeitet - Hauptsache, die Arbeitszeit wird möglichst effizient genutzt. Geht das zu Hause besser als im Büro, arbeitet man eben vor dort aus. Ein gutes Beispiel ist das Büro von Instagram in Kalifornien, das vom Fortune Magazine als "selfie worthy" bezeichnet wurde.

Fünf Tipps, wie sich Ablenkung im Büro verringern lässt:

1. Den Geräuschpegel reduzieren

Gerade in Großraumbüros ist es oft viel zu laut. Den Schall mit sogenanntem weißem Rauschen zu überlagern, kann eine Lösung sein. Viel einfacher ist es, ganz einfach den Lärmpegel zu reduzieren.

• Ist der Kopierer oder Drucker laut, lassen Sie ihn warten oder tauschen Sie ihn aus. Dies gilt auch für Aktenvernichter: Tauschen Sie sie gegen neue leisere Modelle aus und sorgen Sie dafür, dass sie regelmäßig geölt werden. 
• Spontane Flurgespräche können sehr störend wirken. Wenn sie zu häufig stattfinden, sollte man vielleicht ein Meeting anberaumen, um die Dinge zu klären.
• Wenn Sie finden, dass Sie zu oft bei Ihrer Arbeit unterbrochen werden, sprechen Sie es an. Es kann aber auch eine gute Taktik sein, sich Kopfhörer aufzusetzen und so zu signalisieren, dass man konzentriert arbeitet und nicht gestört werden will. 

2. Social-Media-Benachrichtigungen deaktivieren

Heutzutage klingelt nicht mehr nur das Telefon, sondern man wird auch darauf aufmerksam gemacht, dass eine E-Mail, Whatsapp-Nachricht oder ähnliches eingegangen ist - und ist jedes Mal von Neuem von seiner Arbeit abgelenkt. 

Nun kann man in der Regel leider nicht einfach offline gehen, doch man die Einstellungen der Geräte so ändern, dass Benachrichtigungen ohne Ton und damit weniger störend eingehen. Forschen Sie nach, wie das funktioniert. Es lohnt sich, Zeit dafür zu investieren.

3. Den Schreibtisch aufräumen

Die Gestaltung des Arbeitsplatzes hat großen Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter. Immer mehr Arbeitgeber erlassen deshalb Clean-Desk-Richtlinien. Sie regeln, wie der persönliche Arbeitsbereich gestaltet werden darf - ob zum Beispiel persönliche Bilder, Nippes, Zitate oder Pflanzen erlaubt sind, wie Dateien abzulegen sind, und dass Ordnung und Sauberkeit auf den Schreibtischen herrschen muss.

Ein aufgeräumter Schreibtisch ist ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zu produktiverem Arbeiten. Doch was kann man noch tun? Immer wieder mal im Stehen zu arbeiten, beugt Rückenschmerzen vor und ist somit auch ein Beitrag in Sachen Produktivität- Denn wer Schmerzen hat, kann sich schlecht konzentrieren - oder fällt sogar wegen Krankheit tagelang aus.

4. Gesunde Snacks anbieten

Wer seinen Hunger oder Energiebedarf am Schreibtisch mit Snacks stillt, muss oft zum Süßigkeitenautomat oder Kiosk gehen. Das bringt Unruhe ins Büro. Vor allem aber ist diese Art der Ernährung ungesund, weil sie viel zu zuckerhaltig ist und die Kohlenhydrate so schnell abgebaut werden, dass die Energie nicht lange vorhält. 

5. Zugang zum Netz ermöglichen

Nichts wirkt sich direkter auf die Arbeitsproduktivität aus als technische Probleme. Wer kennt das nicht: Man will loslegen, kann aber nicht, weil Kabel fehlen oder niemand das WLan-Passwort kennt. 

1. Stellen Sie deshalb universelle Dockingstationen bereit,  sodass Besucher und Mitarbeiter keine Zeit mit vergeblichen Versuchen verschwenden müssen, eine Tastatur oder Monitore anzuschließen.
2. Legen Sie eine laminierte Seite mit den Log-In-Hinweisen auf jeden Hot desk.
3. Stellen Sie sicher, dass in jedem Konferenzraum alle gängigen Adapter zur Verfügung stehen, damit jeder sein Laptop problemlos und schnell mit dem Beamer verbinden kann.  

Probleme bei Großraumbüros

In den letzten 40 Jahren wurden immer mehr Großraumbüros eingerichtet. Mitarbeiter können sich dort leichter austauschen, und das Management weiß immer, wer womit beschäftigt ist. Doch Großraumbüros haben auch gravierende Nachteile. Man sitzt sehr beengt, das Arbeitsumfeld ist unpersönlich und man kann sich nur schwer konzentrieren, weil es zu laut ist - andauernd klingelt irgendwo ein Telefon, Kollegen unterhalten sich und zu all dem kommt noch der Lärm von Druckern, Kopieren und Aktenvernichtern hinzu. Zudem vermissen die Mitarbeiter Privatsphäres, gutes Licht und eine für sie persönlich angenehme Raumtemperatur.

Der Organisationspsychologe Matthew Davis hat nachgewiesen, dass die Konzentration in Großraumbüros sinkt und der Stress steigt. Die Queensland University of Technology kam zu ähnlichen Ergebnissen: Großraumbüro führen zu mehr Stress und höherem Blutdruck.

Leitz hat in einer Umfrage 800 Personen nach ihrem bevorzugten Arbeitsumfeld gefragt: Nur 25 Prozent arbeiteten in einem Einzelbüro. Und obwohl es als relativ altmodisch gilt, wünschten sich über 50 Prozent einen Raum für sich alleine.

Kein Wunder, dass man in Großraumbüros immer mehr Menschen sieht, die sich durch Kopfhörer abschotten. Zwar gaben nur 25 Prozent an, dass dies an ihrem Arbeitsplatz akzeptiert wird, aber das sollte man im Kontext dessen sehen, dass immer mehr Millennials in die Arbeitswelt eintreten. Kopfhörer zu tragen ist für sie völlig normal.

Produktivität im Büro

Im Schnitt wird man in Büros alle drei Minuten bei der Arbeit unterbrochen. Angesichts dieser Tatsache wirkt es fast schon komisch, dass Arbeitgeber befürchten, Mitarbeiter könnten im Home Office zu stark abgelenkt werden.

Untersuchungen von Leitz haben tatsächlich ergeben, dass ungegstörtes Arbeiten der zweitwichtigste Vorteil von Heimarbeit ist - nach der Zeitersparnis, weil man nicht pendeln muss. Von überall aus arbeiten zu können, bietet zudem mehr Freiheit. Sinkt die Leistung, wird das sicherlich schnell bemerkt - für die Karriere wäre es wohl am besten, wenn es zuallerst dem Betroffenen selbst auffällt.

Von Ipsos und dem Workspace Futures Team of Steelcase durchgeführte Untersuchungen haben ergeben, dass 85 Prozent der Beschäftigten in den USA, Europa und Asien Schwierigkeiten haben, sich auf die Arbeit zu konzentrieren - ein alarmierendes Ergebnis. Fast alle Befragten gaben an, dass sie gerne von zu Hause aus arbeiten würden, aber nur 41 Prozent wurde es angeboten.

Zu ähnlichen Ergebnissen kam eine Studie von Gallups State of the Global Workplace. Hier stellte sich heraus, dass nur zehn Prozent der Arbeitnehmer weltweit engagiert ihrer Arbeit nachgehen. Zwei von drei Beschäftigten sind unmotiviert. Am engagiertesten sind die Beschäftigten, die 20 Prozent ihrer Arbeitszeit nicht im Büro verbringen. Kein Wunder also, dass 35 Prozent unserer Befragten lieber länger außerhalb des Büros arbeiten würden, weil sie davon ausgehen, dass sie dann produktiver sind.

Die gute Nachricht für alle, die nach wie vor die meiste Zeit im Büro verbringen: Innenarchitekten haben die Probleme inzwischen erkannt. Ging es früher vor allem darum, den Platz so effektiv wie möglich zu nutzen, hat man heute verstärkt den Menschen im Blick. Man weiß jetzt, dass zufriedene Mitarbeiter leistungsfähiger und motivierter sind und sich stärker mit ihrem Unternehmen identifizieren - was wiederum dazu führt, dass sie sich weniger leicht abwerben lassen.

Worauf also sollten Unternehmen setzen, um produktive Arbeitsplätze zu schaffen? Wie können sie die Bedürfnisse der Arbeitnehmer von heute erfüllen und gleichzeitig für eine konzentrierte Arbeitsatmosphäre sorgen?