Jak efektivněji využít kancelářské prostory
Podporujte vzájemnou komunikaci
Kanceláře se vyvíjejí. Pro většinu z nás však zůstávají ve středu našich pracovních životů a my si postupně osvojujeme postupy a zvyky bez ohledu na umístění pracoviště. Klíčovými faktory jsou pohodlí a efektivita, kterých je možné dosáhnout díky neustále se vyvíjejícím technologiím pro zvýšení produktivity v kanceláři.
Zatímco některé úkoly mohou vyžadovat maximální soustředění, stále více společností vytváří společné prostory, které umožňují vzájemnou spolupráci. Jakožto lidé přirozeně toužíme po kontaktu s dalšími lidmi, když se tedy zvedneme od monitorů, abychom si s někým promluvili osobně, můžeme tím zvýšit produktivitu v kanceláři. Spontánní schůzky u kávy nebo sdílení projektových problémů u skartovačky nebo kopírky mohou zaměstnancům pomoct dostat se z útlumu a opět nastartovat jejich kreativního ducha. Mnoho organizací také nedovoluje, aby zaměstnanci jedli oběd u svého pracovního stolu, kolegové tak mají příležitost popovídat si v kantýně, odpočívárně nebo venku.
Nápady na zefektivnění kanceláře
Pokud plánujete přestavbu své kanceláře, přečtěte si tyto tři rady, jak vytvořit dokonalý návrh sdíleného pracoviště:
1. Podporujte pohyb
Místa k sezení naplánujte tak, aby se pracovníci při práci museli zvednout a opustit svůj hlavní pracovní prostor. Pohyb zvyšuje průtok krve, proto by se na tento důležitý nástroj ke zvýšení efektivity nemělo zapomínat.
Promyslete si, odkud mohou být přístupné kolaborativní pracovní prostory a kde budou stát věšáky, zásobníky na vodu, skříně s kancelářskými potřebami nebo skartovačky, aby bylo možné se volně a bezproblémově pohybovat. To vše je důležité zohlednit, pokud máte v úmyslu zefektivnit provoz v kanceláři.
2. Nebojte se barev
Při vytváření produktivního pracovního prostředí využijte barvy ve svůj prospěch. Je doloženo, že barvy s nízkými vlnovými délkami, jako je modrá nebo zelená, navozují pocit klidu, a studie prokázaly, že tyto barvy dokáží také zvýšit úroveň efektivity a soustředění. Další zprávy tvrdí, že červená vyvolává naléhavost a žlutá může stimulovat kreativitu. Vnést do prostoru jasné a výrazné designové prvky je poměrně snadné i bez pomoci štětce. Velké barevné plochy, které pracovní prostředí oživí, můžete vytvořit také pomocí pořadačů nebo popisovacích tabulí a nástěnek.
3. Poraďte se se zaměstnanci
Nejlepší způsob, jak vytvořit plán pro zvýšení efektivity práce, je získat informace od těch, kteří v dané kanceláři pracují každý den. Mnoho společností využívá zpětnou vazbu svých zaměstnanců k tomu, aby mohli vytvořit pracovní prostředí, které bude pro zaměstnance opravdu příznivé. Pracovníci budou mít možnost vyjádřit se k tomu, co funguje a co nefunguje, co je možné zlepšit a jak nejlépe vytvořit kolaborativní pracovní prostředí, které bude danému oddělení vyhovovat.
Kanceláře se mění
Pokud do Googlu zadáte výraz „kancelář budoucnosti“, zjistíte, že kancelář, jakou ji známe dnes, bude za několik let pasé. Většina práce je ve skutečnosti odvedena v centrální části, kterou pro zjednodušení nazýváme "kanceláří".
Pracoviště se stále více přizpůsobují potřebám zaměstnanců i práci jako takové a vyvíjí se koncept „pracuj tam, kde jsi“. Na základě této nezávislosti na konkrétním umístění lze vytvořit úplně nová prostředí a přetvořit prostory v tradičních kancelářích.
Mnoho z nás tráví více času v kanceláři než doma. Většina z nás věnuje více času práci než spánku. Co tedy mohou zaměstnavatelé udělat pro to, aby maximalizovali efektivitu kancelářských prostor?
Efektivní koncipování kanceláří
V průběhu 20. století ovlivnili koncept a rozložení kancelářského prostředí teoretikové v oblasti efektivity a organizační psychologové.
Jednou z možných definic kanceláře budoucnosti je „kdekoli, kde je internetové připojení“. Pracoviště by se tak možná mělo vyznačovat svou konektivitou než fyzickým prostorem.
Záleží však na zaměstnavatelích a zaměstnancích, jak rychle tato změna nastane – a v jakém rozsahu.
Maximalizujte výsledky
Předtím, než se mobilní telefony a sociální média stala běžnou součástí našich životů, mohlo se stát, že kancelářského pracovníka, který pracoval vzdáleně, nebylo možné celý den zastihnout, aniž by měl někdo námitky. Pracovníci mohli strávit jeden nebo dva týdny dovolené úplně odříznutí od práce. Nemohli jste si zkontrolovat e-mail nebo přijmout hovor, jak to děláme dnes.
Technologie a měnící se kultura práce vedou k tomu, že je práce neustále na dosah. Většina z nás toto v průběhu času přestala vnímat. Mladší generace nikdy nepoznala nic jiného.
Díky tomu, že jsme neustále na příjmu, vzniká riziko, že při práci budeme pouze reagovat, než abychom byli sami proaktivní. Existuje tedy riziko, že s naší prací nebudeme pouze spojení, ale bude nás ovládat.
Jak nedávno uvedl Philip Tidd z architektonické kanceláře Gensler: „Vaše produktivita se neměří podle času, který strávíte u svého pracovního stolu. Jde o to, co děláte. Jde o to, čeho dosáhnete.“
Omezte rušivé prvky na minimum
Obě varianty uspořádání kancelářských prostor, které se vyvinuly v posledních 40 letech (kóje a otevřené kanceláře tzv. open space), mají své nedostatky. Kóje jsou neosobní, připomínají velkochov drůbeže a jsou problematické také z hlediska hluku, zvláště když nevíte, odkud se ten hluk bere. Výhodou otevřených kancelářských prostor je, že (teoreticky) vytvářejí pocit sounáležitosti a vedení může pouhým pohledem zkontrolovat, co kdo dělá. Mezi nejčastěji zmiňované nevýhody patří hluk, nedostatek soukromí a důsledky sdíleného osvětlení a vytápění.
Organizační psycholog Matthew Davis zjistil, že v otevřených kancelářských prostorách se lidé daleko hůře soustředí a naopak se zde objevuje vyšší míra stresu. Taktéž Technologická univerzita v Queenslandu tvrdí, že 90 % studií dokazuje, že se otevřené kancelářské prostory pojí s vyšší mírou stresu a zvýšeným krevním tlakem.
Společnost Leitz se zeptala 800 lidí, jakou kancelář by upřednostnili.
25 % dotázaných pracuje v uzavřené samostatné kanceláři (většinou vedoucí pracovníci), avšak dalších než 50 % by také raději pracovalo v uzavřené kanceláři.
Není divu, že se lidé v kójích i v otevřeném prostoru stále více stahují do svého vlastního prostoru pomocí sluchátek. I když pouze 25 % respondentů uvedlo, že je tato možnost v jejich práci přijatelná, na tuto problematiku je třeba nahlížet s ohledem na narůstající počet mileniálů na pracovišti. Pro ně jsou sluchátka součástí každodenní pracovní uniformy.
Tiché skartovačky Leitz IQ
Skartovačky navržené tak, aby bez problému zapadly do vašeho pracovního prostředí.
Barevné kancelářské potřeby
Vyberte si z řady Leitz WOW.
Barevné kancelářské potřeby s chytrými detaily a stylovým povrchem.
Rušivé prvky v kanceláři
5 nápadů, jak odstranit rušivé prvky v kanceláři a zvýšit produktivitu.