Pro velké kanceláře, které produkují velké objemy citlivých dokumentů, představuje likvidace již nepotřebných dokumentů starost i výzvu.

Pokud jste právnická firma, banka, pojišťovna, realitní kancelář, personální agentura nebo firma s podobným zaměřením, pravděpodobně běžně pracujete s papírovými dokumenty, které obsahují citlivé finanční, právní, osobní údaje. Vzhledem k riziku, že se tyto údaje dostanou do nepovolaných rukou, a vzhledem k přísným předpisům, které v dnešní době upravují ochranu osobních údajů, nemůžete tyto dokumenty jednoduše vyhodit do směsného odpadu, když už je nepotřebujete.

Totéž platí pro interní finanční, právní, personální a další oddělení každé velké organizace. Ukládání nekonečných objemů dokumentů v zájmu zachování bezpečnosti dat, která obsahují, je nepraktické. Likvidace však musí znamenat znemožnění opětného čtení dokumentů - tedy v podstatě jejich zničení, aby se skryl či znehodnotil jejich obsah.

Standardním a praktickým řešením je skartace. Jaký nejvhodnější způsob skartace zvolit?

1. Velkoobjemové skartovačky vs. exerní skartovací služby

Pokud vaše kancelář, firma, organizace produkuje každý týden spoustu papírových dokumentů, které by se měly skartovat, je jedním z řešení využít služeb externí skartovací služby, která dokumenty odveze a následně skartuje.

Výhody využití skartovací služby spočívají v tom, že dokáže najednou převzít opravdu velké množství dokumentů, vaši zaměstnanci, pracovníci nemusí skartací trávit čas, nemusíte myslet na to, jak se zbavit skartovaného odpadu.

Mezi nevýhody využívání externích skartovacích služeb patří třeba to, že musíte myslet kde a jak bezpečně dokumenty určené ke skartaci uložíte, než budou odvezeny. Skartační služby jsou samozřejmě také zpoplatněny. I na pravidelné platby musíte myslet.

Mnoho organizací, které potřebují častou a objemnou skartaci, předpokládá, že skartovací služby budou levnější a efektivnější než používání vlastních skartovacích strojů. Pokud jste v minulosti měli zkušenosti pouze se standardními ručními skartovačkami papíru, je to správný předpoklad. Dlouhé stání u skartovacího stroje, čekání na volnou skartovačku, časté poruchy strojů kvůli přetíženosti - to opravdu není efektivní a moderní řešení.

V dnešní době se však výběr dostupných kancelářských skartovaček neomezuje pouze na modely s ručním podáváním určené pouze na několik listů najednou. Komerční modely pro vysoké zatížení jsou konstruovány tak, aby rychle a efektivně zpracovávaly velké objemy papíru bez rizika poškození v důsledku nadměrného používání. Navíc jsou k dispozici i modely s automatickým podáváním a velkou kapacitou koše, takže u nich nemusíte stát a podávat listy do stroje ručně a každou chvíli chodit vysypávat koš.

2. Automatické skartovačky papíru

Pro velkokapacitní skartování na pracovišti jsou nejlepšími dostupnými možnostmi velké automatické modely, jako je Leitz IQ Autofeed Office Pro 600.

Automatizované podávání mění pravidla hry, pokud jde o práci s velmi velkými objemy dokumentů. Tyto modely jsou vybaveny přihrádkou (podávacím zásobníkem), jakou znáte z tiskárny nebo kopírky, do které vložíte všechny dokumenty, které chcete skartovat. Jakmile je zásobník plný, zavřete dvířka a stisknete tlačítko Start - o zbytek se skartovačka postará za vás a všechny listy projdou skartovačem automaticky.

Modely Office Pro 600 mají kapacitu až 600 listů najednou. U skartovačky s ručním podavačem, a to i u skartovačky s relativně velkou kapacitou podavače, která pojme 20 listů najednou, by skartování 600 listů znamenalo stát u skartovačky a 30krát opakovaně vkládat papír. Díky automatickému podávání můžete odejít a věnovat se jiné práci.

Skartovačka Office Pro 600 má opravdu velký objem koše - 110 litrů, pojme najednou více než 1000 skartovaných listů, než je potřeba ho vysypat. Stroj je vybaven infračerveným senzorem plného koše, který upozorní na 80 % zaplnění koše, čímž se zabrání riziku jeho přeplnění.

Další vlastnost, která hovoří ve prospěch automatických skartovaček Leitz, je jejich výjimečná odolnost a spolehlivost. Vzhledem k velkému tření, které vzniká při používání rotujících skartovacích nožů, mají mnohé skartovače jen velmi krátkou dobu chodu, jinak hrozí spálení motoru. To znamená výrazné omezení objemu a možnosti skartace, protože stroj musíte nechat po určitou dobu nepoužívaný, aby se opět ochladil.

Automatické skartovačky Leitz využívají vysoce výkonné motory a mohou pracovat nepřetržitě až dvě hodiny, což je dostatečná doba na rozřezání požadovaného objemu dokumentů. Kromě toho kvalitní tvrzené zuby nožů roztříští sešívací drátky a kancelářské sponky, takže nemusíte rozebírat sešité dokumenty před vložením do podávacího zásobníku. A díky speciální technologii proti zaseknutí (anti-jam), která automaticky zastaví a vrátí skartování zpět v okamžiku, kdy je zjištěn problém, nemusíte neustále kontrolovat průběh skartace.

Výkonné, praktické a odolné automatické skartovačky pro vysoké zatížení, jako je Leitz IQ Office Pro 600, poskytují organizacím i s těmi největšími požadavky na skartaci alternativu ke skartovacím službám. Díky možnosti průběžné skartace podle aktuální potřeby se nemusíte starat o bezpečné uložení dokumentů připravených k likvidaci před jejich odvezením. Vzhledem k objemům, které jsou tyto stroje schopny skartovat, vysoké spolehlivosti a nízkým provozním nákladům jsou celkové náklady na pořízení/vlastnictví automatické skartovačky konkurenceschopné ve srovnání s jakoukoli externí skartovací službou. Ve skutečnosti se vám investice pravděpodobně vrátí během několika měsíců.
Automatické skartovačky jsou k dispozici i v menších kompaktních velikostech, což je ideální pro zaměstnance, kteří pracují častěji z domova než v kanceláři.