Viele Menschen arbeiten heute gerne von zu Hause aus, sei es in Vollzeit oder hybrid. Dies bietet Unternehmen und Mitarbeitern zwar mehr Flexibilität, stellt aber auch eine Herausforderung für den Datenschutz dar. Wenn Sie jedoch die richtigen Maßnahmen ergreifen, können Sie bei der Arbeit von zu Hause aus datenschutzkonform bleiben, indem Sie die richtige Ausrüstung verwenden und gute Prozesse einhalten.

Nur vom Unternehmen zugelassene Technik verwenden

Wenn Sie im Home Office arbeiten, verwenden Sie am besten die Technik, die Ihnen vom Unternehmen für Ihre Arbeit zur Verfügung gestellt wurde. Dazu gehören Ihr Laptop oder PC sowie Ihr Telefon. Wenn Ihr Arbeitsplatz Ihnen die Nutzung Ihrer eigenen Geräte erlaubt hat, sollten Sie sicherstellen, dass diese ordnungsgemäß mit einem Passwort und einer Multifaktor-Authentifizierung geschützt sind, um auf Arbeitsdokumente und E-Mails zugreifen zu können. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre persönlichen Dateien getrennt von den Arbeitsdateien aufbewahren.

Idealerweise verwenden Sie Geräte, die Ihnen von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, da diese mit der besten Sicherheitssoftware ausgestattet sind, z. B. mit Antiviren- und Antimalware-Programmen, die Sie auf Ihren eigenen Geräten möglicherweise nicht haben. Außerdem sollten sie vom IT-Team des Unternehmens auf dem neuesten Stand gehalten werden, um sicherzustellen, dass Sie immer mit den neuesten Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind.

 

 

Verwenden Sie einen Aktenvernichter für vertrauliche Dokumente

Ein Aktenvernichter ist für Ihr Home Office unerlässlich, wenn Sie vertrauliche Dokumente entsorgen müssen. Es gibt alle möglichen Dokumente mit vertraulichen Informationen, die Sie zu Hause ausdrucken, z. B. Tagesordnungen für Besprechungen, Lebensläufe, Gehaltslisten und Verträge. Sie alle können Informationen über das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Kunden enthalten, wie z. B. Kontaktdaten und Bankverbindungen, deren unsachgemäßes Entsorgen zu einer Datenschutzverletzung führen würden. Wenn Sie zu Hause mit Papier zu tun haben, können Sie mit einem Aktenvernichter für zu Hause alle Dokumente sicher entsorgen. Unsere Aktenvernichter für den Hausgebrauch sind besonders leise und haben die Sicherheitsstufe P4, damit Ihre Dokumente ordnungsgemäß entsorgt werden können.

Denken Sie daran, dass auch handschriftliche Notizen sicher entsorgt werden sollten. Wenn Sie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse einer Person notieren, handelt es sich dabei um vertrauliche Informationen, die nicht an andere weitergegeben werden und auch nicht über den Hausmüll oder das Recycling entsorgt werden sollten. Sie sollten das Papier schreddern oder es sicher aufbewahren, bis es ordnungsgemäß entsorgt werden kann.

Beachten Sie die Unternehmensrichtlinien für den Umgang mit Daten

Ihr Unternehmen sollte bereits über Datenschutzrichtlinien verfügen. Diese gelten zu Hause genauso wie im Büro. Sie sollten also überall, wo Sie arbeiten, die gleichen Verfahren für den Umgang mit Daten anwenden. Wenn Sie im Home Office arbeiten, kann es verlockend sein, die Dinge auf eine „bequemere“ Art und Weise zu erledigen, z. B. Ihre private E-Mail für berufliche Angelegenheiten zu nutzen. Sie sollten jedoch immer die übliche Software und die von Ihrem Unternehmen vorgeschlagenen Methoden verwenden.

Ihr Arbeitgeber sollte Sie im sicheren Umgang mit Daten schulen, damit Sie auch bei der Arbeit zu Hause die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung einhalten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie tun können, um eine Datenschutzverletzung bei der Heimarbeit zu vermeiden, sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrem IT-Sicherheitsteam sprechen.

Daten sicher austauschen

Wenn Sie bei der Arbeit im Home Office Dokumente oder Dateien versenden müssen, sollten Sie nur sichere Methoden verwenden. Vielleicht arbeiten Sie von einem sicheren Remote-Server aus, um auf Ihre Arbeitsdateien zuzugreifen, oder Ihr Unternehmen nutzt einen Cloud-Speicher. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, welche Methode Ihr Unternehmen für die Weitergabe von Dokumenten bei der Arbeit von zu Hause aus als sicher eingestuft hat.

E-Mail ist nicht immer die sicherste Methode für den Datenaustausch. Wenn dies jedoch die bevorzugte Methode Ihres Unternehmens ist, können Sie Dokumente mit einem Kennwortschutz versenden. Dies ist eine gute Methode für alle Dokumente, die vertrauliche Daten enthalten – senden Sie einfach eine E-Mail mit dem passwortgeschützten Dokument und senden Sie das Passwort separat über eine andere Methode, z. B. über Ihre Arbeitsnachrichten-App.

 

 

Einrichten eines sicheren Arbeitsplatzes für Telefonanrufe

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, während andere Personen zu Hause sind, sollten Sie einen Platz finden, an dem Sie vertraulich telefonieren und Videokonferenzen abhalten können. Wenn Sie sich ein Home Office teilen, müssen Sie Ihre Anrufe möglicherweise woanders entgegennehmen oder mit Ihrem Bürokollegen vertrauliche Anrufe für Zeiten vereinbaren, in denen er eine Pause macht.

Richtiges Einrichten Ihres Arbeitsplatzes

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, sollten Sie auch an die Privatsphäre denken. Niemand sollte Ihren Bildschirm einsehen können. Daher müssen Sie ihn möglicherweise so aufstellen, dass er sich nicht in der Nähe der Tür, des Fensters oder des Schreibtischs einer anderen Person befindet, wenn Sie sich ein Home Office teilen. Wenn es schwierig ist, Ihren Bildschirm so aufzustellen, dass er nicht eingesehen werden kann, sollten Sie bei Ihrem Unternehmen einen Sichtschutz beantragen können. Dadurch kann Ihr Bildschirminhalt nur dann gesehen werden, wenn Sie direkt davorsitzen. Außerdem sollten Sie alle Unterlagen mit vertraulichen Informationen so platzieren, dass sie für andere nicht einsehbar sind.

Wenn Sie sich von Ihrem Arbeitsplatz entfernen, sollten Sie Ihren PC sperren, damit niemand auf ihn zugreifen oder ihn einsehen kann. Sie sollten auch alle Unterlagen von Ihrem Schreibtisch wegräumen und sie abheften oder wegschließen. Sogar Ihre Familienmitglieder gelten als Dritte. Wenn sie also vertrauliche Informationen sehen, würde dies als Datenschutzverletzung gelten.

 

 

Am Ende des Arbeitstags aufräumen

Wenn Sie Ihren Arbeitstag beendet haben, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen, damit alle vertraulichen Informationen gesichert sind. Dazu gehört, dass Sie Ihren PC herunterfahren und alle Dokumente abheften. Möglicherweise müssen Sie Unterlagen mit vertraulichen Informationen wegschließen, indem Sie einfach die Tür zu Ihrem Home Office abschließen oder sie in ein sicheres, abschließbares Fach legen, wenn Sie keinen separaten Raum für Ihr Heimbüro haben.

Sie sollten keine Dokumente auf Ihrem Schreibtisch liegen lassen, und Ihr PC oder Laptop sollte für niemanden sonst zugänglich sein. Sie sollten das Kennwort, das für den Zugang zu Ihren Arbeitsunterlagen erforderlich ist, nicht an andere Personen weitergeben.

Online wachsam sein

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie im Internet genauso wachsam sein wie bei der Arbeit im Büro. Sie sollten sich über Phishing-E-Mails und Betrügereien im Klaren sein. Diese können oft wie legitime E-Mails aussehen und sogar den Anschein erwecken, dass sie von einem Kollegen oder Lieferanten stammen. Sie sollten sie jedoch sorgfältig prüfen und keine Links anklicken oder Dateien herunterladen, wenn Ihnen etwas verdächtig vorkommt. Wenn Sie sich bei einer E-Mail unsicher sind, sollten Sie sich an Ihr IT-Sicherheitsteam wenden, damit es die E-Mail überprüfen kann.

Sie sollten auch vorsichtig sein, wenn Sie etwas von Webseiten herunterladen. Dies kann Hackern den Zugang zu Ihrem Netzwerk und zu vertraulichen Informationen ermöglichen. Laden Sie nichts von unbekannten Webseiten herunter. Wenn ein Kunde oder Lieferant Sie gebeten hat, etwas herunterzuladen, sollten Sie zunächst die Angaben des Kunden überprüfen. Wenn Sie sich immer noch unsicher sind, sollten Sie mit Ihrem IT-Sicherheitsteam sprechen, bevor Sie etwas herunterladen.

Vorfälle melden

Wenn es zu Datenschutzverletzungen kommt, sollten Sie diese immer melden, egal wie klein sie Ihrer Meinung nach auch sein mögen. Informieren Sie Ihr IT-Team und Ihren Datenschutzbeauftragten, falls es in Ihrem Unternehmen einen solchen gibt. Diese können den Vorfall untersuchen und die notwendigen Schritte unternehmen, um die Verletzung einzudämmen. Möglicherweise müssen sie auch neue Richtlinien erstellen und umsetzen, um sicherzustellen, dass sich so etwas nicht wiederholt. Sie können den Vorfall auch bei den für die Informationssicherheit zuständigen Stellen melden.

 

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