Einkaufsratgeber für Leitz Aktenvernichter

Der Aktenvernichter ist heute mehr denn je ein unverzichtbarer Partner in jedem Büro, Home Office oder am Arbeitsplatz.

Da sich sowohl die Welt, in der wir leben, als auch unsere Arbeitsweise weiterentwickeln, wird die Menge der verfügbaren personenbezogenen Daten nur noch zunehmen. Dies wirkt sich unweigerlich auf die Möglichkeit von Datendiebstahl, Sicherheitsverletzungen und Betrug aus.

Viele Menschen gehen davon aus, dass sich Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO nur auf elektronische Daten beziehen, aber das trifft so nicht zu. Angesichts der Verschärfung der Online- und Offline-Vorschriften muss ebenso eine papierbasierte Sicherheitslösung in Betracht gezogen werden. Die sicherste und praktischste Wahl ist ein Aktenvernichter, da dieser einen visuellen Beweis dafür liefert, dass die Dokumente wirklich von vertrauenswürdigen Mitarbeitern vernichtet wurden.

Unabhängig davon, ob Sie von zu Hause aus arbeiten, ein Büroangestellter, ein Unternehmen oder ein Verbraucher sind, so sollten Sie über die Anschaffung eines Aktenvernichters zum Schutz Ihrer persönlichen Daten nachdenken.

Es gibt eine große Auswahl an Aktenvernichtern. Sie sind in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Funktionen erhältlich und bieten je nach Schnittart und Partikelgröße unterschiedliche Sicherheitsstufen.

Unser Einkaufsratgeber für Aktenvernichter enthält alle wichtigen Informationen, die Sie für die Wahl des passenden Aktenvernichters brauchen. Er unterstützt Sie bei der Produktwahl, damit Sie sich bestens gegen Identitätsmissbrauch und andere Betrugsdelikte absichern. Den der Schutz persönlicher Daten ist heute wichtiger denn je.

Wozu braucht man einen Aktenvernichter?

Haben Sie sich schon mal gefragt, was Sie mit den Papierunterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, zu Hause oder im Büro machen sollen? Denken Sie gut darüber nach, ehe Sie zum Altpapier oder zur Recycling-Tonne greifen.

In den letzten Jahren wurde durchschnittlich einer von fünf EU-Bürgern Opfer eines Identitätsdiebstahls¹. Man könnte meinen, dass Identitätsdiebstahl etwas ist, das passiert, wenn die persönlichen Daten einer Person online gestohlen werden. Aber alles, was es braucht, sind ein Name, eine Adresse und ein Geburtsdatum von einem zufälligen Stück Papier, und schon können Kriminelle die Identität einer Person klonen und sie für illegale Zwecke nutzen.

Schlimmer noch: Mit den Finanzdaten auf einem Kontoauszug, einem Zahlungsbeleg oder einer schlecht zerschnittenen alten Bank- oder Kreditkarte könnte jemand, der weiß, was er tut, direkt von Ihnen stehlen.

Unternehmen sollten die gleiche Vorsicht walten lassen, bevor sie alte Dokumente wegwerfen. Enthalten die Dokumente private Informationen über Kunden oder Mitarbeiter?  Wenn ja, so gelten die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum Schutz persönlicher Daten.

Das einfache Wegwerfen von Dokumenten mit personenbezogenen Informationen kann eine Datenschutzverletzung darstellen, unabhängig davon, ob sie in die falschen Hände geraten oder nicht.

Auch hier sollte man sich vor der Annahme hüten, dass die Datenschutz-Grundverordnung nur für den Schutz digitaler Daten gilt - dem ist nicht so. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung kann eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten "im weitesten Sinne als ein Sicherheitsvorfall definiert werden, der die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit personenbezogener Daten beeinträchtigt hat" (unsere Hervorhebung). Es spielt keine Rolle, woher die personenbezogenen Daten stammen, sondern nur, dass ihre Vertraulichkeit oder Integrität dadurch beeinträchtigt wird, dass sie auf dem einen oder anderen Weg zugänglich werden.

Dies sind die Hauptgründe, warum Sie die Entsorgung alter Dokumente als eine Frage der Datensicherheit betrachten sollten. Durch das Schreddern von Papieren machen Sie die darin enthaltenen Informationen unlesbar.

Ein Aktenvernichter bietet daher einen wirksamen Schutz vor Identitätsdiebstahl und Betrug. Außerdem hilft es Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO-Vorschriften und die potenziell hohen Geldstrafen und den Rufschaden zu vermeiden, der durch eine Datenverletzung entstehen könnte.

Wo kommt der Aktenvernichter zum Einsatz?

Der Einsatzort eines Aktenvernichters ist ein wichtiger Indikator für eine Reihe wichtiger Überlegungen, die Ihre Kaufentscheidung beeinflussen werden.

Hersteller konzipieren ihre Aktenvernichter oft mit Blick auf bestimmte Einsatzorte, so dass sie oft als Aktenvernichter für den privaten Gebrauch oder für zu Hause, als Schredder für große Büros u s w. vermarktet werden.

Der Standort Ihres Aktenvernichters liefert weitere Hinweise zur Nutzung und zu den Betriebsanforderungen, wie z. B.:

• Wie viele Personen werden den Schredder benutzen?
• Wie oft wird er benutzt?
• Welches Volumen muss der Aktenvernichter pro Stunde/Tag/Woche usw. verarbeiten?
• Wie viel Platz haben Sie für einen Schredder?
• Welcher Geräuschpegel ist während des Betriebs akzeptabel?
• Was brauchen Sie, um den Aktenvernichter so effizient und problemlos wie möglich zu nutzen?

Im Folgenden finden Sie vier gängige Beispiele für den Einsatz von Aktenvernichtern und die wichtigsten Punkte, die beim Kauf zu beachten sind.

Wie wähle ich den passenden Aktenvernichter aus?

Beim Kauf eines Aktenvernichters für Ihr Zuhause oder Ihr Unternehmen gibt es eine Menge zu beachten. Bei der Wahl des richtigen Modells kommt es darauf an, Ihre Anforderungen und Ihr Budget mit den technischen Eigenschaften des jeweiligen Modells in Einklang zu bringen.

Beginnen wir mit dem, was Sie brauchen. Wir können dies in zwei Hauptkategorien unterteilen - den Standort, wo der Aktenvernichter eingesetzt wird und das gewünschte Sicherheitslevel.

Kleine Büros

In einem kleinen Büro oder einer Abteilung, in der sich mehrere Personen einen Aktenvernichter teilen, wird Ihr Gerät regelmäßiger benutzt. Die Langlebigkeit und die Fähigkeit, über einen längeren Zeitraum zu schreddern, sind daher ein wichtiger Faktor bei der Wahl des Modells.

Um Mitarbeitern und Kollegen längere Wartezeiten vor dem Aktenvernichter zu ersparen, sollten Sie ein Modell wählen, das eine höhere Blattkapazität verarbeiten kann. Dies ist besonders nützlich, um umfangreiche Dokumente und Broschüren zu zerkleinern, ohne sie Blatt für Blatt auseinandernehmen zu müssen.

Außerdem benötigen Sie einen Aktenvernichter, der neben Papier auch andere Materialien verarbeiten kann, so dass auch eine größere Anzahl von Heft- und Büroklammern kein Problem darstellt.

Wichtige Merkmale, die Sie beachten sollten:

• Längere Laufzeit
• Höhere Blattkapazität für manuelle Papierzuführung oder grundsätzliche eine automatische Zuführungsfunktion
• Warnungen/Anzeigen, wann der Abfallbehälter geleert werden muss
• Anti-Papierstau-Technologie
• DSVGO-konforme Sicherheitsstufe

Entdecken Sie hier unsere Aktenvernichter für kleine Büros

Drucker- & Kopiererraum

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation über einen speziellen Drucker- und Kopiererraum verfügt, ist dies ein idealer Ort für einen Aktenvernichter.

Für größere Unternehmen ist es eine effiziente Möglichkeit, alle nicht mehr benötigten Unterlagen zu sammeln und an einem Ort zu entsorgen. Es hilft auch beim Datenschutz, da Sie sicherstellen können, dass alle Dokumente, die potenziell sensible Daten enthalten, einheitlich behandelt werden.

Dazu benötigen Sie jedoch eine Hochleistungsmaschine, die in der Lage ist, sehr große Volumina zu zerkleinern. In solchen Umgebungen sollten Sie sich für einen großen Aktenvernichter entscheiden, der eine hohe Behälterkapazität, eine maximale Laufzeit und eine automatische Zuführung bietet.

Bei der Zerkleinerung großer Mengen kann die automatische Anti-Papierstau-Technologie ebenfalls einen großen Unterschied in Bezug auf Geschwindigkeit und Effizienz ausmachen, da das Gerät in den meisten Fällen Papierstaus selbst behebt und ohne technischen Service oder Unterbrechung weiterarbeitet.

Die wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten:

• Maximale Behälterkapazität
• Maximale Laufzeit
• Automatischer Einzug mit maximaler Blattkapazität
• Automatische Anti-Papierstau-Funktion
• Digitales Touchpanel
• Robuste Bauweise und lange Lebensdauer
• Erhöhte Sicherheitsstufe (für den Umgang mit rechtlich sensiblen und geheimen Dokumenten)

Welcher Aktenvernichter ist am sichersten?

Die Sicherheitsstufe von Aktenvernichtern hängt von der Größe der Stücke ab, in die sie ein Dokument zerschneiden. Je kleiner die Teile sind, desto höher ist die Sicherheitsstufe, da die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass jemand das Dokument wieder zusammensetzen kann, um an sensible Daten zu gelangen.

Der Ort, an dem ein Aktenvernichter verwendet wird, könnte einen Hinweis auf die erforderliche Sicherheitsstufe geben - traditionell wird beispielsweise bei der Vernichtung von persönlichen Papieren zu Hause weniger Wert auf Sicherheit gelegt als bei der Entsorgung vertraulicher Dokumente in einem großen Unternehmen.

Dies ist jedoch nicht in Stein gemeißelt. Die erforderliche Sicherheitsstufe hängt ganz davon ab, was Sie beruflich arbeiten, wo Sie arbeiten, welche Art von Dokumenten Sie entsorgen und welche rechtlichen Anforderungen Sie erfüllen müssen. Es liegt nicht nur an der Umgebung, in der der Aktenvernichter eingesetzt wird. Viele Arbeitnehmer haben auch heute noch mit hochsensiblen Unterlagen zu tun, selbst wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Es ist daher wichtig, dass Sie Ihre Sicherheitsbedürfnisse genau überdenken und einen Aktenvernichter entsprechend auswählen.

Wir bei Leitz bewerten alle unsere Aktenvernichter nach dem Industriestandard „Protection Rating“ (Schutzklasse), auch bekannt als P-Level.

Je höher die P-Stufe des Modells ist, desto höher ist die Sicherheitsklasse. Möglicherweise finden Sie auch Hinweise auf eine "DIN"-Einstufung, wobei DIN für Deutsches Institut für Normung steht, das deutsche Normungsgremium, das de facto zur Autorität für die Sicherheit von Aktenvernichtern geworden ist.

Die wichtigsten Eigenschaften eines Aktenvernichters

Wenn Sie wissen, was Sie von einem Aktenvernichter erwarten, können Sie ein Modell auswählen, das diese Anforderungen erfüllt.

Obwohl es üblich ist, dass Aktenvernichter als "Home Office Aktenvernichter" oder "Aktenvernichter für das Büro" vermarktet werden, empfehlen wir dringend, sich vor dem Kauf alle angebotenen Funktionen genau anzusehen, um sicherzustellen, dass das Modell wirklich alle Anforderungen erfüllt.

Wenn Sie sich bei der Auswahl eines Aktenvernichters gründlich über seine Funktionen und Vorteile informieren, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, ein Modell zu kaufen, mit dem Sie zufrieden sind und das Ihnen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

In diesem Abschnitt werden wir alle wichtigen Eigenschaften behandeln, die Sie für die Auswahl und den erfolgreichen Einsatz Ihres Aktenvernichters beachten sollten.

Fassungsvermögen des Abfallbehälters

Der "Behälter" eines Aktenvernichters ist der Container, der alle zerkleinerten Teile aufnimmt. Die Behälterkapazität gibt an, wie viel der Behälter fassen kann, bevor er geleert werden muss. Das Fassungsvermögen des Behälters wird in Litern, in der Anzahl der Blätter (d. h. wie viele geschredderte A4-Blätter er aufnehmen kann, bevor er voll ist) oder in beiden Angaben angegeben.

Als Faustregel gilt: Je mehr Dokumente Sie zu entsorgen haben und je häufiger Sie einen Aktenvernichter benutzen müssen, desto größer sollte das Fassungsvermögen des Behälters sein. Der Grund dafür ist, dass Sie ihn seltener entleeren müssen, wodurch er effizienter und bequemer zu bedienen ist.

Ein sehr großes Fassungsvermögen des Behälters bedeutet ein großes Gerät, so dass der verfügbare Platz ein zu berücksichtigender Faktor ist. Beachten Sie auch, dass eine niedrigere Sicherheitsstufe bedeutet, dass sich der Behälter schneller füllt, da größere Schnittteile mehr Platz im Behälter beanspruchen. Dies ist insbesondere bei den Modellen für den Gebrauch zu Hause zu bedenken, die in der Regel kompakt sind und eine niedrigere Sicherheitsstufe (P-Level) haben.

Die Papierzuführung

Der Papiereinzug ist die Öffnung des Aktenvernichters, in die die Dokumente eingelegt werden. Die Art der verfügbaren Papiereinzüge kann in drei Unterkategorien unterteilt werden:

Ladekapazität:

Die Lade- oder Einzugskapazität gibt an, wie viele Blätter auf einmal in den Aktenvernichter eingezogen werden können. Die in der Spezifikation eines Modells angegebene Zahl bezieht sich standardmäßig auf 80 g/m²-Druckerpapier im Format A4.

Da mehr Blätter auf einmal zerkleinert werden können, ermöglicht eine höhere Ladekapazität eine schnellere Zerkleinerung und wird für hohe Volumenanforderungen empfohlen.

Wenn Sie Dokumente schreddern müssen, die größer als A4 sind, können Sie das Papier möglicherweise auf die gewünschte Größe falten. Beachten Sie jedoch, dass das Falten des Blattes einen wesentlichen Einfluss auf die Dicke und damit auf die Anzahl der zu zerkleinernden Blätter hat. Alle unsere IQ-Aktenvernichter können A3-Dokumente in der Hälfte gefaltet entsorgen, jedoch nicht, wenn die Ladekapazität überschritten wird. Beim Schreddern von gefaltetem Papier sollte man also immer das Volumen berücksichtigen.

Papiergröße (Format):

Die meisten Aktenvernichter sind standardmäßig für den Einzug von A4-Papierblättern ausgelegt. Modelle mit breitem Einzug für das Format A3 sind erhältlich und eine Überlegung wert, wenn Sie größere Dokumente in großen Mengen vernichten müssen.

Wenn Sie einen Aktenvernichter mit einem Einzug für A3-Blätter kaufen, müssen Sie die Dokumente nicht falten, um sie zu vernichten. Ohne Verringerung der Ladekapazität können Sie große Dokumente schneller vernichten.

Aktenvernichter mit manueller Papierzuführung vs. automatischer Papierzuführung

Aktenvernichter mit manueller Papierzuführung sind die gebräuchlichste Art von Aktenvernichtern, bei denen das Papier von Hand in den Einzug (die sogenannte Öffnung) eingeführt wird.

Im Gegensatz dazu verfügenAktenvernichter mit automatischer Papierzuführung über ein vollautomatisches System, bei dem Sie einen Stapel Papier in ein Zufuhrfach legen können und der Aktenvernichter den Rest erledigt, indem er die Blätter automatisch durch die Öffnung des Aktenvernichters führt. Dies ist eine enorme Zeitersparnis für Benutzer, die ihre Dokumente stapelweise zerkleinern.

Die automatische Papierzuführung wird für größere Mengen empfohlen. Die Leitz IQ Aktenvernichter mit manueller Papierzuführung zum Beispiel bieten eine Ladekapazität von 10 bis 20 Blatt auf einmal. Mit den Leitz IQ Aktenvernichtern mit automatischer Papierzuführung können Sie jedoch bis zu 600 Blatt auf einmal entsorgen.

Aktenvernichter mit automatischer Papierzuführung eignen sich für arbeitsintensive Umgebungen und Abläufe und passen sich den Anforderungen an.

Untersuchungen von Deep Blue Insight haben ergeben, dass 47 % der Menschen "im Vorbeigehen" vernichten, d. h. sie vernichten ein Dokument sofort, wenn es erforderlich ist. 53 % haben entweder einen Bereich, in dem sie Dokumente aufbewahren, die vernichtet werden müssen, oder sie haben eine Routine bei der Ablage von Dokumenten und vernichten sie in Stapeln.

Laufzeit

Die Laufzeit eines Aktenvernichters bezieht sich auf die Zeit, in der er ohne Unterbrechung betrieben werden kann. Dies ist im Grunde ein Maß für die Belastbarkeit des Motors - wer einen Aktenvernichter über seine Laufzeit hinaus belastet, riskiert dauerhafte Schäden. Als Ausfallsicherung schalten sich die meisten modernen Schredder automatisch ab, wenn die Laufzeit erreicht ist.

Neben der Betriebszeit haben Aktenvernichter auch eine Abkühlzeit, d. h. die Zeit, die sie nach Erreichen der Betriebszeitbegrenzung ruhen müssen, bevor sie wieder eingesetzt werden können. Auch dies dient dazu, eine Überhitzung des Motors zu vermeiden.

Bei preisgünstigen Aktenvernichtern, die nur für den privaten Gebrauch bestimmt sind, kann es vorkommen, dass der Aktenvernichter nur eine sehr kurze Laufzeit hat. Das ist in Ordnung, solange Sie nur ein paar Blätter auf einmal zerkleinern und das Gerät nicht sehr oft benutzen müssen.

Wenn das Volumen und die Häufigkeit der Zerkleinerung zunehmen, zum Beispiel in einem geschäftigen Büro, werden kurze Laufzeiten zum Problem. Niemand möchte, dass ein Aktenvernichter auf halbem Weg zu einem Auftrag abbricht, weil das Laufzeitlimit erreicht ist, oder dass er angehalten wird, bis er abgekühlt ist.

Leitz IQ Aktenvernichter bieten großzügige Laufzeiten, die sich bei unseren Modellen mit größerer Kapazität auf bis zu 240 Minuten Dauerbetrieb erhöhen. Ebenso wichtig ist, dass alle unsere Aktenvernichter mit Kontrollleuchten ausgestattet sind, die Ihnen anzeigen, wann sie ihr Betriebszeitlimit erreicht haben und wieder einsatzbereit sind.

Wie funktioniert die Wartung bei einem Aktenvernichter?

Automatisches Ölen & Ölblätter

Bei sachgemäßer Anwendung sind Leitz IQ Aktenvernichter einfach zu bedienen und zu warten. Die größte Wartungsanforderung besteht darin, sie zu ölen.

Das Ölen eines Aktenvernichters verhindert, dass die Messer festsitzen, was zu weiteren Staus und schließlich zum Ausfall des Motors führen kann. Die Standardmethode zum Ölen eines Aktenvernichters ist das manuelle Einlegen eines Ölblattes. Die Maschine arbeitet sich wie jedes andere Material durch die Ölschicht und verteilt dabei das Öl auf den beweglichen Teilen. Dies muss etwa einmal im Monat geschehen. Regelmäßiges Ölen beugt Papierstaus vor. Wenn Papier in den Schneidemessern stecken bleibt, besteht die Gefahr, dass die Motoren beim Versuch, den Stau zu beseitigen, überhitzen, was zu einer massiven Belastung führt und viel Wärme erzeugt.

Regelmäßiges Leeren des Behälters

Ein weiterer Tipp zur Vermeidung von Staus ist die regelmäßige Entleerung des Behälters, um ein Überlaufen zu verhindern, sowie die Einhaltung der Füllmenge. Wenn der Behälter eines Aktenvernichters über seine Kapazität hinaus gefüllt ist, kann sich das zerkleinerte Papier in die Schneidwerke stauen und die Gefahr eines Papierstaus erhöhen.

Was mache ich, wenn mein Aktenvernichter kaputt geht?

Um sicherzugehen, sollten Sie darauf achten, dass der Aktenvernichter eine lange Garantiezeit sowohl für die Schneidwerke als auch für das Gerät selbst hat, und bei einem renommierten Hersteller kaufen, an den Sie sich im Bedarfsfall direkt wenden können.

Leitz IQ Aktenvernichter bieten eine verlängerte Garantie (wenn sie vor Ort registriert werden) und Unterstützung durch einen Kundendienst und einen FAQ-Bereich.  Wenn Sie bereits einen Leitz-Aktenvernichter besitzen, sollten Sie ihn hier registrieren.