Práce na dálku může být náročná i pro řadového zaměstnance, natož pak pro majitele firmy či management. Řízení firmy na dálku není jednoduché. Máme pro vás pár tipů, jak vše zorganizovat jako správný profesionál.

Získejte lidi na svoji stranu

Pokud provozujete z domova malou firmu a máte i několik zaměstnanců, je důležité, aby se řídili vašimi pravidly. Pokud pracují u vás doma, poskytněte jim nástroje, které potřebují ke správné organizaci práce. Nebojte se sdělit jim jasně svá očekávání – pracují koneckonců pro vás a ve vašich prostorách.

Téměř každý potřebuje vybavení pro odkládání věcí na pracovním stole, aby mohl mít pořádek, jaký mu vyhovuje. Pokud ve firmě tisknete větší objem dokumentů, popřemýšlejte např. o nákupu zásuvkových boxů, které umožňují snadnou a přehlednou organizaci a ukládání dokumentů a pracovních drobností každému pracovníkovi.

 

 

Efektivní ukládání firemních dokumentů

Přestože věříme v ekologický přístup, je nám jasné, že tištěné dokumenty jsou pro některé firmy nutností. Co ale není nutností jsou stohy papírů kamkoli se podíváte. V běžné kanceláři to ještě jakž takž můžete zvládnout, ale doma nebo v náhradním prostředí už nikoliv. Místo přesouvání papírů z místa na místo a ukládání bez ladu a skladu investujte do systému pákových pořadačů.

Pákové pořadače Leitz jsou k dispozici v úzkém i širokém provedení (různá kapacita listů), ve 14 barvách, takže si můžete vytvořit systém barevného třídění, každý pořadač má navíc na hřbetě místo pro popis obsahu. Pákové pořadače můžete jednoduše ukládat na polici, do uzamykatelné kartotéky nebo archivačních krabic či kontejnerů. Dokumenty v nich archivované se nepomíchají, nevypadnou, můžete se k nim kdykoliv snadno vrátit.

 

 

Buďte připraveni na videohovory a on-line setkání

V závislosti na povaze vaší firmy je možné, že budete muset realizovat schůzky formou videohovorů. Z platforem pro virtuální schůzky, jako je třeba Zoom, Skype, Microsoft Teams a Google Hangouts, se stala norma a je možné, že se časem budou objevovat další a další platformy. Schůzky on-line namísto setkání tváří v tvář mohou zpočátku působit divně, ale pokud vás nezklame technika, brzy si na tuto formu komunikace zvyknete a vše poběží hladce. Nebojte, jsme na tom všichni stejně, všichni se stále učíme.

Pro realizaci efektivních on-line schůzek budete muset zařídit následující:

• Nastavení počítače nebo laptopu na schůzky.
• Instalace webkamery, kvalitní mikrofon a reproduktor
• On-line kalendář (běžně propojený s e-mailem) pro plánování a realizaci schůzek.
• Účet pro software, jako je Zoom, Microsoft Team nebo jiné platformy pro schůzky
• Dostatečně kvalitní internetové připojení, aby virtuální schůzky nebyly neustále přerušovány
• Efektivní (časově i obsahově) způsob on-line jednání se zaměstnanci

Virtuální schůzky jsou (nebo se určitě stanou) součástí vašeho pracovního dne, bez kterých se řízení firmy neobejde, máte-li pocit, že se o jejich organizaci potřebujete dovědět víc informací, přečtěte si např. článek Jak domácí kancelář co nejlépe přizpůsobit video hovorům.

Vytvořte kancelář bez kabelů

K základnímu vybavení pro domácí kancelář patří organizér na kabely. Neměl by chybět ani ve vaší firmě. Přestože k tomuto účelu poslouží i řemínky na kabely, není to ideální řešení, pokud potřebujete, aby byly přenosné. Pokud si pořídíte organizér na kabely, nebudou se vám zamotávat a ušetříte si lezení pod stůl za zapadlou nabíječkou na laptop. Organizér jednoduše přilepíte nebo umístíte na zadní stranu stolu a do jeho prostorných otvorů zastrčíte napájecí a nabíjecí kabely.

Šikovně i na cesty

I když svou firmu provozujete z domova, občas se asi nevyhnete cestám za zákazníky nebo poskytovateli služeb. Nezbytností je bezpečná přeprava složek, dokumentů apod. I na to Leitz myslí, na našich stránkách najdete širokou nabídku mobilních úložných řešení - od speciálně navržených desek, mobilních pořadačů, přenosných boxů, aktovek apod. Budete-li nuceni prezentovat, nezapomeňte kromě laptopu a potřebných přídavných zařízení také Easyflip – unikátní prezentační mobilní nástroj použitelný kdekoliv, kde je hladký povrch (díky elektrostatickému náboji).

Stanovte jasné podnikatelské cíle

Bez ohledu na velikost vaší firmy nebo na skutečnost, zda máte zaměstnance nebo pracujete sami, pomáhá stanovení cílů pro práci z domova udržet podnikání na správné cestě. Stanovte si cíle, nastavte očekávání od každého zaměstnance (nebo sebe), a nezapomeňte na termíny a seznamy úkolů. Vše musí být dostupné a jasné, můžete využít např. funkcionality MS Teams nebo jiné nástroje či software, které vám pomohou s managementem projektů i interní a případnou externí komunikací. Pokroky v technologiích umožnily a umožňují efektivně pracovat i řídit firmu na dálku, udržovat organizovaný chodu firem, spojovat lidi navzdory geografickým vzdálenostem.

 

 

Bezpečná likvidace citlivých a přebytečných dokumentů

Neschovávejte si dokumenty „jen pro případ“, máte-li je současně v elektronické podobě, archivujte v papírové podobě jen ty opravdu nutné dokumenty a složky. Vyhlašte inventuru a uspořené místo využijte efektivněji. Ale pozor! Není dobré a bezpečné staré tištěné dokumenty jen tak vyhodit nebo jen přetrhnout, obzvláště obsahují-li citlivé informace. Pro bezpečnou a rychlou skartaci se vyplatí investice do automatické skartovačky. V té by měly skončit všechny dokumenty, kterých se týká:

• ochrana osobních údajů a firemních dat
• ochrana údajů o vašich klientech a poskytovatelích služeb
• prevence uvalení pokuty a podniknutí právních kroků při nedodržení pravidel GDPR
• snaha vyvarovat se úniku dat a tím i poškození reputace

Skartovačky nejsou jen investicí do vaší firmy, protože je můžete používat i doma. Do běžného odpadu nepatří ani osobní dokumenty obsahující:

• vaše jméno a adresu
• bankovní údaje
• účty za energie
• hesla a PIN kódy

Těchto citlivých údajů se jednoduše zbavíte skartací. Některé modely skartovaček umožňují navíc skartování karet, CD a disket.

Výhody řízení firmy z domova

Řízení obchodního impéria i malé firmy z domova nemusí být zpočátku příjemná představa, obzvláště pokud jste zvyklí na rušné kancelářské prostředí. Společnosti po celém světě se ale práci na dálku přizpůsobily a nyní fungují jako dobře namazané stroje. Pár tipů, jak toho docílit, jsme vám zprostředkovali. Závěrem ještě přehledně několik důležitých plusů řízení firmy na dálku:

• Lepší vyvážení pracovního a osobního života pro vás i vaše zaměstnance.
• Šetření nákladů za pronájem kancelářských prostor a související energie a služby.
• Flexibilita pro vaše zaměstnance, která může mít za následek vyšší produktivitu.
• Možnost hledat a najímat nové talenty odkudkoliv, protože ti nejsou limitováni svým bydlištěm.
• Vy i vaši zaměstnanci máte příležitost přijmout zdravější životní styl.
• Příležitost využívat více nových technologií a vylepšit tak provoz firmy.
• Posílení důvěra mezi vámi a vašimi zaměstnanci.