Mnoho lidí dnes rádo pracuje z domova, ať už na plný nebo částečný úvazek. Hybridní forma práce či home office poskytly společnostem a zaměstnancům větší flexibilitu, ale zároveň je to výzva pro zajištění ochrany údajů. Pokud však podniknete správné kroky, můžete při práci z domova zůstat v souladu s GDPR, a to díky správnému vybavení a dodržování správných postupů.

Používejte pouze technologie schválené vaší firmou

Při práci z domova je nejlepší používat k pracovním záležitostem technologie, které vám poskytl zaměstnavatel. To se týká jak notebooku nebo počítače, tak telefonu. Pokud vám v práci povolili používat vlastní zařízení, měli byste zajistit, aby byla řádně chráněna heslem a vícefaktorovým ověřováním pro přístup k pracovním dokumentům a e-mailům. Měli byste také dbát na oddělení osobních souborů od pracovních.

V ideálním případě budete používat zařízení, která vám poskytla vaše organizace, protože by měla být vybavena nejlepším bezpečnostním softwarem, jako jsou antivirové a antimalwarové programy, které nemusíte mít ve svých vlastních zařízeních. IT tým společnosti by je měl také aktualizovat, aby byla zajištěna jejich neustálá ochrana pomocí nejnovějších bezpečnostních opatření.

 

 

Používejte domácí skartovačku na všechny důvěrné dokumenty

Domácí skartovačka papíru je pro vaši domácí kancelář nezbytná, pokud budete nakládat s citlivými informacemi, důvěrnými dokumenty, které je třeba po přečtení zlikvidovat. Existuje celá řada dokumentů, které si můžete vytisknout doma a které mohou obsahovat důvěrné informace, včetně programů schůzek, životopisů, mzdových údajů a smluv. Všechny by mohly obsahovat informace o společnosti, zaměstnancích a zákaznících, jako jsou kontaktní údaje a údaje o bankovních účtech, které by mohly způsobit únik dat, pokud by nebyly řádně zlikvidovány. Pokud doma pracujete s papírovými dokumenty, můžete je bezpečně zlikvidovat pomocí domácí skartovačky. Naše domácí skartovačky papíru jsou mimořádně tiché a mají úroveň zabezpečení P4, která zajišťuje správnou likvidaci vašich dokumentů.

Nezapomeňte, že ručně psané poznámky by měly být také bezpečně zlikvidovány. Pokud si poznamenáte něčí telefonní číslo nebo e-mailovou adresu, jedná se o důvěrné informace, které byste neměli sdílet s ostatními, včetně jejich vyhození do koše na běžný odpad nebo do tříděného odpadu. Papír byste měli skartovat nebo bezpečně uložit do doby, než jej budete moci řádně zlikvidovat.

Dodržujte zásady vaší společnosti pro nakládání s citlivými údaji

Vaše společnost by již měla mít zavedeny zásady ochrany dat. Tyto postupy platí doma stejně jako v kanceláři, takže byste měli dodržovat stejné postupy pro práci s daty, ať už pracujete odkudkoli. Při práci z domova může být lákavé dělat věci "pohodlnějším" způsobem, například používat osobní e-mail pro pracovní záležitosti. Vždy byste však měli používat obvyklý software a metody navržené vaší firmou.

Zaměstnavatel by vás měl proškolit, jak bezpečně zacházet s daty, abyste při práci z domova dodržovali požadavky GDPR. Pokud si nejste jisti, co byste měli udělat, abyste se vyhnuli porušení ochrany osobních údajů při práci na dálku, měli byste se obrátit na svého pověřence pro ochranu osobních údajů nebo na bezpečnostní tým IT.

Sdílejte data bezpečně

Pokud musíte při práci z domova odesílat dokumenty nebo soubory, měli byste používat pouze zabezpečené metody. Možná pracujete ze zabezpečeného vzdáleného serveru a přistupujete k pracovním souborům nebo vaše společnost používá cloudové úložiště. Ujistěte se, že víte, který způsob sdílení dokumentů vaše společnost považuje za bezpečný, když pracujete z domova.

E-mail není vždy nejbezpečnější způsob sdílení dat. Pokud je však tato metoda ve vaší společnosti preferována, můžete k odesílání dokumentů použít ochranu heslem. Tento postup je vhodné použít u všech dokumentů, které obsahují důvěrné údaje - stačí poslat jeden s dokumentem chráněným heslem a heslo poslat zvlášť jinou metodou, například prostřednictvím aplikace pro zasílání zpráv v práci.

 

 

Vytvořte zabezpečenou zónu pro telefonní hovory

Pokud budete pracovat z domova v době, kdy budou doma další lidé, měli byste si najít místo, kde můžete důvěrně vést telefonní hovory a videokonference. Pokud budete hovořit o soukromých informacích, budete chtít zabránit tomu, aby vás někdo slyšel. Pokud sdílíte domácí kancelář, možná budete muset přijímat telefonní hovory jinde nebo se domluvit se svým kolegou, aby naplánoval důvěrné hovory na dobu, kdy budou mít ostatní přestávku.

Zařiďte správně svoje pracovní místo

Při zařizování pracovního místa byste měli brát ohled na soukromí. Na monitor by nemělo být nekontrolovaně vidět, takže ho možná budete muset umístit dál od dveří, okna nebo od cizího stolu, pokud sdílíte domácí kancelář. Pokud je obtížné nastavit monitor tak, aby na něj nemohl koukat nikdo cizí, zkuste požádat zaměstnavatele/společnost o tzv. privátní filtr na monitor, který omezí pozorovací úhly nepovolaným osobám. To znamená, že na displej vidíte pouze tehdy, sedíte-li přímo před ním. Všechny dokumenty s důvěrnými informacemi byste také měli ukládat tak, aby je nemohl vidět nikdo jiný.

Pokud se vzdálíte od své pracovní stanice, uzamkněte notebook s monitorem, aby k němu nikdo neměl přístup ani si ho nemohl prohlížet. Uklízejte všechny papíry ze stolu a zakládejte je do složky, případně uzamkněte. Dokonce i vaši rodinní příslušníci se počítají za třetí strany, takže pokud uvidí důvěrné informace, bude to považováno za narušení bezpečnosti citlivých údajů a dat.

 

 

Na konci každého dne uklízejte

Po ukončení denní práce věnujte nějaký čas úklidu své pracovní stanice, aby byly všechny důvěrné informace zabezpečeny. To předpokládá vypnutí počítače a uložení všech dokumentů. Pracujete-li s citlivými, důvěrnými informaceni, bude nutné je zabezpečit uzamčením dveří do domácí kanceláře nebo jejich uložením do bezpečné uzamykatelné schránky, pokud nemáte pro domácí kancelář samostatnou místnost.

Neměli byste nechávat žádné dokumenty na stole a váš počítač nebo notebook by neměl být přístupný nikomu jinému. Heslo, které je nutné pro přístup k pracovním dokumentům, byste neměli sdílet s nikým jiným.

Buďte ostražití i on-line

Při práci na internetu z domova byste měli být stejně ostražití jako při práci v kanceláři. Dávejte pozor na podvodné e-maily, spamy a jiné praktiky. Často mohou vypadat jako legitimní, dokonce mohou vypadat jako když pocházejí od kolegy nebo dodavatele. Podezřelou zprávu, odkaz, e-mail pečlivě zkontrolujte, neklikejte na žádné neznámé odkazy ani nestahovat žádné soubory, pokud se vám zdá, že něco není v pořádku. Pokud si nejste jistí, zda je nějaký e-mail nezávadný, obraťte se na svůj tým IT Security, aby jej mohl zkontrolovat.

Dávejte si také pozor na stahování čehokoli z webových stránek. To může hackerům umožnit přístup k vaší síti a důvěrným informacím. Nestahujte nic z neznámých webových stránek. Pokud vás klient nebo dodavatel požádal o stažení dokumentu, měli byste si nejprve ověřit jeho údaje. Pokud si stále nejste jisti, měli byste se před stažením čehokoli poradit se svým týmem IT Security.

Jakékoli bezpečnostní incidenty nahlašte

Pokud dojde k jakémukoli narušení bezpečnosti údajů, měli byste to vždy nahlásit, bez ohledu na to, o jak významnou událost se jedná. Informujte vždy IT Security a další příslušné osoby odpovědné za ochranu citlivých dat a osobních údajů, které vaše společnost má. Zaznamenají a vyšetří, co se stalo, a podniknou nezbytné kroky k nápravě, bude-li nutné. Možná bude nutné upravit interní pravidla a zásady, aby se podobným situacím a případům zamezilo. Někdy je nezbytné nahlásit událost i příslušným řídicím orgánům, které se zabývají bezpečností informací.

 

Společnost Leitz nabízí řadu potřeb a inovativních řešení pro domácí kancelář, které  vám pomohou udržet si doma pořádek a pracovat pohodlně a efektivně.

Přečtěte si více o ochraně dat a našich skartovačkách papíru:

Nejlepší skartovačky papíru pro velkokapacitní skartování

Co pomůže zaručit bezpečné a efektivní skartování

Proč zvolit skartovačku s křížovým řezem?