Für große Büros, die mit große Mengen an sensiblen Unterlagen arbeiten, stellt die Entsorgung der nicht mehr benötigten, aber vertraulichen Dokumente eine besondere Herausforderung dar.

Wenn Sie eine Anwaltskanzlei, eine Bank, ein Versicherungsunternehmen, ein Immobilienmakler, ein Personalvermittler oder ähnliches sind, werden Sie wahrscheinlich routinemäßig mit Papierdokumenten umgehen, die sensible finanzielle, vertragliche und persönliche Informationen enthalten. Wegen der Gefahr, dass solche Daten in falsche Hände geraten, und wegen der strengen Datenschutzbestimmungen können Sie solche Unterlagen nicht einfach in den Papierkorb werfen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Das Gleiche gilt für die eigenen Finanz-, Rechts-, Personal- und sonstigen Abteilungen eines jeden Unternehmens. Es ist nicht zweckmäßig, endlose Mengen von Dokumenten zu speichern, nur um die darin enthaltenen Daten sicher aufzubewahren. Bei der Beseitigung müssen die Dokumente jedoch unlesbar gemacht werden, d. h. sie müssen so vernichtet werden, dass der Inhalt nicht mehr zu rekonstruieren ist.

Die Standardlösung ist, Papierdokumente einfach zu schreddern, bevor sie weggeworfen werden. Aber was ist die beste Lösung für Unternehmen und Büros, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen, die sicher entsorgt werden müssen?

1. Hochleistungs-Aktenvernichter vs. externe Servicedienstleister für Aktenvernichtung

Wenn in Büros jede Woche säckeweise Papier vernichtet werden muss, wird häufig ein externer Dienstleister mit der Aktenvernichtung beauftragt, der die Unterlagen abholt und die weitere Entsorgung übernimmt.

Die Vorteile der Beauftragung eines solchen Services besteht darin, dass sehr große Mengen an Papier auf einmal vernichtet werden, dass niemand in Ihrem Team Zeit für die eigentliche Vernichtung aufwenden muss und dass Sie sich nicht um die Entsorgung des zerkleinerten Papiers kümmern müssen, von dem natürlich eine Menge anfallen wird.

Der Nachteil eines externen Services für Aktenvernichtung ist jedoch, dass sie möglicherweise nur einmal pro Woche eine Abholung vornehmen können, was bedeutet, dass Sie sich in der Zwischenzeit um eine sichere Lagerung kümmern müssen. Und natürlich hat auch der Dienstleiter seinen Preis. Jeden Monat oder jedes Quartal, je nach Ihrem Zahlungsplan.

Viele Unternehmen mit hohem Bedarf für die Aktenvernichtung glauben, dass externe Dienstleister für Aktenvernichtung billiger und effizienter sind als der Einsatz eigener Aktenvernichter. Wenn Sie in der Vergangenheit nur Erfahrungen mit handelsüblichen Aktenvernichtern gemacht haben, ist dies eine berechtigte Annahme. Der Versuch, sich durch einen riesigen Stapel von Dokumenten zu arbeiten, führt zu Alptraumbildern von stundenlanger Arbeit an der Maschine, verärgerten Kollegen, die warten, bis sie an der Reihe sind, oder einer erhöhten Wahrscheinlichkeit von regelmäßigen Staus.

Heutzutage ist die Auswahl an Aktenvernichtern nicht mehr auf Modelle mit manuellem Papiereinzug beschränkt, die nur eine Handvoll Blätter auf einmal verarbeiten können. Die Hochleistungsmodelle für den gewerblichen Einsatz sind so konstruiert, dass sie große Papiermengen schnell und effizient verarbeiten können, ohne dass die Gefahr einer Beschädigung durch Überbeanspruchung besteht. Darüber hinaus sind sie mit automatischer Zuführung und großem Fassungsvermögen erhältlich, so dass die Blätter nicht von Hand in die Maschine eingelegt werden müssen und sie sich durch große Papierstapel arbeiten kann, bevor sie geleert werden muss.

2. Aktenvernichter mit automatischer Papierzuführung

Für die Aktenvernichtung großer Mengen am Arbeitsplatz sind große Modelle mit automatischer Zuführung wie der Leitz IQ Autofeed Office Pro 600 die beste Wahl.

Die automatisierte Papierzuführung ist ein entscheidender Faktor bei der Bewältigung sehr großer Mengen an Papierunterlagen. Diese Modelle verfügen über ein Einlegefach, wie Sie es von Druckern oder Fotokopierern kennen, in den Sie alle zu vernichtenden Dokumente einlegen. Sobald das Fach voll ist, schließen Sie die Tür und drücken auf "Los" - den Rest erledigt der Aktenvernichter für Sie, indem er alle Blätter automatisch durch den Shredder zieht.

Die Office Pro 600-Modelle haben eine Ladekapazität von bis zu 600 Blatt auf einmal. Bei einem Aktenvernichter mit manueller Zuführung, selbst bei einem mit einer relativ großen Kapazität, der 20 Blatt auf einmal verarbeiten kann, würde das Vernichten von 600 Blatt bedeuten, dass man 30 Mal dastehen und nachladen müsste. Dank der automatischen Papierzuführung können Sie einfach weggehen und mit Ihrer Arbeit fortfahren.

Mit einem 110-Liter-Auffangbehälter kann der Office Pro 600 Aktenvernichter weit mehr als 1000 Blatt auf einmal aufnehmen, bevor er geleert werden muss. Er ist mit einem Infrarotsensor ausgestattet, der eine Warnung ausgibt, wenn der Behälter zu 80 % gefüllt ist, um das Risiko einer Überfüllung zu vermeiden.

Nicht zuletzt empfehlen sich die Leitz Automatik-Modelle auch für höchste Kapazitätsanforderungen, da sie sehr robust und widerstandsfähig sind. Wegen der großen Reibung, die bei rotierenden Zerkleinerungsmessern entsteht, haben viele Aktenvernichter nur sehr kurze Laufzeiten, da sonst die Gefahr besteht, dass der Motor durchbrennt. Dies schränkt die Menge der zu vernichtenden Unterlagen zusätzlich ein, da die Maschine eine Zeit lang nicht benutzt werden muss, um wieder abzukühlen.

Durch den Einsatz von Hochleistungsmotoren können die Leitz Aktenvernichter mit automatischer Papierzuführung bis zu zwei Stunden lang ununterbrochen laufen - genug Zeit, um eine volle Ladung zu zerkleinern und mehr. Außerdem zerkleinern die gehärteten Zähne auch Heft- und Büroklammern, so dass Sie nicht erst ganze Dokumente auseinandernehmen müssen, bevor Sie die Blätter in das Einlegefach legen. Und dank der speziellen Anti-Papierstau-Technologie, die die Zerkleinerung automatisch stoppt und umkehrt, sobald ein Problem erkannt wird, müssen Sie nicht ständig jeden Auftrag auf Fehler überwachen.

Effiziente, praktische und robuste automatische Hochleistungs-Aktenvernichter wie der Leitz IQ Office Pro 600 bieten Unternehmen mit hohem Aktenvernichtungsbedarf eine Alternative zu externen Aktenvernichtungsdiensten. Wenn Sie Ihre Dokumente stets bei Bedarf vernichten, müssen Sie sich nicht um die sichere Aufbewahrung zwischen den Abholungen kümmern. Und mit den Mengen, die sie zerkleinern können, ihrer hohen Zuverlässigkeit und den niedrigen Betriebskosten bieten automatische Aktenvernichter Gesamtbetriebskosten, die im Vergleich zu jedem Sammeldienst wettbewerbsfähig sind. In der Tat wird es sich wahrscheinlich in wenigen Monaten amortisieren.
Automatische Aktenvernichter sind auch in kleineren, kompakten Größen erhältlich, was ideal für Mitarbeiter ist, die häufiger von zu Hause aus als im Büro arbeiten.