Moderní skartovačky papíru se vyrábějí v nejrůznějších typech a velikostech. Odlišují se podle objemu koše, různé kapacity podávání (tj. kolik listů můžete vkládat najednou), podle toho, jestli papír musíte papír vkládat ručně, nebo vložíte štos papíru a stroj pracuje automaticky.

Obecně lze říci, že tyto rozdíly jsou určeny k tomu, aby poskytovaly možnost volby a uspokojovaly různé potřeby v různých prostředích. Od nejmenších domácích skartovaček určených pro skartování jen několika listů najednou až po největší komerční modely pro velké kanceláře, které zvládnou rozřezat stovky dokumentů denně - v nabídce určitě najdete takový typ, který splní přesně to, co potřebujete.

Bez ohledu na to, kde skartovačku používáte nebo jaký objem skartací musíte provádět, existuje ještě jeden požadavek, který je víceméně jednotný pro všechny - nutnost dodržovat minimální bezpečnostní standard pro ochranu citlivých dat.

Ochrana údajů - nejen digitální záležitost

Od zavedení legislativy GDPR na ochranu citlivých údajů se pozornost zaměřila na to, jak organizace (ale i jednotlivci) pečují o citlivé, důvěrné údaje a informace a jak je využívají. Velká pozornost je věnována správě digitálních dat. Pokud si však přečtete podmínky GDPR, nikde se neuvádí, že by se dělal rozdíl mezi bezpečností digitálních dat nebo těch fyzických, v papírových dokumentech.

Pokud necháte v kavárně, restauraci nebo konferenčním centru list papíru s údaji o zákazníkovi nebo zaměstnanci, nebo jej dokonce hodíte do koše, odkud by si ho mohl kdokoli vyndat, přečíst a tyto údaje získat, dopustíte se porušení ochrany osobních údajů, které může být pokutováno stejně jako nedostatečné zabezpečení databáze zákazníků nebo zkopírování nesprávné osoby do e-mailu, v němž jsou sdíleny citlivé informace.

Organizace proto musely zlepšit ochranu údajů ve všech jejích podobách, včetně způsobu, jakým se nakládá s papírovými dokumenty obsahujícími osobní údaje a jak se takové dokumenty archivují či likvidují. To vedlo přirozeně k obnovení zájmu o skartaci papíru. Pozitivní je, že došlo ke shodě na minimálním standardu pro to, jak "bezpečná" musí být skartace, aby byla považována za vyhovující GDPR.

Úroveň zabezpečení skartace se nakonec odvíjí od zvoleného typu řezu.

Skartovačky s křížovým řezem a ochrana dat

Typ řezu skartovačky papíru popisuje způsob, jakým řezací mechanismus řeže listy papíru. Existují tři základní typy řezů. První (a skutečně původní typ řezu) je známý jako „strip cut“ - proužkový řez. Rotační nože skartovaček s proužkovým řezem jsou uspořádány tak, že řežou pouze v jednom směru (podélně) a vytvářejí dlouhé, tenké proužky papíru.

Druhý typ řezu, křížový řez, má nože uspořádány tak, že řežou listem papíru napříč i podélně. Třetí typ, mikrořez, je vlastně stejný princip jako křížový řez, jen nože jsou mnohem blíže u sebe, takže získáte mnohem menší kousky (a větší množství kusů).

Při hledání bezpečné skartace papíru platí, že menší je lepší. Cílem je co nejvíce ztížit opětovné sestavení, a tedy i přečtení dokumentu po jeho skartaci, a zabránit tak tomu, aby se citlivé informace dostaly k někomu, ke komu by se dostat neměly. Můžete použít analogii skládačky - čím více dílků, tím těžší je ji složit. U skartovaných dokumentů se větší obtížnost složení promítá do větší bezpečnosti.

V době po vydání nařízení GDPR již nejsou skartovačky s proužkovým řezem považovány za vhodné pro bezpečnou likvidaci dat. Skartovačka s proužkovým řezem rozřeže list pouze na přibližně 40 kusů. Čtyřicetidílnou skládačku není tak těžké složit, pokud jste dostatečně odhodlaní si přečíst, co obsahuje.

Skartovačky s křížovým řezem rozřezávají jednotlivé listy na stovky kousků.

Křížový řez je považován za adekvátní minimální mez pro bezpečnou likvidaci dat. Pokud pracujete především s dokumenty obsahujícími standardní osobní údaje - jména, adresy, e-maily, data narození atd. - dobře vám poslouží právě skartovačky s křížovým řezem. Je třeba mít na paměti, že jakmile skartujete více než jeden list, stovky odstřižků z každého listu se v koši promíchají, takže úroveň zabezpečení (tj. obtížnost opětného složení jednotlivých listů) se ve skutečnosti násobí počtem skartovaných listů.

Pokud chcete zvýšit zabezpečení citlivých finančních, právních nebo obchodních dokumentů, pak zvolte skartovačky s mikrořezem.

Typy skartovaček s křížovým řezem

Protože potřeba bezpečné likvidace dokumentů je dnes téměř univerzální, nabízíme v rámci řady Leitz IQ velmi široký výběr skartovaček s křížovým řezem. Naše ruční skartovačky zahrnují modely s křížovým řezem, od superkompaktních osobních modelů nebo modelů pro domácí kanceláře, které se pohodlně a diskrétně vejdou pod jakýkoli stůl, až po velké kancelářské modely s koši o objemu až 30 litrů, které jsou ideální pro prostředí, kde se papíry skartují průběžně během dne.

Pro organizace, které potřebují vyšší objem skartování nebo často skartují nárazově velké mnořství, doporučujeme modely s křížovým řezem a automatickým podáváním, které zvládnou samy skartovat najednou až 600 listů.

Klíčovou informací tedy je, že velikost či objem koše skartovačky, ani to, zda se jedná o model s ručním nebo automatickým podáváním, nemají vliv na úroveň zabezpečení dat, kterou skartovačka nabízí. Protože základní řezací mechanismus je stejný, zlikviduje osobní skartovačka s křížovým řezem o objemu koše 6 litrů vaše dokumenty stejně bezpečně jako model s automatickým podavačem o objemu koše 110 litrů. Obě řežou jednotlivé listy na stejný počet kusů, což je v konečném důsledku to, na co se ochrana dat ve skartovačce papíru omezuje.