Mange mennesker nyder nu muligheden for at arbejde hjemmefra, uanset om det er fuldtidsarbejde eller hybridarbejde. Selv om dette har givet virksomheder og medarbejdere større fleksibilitet, har det også vist sig at være en udfordring for databeskyttelsen. Men ved at tage de rigtige skridt kan du overholde GDPR, når du arbejder hjemmefra, ved at bruge det rigtige udstyr og opretholde gode processer.

Brug kun teknologi, der er godkendt af virksomheden

Når du arbejder hjemmefra, er det bedst at bruge den teknologi, som virksomheden har stillet til rådighed for dig i forbindelse med dit arbejde. Dette omfatter både din bærbare computer eller pc og din telefon. Hvis dit arbejde har godkendt, at du må bruge dine egne enheder, skal du sikre, at de er beskyttet med en ordentlig adgangskode med multi-faktor-autentifikation for at få adgang til arbejdsdokumenter og e-mails. Du bør også sørge for at holde dine personlige filer adskilt fra arbejdsfiler.

Ideelt set skal du bruge enheder, som du får af din organisation, da disse enheder bør have den bedste sikkerhedssoftware, f.eks. antivirus- og antimalwareprogrammer, som du måske ikke har på dine egne enheder. De bør også holdes opdateret af virksomhedens it-team for at sikre, at de altid er beskyttet med de nyeste sikkerhedsforanstaltninger.

 

 

Brug en makulator til fortrolige dokumenter i hjemmet

En makulator til hjemmet er vigtig for dit hjemmekontor, hvis du skal håndtere fortrolige dokumenter, som skal bortskaffes. Der er alle mulige dokumenter, som du udskriver derhjemme, og som kan indeholde fortrolige oplysninger, herunder mødedagsordener, CV'er, lønoplysninger og kontrakter. De kan alle indeholde oplysninger om virksomheden, medarbejderne og kunderne, f.eks. kontaktoplysninger og bankkontoplysninger, som kan forårsage et databrud, hvis de ikke bortskaffes korrekt. Hvis du arbejder med papirarbejde derhjemme, kan du med en makulator til hjemmet skaffe dig af med alle dokumenter på en sikker måde. Vores makuleringsmaskiner til hjemmebrug er super stille og har et P4-sikkerhedsniveau med krydsmakulering for at sikre, at dine dokumenter kan bortskaffes korrekt.

Husk, at håndskrevne notater også skal bortskaffes på en sikker måde. Hvis du noterer en persons telefonnummer eller e-mail-adresse, er det fortrolige oplysninger, som ikke bør deles med andre, heller ikke hvis du lægger dem i den almindelige skraldespand eller i genbrugsbeholderen. Du bør makulere papiret eller opbevare det sikkert, indtil det kan bortskaffes korrekt.

Følg din organisations politikker for håndtering af data

Din virksomhed bør allerede have politikker for databeskyttelse på plads. Disse regler gælder hjemme på samme måde som på kontoret, så du bør følge de samme processer for håndtering af data, uanset hvor du arbejder. Det kan være fristende at gøre tingene på en mere "bekvem" måde, når du arbejder hjemmefra, f.eks. ved at bruge din private e-mail til arbejdsrelaterede sager. Du bør dog altid bruge den sædvanlige software og de metoder, som din virksomhed har foreslået.

Du bør få undervisning af din arbejdsgiver i, hvordan du håndterer data sikkert, så du overholder GDPR-kravene, når du arbejder hjemmefra. Hvis du ikke er sikker på, hvad du skal gøre for at undgå databrud, når du arbejder på afstand, bør du tale med din databeskyttelsesansvarlige eller dit it-sikkerhedsteam for at få vejledning.

Del data sikkert

Hvis du skal sende dokumenter eller filer, når du arbejder hjemmefra, bør du kun bruge sikre metoder. Det kan være, at du arbejder fra en sikker fjernserver for at få adgang til arbejdsfiler, eller måske bruger din virksomhed cloud storage. Sørg for, at du ved, hvilken metode din virksomhed har vurderet som sikker til at dele dokumenter, når du arbejder hjemmefra.

E-mail er ikke altid den mest sikre metode til at dele data. Men hvis det er den foretrukne metode i din virksomhed, kan du bruge adgangskodebeskyttelse til at sende dokumenter. Dette er en god praksis at anvende til alle dokumenter, der indeholder fortrolige data - send blot en med det passwordbeskyttede dokument og send passwordet separat via en anden metode, f.eks. via din arbejdsplads besked-app.

 

 

Etabler en sikker zone for telefonopkald

Hvis du skal arbejde hjemmefra, når andre mennesker er hjemme, bør du finde et sted, hvor du kan holde telefonopkald og videomøder i fortrolighed. Hvis du skal tale om private oplysninger, skal du undgå, at nogen overhører dig. Hvis du deler et hjemmekontor, kan du være nødt til at tage telefonopkald et andet sted, eller du kan samarbejde med din kontorkammerat om at planlægge fortrolige opkald på tidspunkter, hvor han/hun holder en pause.

Korrekt opsætning af din arbejdsstation

Når du indretter din arbejdsstation, bør du overveje privatlivets fred. Skærmen skal ikke kunne ses af nogen, så du skal måske placere den væk fra døren, vinduet eller fra andres skrivebord, hvis du deler et hjemmekontor. Hvis det er svært at opsætte dine skærme, så de ikke kan ses, bør du kunne anmode din virksomhed om et skærmfilter. Det betyder, at skærmen kun kan ses, hvis du sidder lige foran den. Du bør også placere alle papirer, der indeholder fortrolige oplysninger, så de ikke kan ses af andre.

Hvis du går væk fra din arbejdsstation, bør du låse din pc, så den ikke kan tilgås eller ses af andre. Du bør også rydde alt papirarbejde fra dit skrivebord og arkivere eller låse det væk. Selv dine familiemedlemmer tæller som tredjeparter, så hvis de ser fortrolige oplysninger, vil det tælle som et databrud.

 

 

Ryd op i slutningen af hver dag

Når du er færdig med dagens arbejde, bør du tage dig tid til at rydde op på din arbejdsplads, så alle fortrolige oplysninger er sikret. Dette omfatter bl.a. at lukke din pc ned og arkivere alle dokumenter. Det kan være nødvendigt at låse papirarbejde med fortrolige oplysninger væk, måske ved at låse døren til dit hjemmekontor eller ved at lægge dem i en sikker, aflåseligt boks, hvis du ikke har et separat rum til dit hjemmekontor.

Du bør ikke efterlade dokumenter på dit skrivebord, og din pc eller bærbare computer bør ikke være tilgængelig for andre. Du bør ikke dele den adgangskode, der er nødvendig for at få adgang til dine arbejdsdokumenter, med andre.

Vær på vagt online

Du bør være lige så opmærksom online, når du arbejder hjemmefra, som når du arbejder på kontoret. Du bør være opmærksom på phishing-e-mails og svindel. Ofte kan disse e-mails ligne legitime e-mails og endda se ud, som om de kommer fra en kollega eller leverandør. Du bør dog tjekke dem omhyggeligt og ikke klikke på links eller downloade filer, hvis du synes, at noget ser forkert ud. Hvis du er usikker på en e-mail, skal du kontakte dit it-sikkerhedsteam, så de kan tjekke den.

Du bør også være forsigtig med at downloade noget fra websteder. Dette kan give hackere adgang til dit netværk og fortrolige oplysninger. Du må ikke downloade noget fra ukendte websteder. Hvis en kunde eller leverandør har bedt dig om at downloade noget, bør du først kontrollere deres oplysninger. Hvis du stadig er usikker, bør du tale med dit it-sikkerhedsteam, før du downloader noget.

Rapportere eventuelle hændelser

Hvis der sker brud på datasikkerheden, bør du altid indberette dem, uanset hvor lille du tror, det er. Du bør informere dit it-team og din databeskyttelsesrådgiver, hvis din virksomhed har en sådan. De vil kunne undersøge, hvad der er sket, og tage de nødvendige skridt til at begrænse overtrædelsen. De kan også være nødt til at udarbejde og implementere nye politikker for at sikre, at det ikke sker igen. De vil også kunne indberette det til de nødvendige styrende organer, der beskæftiger sig med informationssikkerhed.

Leitz har et udvalg af vigtige ting til hjemmekontoret, der hjælper dig med at forblive produktiv og organiseret, når du arbejder hjemmefra.

Læs mere om databeskyttelse og vores makulatorer:

De bedste heavy duty makuleringsmaskiner til makulering med høj kapacitet

Hvilke sikkerhedsfunktioner har makulatorer typisk?

Hvorfor vælge en makulator med krydsmakulering?