5 ideer til at reducere forstyrrelser på kontoret og forbedre produktiviteten

Hvis vi ser 10 år tilbage i tiden, var udfordringerne ved at designe et kontor meget forskellige fra dem, de er i dag. Hvis det var et "hovedkvarter", var nærhed til byområder og kvaliteten af ​​transportforbindelser en forudsætning.

For arbejdsstyrker, hvor teamet hovedsagelig var i samme bygning, var rumstyring et centralt spørgsmål. Man ønskede at udnytte rummet så godt som muligt for at imødekomme så mange som muligt, mens det skulle være funktionelt. Hvis en medarbejder tilbragte det meste af dagen bag et skrivebord, var designkravet, at det skulle være behageligt i det lange løb.

Siden drevet af samarbejdsprojekter og sociale medier har arbejdspladsen ændret sig, og holdninger til kontorarbejdere er også ændret.

For nogle organisationer vil ideen fortsat være en centraliseret arbejdsplads, mens andre vedtager et mere uformelt, men samarbejdsvenligt rum, hvor ideer kan udveksles.

I stedet for et sted folk skal gå til, er det moderne kontor det sted folk vælger at gå til. Personalet er nu kunder, og tiden er det, vi konkurrerer om. Hvis dit hjem er et sjovere og mere behageligt sted at arbejde end kontoret, vælger du at blive hjemme. Et eksempel herpå er Instagram kontorene i Californien, som er beskrevet af Fortune Magazine som "selfie worthy".

Her er fem tips til hvordan du kan reducere forstyrrelder på kontoret.

1. Reducer lydniveauet

Støjniveauet i omgivelserne bygger sig hurtigt op. Især i åbne kontormiljøer, hvor lyden kan bevæge sig over lange afstande. Hvid støj kan sendes ud i udvalgte områder på støjende kontorer, men en mere praktisk tilgang er at reducere støjniveauet, der genereres af daglige aktiviteter på kontoret.

• Hvis kopimaskinen eller printeren er støjende, skal du tage servicetjek på dem. Eller hvis makuleringsmaskinen er støjende, skift den med stille modeller, og sørg for at de vedligeholdes regelmæssig med påfyldning af olie.
• Hvis improviserede korridormøder ofte sker, bliver det et forstyrrende element for alle, og man bør overveje, at have mere formelle møder (i mødelokaler), eller hvis man allerede har mange af sådanne møder, er disse effektive nok eller er der ting man skal tage op der i stedet for i det åbne kontorlandskab?
• Hvis du ofte bliver forstyrret da sig fra. Måske er dine kolleger ikke opmærksomme på, at de kan forstyrre dig. Hvis dette ikke virker, er hovedtelefoner en god ide. Det giver en visuel indikation af, at du forsøger at fokusere og lukke omverden ude.

2. Deaktiver varsling fra socialemedier

E-mail, telefonopkald og intranet-systemer genererer ofte meddelelser nok til at distrahere de fleste kontormedarbejdere. Ud over dette er der også Skype for Business, Workplace fra Facebook. Derudover er der en række private apps på telefonen, der også varsler nye begivenheder og meddelelser. Alt dette gør det svært at fokusere på den opgave, du skal udføre.

Måske er det tid til at gennemgå de indstillinger, du har på din apps og sociale medier. Hvis du let distraheres af Whatsapp, Facebook og LinkedIn-meddelelser, der ikke giver dig værdi, kan du muligvis deaktivere meddelelserne eller bruge lidt tid hver dag for at kontrollere LinkedIn. Whatsapp osv. i stedet for disse til stadighed forstyrrer dig.

3. Ryd skrivebordet

Medarbejdernes personlige miljø har stor indflydelse på produktiviteten. Flere og flere organisationer er opmærksomme på arbejdspladsens skrivebord og implementerer retningslinjer for "clean-desk".

Dette er et sæt regler, der bestemmer, hvordan skrivebordet skal være. For eksempel, hvordan forskellige dokumenter skal organiseres, minimer brugen af post-it lapper og generelt holde skrivebordet rent.

At have et ryddeligt skrivebord er et fantastisk første skridt i stigende produktivitet, men kan virksomheder gøre mere? Hæve- og sænkeborde bruges af flere og flere. Ikke alene øger de produktiviteten, de forbedrer holdningen, reducerer og forhindrer rygsmerter i forbindelse med at sidde ved et skrivebord hele dagen. Rygsmerter kan være ekstremt distraherende og kan i værste fald føre til sygemeldinger.

4. Sørg for at der er tilgang til sundt mellemmåltid

Før frokost og i slutningen af dagen leder mange kontorarbejdere efter en snack. Dette får ofte opmærksomheden væk fra arbejdet og nogle tyr til slikautomater mm. Dette kan i sig selv skabe støj, men det er virkningen af sukkersuset, man får ved at spise slik, chokolade og sodavand, hvilket er en langt større grund til bekymring og kilde til kontordistraktion.

At give frugt og nødder til medarbejdere, der ønsker at frigøre energi langsomt, vil være en meget bedre løsning og noget, medarbejderne sætter pris på.

5. Hot Desk og møderum - problemer med tilslutning 

Intet har mere direkte indflydelse på produktiviteten end tilslutningsproblemer. Glemte strømadaptere, manglende internetkabler og anmodninger om WiFi-adgangskoden er almindelige begivenheder, som forårsager forstyrrelser i mange konferencerum og arbejdspladser.

1. Overvej at oprette universelle dockingstationer på skrivebordet, hvor medarbejdere og gæster/besøgende kommer. Så behøver du ikke spilde tid på at forsøge at forbinde et tastatur og en skærm.
2. Laminer instruktioner om, hvordan du logger på netværket, så undgås unødvendig støj omkring dette.
3. Sørg for at hvert mødelokale har et udvalg af HDMI, USB-C, Thunderbolt og Mini DisplayPort-adaptere, så alle kan oprette forbindelse til mødelokale projektoren uden at starte en skattejagt, der involverer alle på kontoret!

Udfordringer med åbent kontorlandskab

Den vigtigste udvikling i kontorets plantegninger de sidste 40 år er, at vi er gået fra aflukker til mere åbne planløsninger - begge har fordele og ulemper. Båse skærme/lukker personerne inde, samtidig med at de bliver udsat for støj fra kontorlandskabet. I tillæg er det vanskeligt at afgøre, hvad/hvor lyden kommer fra - noget som kan bidrage til en større forstyrrelse. Åbent kontorlandskab skaber et mere socialt fælleskab samt kan give ledelsen en visuel oversigt over, hvem der gør hvad. De mest rapporterde ulemper er støj, mangel på personbeskyttelse og konsekvenserne af ikke at kunne regulere lys og varme selv.

Organisationspsykolog Matthew Davis fandt, at reduceret niveau af koncentration og øgede forekomster af stress er langt mere normalt i åbne kontorlandskaber. På samme måde hævder Queensland University of Technology at 90% af studierne viser åbne kontorlandskaber er forbundet med højere nivauer af stress og forhøjet blodtryk.

Leitz spurgte et udvalg på 800 personer om, hvordan deres foretrukne kontorlokale skulle se ud.

Tallene viser, at ca. 25% havde egne kontorer - disse havde en senior stilling i firmaet - men over 50% ønskede sig, at de havde sit eget kontor.

I kontorer med aflukker eller helt åbne løsninger er det ikke så overraskende, at folk i øget grad trækker sig tilbage til sit eget indre rum, som de skaber ved at bruge hovedtelefoner. Mens bare 25% af dem som svarede siger, at dette er acceptabelt, der hvor de arbejder. Det bør ses i sammenhæng med den nye generation, som kommer ind i arbejdslivet nu, hvor hovedtelefoner er en del af deres "daglige uniform".

Produktivitet på kontoret

En kontoransat bliver gennemsnit afbrudt hvert tredje minut. Det er lidt ironisk, at mange arbejdsgivere har en tendens til at være bekymret for distraktioner, når medarbejderne arbejder fjernt, og især når de arbejder hjemmefra.

Faktisk viste Leitz-undersøgelsen, at fraværet faktisk er den næstvigtigste fordel ved at arbejde hjemmefra, samt at spare tid ved ikke at pendle. Friheden til at kunne arbejde overalt kan være skræmmende. Men hvis din produktion/effektivitet falder i kvalitet og kvantitet ved at arbejde eksternt, vil nogen bemærke det. Det er nok bedst for din karriere, hvis den første, der opdager det, er dig.

Forskning fra Ipsos og Workspace Futures Team of Steelcase viste, at 85% af medarbejderne i Europa, USA og Asien kæmper for at koncentrere sig på arbejde.

I betragtning af at folk er ansat til arbejde, er dette et skuffende resultat. Af dem, der svarede på undersøgelsen, svarede næsten alle, at det var vigtigt for dem at kunne arbejde eksternt, men kun 41% sagde, at de blev tilbudt denne mulighed. Desuden spurgte 1 ud af 3, at de forlader kontoret for at få arbejdet færdigt.

Dette er i tråd med resultaterne fra Gallups State of the Global Workplace, hvoraf det konstateredes, at kun 10% af arbejderne rundt om i verden er engagerede og inspirerede på arbejdspladsen. Mens 2 ud af 3 følte sig umotiverede. Samtidig er de, der arbejder op til 20%, eksternt de mest engagerede af alle arbejdstagere. Det er ikke så mærkeligt, at 35% af respondenterne i Leitz-undersøgelsen angiver, at de foretrækker at bruge mere tid på at arbejde uden for kontoret for bedre resultater.

Den gode nyhed for folk, der bruger det meste af deres tid på et centralt sted, er, at dem, der designer kontorer i dag, er opmærksomme på problemerne på de konventionelle kontorer.

Først havde kontordesign fokus på funktion. Maksimal effektivitetsudnyttelse for at få plads til så mange mennesker som muligt. Dagens kontor har en mere humanistisk tilgang. Tænk på en klub, hvor hovedaktiviteten er arbejde. Dette indebærer ikke nødvendigvis, at virksomhederne sætter arbejderne først for at være venlige og samvittighedsfulde, men efterhånden er det også blevet indset, at en medarbejder, der er tilfreds, vil være mere effektiv og mindre distraheret.

Glade og tilfredse medarbejdere har en tendens til at tage mindre tid og er mere motiverede til at komme på arbejde. De er også tilbøjelige til at være stolte over, hvor de arbejder og hvem de arbejder for. Alt dette betyder, at de er mindre tilbøjelige til at flytte over til en konkurrent med nyere, mere brugervenlige lokaler.

Så hvilke tricks fik virksomhederne, når de forsøger at skabe produktive job? Hvordan kan de imødekomme dagens moderne medarbejders behov, samtidig med de forstyrrende elementer på arbejdspladsen?