5 nápadů, jak omezit rušivé prvky v kanceláři a zvýšit produktivitu

Ohlédneme-li se 10 let do minulosti, problémy, se kterými se společnosti potýkaly při navrhování kanceláří, se od těch dnešních velmi lišily. Pokud existovalo „ústředí“ společnosti, mezi nezbytné předpoklady patřila blízkost městské aglomerace a kvalita dopravních spojení.

V případě pracovníků, jejichž tým trávil většinu času ve stejné centrální budově, bylo uspořádání prostoru zásadním problémem. Bylo třeba vměstnat co největší počet lidí do minimálního prostoru a zároveň si zachovat provozuschopnost. Pokud byl zaměstnanec po většinu dne vázaný na svůj pracovní stůl, poté se konstrukční požadavky zaměřily na zajištění trvalého pohodlí.

Od té doby se pracoviště díky kolaborativním technologiím a sociálním médiím změnila a vývojem prošel také přístup kancelářských pracovníků.

Pro některé organizace bude centralizované pracoviště i nadále tou nejlepší volbou, zatímco jiné zavádějí neformálnější kolaborativní prostory, kde si zaměstnanci mohou vyměňovat své nápady.

Moderní kancelář není místo, kam lidé musí chodit, je to místo, kam lidé chtějí chodit. Zaměstnanci jsou nyní zákazníci, o jejichž čas zaměstnavatelé soutěží. Pokud je pro vás příjemnější a více naplňující pracovat z domova než z kanceláře, rozhodnete se zůstat doma. Příkladem může být kancelář sítě Instagram v Kalifornii, kterou časopis Fortune popsal jako „zasluhující selfie“.

Zde je 5 tipů, jak omezit rušivé prvky v kanceláři:

1. Snižte hluk v kanceláři

Hladina okolního hluku roste rychle, zvláště pak v otevřených kancelářích, kde může zvuk překonat velké vzdálenosti. V určitých oblastech hlučné kanceláře lze uplatnit bílý šum, praktičtější je však snížit hladinu hluku generovaného každodenními pracovními postupy.

• Pokud je vaše kopírka nebo tiskárna příliš hlučná, nechte je seřídit. Nebo pokud vás ruší skartovačka, vyměňte ji za nový tichý model a nezapomeňte ji pravidelně promazávat.
• Pokud se zdá, že jsou častým zdrojem vyrušení spontánní schůzky na chodbách, snažte se nejdříve přijít na to, co vyvolává potřebu těchto schůzek. Je čas věnovaný formálním schůzkám využíván tak efektivně, jak by měl?
• Pokud jste na váš vkus příliš často přerušováni, ozvěte se. Další dobrou strategií je nasadit si sluchátka a dát tak najevo, že se snažíte soustředit a potlačit rušivý hluk v kanceláři.

2. Vypněte si oznámení na sociálních médiích

E-maily, telefonáty a interní sítě samy o sobě generují spoustu oznámení a upozornění, kterými rozptylují většinu pracovníků v kanceláři. K tomu přidejte podporované firemní nástroje, jako je Skype for Business nebo Workplace od společnosti Facebook, a najednou je často těžké soustředit se na aktuální úkol, aniž byste z notebooku museli odpojit síťový kabel nebo na něm vypnout Wi-Fi.

Možná je načase přehodnotit nastavení vašich aplikací a sociálních médií. Pokud vás rozptylují oznámení aplikací Whatsapp, Facebook nebo LinkedIn, které pro vás nejsou přínosné, zkuste je na pár dní vypnout.

3. Ukliďte si nepořádek na stole

Osobní prostředí zaměstnanců má na produktivitu velký vliv. Stále více organizací věnuje pozornost pracovním stolům svých zaměstnanců a zavádí tzv. politiky čistého stolu.

Jde o soubor pravidel, která určují, jak by si pracovníci měli vést své pracoviště, včetně desek na dokumenty, omezení lístečků s poznámkami a uspořádání kancelářských potřeb.

Uklizený pracovní stůl je skvělým prvním krokem ke zvýšení produktivity, mohou ale organizace udělat více? Mnoho společností využívá pracovní stanice, u kterých se dá sedět i stát. Nejenže prý zvyšují produktivitu, ale také zlepšují držení těla a zmírňují bolesti zad spojené se sezením u stolu, se kterými se denně potýká mnoho zaměstnanců. Tyto potíže mohou ve velké míře odvádět jejich pozornost a vyústit v dlouhodobou pracovní neschopnost.

4. Zajistěte občerstvení

Pracovníci v kancelářích se často snaží utišit svůj hlad svačinkou z prodejních automatů. Už jen cesta k nim může způsobit hluk, daleko závažnějším zdrojem rozptýlení jsou však účinky přílivu cukru v podobě sladkostí, čokolády a sycených nápojů.

Zaměstnanci určitě ocení, když jim nabídnete ovoce a ořechy, které uvolňují energii pomalu.

5. Sdílené pracoviště a problémy s připojením v zasedací místnosti

Nic nemá na produktivitu tak přímý dopad jako problémy s připojením. Zapomenuté nabíječky, chybějící síťové kabely a žádosti o heslo k Wi-Fi pro návštěvníky jsou častým zdrojem rozptýlení v mnoha zasedacích místnostech a pracovištích.

1. Zvažte využití univerzálních dokovacích stanic na sdílených pracovištích, aby návštěvy nemusely ztrácet čas připojováním klávesnice a monitoru.
2. Na každé sdílené pracoviště umístěte zalaminované instrukce k přihlášení.
3. Zajistěte, aby byly v každé místnosti k dispozici adaptéry HDMI, USB-C, Thunderbolt a Mini DisplayPort, takže se každý může připojit k projektoru v zasedací místnosti, aniž by se všichni v kanceláři museli zapojit do tzv. honby za pokladem.

Problematika otevřených kanceláří (open space)

V posledních 40 letech jsou nejpopulárnějšími uspořádáními kanceláří kóje a otevřené kanceláře, obě tyto varianty však mají své nedostatky. Kóje mohou být přeplněné, neosobní a hluk v kanceláři může pracovníky rozptylovat, když nevědí, odkud se bere.

Výhodou otevřených kancelářských prostor je, že vytvářejí prostředí podporující spolupráci a vedení může pouhým pohledem zkontrolovat, co kdo dělá. Mezi nejčastěji uváděné nevýhody patří hluk generovaný telefonáty, obecné tlachání, zvuky technického vybavení a nedostatek soukromí. Problematické je také sdílené osvětlení a vytápění.

Organizační psycholog Matthew Davis zjistil, že v otevřených kancelářských prostorách se lidé daleko hůře soustředí a naopak se zde objevuje vyšší míra stresu. Taktéž Technologická univerzita v Queenslandu tvrdí, že 90 % studií dokazuje, že se otevřené kancelářské prostory pojí s vyšší mírou stresu a zvýšeným krevním tlakem.

Společnost Leitz se zeptala 800 lidí, jakou kancelář by upřednostnili.

Průzkum ukázal, že 25 % dotázaných pracuje v uzavřené samostatné kanceláři (většinou vedoucí pracovníci), avšak více než 50 % by dalo přednost uzavřené kanceláři.

Pokud pracovníci v kancelářích nemají možnost odizolovat hluk v samostatné kanceláři, stále častěji se uzavírají do svého vlastního prostoru pomocí sluchátek pro potlačení hluku. I když pouze 25 % respondentů uvedlo, že je tato možnost v jejich práci přijatelná, na tuto problematiku je třeba nahlížet s ohledem na narůstající počet mileniálů na pracovišti. Pro ně jsou sluchátka a špunty do uší součástí každodenní pracovní uniformy.

Produktivita v kanceláři

Průměrný zaměstnanec je v kancelářském prostředí vyrušen každé 3 minuty. Vzhledem k této vysoké míře vyrušení je ironické, že zaměstnavatelé se více obávají o nesoustředěnost svých zaměstnaců při práci na dálku, hlavně při práci z domova.

Průzkum společnosti Leitz ve skutečnosti ukázal, že úbytek vyrušení je vlastně až druhým nejdůležitějším přínosem práce z domova, na prvním místě je eliminace nutnosti dojíždět. Osvobození, kterou „práce odkudkoli“ přináší, může být unavující. Pokud se však výsledky vaší práce na dálku zhorší z hlediska kvality i kvantity, někdo si toho určitě všimne. Pro vaši kariéru asi bude nejlepší, když si toho jako první všimnete vy sami.

Průzkum, který provedla společnost Ipsos ve spolupráci s týmem Steelcase Workspace Futures, ukázal, že 85 % zaměstnanců v USA, Evropě a Asii se v práci obtížně soustředí.

Prakticky všichni dotazovaní uvedli, že je pro ně důležité mít při práci soukromí, ale pouze 41 % respondentů tuto možnost dostalo. Třetina dotazovaných navíc musela opustit kancelář, aby svou práci dokončili.

To také odpovídá zjištěním studie State of the Global Workplace společnosti Gallup, která ukazují, že pouze 10 % pracovníků po celém světě se v práci angažuje a získává inspiraci, přičemž 2 ze 3 respondentů se tam cítí nezapojení a demotivovaní. Ti, kteří tráví až 20 % jejich času prací na dálku, jsou zároveň těmi nejangažovanějšími pracovníky ze skupiny dotazovaných. Není tedy divu, že v zájmu lepších výsledků by 35 % zkoumaného vzorku společnosti Leitz preferovalo pracovat více mimo kancelář.

Dobrou zprávou pro ty, kteří tráví většinu svého času na centrálním pracovišti, je, že projektanti moderních kanceláří zohledňují nedostatky tradičních kanceláří.

Minulé koncepty kanceláří se zaměřovaly na funkčnost. Cílem bylo co nejefektivněji vměstnat co nejvíce lidí. V dnešní době dochází k rozvoji humanistického přístupu. Představte si klub, kde by hlavní činností byla práce. To nutně neznamená, že společnosti staví zaměstnance do popředí kvůli svému svědomí. Nicméně si uvědomují, že spokojenější pracovníci budou pracovat efektivněji a nebudou tolik roztěkaní.

Šťastní a spokojení zaměstnanci si obvykle berou méně volna a mají více motivace, aby se objevili v práci. Pravděpodobně budou také pyšnější na to, kde pracují a pro koho pracují. To vše znamená, že je méně pravděpodobné, že zběhnou ke konkurenci s novějšími a uživatelsky přívětivějšími prostorami

Jaké triky se tedy společnosti naučily ve snaze vytvořit produktivní pracovní prostředí? Jak mohou uspokojit potřeby dnešního moderního pracovníka a zároveň omezit rušivé prvky na pracovišti?