Hvordan forbedres effektiviteten på arbejdspladsen?
Opmuntre til samarbejde
Kontoret er i udvikling men det forbliver fortsat en stor del af arbejdslivet for de fleste af os. I øget grad adopterer vi nye trends og praksis. Samtidig med at vi udvikler os i arbejdslivet, så udvikles vor rutiner og krav til arbejdspladsen. Bekvemmelighed og effektivitet er nøglefaktorer sammen med den teknologiske udvikling for at opnå øget produktivitet på kontoret.
Nogle arbejdsopgaver kræver ro og fuld fokus, mens andre opgaver har stort udbytte af mere samarbejde. Flere og flere virksomheder skaber fællesarealer for at tilskynde til disse arbejdstyper. Som mennesker er vi naturligt koblet til menneskeligt fællesskab. Ved at forlade skærmen til fordel for en ægte samtale, forbedres kontorproduktiviteten. Tilfældige møder over kaffe eller deling af projektproblemstillinger mens man makulerer eller kopierer kan hjælpe medarbejderne til at bryde en nedadgående spiral og tilskynder til kreativitet og motivation for at løse problemet. Mange organisationer tillader ikke, at de ansatte spiser frokost ved skrivebordet. Noget som betyder, at kolleger ofte samarbejder over frokost i kantinen, i et pauserum eller ude.
Ideer til effektivitet på kontoret
Her er vor top tre råd til hvad du bør tænke på, hvis du skal lave eller omorganisere et kontor for at skabe det perfekte delte arbejdspladsdesign:
1. Motiver til bevægelse
Organiser kontoret sådan at de ansatte må stå op og flytte sig fra sit primære arbejdsområde som en del af arbejdsflowet. Bevægelse øger blodgennemstrømningen og bør derfor benyttes.
Tænk på hvordan fællesområderne kan nås, hvor garderoben, vandkølere, kaffemaskine, printer og makuleringsmaskine er. Placeres til at opmuntre til fri og enkel bevægelse i løbet af arbejdsdagen. Dette er vigtige ting at tænke på og tage hensyn til, når du planlægger at forbedre kontorets effektivitet.
2. Sæt farve på kontoret
Brug farver med fordel, når du skal skabe et produktivt arbejdsområde. Det er vel dokumenteret, at farver som blå og grøn giver følelse af ro, og studier viser at disse farver kan forbedre effektiviteten og hjælpe folk med at fokusere. Andre rapporter mener, at rød signalerer, at det haster, og at gult kan stimulere kreativiteten. Hvis man ikke ønsker at male lokalerne, kan man enkelt opnå effekt ved at indføre farverige og pulserende designelementer i lokalet. Brevordnere eller opslagstavler kan bruges til hurtigt at introducere store blokke af farver for at løfte arbejdsområdet.
3. Involver de ansatte
For at skabe en effektiv arbejdsplads er det godt at få indspil fra dem, som skal bruge lokalerne, og dem som arbejder på kontoret i hverdagen. Mange virksomheder bruger indspil fra ansatte til at skabe et arbejdsrum, som er gunstigt for dem. De ansatte ved ofte hvad som fungerer og hvad som ikke fungerer. Ved at involvere dem vil de også få ejerskab af processen, og det skaber også et samarbejdsmiljø, som man kan drage nytte af i andre processer.
Kontoret er under forandring
Hvis du Googler "fremtidens kontor" vil du se, at kontoret, som vi kender i dag, ikke eksisterer om nogle år. Sandheden er, at det meste af arbejdet fortsat vil udføres på et centralt sted, som vi for enkelhedens skyld kan kalde et kontor.
Arbejdspladser bliver mere tilpasset arbejds- og arbejdtagerbehovet med fokus på konceptet "arbejdet er der hvor du er". Det at arbejdstagerne ikke er bundet til et fysisk sted for at udføre sit arbejde vil omfavne helt nye miljøer og omkonfigurere møbleringen/placeringen på de mere traditionelle kontorer.
Mange af os bruger mere tid på vor kontorer end derhjemme. De fleste af os bruger mere tid på at arbejde end at sove. Så hvad kan arbejdsgiver gøre for at maksimere effektiviteten af kontorlokalet?
Effektivt kontordesign
I løbet af det 20. århundrede har effektivitetsteoretikere og organisationspsykologer påvirket design og udforming af kontormiljøet.
En mulig definition for fremtidens kontor er "overalt hvor der er Internet-tilslutning". Måske skal arbejdspladsen defineres af tilslutning snarere end et fysisk sted.
Det er imidlertid op til arbejdsgivere og ansatte, om hvor hurtigt denne ændring sker - og i hvor stor udstrækning.
Maksimer effektiviteten
Før mobiltelefoner og sociale medier blev almindelige, kunne en kontorarbeider være uden for rækkevidde en hel dag uden det vakte opsigt. Ferie var en eller to uger helt afskåret fra arbejdsverdenen. Du kunne ikke tjekke e-mails eller tage en telefon, som vi kan i dag.
Teknologi og skiftende arbejdskulturer betyder, at arbejdet er indenfor rækkevidde 24/7. De fleste af os er blevet vant til dette over tid. Yngre mennesker har aldrig kendt til andet.
Men ved "altid at være på" er der en risiko for, at det vi gør er reaktivt i stedet for proaktivt. Dette betyder, at vi ikke bare risikerer at være knyttet til vort arbejde, men også styret af det.
Som Philip Tidd af Office Architectural Practice Gensler sagde for nyligt: "Din produktivitet måles ikke af, hvor lang tid du sidder bag en ting, som hedder et skrivebord. Det er det du gør. Det handler om, hvad du gør."
Minimer forstyrrelsene
Den vigtigste udvikling i kontorets plantegninger de sidste 40 år er, at vi er gået fra aflukker til mere åbne planløsninger - begge har fordele og ulemper. Båse skærme/lukker personerne inde, samtidig med at de bliver udsat for støj fra kontorlandskabet. I tillæg er det vanskeligt at afgøre, hvad/hvor lyden kommer fra - noget som kan bidrage til en større forstyrrelse. Åbent kontorlandskab skaber et mere socialt fælleskab samt kan give ledelsen en visuel oversigt over, hvem der gør hvad. De mest rapporterde ulemper er støj, mangel på personbeskyttelse og konsekvenserne af ikke at kunne regulere lys og varme selv.
Organisationspsykolog Matthew Davis fandt, at reduceret niveau af koncentration og øgede forekomster af stress er langt mere normalt i åbne kontorlandskaber. På samme måde hævder Queensland University of Technology at 90% af studierne viser åbne kontorlandskaber er forbundet med højere nivauer af stress og forhøget blodtryk.
Leitz spurgte et udvalg på 800 personer om, hvordan deres foretrukne kontorlokale skulle se ud.
Tallene viser, at ca. 25% havde egne kontorer - disse havde en senior stilling i firmaet - men over 50% ønskede sig, at de havde sit eget kontor.
I kontorer med aflukker eller helt åbne løsninger er det ikke så overraskende, at folk i øget grad trækker sig tilbage til sit eget indre rum, som de skaber ved at bruge hovedtelefoner. Mens bare 25% af dem som svarede siger, at dette er acceptabelt, der hvor de arbejder. Det bør ses i sammenhæng med den nye generation, som kommer ind i arbejdslivet nu, hvor hovedtelefoner er en del af deres "daglige uniform".
Mere stille makulering - Leitz IQ makuleringsmaskiner
Makuleringsmaskinerne som er designet til at passe ind i arbejdsmiljøet.
Farverige kontorprodukter
Tjek Leitz WOW serien.
Farverige kontorprodukter med smarte detaljer og stilfuldt udseende.