Die ersten Erfahrungen am neuen Arbeitsplatz machen den Unterschied für einen neuen Mitarbeiter aus. Wie wohl sie sich fühlen, wie willkommen sie sich fühlen, wie gut sie sich unterstützt fühlen, trägt wesentlich dazu bei, wie lange sie bei diesem Arbeitgeber bleiben. Mitarbeiter, die von Anfang an unzufrieden sind, ändern diese Einstellung oftmals auch mit der Zeit nicht mehr. Sie gehen, und das Unternehmen muss den Einstellungsprozess von vorne beginnen, was mit erheblichen Kosten verbunden ist.

Deshalb ist das Wohlbefinden der Mitarbeiter wichtig und deshalb ist es auch wichtig, positive Beziehungen zu den Mitarbeitern von Anfang an zu unterstützen und zu pflegen. Deshalb ist das Onboarding so wichtig ist.

In diesem Leitfaden für neue Mitarbeiter wird ausführlich erläutert, was Onboarding ist, was es umfasst und wie man es erfolgreich durchführt. Wir werden auch nützliche praktische Tipps in Form von Checklisten für Ressourcen und Ausrüstung sowie praktische Leitfäden zur Verfügung stellen.

Was ist ein Onboarding-Prozess für Mitarbeiter?

Niemand beginnt seinen ersten Arbeitstag in einem neuen Job und ist sofort bereit, sich hinzusetzen und zu arbeiten. Es ist unvermeidlich, dass man sich mit den Richtlinien, Verfahren und IT-Systemen des Unternehmens vertraut machen muss und wissen muss, wo man alles Notwendige findet. Nicht zu vergessen das Kennenlernen Ihrer neuen Kollegen und das Zurechtfinden im Unternehmen.

Darüber hinaus gibt es eine lange Liste von Verwaltungsaufgaben, die mit der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen verbunden sind. Schwieriger zu definieren, aber nicht weniger wichtig, ist die Frage, wie man einen neuen Mitarbeiter willkommen heißt und ihn in das Team integriert. 

Es ist nicht immer leicht, einen Neuanfang in einer neuen Position zu machen. Es ist völlig normal, dass die Menschen sich deswegen Sorgen machen. Jeder sollte alles mögliche tun, damit sich ein neuer Mitarbeiter wohlfühlt und sich einlebt, damit er sein Bestes geben und den positiven Beitrag leisten kann, für den er eingestellt wurde.

Onboarding ist der Sammelbegriff für alles, was mit der Begrüßung und Integration eines neuen Mitarbeiters zu tun hat. Von Büroartikeln bis hin zu Firmenkreditkarten gibt es für Arbeitgeber eine Menge zu bedenken.

Unternehmen entwickeln formale Onboarding-Prozesse, um alles so reibungslos und nahtlos wie möglich zu gestalten, die Dinge zu beschleunigen und letztlich die Chancen zu erhöhen, dass ein neuer Mitarbeiter ein zufriedenes, produktives und erfolgreiches Mitglied des Teams wird.

Vor dem Start

Ein Großteil des Verwaltungsaufwands, der mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden ist, kann bereits vor dem Starttermin erledigt werden. Die Vorbereitungsphase hat mit dem vermehrten Remote Working noch mehr an Bedeutung gewonnen, da mehr Aufgaben digital statt persönlich erledigt werden müssen.

Zu den wichtigsten Aufgaben vor dem Start gehören:

• Durchführung von Hintergrundprüfungen und Bestätigung der Identität des Bewerbers
• Erledigung des erforderlichen Papierkrams, z. B. Unterzeichnung von Verträgen, Vertraulichkeitsvereinbarungen für Mitarbeiter usw.
• Einrichtung von IT-Konten und Berechtigungen, z. B. Firmen-E-Mail, Benutzerprofile und Passwörter usw.
• Aufnahme der neuen Person in das Gehaltsabrechnungssystem und die HR-Datenbank
• Wenn der neue Mitarbeiter vor Ort arbeiten soll, muss der Sicherheitszugang geregelt werden, z. B. durch digitale Ausweise oder Daten für den biometrischen Zugang
• Wenn der Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten soll, sollte eine Untersuchung der Anforderungen an die Ausstattung des Home Office durchgeführt werden, einschließlich einer ergonomischen Bewertung. Alles, was benötigt wird, sollte rechtzeitig vor dem Starttermin verschickt werden
• Versendung eines offiziellen Begrüßungsschreibens/einer offiziellen E-Mail

Training und Entwicklung

Auch Fachkräfte brauchen Zeit, um sich in eine neue Rolle einzuarbeiten. Es wird unweigerlich Aspekte geben, die sie über einen längeren Zeitraum lernen müssen, seien es unternehmensspezifische Arbeitsweisen oder der Umgang mit neuen Geräten oder IT-Ressourcen.

Dieser letzte Schritt des Einarbeitungsprozesses kann je nach Art des Unternehmens und der Funktion einige Wochen bis mehrere Monate dauern. Einige Unternehmen entscheiden sich für eine formelle Probezeit, in der Leistung und Entwicklung über einen bestimmten Zeitraum hinweg beobachtet werden und die Weiterbeschäftigung von der Erreichung bestimmter Ziele abhängt.

Selbst wenn ein Unternehmen nicht den Weg der Probezeit geht, ist es üblich, im Voraus Kontrollpunkte festzulegen - etwa nach einem Monat, drei Monaten und sechs Monaten. Sie dienen dazu, die Fortschritte und Leistungen zu überprüfen, aber auch, um zu erfahren, wie sich die neuen Mitarbeiter eingelebt haben. 

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen die Schulung für neue Mitarbeiter durchführt, ist frei wählbar. Dazu können die Hospitation bei einem bestehenden Mitarbeiter, die Betreuung durch einen Mentor, oder die Teilnahme an einem externen Lehrgang gehören - oder eine beliebige Kombination dieser Möglichkeiten. 

Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Wie Sie sehen, gibt es viel zu bedenken, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter effektiv in das Unternehmen einzuführen. Ein klarer Plan ist hilfreich. Das Gleiche gilt für eine Checkliste der Dinge, die Sie bereitstellen müssen, damit nichts vergessen wird.

Mitarbeiter brauchen eine viele Hilfsmittel und das entsprechende Equipment, um ihre Arbeit ordnungsgemäß ausführen zu können. In den Zeiten, in denen fast jeder auf dem Firmengelände arbeitete, war es selbstverständlich, dass das Unternehmen dies alles zur Verfügung stellte.

Aber mit der zunehmenden Bedeutung des Home-Office bzw. von hybriden Arbeitsmodellen ist dies zu einer Grauzone geworden. Gehen Sie davon aus, dass neue Mitarbeiter ihre eigenen Geräte haben, mit denen sie arbeiten können? Dass sie über alle Schreibwaren und sonstigen Büroartikel verfügen, die sie benötigen?

Als Arbeitgeber ist es besser, nichts zu vermuten. Wenn Sie vor dem Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters einen Überblick über die vorhandenen und fehlenden Ausstattung verschaffen, können Sie eventuelle Lücken schließen.

Hier ein Beispiel dafür, wie eine Checkliste für die Einarbeitung aussehen könnte. Sie bietet eine praktische Übersicht, um zu erfahren, was Remote-Mitarbeiter brauchen. Es dient aber auch als Erinnerung daran, was man neuen Mitarbeitern mit auf den Weg geben sollte, wenn sie ins Büro kommen.

IT-Checkliste für Neueinsteiger

Telefon

• Firmenhandy oder BYOD-Zuschuss (bring your own device)
• Telefon am Schreibtisch
• VOIP/Softphone
• Anrufbeantworter

IT-Hardware

• Desktop-Computer
• Laptop
• Monitor
• Tastatur und Maus
• Webcam
• Flash-Laufwerke

E-Mail

• Benutzerkonto 
• Zugang zum Firmenpostfach

Software und Anwendungen

• Downloads und Installationen
• Neue Benutzerkonten - Benutzernamen und Passwörter
• Cloud-Applikationen - Microsoft Office 365, Google Workstations
• Lösungen für die Zusammenarbeit - Teams, Slack
• Persönlicher und gemeinsam genutzer Speicherort - Dropbox, OneDrive, Google Drive

Netz und Sicherheit

• Kabelloser Router
• VPN
• Firewalls
• Anti-Malware
• Laptopschloss und Blickschutzfilter

Checkliste für die Ausstattung im Home-Office

Büro-Hardware

• Drucker
• Aktenvernichter

Schreibwaren

• Notizblöcke und Notizbücher
• Memoboard für Notizen und Ideen

Ablage und Aufbewahrung

• Aufbewahrungsboxen
• Schreibtisch-Organizer
• Ringbücher und Aktenordner

Checkliste zur Verbesserung der Ergonomie an Ihrem Arbeitsplatz

In vielen Ländern sind die Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitnehmer vor Verletzungen am Arbeitsplatz zu schützen. Dabei geht es nicht nur um den Schutz von Gesundheit und Sicherheit bei schweren Maschinen in der Industrie. Sie gilt für alle Arten von Arbeitsplätzen, einschließlich Büros und dem Home-Office.

Für Büroangestellte geht das größte Gesundheitsrisiko von den langfristigen Auswirkungen des stundenlangen Sitzen am Schreibtisch aus. Falsches Sitzen oder eine falsche Körperhaltung können zu Verletzungen des Bewegungsapparates führen. 

Deshalb ist die Ergonomie so wichtig geworden. Ergonomie ist die bewusste Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel, um die Belastung des Körpers zu verringern. Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz verbessert auch den Komfort, und je wohler man sich bei der Arbeit fühlt, desto produktiver ist man. Unabhängig davon, ob ein Arbeitnehmer im Büro, von zu Hause oder unterwegs arbeitet, ist ein gesundes Arbeitsumfeld unerlässlich.

Das wichtigste Kriterium für ein "ergonomisches Produkt" ist die Benutzerfreundlichkeit und die Anpassung an die Bedürfnisse der verschiedenen Benutzer. Das IGR - das Institut für Gesundheit und Ergonomie - hat Leitz-Produkte, die mit dem IGR-Gütesiegel ausgezeichnet sind, eingehend geprüft. Da wir alle unterschiedlich groß sind und verschiedene Körperformen haben, muss ein ergonomischer Arbeitsplatz so gestaltet sein, dass er sich an den Einzelnen anpasst. Weil wir wissen: kein Mensch ist gleich, aber alle sollen gleich gute Arbeitsbedingungen haben! Die Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes sollte daher von Anfang an als Teil des Einführungsprozesses organisiert werden. Für neue Mitarbeiter, die in den Räumlichkeiten des Unternehmens arbeiten, kann dies durch eine ergonomische Bewertung am ersten Tag geschehen. 

Für Mitarbeiter im Home-Office ist die ergonomische Bewertung ebenso wichtig und muss wahrscheinlich per Fernzugriff durchgeführt werden. Dies kann als Teil des Prozesses vor dem offiziellen Arbeitsbeginn geschehen. Auf diese Weise kann jede zusätzliche Beratung, Unterstützung oder Ausrüstung rechtzeitig vor dem Starttermin zur Verfügung gestellt werden.

Wie man ein ergonomisches Home-Office einrichtet

Die Einrichtung eines Heimbüros wird immer wichtiger. Deshalb haben wir eine Checkliste mit den Dingen erstellt, die erforderlich sind, um ein Home-Office für Neueinsteiger ergonomisch sicher und komfortabel zu gestalten.

Positionierung der Bildschirme auf Augenhöhe

Ein PC-Monitor oder Laptop-Bildschirm sollte so aufgestellt werden, dass er sich in einem 90-Grad-Winkel zu den Augen des Benutzers befindet. Dadurch bleibt der Kopf waagerecht und der Nacken wird weniger belastet.

Es gibt einige Möglichkeiten, die Position des Bildschirms zu verbessern:

• Einen Laptopsttänder, um die Höhe des Bildschirms des "aufgeklappten" Laptops zu erhöhen
• Ein höhenverstellbarer Monitorständer
• Ein höhenverstellbarer Bürostuhl

Handgelenke Stützen

Verletzungen der Handgelenke durch wiederholte Belastung sind ein häufiges Problem für Menschen, die viel Zeit mit Tastatur und Maus verbringen. Die Risiken können verringert werden, indem die Handgelenke gestützt und die Armhaltung bei der Arbeit verbessert wird. 

Wie für den Kopf gilt auch für die Arme und Handgelenke, dass sie am bequemsten sind, wenn sie im 90-Grad-Winkel zum Körper stehen. Eine gerade Haltung der Handgelenke verhindert falsche Winkel beim Tippen und trägt dazu bei, ein hohes Leistungsniveau aufrechtzuerhalten. Dies erfordert eine Anpassung der Sitzposition an die Höhe der Schreibtischoberfläche. Um das zu erreichen, können folgende Produkte helfen:

• Ein höhenverstellbarer Bürostuhl
• Gepolsterte Handgelenkauflagen, die beim Tippen auf der Tastatur Unterstützung bieten
• Ein gepolstertes Mauspad zur Unterstützung bei der Verwendung einer Maus

Die Körperhaltung verbessern und den Rücken unterstützen

Entgegen der landläufigen Meinung ist es nicht die beste Haltung, ständig kerzengerade am Schreibtisch zu sitzen. Selbst mit Unterstützung belastet es Ihren Rücken und Ihre Bauchmuskeln, um Sie gerade zu halten. Andererseits sollten sie auch nicht gebückt sitzen.

Wenn möglich, sollten Sie so sitzen, dass Ihr Rücken vollständig an der Rückenlehne anliegt. Dadurch wird der Rücken vollständig gestützt, und der Druck auf die Wirbelsäule verringert. Die entspannteste und damit ergonomisch wünschenswerteste Sitzposition ist eine leicht nach hinten geneigte Position von 90 Grad. Dies kann mit verschiedenen Hilfsmitteln erreicht werden:

• Ein verstellbarer Bürostuhl
• Fußstützen, die Ihre Beine leicht anheben und so Ihre Bein- und Rückenmuskulatur entspannen

Aktiv bleiben

Einer der wichtigsten Grundsätze der Arbeitsplatzergonomie ist, dass niemand zu lange in einer Position verharren sollte. Wenn Sie regelmäßig Pausen einlegen und sich bewegen, vermeiden Sie, dass Ihre Muskeln ermüden oder Teile Ihres Körpers übermäßig belastet werden. Gleichzeitig fördert die Bewegung die Durchblutung. Der Schlüssel zu einer angenehmen Arbeitsposition ist Abwechslung: Sie sollten 60 % Ihres Arbeitstages im Sitzen verbringen, 30 % im Stehen und 10 % in Bewegung.

Neben dem Aufstehen und dem Verlassen des Schreibtisches gibt es auch andere Möglichkeiten, während der Arbeit aktiv zu bleiben. Einige einfache Lösungen sind:

• Wechsel zwischen einem sitzenden und einem stehenden Schreibtisch. Mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch-Aufsatz können Sie die Höhe Ihrer Arbeitsfläche anheben bzw. absenken und so flexibel im Sitzen und Stehen arbeiten. Sie können auch einen speziellen Sitz- und Stehhhocker verwenden, der sich in der Höhe verstellen lässt, damit Sie sich beim Arbeiten im Stehen anlehnen können
• Einen Yoga- oder Gymnastikball als kurzfristige Sitzalternative verwenden. Wenn Sie für kurze Zeit von Ihrem Bürostuhl auf einen Yogaball wechseln, werden Ihre Bein- und Rumpfmuskeln während der Arbeit aktiviert
• Verwenden Sie eine Fußstütze mit Fußwippe. Das einfache Hin- und Herwippen der Füße auf einer Fußstütze fördert die Durchblutung der Beine
• Leitz-Sitzbälle und -Hocker sind so konzipiert, dass sie Komfort bieten und die Bewegung fördern, und sie könnten die perfekte Lösung für Ihren Neueinsteiger sein

Was sollte ein Personalhandbuch für neue Mitarbeiter enthalten?

Es ist nicht nur sinnvoll, einen neuen Mitarbeiter durch einen Einführungsprozess zu begleiten, sondern ihm auch alle relevanten Informationen in einem Handbuch zur Verfügung zu stellen, damit er sie später nachschlagen kann. In Anbetracht der Fülle der zu behandelnden Themen wäre es unrealistisch zu erwarten, dass sich jemand an alle Informationen erinnert, die er während der Einarbeitung erhalten hat.

Außerdem ist ein Mitarbeiterhandbuch eine nützliche Ressource für die Weitergabe von Richtlinien, zu deren schriftlicher Vorlage ein Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist.

Heutzutage ist es am einfachsten, ein Personalhandbuch online zu veröffentlichen, so dass alle Mitarbeiter Zugang dazu haben. Als Teil des Einführungsprozesses fordern einige Unternehmen neue Mitarbeiter auf, zu erklären, dass sie das Handbuch oder zumindest bestimmte darin enthaltene Richtlinien gelesen haben.

Hier finden Sie einen Überblick darüber, was in Ihrem Personalhandbuch stehen sollte.

Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinie

Dies ist eine wichtige Richtlinie, die in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben ist. Wie bereits erwähnt, sollten Gesundheit und Sicherheit während des Einführungsprozesses behandelt werden. Eine schriftliche Richtlinie untermauert dies mit einer detaillierten Erklärung, wie Sie als Arbeitgeber die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter schützen, welche Aufgaben sie haben und wer wofür verantwortlich ist.

Beispiele für Punkte, die in eine Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinie aufgenommen werden sollten, sind:

• Brandsicherheit und -verhütung, einschließlich Evakuierungsprozesse
• Manuelle Handhabung und Heben
• Erste Hilfe und Unfallmeldung
• Gefahrenvermeidung (z. B. Stolpern, Stürze, elektrische Gefahren)
• Umweltkontrolle
• Ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes

Datenschutz und Datenschutzhinweis

Verordnungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) machen es für Unternehmen nun zur gesetzlichen Pflicht, schriftlich festzuhalten, wie sie personenbezogene Daten im gesamten Unternehmen schützen. Angesichts der hohen Strafen für Verstöße gegen den Datenschutz sollte dies ein Hauptschwerpunkt der Mitarbeiterschulung sein.

Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, ist es umso wichtiger, dass die Erwartungen und Protokolle zum Datenschutz klar und effektiv kommuniziert werden. Die Tatsache, dass eine Datenschutzverletzung durch einen Fehler einer von zu Hause aus arbeitenden Person verursacht worden sein könnte, ist für ein Unternehmen kein Argument.

Eine Datenschutz-Richtlinie sollte Folgendes umfassen:

• Governance und Verantwortung in der gesamten Organisation, einschließlich der Rolle des Datenschutzbeauftragten (eine Position, die gemäß der DSGVO erforderlich ist)
• Wie die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten auf das absolut Notwendige beschränkt wird
• Datenschutzprotokolle und Beispiele für bewährte Verfahren
• Verpflichtungen des Personals
• Wie der Datenschutz überwacht und kontrolliert wird

Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass es beim Datenschutz nicht nur um digitale Systeme und Daten geht. Auch gedruckte oder auf Papier festgehaltene persönliche Informationen müssen geschützt werden. Es ist wichtig, daran zu denken, dies in die Richtlinien aufzunehmen.

Ein besonders problematischer Punkt ist die Entsorgung von Unterlagen, die sensible Informationen enthalten. Eine Lösung besteht darin, die Verwendung eines Aktenvernichters für alle nicht mehr benötigten Papiere vorzuschreiben.

Richtlinie zur Nutzung

Diese umfasst das erwartete Verhalten bei der Nutzung aller Geräte und Systeme des Unternehmens. Der Schwerpunkt liegt auf IT-Geräten, d. h. den Erwartungen in Bezug auf die Nutzung von Firmenhandys, Laptops, E-Mail, Internet usw. Das kann vom Verbot der Nutzung von Geräten und Konten für persönliche Zwecke bis hin zum Ausschluss von verbotenen Internetinhalten usw. reichen.

Andere wichtige Unternehmensrichtlinien

Als wichtiges Nachschlagewerk für die Mitarbeiter sollte ein Personalhandbuch so viele Richtlinien enthalten, wie Sie für notwendig halten, um alle relevanten Bereiche der Unternehmenstätigkeit und -organisation abzudecken. Beispiele hierfür könnten sein:

• Verhaltenskodex, einschließlich der Richtlinien des Unternehmens in Bezug auf Drogen und Alkohol sowie das Verhalten gegenüber anderen Kollegen
• Wichtige Angaben zum Arbeitsverhältnis, einschließlich Arbeitsentgelt, Zeiterfassung, Arbeitszeiten (ggf. einschließlich flexibler Arbeitszeiten), Urlaub, Krankheitsurlaub, Lohnersatzleistungen
• Beschwerden und Beschwerdeverfahren
• Unternehmensleitbild und Vision für die Kultur
• Richtlinie zur Chancengleichheit

Letzte Anmerkungen

Ein erfolgreiches Onboarding ist ein funktionsübergreifender Prozess. Es ist nicht allein Sache der Personalabteilung, und es beginnt und endet auch nicht mit einem IT-Ticket für die Einrichtung einer E-Mail-Adresse für einen neuen Mitarbeiter. Ein erfolgreicher Start für einen neuen Mitarbeiter ist eine gemeinsame Anstrengung, für die sich der Personalverantwortliche einsetzen muss.

Wenn Sie das Beste in Sachen Bürobedarf und -ausstattung suchen, sind Sie bei Leitz an der richtigen Adresse.