De dage, hvor man arbejdede på et kontor hver dag, er for længst forbi. De seneste par år har ændret den måde, hvorpå virksomheder opererer rundt om i verden. At arbejde hjemmefra, som oprindeligt var en praksis, der blev indført af nødvendighed, har bidt sig fast, og folk har tilpasset sig fjernarbejde. En nylig undersøgelse viser, at for medarbejdere, der kan arbejde hjemmefra, er den mest almindelige praksis hybridarbejde.

Virksomhederne har indset, at det giver en bedre balance mellem arbejde og privatliv at arbejde hjemmefra, og det giver bedre trivsel og produktivitet for medarbejderne. En anden undersøgelse viser, at 90% af medarbejderne er lige så produktive eller mere produktive, når de arbejder hjemmefra, sammenlignet med på kontoret. En hybrid arbejdsmodel hjælper med at imødekomme medarbejdernes forskellige ønsker, hvor nogle ønsker at blive hjemme, mens andre foretrækker at arbejde på kontoret.

Hvad er hybridarbejde?

Hybridarbejde har til formål at give medarbejdere og virksomheder det bedste fra begge verdener. I denne blandede model tilbringer medarbejderne en del af arbejdstiden på kontoret, og en del af tiden arbejder de hjemmefra. Opdelingen kan afhænge af den enkelte person eller virksomhed. Det er almindeligt, at medarbejderne arbejder hjemmefra to eller tre dage om ugen, mens resten af tiden tilbringes på kontoret.

Hybridarbejde giver virksomheder og medarbejdere mulighed for at drage fordel af fleksibiliteten ved fjernarbejde, mens de stadig opretholder en etableret base for driften. Det er blevet den måde, som mange virksomheder verden over arbejder på.

Fleksibilitet er blevet altafgørende for medarbejdere og virksomhedsejere har været nødt til at etablere hybride kontorlokaler for at imødekomme dette. Der er imidlertid også fordele for virksomheder, som omfatter:

• Adgang til en bredere talentmasse
• Færre omkostninger
• Effektive og stømlinede processer
• Personalet har færre sygedage
• Gladere og yderst produktive medabejdere
• Øget fastholdelse af medarbejdere

På samme måde har valget mellem at arbejde hjemmefra eller på kontoret betydet fleksibilitet og en bedre balance mellem arbejde og privatliv for medarbejderne:

• Har mere tid til familien
• Behøver ikke at bruge så meget tid eller penge på at pendle
• Kommunikerer effektivt internt
• Har stærkere relationer med kollegaer
• Kan arbejde fra alle lokationer
• Større tilfredshedsfølelse, hvilket er lig med øget produktivitet

Hvordan kan virksomheder gøre hybridarbejde lettere for medarbejderne?

Fordelene ved hybridarbejde er tydelige, men hvordan kan virksomheder omsætte dem til praksis? Nedenfor fremhæver vi vores 10 vigtigste overvejelser, når man udvikler en hybrid arbejdsstrategi.

1)    Plan for forskellige arbejdsmiljøer

Udnyt de forskellige arbejdsmiljøer ved at plalægge samarbejde og kreative projekter på kontoret, mens man gemmer projektarbejde og specifikke opgaver til hjemmekontoret, hvor der er færre distraktioner.

Det kan være nyttigt for teams at have mindst en eller to dage om ugen, hvor alle er på kontoret, så der er mulighed for at arbejde sammen.

2)    Planlæg møder effektivt

Vær opmærksom, når du booker møder. Husk, at personalet vil være både på kontoret og derhjemme, så sørg for at køre alle møder via en videochat -software uanset hvem der er på eller uden for kontoret. Det betyder, at ingen vil gå glip af nogen kommunikation

3)    Invester i bærbart udstyr

Medarbejdere, der omfavner den hybride arbejdsmodel, har brug for at kunne bevæge sig problemfrit mellem deres hjem og kontoret. Investering i bærbart kontorudstyr er nøglen til at gøre det så nemt som muligt for disse personer.

Bærbare computere er vigtige, så en beskyttende laptop-taske vil være nødvendig. Medarbejderne skal også bruge en computermus og måske et eksternt tastatur.

Du bør også tænke på ergonomi, når du udstyrer dine medarbejdere. Et bærbart stativ til laptops hæver medarbejderens skærm til en passende visningshøjde, så de kan arbejde komfortabelt. Vores Leitz Ergo Cosy laptop stand kan foldes fladt sammen, når det ikke er i brug, så det er ideelt til transport mellem hjemmet og kontoret.

4)    Optimer hot desking

Forvandl hot desks til delte arbejdsområder med alt det udstyr og den komfort, der hører til et fast skrivebord. Medarbejderne skal kunne sidde ved et hvilket som helst skrivebord og have alt, hvad de behøver for at arbejde effektivt og produktivt.

Overvej, hvilket basisudstyr den enkelte har brug for. Det kan omfatte saks, tapedispenser, papirkurv, hæftemaskine og hulapparat. At give alle, hvad de har brug for på hver hot desk-arbejdsplads, vil hjælpe med at understøtte produktivt og effektivt arbejde.

Du kan også kommunikere en proces til medarbejderne, så de kan rydde op på deres hot desk, når arbejdsdagen er slut. Det kan være at sætte udstyr tilbage og rydde op i affald og papirarbejde, der har samlet sig i løbet af dagen. En organiseringsenhed til skrivebordet kan hjælpe med at holde orden på hot desk skriveborde.

5)    Adresser medarbejdernes sundhed

Indfør luftrensere, der hjælper med at dræbe luftbårne vira og sikre bedre indendørs luftkvalitet. Dårlig luftkvalitet på kontoret kan især påvirke medarbejdere med astma eller andre luftvejsproblemer. Medarbejdere, der ellers er raske, kan udvise følgende symptomer på grund af forurenet kontorluft:

• Kløende og/eller øjne, som løber i vand
• Nysen
• Hævede bihuler
• Vejrtrækningsbesvær
• Hosten
• Kløende eller irriteret hals

Leitz' udvalg af TruSens luftrensere fås i tre størrelser, der passer til din arbejdsplads. TruSens luftrensere forbedrer den indendørs luftkvalitet og fokuserer ikke kun på støv, snavs og gasser. Du kan bruge et af vores filtre (kæledyr, lugt eller allergi og influenza) afhængigt af, hvad der passer bedst til kontorlokalet.

Hvis medarbejdernes sundhed er dit mål, er Allergi- og influenzafilter det, du har brug for til dit kontor. Den opfanger 99,99% af luftbårne vira og allergener, herunder coronavirus. Med vores TruSens luftrensere og HEPA-filtre kan du reducere risikoen for sygdom på dit kontor og hjælpe dine medarbejdere med at indånde renere og friskere luft.

6)    Kommuniker krav til databeskyttelse

Databeskyttelsesreglerne gælder, når en medarbejder arbejder hjemmefra, såvel som når de er på kontoret. Du bør sikre, at folk ved, hvad der forventes af dem med hensyn til databeskyttelse, og hvilke processer de skal følge for at undgå brud.

Det kan være, at medarbejderne ikke må tage papirarbejde med hjem. I stedet kan de scanne papirarbejdet til skyen og få adgang til det hjemmefra på den måde. De bør også blive bedt om at være opmærksomme på, hvem der kan være til stede, når de diskuterer fortrolige oplysninger i telefonen eller på videomøder, og tage forholdsregler for ikke at blive overhørt.

Når medarbejderne er på kontoret, skal de sørge for, at alt papirarbejde med fortrolige oplysninger bliver destrueret korrekt. En makulator er den bedste måde at gøre det på. Leitz har en række smarte og støjsvage makuleringsmaskiner, der fås i størrelser til alle kontorer. Uanset om du har brug for makuleringsmaskiner med mikromakulering eller makuleringsmaskiner med krydsmakulering har alle vores makuleringsmaskiner et højt sikkerhedsniveau for at sikre, at du overholder databeskyttelsesreglerne.

7)    Skab rum til samarbejde

Genanvend permanente skrivebordspladser og skab break-out-områder for at fremme samarbejde. Mange virksomheder har ikke længere en fast skrivebordsstruktur for medarbejderne, men anvender i stedet hot desking og delte arbejdsområder for at fremme den hybride arbejdsetik.

Hvis du opdager, at dit kontor nu har ekstra skrivebordsplads, kan du gøre det til et område, hvor folk kan mødes for at diskutere projekter. Det kan hjælpe folk med at få mest muligt ud af deres tid på kontoret og sammen med andre mennesker, så de kan bruge deres hjemmearbejdstid til soloarbejde.

8)    Invester i den nødvendige software

Det er vigtigt, at dine medarbejdere kan få adgang til alt, hvad de har brug for, uanset om de arbejder på kontoret eller et andet sted. Derfor bør du sørge for, at din virksomhed er udstyret med den nødvendige software til at gøre dette.

Det kan betyde, at du flytter dine filer og drev til et cloud-baseret system, hvor folk bare skal logge ind for at få adgang til det, de har brug for. Det kan også kræve, at man går over til et online projektstyringssystem for at sikre, at alle kan holde styr på deres opgaver og kommunikere effektivt.

Du bør også sikre dig, at du har passende kommunikationssoftware, så alle dine medarbejdere kan holde kontakten. Det kan være et beskedsystem som Microsoft Teams eller Slack, hvor der er oprettet forskellige kanaler til forskellige teams og projekter. Det giver alle mulighed for at kommunikere med hinanden, uanset hvor de arbejder fra.

9)   Udvikle et hjemligt arbejdsmiljø

Skab et hjem fra hjemmet ved at tilføje moderne møbler og tilbehør med en smule farve for at sikre et afslappet og produktivt miljø. Leitz WOW og Leitz Cosy er serier af kontortilbehør og opbevaringsløsninger, der hjælper med at holde kontoret organiseret. Serierne fås i en række dristige eller beroligende farver, der passer til din arbejdsplads, og omfatter produkter som arkiveringsudstyr, opbevaringsbokse, brevbakker og ergonomisk udstyr.

10)   Afhold events og aktiviteter

Tilskynd til social interaktion ved at kommunikere om aktiviteter og begivenheder på kontoret og digitalt til dem derhjemme. Ugentlige virtuelle quizzer er en god måde at have det sjovt med kollegerne på og er let tilgængelige for både dem, der arbejder hjemmefra og på kontoret.

Du kan også arrangere personlige møder et par gange om året. Det kan være teambuilding-aktiviteter eller en mere afslappet middag. Uformelle arrangementer kan være med til at styrke båndene mellem kollegerne og forbedre kommunikationen på arbejdspladsen.

Opbygning af et hybridkontor

 

At skabe en hybrid arbejdsmodel er ikke en hurtig proces. Det indebærer planlægning, input fra medarbejderne og implementering. Det er vigtigt at få alle med, når man går over til en hybrid arbejdsmodel for at forstå de forskellige krav fra alle teams og afdelinger. Det lyder måske som en uoverskuelig opgave, men ved at bruge de 10 tips ovenfor kombineret med research og forberedelse kan du skabe en hybrid arbejdsmetode, der hjælper den enkelte med at skabe en arbejdsstruktur, der passer bedst til deres behov.

 

Leitz har et kæmpe udvalg af kontorudstyr og kontorartikler til hjemmekontoret til produktivt og effektivt arbejde.

Læs mere om hybridarbejde:

Tips til at arbejde produktivt med hybridarbejde

Databeskyttelse og arbejde hjemmefra: Tips til at arbejde sikkert

Tjekliste og guide til onboarding af eksterne medarbejdere

For mere inspiration og nyheder, følg os på Instagram og Facebook.