Všichni jsme jistě někdy zažili nebo zažíváme často pocit přetížení prací. Někdy je seznam úkolů, schůzek a telefonátů přímo nekonečný, nezbývá než pokračovat, dokud vše nedokončíte. Příliš dlouhá práce však nevyhnutelně vede ke stresu, který může přerůst ve vyhoření. Obojí může mít negativní dopad na vaše duševní i fyzické zdraví a ovlivnit váš pracovní i osobní život.

Máme pro vás několik jednoduchých návyků, které vám připomenou, že potřebujete přestávku, abyste pak lépe zvládli pracovní zátěž. Zkuste to s námi!

Řiďte svůj čas

Začněte tím, že si naplánujete svůj den, zkuste si co nejlépe představit, co přesně se vám do něj vejde. Základní pravidlo - den má vždy 24 hodin, pracovní den ještě o poznání méně. Naučte se delegovat úkoly, které dělat nemáte, které patří někomu jinému. Můžete poradit, ale ne pracovat za ostatní, pokud to není nezbytně nutné.

Připravujte si splnitelné plány, ušetříte si tím stres a pocit permanentního přetížení. Pokud máte pravidelně více úkolů, než zvládnete, proberte to s týmem či svým nadřízeným. Každá situace má řešení, uvidíte, že se vám společně podaří najít.

Stanovte si priority a zaměřte se na ně

V rámci plánování času si stanovte priority úkolů. Patrně nestihnete vše za jeden den, začněte tím nejdůležitějším, skutečně bezodkladným a od toho se odvíjejte. Ujistěte se, že se skutečně snažíte dokončit pouze jeden úkol, než začnete jiný. Možná zjistíte, že když se soustředíte pouze na jeden úkol, neskáčete z jednoho na druhý, tak toho zvládnete více a rychleji.

Zapisujte si úkoly a projekty - pomůže vám to stanovit jejich priority. A budete mít také jistotu, že jste si poznamenali vše, co potřebujete udělat, zbavíte se strachu, že na něco zapomenete. Skvělým způsobem, jak si viditelně zaznamenat, co potřebujete udělat, je tabule na zeď, nebo třeba stolní skleněná tabulka či stolní flipchart. Všechny uvedené nástroje jsou praktické, snadno a opakovaně použitelné. Splněné můžete setřít, případně změnit pořadí. A váš nadřízený hned uvidí, na čem zrovna pracujete.

 

 

Hledejte rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem

Nenechte si práci přerůstat do osobního volného času. V rámci svých každodenních pracovních návyků si stanovte pevný čas začátku a konce pracovního dne. Můžete občas přetáhnout, ale nesmí se to stát pravidlem. Díky technologiím je snadné "být v práci" kdykoliv a kdekoliv, naučte a nebojte se být off-line. Pokud patříte mezi velmi pracovně vytížené jedince, pak jedině disciplínou dokážete udržet zdravou rovnováhu a oddělit svůj pracovní a osobní život. Samozřejmě v případě, že je to pro vás opravdu důležité.

Obtížné oddělování pracovního a osobního života patří mj. k velkým negativům práce z domova. Pomoci může mít vyhrazený pracovní prostor, ze kterého můžete na konci pracovního dne odejít. Ať už máte domácí kancelář, nebo jen pracovní stůl v ložnici, umění odejít záleží jen a jen na vás. Pokud to dokážete, můžete se vyhnout únavě z práce a odpočinout si.

Nastavení vlastních hranic

Kromě stanovení hranic v délce pracovní doby bychom měli umět také nastavit hranice i v oblasti pomoci druhým. Dobře si rozmyslete nejen práci přesčas, ale také převzetí úkolů od jiných kolegů.

Pokud jste typ člověka, který rád pomáhá druhým, může být těžké naučit se říkat ne. Pokud máte kolegu, který je přetížený, poraďte se s týmem, kdo by vám mohl pomoci, nebo požádejte svého nadřízeného, aby vám projekt přidělil místo něj. Pokud po vás váš nadřízený požaduje, abyste si vzali více práce, promluvte si s ním o své pracovní zátěži a možnostech. Buďte upřímní a vysvětlete, že již máte plnou kapacitu a nemůžete přijmout další. Vysvětlíte-li si situaci hned na začátku, nebudete to muset dělat později a složitěji.

Zkuste funkci "Talk-to-Text"

Pokud již nepoužíváte, tak určitě můžete vyzkoušet funkci/aplikaci talk-to-text a ušetřit čas. Pro někoho je zapisování myšlenek nebo nápadů časově náročnější nebo komplikovanější, pomoci by mohla zmíněná aplikace v telefonu nebo počítači, která vám umožní volně mluvit a vaše myšlenky přepíše. Nejenže tím ušetříte čas, ale také se vyhnete únavě z nadměrného psaní, případně můžete využít čas např. při cestování. A budete mít jistotu, že vše, co jste měli na mysli, bylo zaznamenáno a můžete se k tomu vrátit později.

 

 

Užívejte klávesové zkratky

Dalším praktickým návykem pro každodenní práci je naučit se klávesové zkratky. Windows i Mac mají mnoho užitečných klávesových zkratek, které vám mohou ušetřit čas nejen při práci s dokumenty, ale také s uspořádáním elektronické pošty. Chvíli možná potrvá, než si na zkratky zvyknete a naučíte se je používat, ale v konečném důsledku ušetří čas. Čím více každodenní rutinu zefektivníte, tím více času můžete věnovat novým úkolům bez pocitu zahlcení.

Naplánujte si přestávky

Přestávky jsou nezbytné pro to, abyste mohli efektivně pracovat. Jsou pevně součástí výuky, studia na univerzitě, jsou naplánovány na každém mítinku. Zní to jednoduše, ale v praxe bývá odlišná. Nicméně opravdu platí, že bez přestávek, bez střídání činností se hůře soustředíte a jste méně produktivní. Soustavná práce neznamená tedy automaticky větší úspěch a vyšší kvalitu.

Zapomínáte-li při práci na čas, nastavte si v pracovním kalendáři nebo v telefonu upozornění. I malá přestávka pomůže udržet pozornost a zmírní stres. Navíc vám pomůže vyhnout se např. bolestem zad spojeným s prací u stolu v jedné neměnné pozici. Během pauzy se zkuste odreagovat, na chvíli přestat myslet na práci, krátce popovídat s kolegy, podívat se z okna, poslechnout hudbu, protáhnout se. Najděte něco, co vás uvolní a pomůže vám dobít energii.  

Dopřejte si dostatek spánku

Pokud jste nevyspalí, nemůžete pracovat na nejvyšší výkon. Pokud nemůžete pořádně pracovat, budete se cítit více ve stresu a přetížení. Když se dobře vyspíte, můžete začít pracovní den svěží, soustředění a schopni se pustit do plnění úkolů 

Vytvořte si relaxační režim před spaním, který vám pomůže uklidnit se na noc. Rozhodně nemyslete na pracovní úkoly, které vás čekají. Nekontrolujte před spaním e-maily ani nepracujte na žádných projektech příliš pozdě nebo před spaním.

 

 

Jezte zdravě

Pokud vaše tělo nemá správné palivo, nemůže správně fungovat. Nesahejte pod vlivem pracovního stresu po nezdravém jídle a co víc, nezapomínejte jíst. Dopřejte si zdravou stravu během celého pracovního dne.

Právě naplánované přestávky využijte pro připravení svačiny či oběda, zaměřte se na zdravé a sezónní potraviny. Např. ovoce a ořechy vám dodají potřebnou dávku energie a nezpůsobí vám energetický kolaps jako čokoládová tyčinka nebo jiná sladkost. Kromě jídla nezapomínejte na dostatečné množství tekutin.

Další tipy pro zdravé stravování při práci z domova najdete také na našem blogu.

 

 

Cvičte

I když si možná myslíte, že bude těžké najít motivaci ke cvičení, pokud jste unavení a přetížení, cvičení vám ve skutečnosti může dodat více energie. Najděte si něco, co vás baví, ať už je to běh, posilovna nebo domácí lekce jógy. Kromě zdravého těla může cvičení přispět i ke zdravé mysli, protože uvolňuje endorfiny a přispívá k dobrému spánku.

Během plánovaných přestávek se protáhněte nebo se jděte rychle projít, abyste rozhýbali tělo. Pokud máte čas navíc, vydejte se na delší procházku a nezapomeňte nechat telefon doma nebo vypnout notifikace. To vám umožní na chvíli opravdu vypnout, abyste se mohli vrátit ke stolu připravení splnit další úkol.

 

Nejen my ve společnosti Leitz víme, jak důležité je dělat si přestávky v práci, abyste se cítili dobře a dosahovali co nejlepšího výsledku. Podívejte se na naši stránku WorkLeitzBalance a během následující pauzy si můžete dát zdravou ovocnou svačinu a podívat se na další krátký článek o tom, jak si zpříjemnit práci.