For store kontorer, der producerer store mængder af følsomt papirarbejde, giver bortskaffelse af uønskede dokumenter særlige udfordringer.

Hvis du er et advokatfirma, en bank, et forsikringsselskab, en ejendomsmægler, en rekrutteringsspecialist eller lignende, vil du sandsynligvis rutinemæssigt håndtere papirdokumenter, der indeholder følsomme finansielle, kontraktmæssige og personlige oplysninger. På grund af risikoen for, at sådanne data falder i de forkerte hænder - og de strenge regler for databeskyttelse i dag - kan du ikke bare smide papirarbejdet ud til genbrug, når det ikke længere er nødvendigt.

Det samme gælder for de interne finans-, juridiske, HR- og andre afdelinger i enhver stor organisation. Det er upraktisk at opbevare endeløse mængder af dokumenter for at beskytte de data, de indeholder. Men bortskaffelse skal omfatte at gøre dokumenterne ulæselige - i realiteten at ødelægge dem for at skjule det, de indeholder.

Standardløsningen er at makulere papirarbejdet, før det smides ud. Men hvad er den bedste måde at gøre det på for organisationer og kontorer, der producerer store mængder dokumentation?

1. Kraftige makulatorer vs. makuleringstjenester

Hvis dit kontor producerer en masse papirarbejde, der skal makuleres hver uge, er en almindelig løsning at ansætte en ekstern makuleringstjeneste til at komme ind, tage det med og gøre det, der skal gøres.

Fordelene ved at benytte en makuleringstjeneste er, at de kan tage meget store mængder papirarbejde på én gang, det betyder, at ingen i dit team skal bruge tid på at foretage selve makuleringen, og du behøver heller ikke at tænke på at komme af med det makulerede papir, som der naturligvis vil være en masse af.

Der er dog nogle ulemper ved makuleringstjenester, bl.a. at de måske kun kan indsamle f.eks. en gang om ugen, hvilket betyder, at du skal tænke på sikker opbevaring i mellemtiden. Og makuleringstjenester har naturligvis også en pris. Hver måned eller hvert kvartal uanset hvad din betalingsplan er.

Mange organisationer med de største behov for makulering antager ofte, at makuleringstjenester er billigere og mere effektive, end at bruge deres egne makulatorer. Hvis du kun har haft erfaring med manuelle standardmakulatorer tidligere, er det en rimelig antagelse at gøre. Når du forsøger at arbejde dig igennem en stor bunke dokumenter, får du mareridtsbilleder af at skulle knokle ved maskinen i timevis, utilfredse kolleger, der venter på deres tur, eller øget risiko for regelmæssig blokering.

Men i dag er udvalget af makulatorer til kontorbrug ikke begrænset til modeller med manuel indføring, der kun er designet til at tage en håndfuld ark ad gangen. De kraftige kommercielle modeller er bygget til at håndtere store mængder papir hurtigt, effektivt og uden risiko for beskadigelse på grund af overbelastning. Desuden fås de med automatiseret indføring og stor kapacitet, så man ikke behøver at stå og lægge ark ind i maskinen i hånden, og den kan arbejde sig igennem store bunker af papirarbejde, før den skal tømmes.

2. Automatiske makulatorer

For høj kapacitets makulatorer på arbejdspladsen er de bedste muligheder de store automatiske modeller som Leitz IQ Autofeed Office Pro 600.

Automatiseret feed er en afgørende faktor, når det gælder håndtering af meget store mængder papirarbejde. Disse modeller har en indbakke, som den slags du kender fra en printer eller en fotokopimaskine, hvor du lægger alle de dokumenter, du vil makulere, i. Når bakken er fuld, lukker du døren og trykker på "go" - og makulatoren klarer resten for dig, idet den automatisk fører alle ark gennem makulatoren.

Office Pro 600-modellerne har en kapacitet på op til 600 ark ad gangen. Med en makulator med manuel indføring, selv en med en relativt stor indføringskapacitet, der kan tage 20 ark ad gangen, ville det at makulere 600 ark betyde, at du skulle stå der og genindlæse den 30 gange. Takket være den automatiske feed kan du gå væk, og komme videre med noget andet.

Med en beholderkapacitet på 110 liter kan Office Pro 600 makulatoreren også rumme over 1000 makulerede ark ad gangen, før den skal tømmes. Den er udstyret med en infrarød sensor for fuld beholder, der giver en advarsel, når beholderen er 80% fuld, hvilket forhindrer risikoen for overfyldning af beholderen.

Den sidste ting der anbefaler Leitz’ Automatiske modeller til selv de mest højkapacitetskrav er, hvor robuste og modstandsdygtige de er. På grund af den store mængde friktion, der opstår, når de roterende makuleringsknive er i brug, har mange makulatorer kun meget korte køretider, da du ellers risikerer at brænde motoren af. Dette begrænser yderligere, hvor meget du kan få makuleret, fordi du skal lade maskinen stå ubrugt i et stykke tid, så den kan køle af igen.

Leitz automatiske makulatorer med kraftige motorer kan køre uafbrudt i op til to timer, hvilket er rigelig tid til at makulere et fuldt læs og mere til. Desuden kan dens hærdede tænder rive sig igennem hæfteklammer og papirclips, så du ikke behøver at skille hele dokumenter ad, før du lægger arkene i indføringsbakken. Og med den særlige antistop-teknologi, der automatisk stopper og vender makuleringen i det øjeblik, der opdages et problem, behøver du ikke konstant at overvåge hvert enkelt job for fejl.

Effektive, praktiske og robuste automatiske makulatorer til tunge opgaver, som Leitz IQ Office Pro 600, giver organisationer med de største makuleringsbehov et alternativ til makuleringstjenester. Ved at makulere dokumenter "on the go" efter behov, behøver du ikke at bekymre dig om sikker opbevaring mellem afhentningerne. Og med de mængder, de er i stand til at makulere, deres høje pålidelighed og lave driftsomkostninger, tilbyder den automatiske makulator en samlet ejeromkostning, der er konkurrencedygtig i forhold til enhver indsamlingstjeneste. Faktisk vil det sandsynligvis betale sig i løbet af få måneder.
Automatiske makulatorer fås også i mindre kompakte størrelser, hvilket er ideelt for medarbejdere, der arbejder oftere hjemmefra end på kontoret.