Arbejdsverdenen har ændret sig. 30 % af arbejdsstyrken i Storbritannien arbejder nu eksternt mindst én gang om ugen, mens hver femte brite ønsker at arbejde hjemmefra på fuld tid.

Samtidig er 16 % af virksomhederne nu 100 % med eksternt arbejde. Det vil sige, at de ikke driver traditionelle kontorer eller forretningslokaler, hvor de ansatte arbejder fra. Alt er digitalt og spredt.

Fordi arbejdsmønstrene har ændret sig, er det også nødvendigt at ændre ansættelsespraksis. Der er klare fordele ved at tilbyde eksterne stillinger. Du kan kigge længere væk i jagten på de bedste talenter. Uden kontorlokaler, udstyr og faciliteter, som du skal betale for, koster eksterne arbejdere mindre. Der er stadig flere beviser for, at eksterne arbejdere kan være mere produktive hjemme.

Men for enhver virksomhed, der tilbyder eksterne stillinger for første gang, er der meget at tænke over. IT står øverst på listen. Eksternt arbejde er afhængig af den rette software og konnektivitet, så eksterne teams kan arbejde effektivt sammen over afstand.

Takket være cloud computing er der nu let tilgængelige løsninger, der gør det muligt at arbejde på afstand. Men det er mere end blot at tilføje en ny brugerkonto til den valgte software. Hvordan integrerer du en eksternt ansat med sine nye kolleger og gør dem til en del af teamet? Hvordan håndterer du uddannelse og mentorordninger? Hvordan overvåger du deres fremskridt og sikrer dig, at de kommer godt ind i tingene?

Disse og andre overvejelser er alle en del af oplærings-processen. Traditionelt ville alt dette være blevet gjort personligt. Nyansatte skal møde og lære deres kolleger at kende dem ansigt til ansigt, de kan få tildelt en mentor, der kan vise dem, hvordan de skal arbejde, og de skal gennemgå en uddannelse og introduktion for at komme i gang.

Oplæring af eksterne medarbejdere er sin sag. Det giver forskellige udfordringer og kræver forskellige tilgange. Hvordan gøres det så? Denne vejledning og tjekliste til oplæring af eksterne arbejdere fremhæver de vigtigste ting, du skal vide.

Hvad er formålet med oplæring af eksterne medarbejdere?

Enhver nyansat har brug for tid til at finde sig til rette i sin rolle, lære processer og arbejdsmetoder at kende, blive integreret i teamet osv. Jo hurtigere det sker, jo hurtigere vil de begynde at arbejde så produktivt som muligt. Oplæring har til formål at gøre det lettere for nye medarbejdere at yde deres bedste.

Ved oplæring på afstand skal du tage højde for ting som, hvordan en ny medarbejder vil skabe positive arbejdsrelationer med kolleger, som han/hun aldrig møder personligt. Eller den yderligere afhængighed, de har af IT.

De overordnede mål med oplæring af eksterne medarbejdere kan opsummeres som følger:

• Sikring af, at en nyansat har alt det, han/hun har brug for til at udføre sit arbejde effektivt på afstand.
• Lægge grunden til, at der kan dannes positive arbejdsrelationer mellem den nyansatte og hans/hendes kolleger.
• Gennemførelse af alle de opgaver, der er nødvendige for at gøre den nye medarbejder klar til at blive ansat, fra papirarbejde til IT og uddannelse.

Tjekliste til vejledning om oplæring af eksterne medarbejdere

Der kan være meget at tænke på, når en ny medarbejder skal indsluses. Mange virksomheder finder det nyttigt at skabe en formel proces, som de kan gentage med hver nyansat. På den måde bliver det et spørgsmål om at gennemgå en tjekliste med opgaver for at sikre, at du dækker alt.

Her er et forslag til en tjekliste til introduktion af eksterne medarbejdere.

1. Velkomst-e-mail eller -brev til nystartere. Når tilbuddet om et job er accepteret, skal du starte med at byde den nye medarbejder officielt velkommen til holdet. Det kan du gøre ved at oprette et video- eller taleopkald. Men selv da er det stadig en god idé at sende en velkomstmail eller et velkomstbrev. Dette er en mulighed for at give den nyansatte de vigtigste oplysninger, som han/hun har brug for skriftligt, f.eks. startdato, hvad han/hun kan forvente den første dag, hvordan han/hun logger ind på virksomhedens systemer osv. Det er også en chance for at sælge virksomhedskulturen, starte den vigtige proces med at opbygge relationer og fjerne eventuelle bekymringer, som medarbejderen måtte have. Det kan du gøre ved at svare på almindelige spørgsmål og ved at være venlig og imødekommende i din velkomst.
2. Kontrol af adgang til it-systemer og udstyr. Eksternt arbejde afhænger grundlæggende af IT. En vigtig del af oplærings-processen for eksterne medarbejdere er at få dem oprettet med brugerprofiler på alle de systemer, som din virksomhed bruger. Du skal også kontrollere, at de er trygge ved at bruge disse systemer, og sørge for den nødvendige uddannelse. På samme måde bør du foretage en gennemgang af den it-hardware, de har. Mange virksomheder foretrækker at stille bærbare computere og mobiltelefoner til rådighed for eksterne medarbejdere af sikkerhedshensyn. Eller du kan stille VPN'er, firewalls og andre digitale sikkerhedsværktøjer til rådighed, som kan installeres eksternt på deres egne enheder.
3. Kontrol af udstyr til hjemmekontoret. Som ansvarlig arbejdsgiver bør du ud over it-udstyr også sørge for, at en ny ekstern medarbejder har alt det, han/hun har brug for til at arbejde sikkert og trygt hjemme. Ergonomiske vurderinger af arbejdspladser på hjemmekontorer går under radaren i forhold til de høje vurderinger, som nu er i virksomhedernes lokaler. Men hjemmearbejderne er lige så udsat for at få dårlig ryg, RSI og andre langtidsskader på grund af dårlig kropsholdning mens de arbejder. God praksis på dette område er at sende et spørgeskema ud under indslusningen og spørge om skriveborde, stole, skærmhøjder osv. Ved at sørge for ordentlige kontorstole monitorstande, håndledsstøtter og meget mere kan du hjælpe med at holde hjemmearbejderne sunde og produktive.
4. Introducer holdet. En ulempe ved fjernarbejde er, at det ikke er lige så let for folk, og især nystartere, at knytte bånd til de mennesker, de arbejder sammen med. Men der er ting, du kan gøre for at hjælpe dem på vej. Det begynder allerede ved oplæringen. Lav et gruppevideoopkald for at præsentere holdet. Når du er blevet præsenteret ansigt til ansigt (virtuelt, selvfølgelig), skal du tilføje den nye rekruttering til alle Slack-kanaler, WhatsApp-grupper og andre kommunikationsværktøjer, som deres nærmeste kolleger bruger. Måske kan du arrangere en virtuel social begivenhed som en quiz for at bryde isen.
5. Dokumentation og virksomhedspolitik. Papirarbejde er en uundgåelig del af enhver oplærings-proces, uanset om den foregår på afstand eller ej. Med eksterne arbejdere er den mest effektive måde at håndtere det på at sende ansættelseskontrakten, fortrolighedsaftaler og andre officielle dokumenter via e-mail eller fildeling og forklare, hvordan de kan underskrive dem digitalt. Det samme gælder for eventuelle virksomhedspolitikker, som de skal læse. Mere generelt kan du måske dele informationer, der giver mere detaljerede oplysninger om virksomhedens baggrund, værdier og ambitioner.
6. Personlig udvikling. Endelig er et af de vigtigste mål med oplæring, som nævnt ovenfor, at få en ny medarbejder op at køre og arbejde bedst muligt så hurtigt som muligt. Der vil uundgåeligt være en indlæringskurve. Men målet med oplæring er at gøre den så kort som muligt. Sørg for, at den nødvendige uddannelse finder sted så hurtigt som muligt efter startdatoen. Mange virksomheder kan lide at have mentor- eller buddy-systemer med nye medarbejdere, så de kan lære af et erfarent medlem af teamet. Det er nyttigt at sætte sig mål og regelmæssigt gennemgå fremskridtene. Forklar den nye medarbejder, hvor du forventer, at han/hun vil være om to uger eller en måned, og hvordan det vil blive vurderet. Og selvfølgelig skal du altid gøre det klart, at der er hjælp at hente, hvis de oplever, at de har det svært.

Hvis du vil have en endnu mere dybdegående vejledning til introduktion af nye medarbejdere, kan du se vores guide til nye medarbejdere.