Wie man Büroräume effizienter nutzen kann
Interaktion fördern
Büros verändern sich. Für die meisten von uns sind sie aber weiterhin Zentrum des Arbeitslebens - auch wenn wir immer mobiler werden und sich unser Arbeitsplatz an wechselnden Orten befindet. So wie Portfolio-Karrieren mit Kurzzeitjobs immer mehr zur Normalität werden, ist es für viele inzwischen eine Selbstverständlichkeit, von überall aus zu arbeiten. Möglich wurde dies, weil wir heute überall auf unsere Daten zugreifen und uns verbinden können.
Weil der Job manchmal eine hochkonzentrierte Atmosphäre erfordert, schaffen immer mehr Unternehmen Bereiche, wo Gespräche niemanden stören. Kommunikation ist für uns Menschen ein zentraler Faktor. Es ist somit überhaupt kein Widerspruch, dass die Produktivität am Arbeitsplatz steigen kann, wenn man genau diesen verlässt, um Face-to-Face miteinander zu kommunizieren. Spontane Treffen auf einen kurzen Kaffee oder zufällige Gespräche am Fotokopierer oder beim Aktenschreddern können durchaus dazu beitragen, gordische Knoten zu lösen - plötzlich schlägt der erhoffte Geistesblitz ein. Wohl genau deshalb darf man in vielen Unternehmen nicht am Schreibtisch Mittagessen. Denn wer in die Kantine oder den Pausenraum geht, interagiert dort ganz automatisch mit seinen Kollegen.
Ideen für mehr Effizienz im Büro
Drei einfache, aber bestechende Tipps, wie Sie Ihr Büro so umgestalten können, dass gemeinsam nutzbare Flächen entstehen:
1. Zu Bewegung ermutigen
Ordnen Sie die Arbeitsplätze so an, dass Mitarbeiter immer wieder aufstehen und weggehen müssen. Bewegung ist gesund, fördert die Durchblutung und macht müde Geister munter.
Gemeinschaftsflächen wie Garderoben, Wasserspender, Aktenschränke, Kopierer und Aktenvernichter sollten so platziert werden, dass Bewegung gefördert wird.
2. Setzen Sie auf Farbe
Setzen Sie farbliche Akzente. Es ist erwiesen, dass Blau und Grün beruhigend und konzentrationsfördernd wirken. Rot weckt die Aufmerksamkeit und Gelb begünstigt die Kreativität. Um leuchtende Farbtupfer ins Büro zu bringen, muss man aber nicht unbedingt zum Pinsel greifen. Farbenfrohe Aktenordner, Schreibtisch-Accessoires oder Pinnwände bringen bereits große Effekte.
3. Beziehen Sie die Mitarbeiter mit ein.
Wo es bei den Abläufen hakt, weiß niemand so gut wie die, die täglich damit zu tun haben. Beziehen Sie deshalb Ihre Mitarbeiter in die Planung ein! Sie können oft sofort Vorschläge einbringen, wie das Arbeitsumfeld so umgestaltet werden kann, dass die Zusammenarbeit gefördert wird.
Büros verändern sich
Googeln Sie doch mal "Büro der Zukunft". Sie werden lesen, dass man davon ausgeht, dass es Büros, wie wir sie heute kennen, schon bald nicht mehr geben wird.
Zwar werden auch dann die meisten Arbeiten immer noch an einem Ort ausgeführt werden, das man der Einfachheit halber "Büro" nennt. Nach dem Prinzip "Büro ist da, wo man arbeitet" kann dieser Ort aber irgendwo sein.
Wir verbringen mehr Zeit im Büro als zu Hause. Was also können Arbeitgeber tun, um die Effektivität des Arbeitsraums zu verbessern?
Effektives Bürodesign
Im 20. Jahrhunderts wurde die Gestaltung der Büros stark von Organisationspsychologen beeinflusst. Ziel waren effiziente Arbeitsstrukturen.
Das Büro der Zukunft hingegen wird womöglich als "Ort mit einer Internetverbindung" definiert. Im Mittelpunkt steht dann vor allem Konnektivität und nicht mehr der physische Raum.
Es hängt von den Arbeitgebern und Arbeitnehmern ab, wie schnell dieser Wandel vonstatten gehen wird - und wie umfassend.
Den Output maximieren
Als sich Smartphones und neue Medien noch nicht durchgesetzt hatten, waren Mitarbeiter einfach nicht erreichbar, wenn sie "außer Haus" waren. Wer Urlaub hatte, war völlig von Nachrichten aus dem Büro abgeschnitten. Heutzutage ist jeder rund um die Uhr erreichbar, und meist fällt uns das gar nicht mehr auf. Die Jüngeren kennen es gar nicht anders.
Aber wenn wir immer online sind, reagieren wir irgendwann nur noch, anstatt zu agieren. Wir sind dann unserer Arbeit nicht mehr nur verbunden, sondern lassen uns von ihr bestimmen.
Wie Philip Tidd von der Office Architectural Practice GENSLER kürzlich sagte: "Produktivität wird nicht an der Zeit gemessen, die jemand hinter dem Schreibtisch sitzt. Sondern am Output, den er liefert."
Ablenkung minimieren
Die wichtigste Entwicklung im Bereich Büro der letzten 40 Jahre - Großraumbüros mit Arbeitsnischen - hat gravierende Nachteile. Man agiert in einem anonymen Umfeld und kann sich wegen des dort herrschenden Geräuschpegels nur schwer konzentrieren. Theoretisch könnte zwar ein Gruppengefühl entstehen. In der Praxis vermissen die Mitarbeiter aber Privatsphäres, gutes Licht, frische Luft und eine für sie persönlich angenehme Raumtemperatur.
Der Organisationspsychologe Matthew Davis hat nachgewiesen, dass die Konzentration in Großraumbüros sinkt und der Stress steigt. Die Queensland University of Technology kam zu ähnlichen Ergebnissen: Großraumbüro führen zu mehr Stress und höherem Blutdruck.
Leitz hat in einer Umfrage 800 Personen nach ihrem bevorzugten Arbeitsumfeld gefragt: Nur 25 Prozent arbeiteten in einem Einzelbüro. Und obwohl dies ja als relativ altmodisch gilt, wünschten sich über 50 Prozent trotzdem genau das: Einen Raum für sich alleine.
Kein Wunder, dass man in Großraumbüros immer mehr Menschen sieht, die sich durch Kopfhörer abschotten. Zwar gaben nur 25 Prozent an, dass dies an ihrem Arbeitsplatz akzeptiert wird, aber das sollte man im Kontext dessen sehen, dass immer mehr Millennials in die Arbeitswelt eintreten. Kopfhörer zu tragen ist für sie völlig normal.
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Zu viel Ablenkung?
Fünf Ideen, wie man die Konzentration fördern und die Produktivität erhöhen kann