Manche Menschen sind von Natur aus ein Organisationstalent. Anderen wiederum fällt es schwer, Ordnung zu halten - ihnen widerstrebt es bei dem Gedanken, zu planen und zu organisieren.  Egal, welcher Mensch Typ – ein Jeder kann von Angewohnheiten und Arbeitsmethoden profitieren, die ein besser organisiertes Arbeitsleben ermöglichen.

Gut durchorganisiert zu sein steigert ohne Zweifel die Produktivität.  Man arbeitet effizienter, spart Zeit und vermeidet Stress. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich besser organisieren, damit auch Sie produktiver arbeiten können.

Digitale Arbeitsbereiche

Jetzt, wo mehr und mehr Arbeitnehmer entweder von zuhause oder hybrid arbeiten, ist es für Firmen unbedingt notwendig, einen praktischen und gut durchorganisierten digitalen Arbeitsbereich für Ihre Mitarbeiter bereitzustellen.  Mit zentralen virtuellen Abspeicherräumen können archivierte und digitale Dokumente jederzeit und von allen Lokationen abgerufen werden.   Es ist auch wichtig, dass ein ‚Online‘ Archivierungssystem gut organisiert aufgesetzt ist.  Online-Ordner sollten sinnvoll und auf einfache und übersichtliche Weise arrangiert sein.  So lassen sich Dokumente schnell und einfach finden.  Führen Sie die gleiche Archivierungsstruktur firmenweit ein, damit alle Mitarbeiter ohne langes Suchen auf die gewünschten Dokumente zugreifen können.

Das Gleiche trifft auch auf Ihren persönlichen digitalen Arbeitsplatz, einschließlich Ihres PC-Desktops, zu.  Legen Sie Ihre Dokumente von Anfang an am richtigen Platz ab, damit Sie immer wissen, wo sie zu finden sind.   Bauen Sie sich nicht Ihren PC-Desktop mit einem Wirrwarr abgelegter Dokumente zu.  Ein visuell überladener Desktop beeinträchtigt Ihre Produktivität und verschwendet durch unnötiges Suchen viel kostbare Zeit.

Benutzen Sie außerdem ein Online-Projektmanagement Tool für Ihr Team zum Kollaborieren und um Projekte zu besprechen.   Es ist wichtig, dass dieser Online-Arbeitsbereich richtig organisiert ist.  Nur so können die Kollegen jederzeit mit Genauigkeit den letzten Stand eines Projektes einsehen und wissen, was sie als Nächstes zu tun haben.   Wenn digitale Arbeitsbereiche richtig eingerichtet sind, kann das gesamte Team effizienter und produktiver arbeiten.

 

 

Ideen für einen aufgeräumten Schreibtisch

Auch Ihr Schreibtisch sollte aufgeräumt und gut organisiert sein, damit Sie produktiver arbeiten können.  Es gibt viele Möglichkeiten und diverse Hilfsmittel, um dies zu erreichen.   

Briefkörbe sind eine praktische Hilfe, um Ihre Projekte und Ihren Schreibtisch gut organisiert zu behalten.  Mit dem Leitz Cosy Briefkorb, 3er Set lassen sich Briefe und andere Dokumente auf mehreren Etagen ablegen.  Sie könnten sie zum Beispiel wie folgt separieren: ‚Zu bearbeiten‘, ‚In Bearbeitung‘ und ‚Erledigt‘.  Ein gestapelter Briefkorb nimmt nur wenig Platz auf Ihrem Schreibtisch ein, bietet aber viel Platz zum Ordnung halten.   Ihr Schreibtisch bleibt übersichtlich aufgeräumt, lenkt Sie nicht von der Arbeit ab und Sie wissen jederzeit, was noch zu erledigen ist – Ihre Produktivität steigt. 

Sie könnten sich auch Hilfsmittel zur Schreibtischorganisation zum Nutzen machen.  Alles, was Sie brauchen ist ordentlich arrangiert in greifbarer Nähe.  Sie verschwenden keine Zeit damit mehr, nach Schreibutensilien zu suchen.   Ein aufgeräumter Schreibtisch lenkt auch nicht von der Arbeit ab – Sie können Sie sich besser konzentrieren.  Die Leitz Stifteschale mit Induktionsladegerät eignet sich perfekt zum Aufbewahren diverser kleiner Utensilien und sorgt dafür, dass Ihr Handy jederzeit geladen und einsatzbereit ist.  

Aufgabenlisten

Man kann produktiver arbeiten, wenn man ausstehende Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit priorisiert.  Am Tagesanfang vor einer langen Liste unerledigter Aufgaben zu stehen kann zu Ratlosigkeit und Unentschlossenheit führen - man weiß einfach nicht, wo man anfangen soll.  Es empfiehlt sich von daher, jeden Morgen oder zu mindestens einmal wöchentlich, die Liste in Augenschein zu nehmen und neu zu priorisieren.

Diese Aufgabe kann durch Benutzung eines ‚Whiteboard‘‘s oder eines ‚Desktop-Notizboard‘‘s erleichtert werden.  Schreiben Sie einfach Ihre Projekte für den jeweiligen Tag oder die kommende Woche in deren Abarbeitungsreihenfolge auf.   Sollten weitere Projekte dazu kommen ist das kein Problem.  Die Glasoberflächen sind abwischbar und immer wieder neu beschreibbar – so bleiben sie am Ball und behalten jederzeit den Überblick.   Außerdem helfen Sie der Umwelt, indem Sie Ihren Papierverbrauch senken.

Zeitplanung

Eine gute Zeitplanung ist das ‚A und O‘ eines produktiven Arbeitstages.  Zu Meetings will man gut vorbereitet und pünktlich erscheinen.   Digitale Kalender verfügen über eine praktische Erinnerungsfunktion.  Man vergisst fortan Termine nicht mehr und wird daran erinnert, sich zeitgerecht auf Meetings vorzubereiten – natürlich müssen Sie Ihren Terminkalender dem entsprechend programmieren.

 

 

Auch um Projektfristen zu markieren und Erinnerungen zu Projektanfängen zu setzten, eignet sich der digitale Kalender sehr gut.   So sollten Sie immer genügend Zeit haben, um Projekt in Ruhe erledigen zu können.   Vielleicht sind Sie jemand, der am produktivsten arbeitet, wenn auch das kleinste Detail des Tages durchgeplant ist. Auch hierzu eignet sich Ihr digitaler Kalender perfekt.   Setzten Sie einfach einzelne Aufgaben zu bestimmten Zeiten fest. Aber vergessen Sie nicht, auch Zeit für Pausen und Dehnübungen einzuplanen. Halbstündliche 5-Minuten-Pausen wären hierzu ideal. 

 Wenn Sie es gewöhnt sind, die Zeit auf einer richtigen Uhr zu verfolgen und gerne Ihre Termine im gleichen Blickfeld hätten, dann wäre die Leitz Cosy Wanduhr ideal für Sie.  Lautlos und mit einem Trockenwischstift immer wieder beschreibbar, erinnert sie Sie an die Zeit und wichtige Dinge, ohne durch ihr Ticken Ihre Konzentration zu stören.   

Archivierung

Jeder, der viele Dokumente zu bearbeiten hat, weiß ein gutes Archivierungssystem zu schätzen.   Übersichtlich und korrekt archivierte Dokumente lassen sich im Nu wiederfinden.  Es spart Zeit und wichtige Dokumente gehen niemals verloren.

 

 

Die Produktserie ‚Aufbewahrungsboxen Leitz Click & Store‘ von Leitz beinhaltet Aufbewahrungsboxen, Schubladensets und Stehsammler – ideal um Papierkram in Heim und Büro perfekt zu organisieren.  Registratursysteme eignen sich am besten, wenn regelmäßiger Zugriff auf bestimmte Dokumente gegeben sein muss.  Aufbewahrungsboxen hingegen sind ideal für das Heimbüro, wenn Dokumente aufbewahrt werden müssen, aber nicht oft gebraucht werden.   Archivieren Sie Ihre Dokumente so, wie es für Ihr Business am zweckmäßigsten ist.  Beispielsweise könnten Sie sie nach Kundennamen anordnen und untergeordnet weitere Hefter für spezifische Projekte anlegen.  Egal ob Sie im Home-Office arbeiten oder sich ein Büro mit Kollegen teilen – wichtig ist, dass alle Mitarbeiter wissen, wo Dokumente zu finden und wie sie richtig abzulegen sind.

Papierdokumente, die sensible Informationen enthalten, aber nicht mehr benötigt werden, müssen sicher entsorgt werden.  Legen Sie sich hierzu einen Aktenvernichter an - er zerkleinert Dokumente schnell und effektiv.  Bewahren Sie außerdem nur Dokumente auf, die Sie auch wirklich benötigen. So bleibt Ihr Archivierungssystem immer übersichtlich und sie können effektiver arbeiten.

Leitz bietet eine umfangreiche Serie an Hilfsmitteln zur Büroorganisation und Produkten für Ihre Heimorganisation an. Arbeiten Sie fortan produktiver, indem Sie Ihre Projekte und Dokumente mit Leitz‘ Hilfe besser organisieren.

Lesen Sie weiter zum Thema Organisationshilfen:

Kann Technik die Arbeit im Home-Office erleichtern?

Die Besten Apps für ein gut organisiertes Home-Office

Warum Ihr Home-Office kein Abstellraum sein sollte