Celosvětová pandemie nemoci Covid-19 v roce 2020-21 měla kromě jiného vliv na rychlé změny kancelářské práce, připravila půdu pro masové rozšíření tzv. hybridního modelu práce. Po odeznění prvotních otřesů většina zaměstnanců i zaměstnavatelů zjistila či připustila, že tento styl práce umožňuje dosáhnout lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Co je to hybridní pracovní model?

Ve snaze poskytnout zaměstnancům to nejlepší z obojího (práce v kanceláři/práce na dálku) vznikl hybridní model práce. Tento smíšený pracovní model, kdy se někteří zaměstnanci vrací zpět do kanceláří, zatímco jiní i nadále pracují z domova (nebo pracují částečně z kanceláře a částečně z domova) se stal novým způsobem fungování mnoha firem po celém světě.

Flexibilita, kterou dříve požadovali hlavně zaměstnavatelé, se stala zásadním faktorem také pro zaměstnance a donutila zaměstnavatelé zřídit hybridní kancelářské prostory, aby jejich potřebám vyhověli. Konec konců, hybridní práce má pro zaměstnavatele mnohé výhody:

• možnost vybírat zaměstnance z širší základny kandidátů
• nižší provozní náklady
• efektivní a zeštíhlené procesy
• menší počet dní nemocenské zaměstnanců
• spokojenější a vysoce produktivní zaměstnanci
• menší fluktuace lidí

Stejně tak zde jsou i přínosy pro zaměstnance. Kromě flexibility a lepší rovnováhy mezi osobním a pracovním životem jim práce z domova přináší následující:

• mohou strávit více času s rodinou
• ušetří čas a peníze spojené s dojížděním
• efektivně komunikují v rámci firmy
• mají silnější vztah se svými kolegy
• možnost pracovat odkudkoli
• pocit spokojenosti spojený s vyšší produktivitou

Jak mohou firmy zaměstnancům usnadnit hybridní práci?

Přínosy hybridní práce jsou zřejmé. Některé firmy ale tápou, jak ji zavést do praxe. Níže uvádíme 10 nejdůležitějších faktorů, které je při vývoji hybridní strategie třeba vzít v potaz.

1)    Mějte na paměti různá pracovní prostředí

Co nejlépe využijte různá pracovní prostředí – projekty vyžadující spolupráci a kreativitu zasaďte do kancelářského prostředí a na koncepčních a projektových úkolech nechejte lidi pracovat doma, kde budou mít méně rušivé prostředí.

2)    Plánujte správně meetingy

Při plánování meetingů buďte rozvážnější. Nezapomínejte, že část jejich účastníků může být v kanceláři a zbytek doma, takže by se měly odehrávat formou videokonference bez ohledu na to, kdo se kde zrovna nachází. Díky tomu nikomu neuniknou žádná důležitá sdělení.

3)    Zaveďte protokoly pro sdílené prostory

Předejte jasné instrukce týkající se sdílených prostor. Použijte k tomu vizuální nástroje, jako je značení nebo plakáty. Můžete třeba zřídit tichá místa na práci, kde budou povinná sluchátka, nebo prostory pro skupinová setkání, kde se bude přísně dodržovat hygiena. Přesvědčte se, že pravidla jsou všem jasná.

4)    Vyvarujte se sdílení předmětů ve společných prostorách

Pro společné prostory a sdílené pracovní stoly používejte nástroje a zařízení, která lze používat téměř nebo zcela bezkontaktně, případně jsou omyvatelná, je možné je dezinfikovat.  Zabráníte tak onemocnění jednotlivých zaměstnanců nebo rozšíření choroby mezi více zaměstnanci.

5)    Pečujte o zdraví zaměstnanců

Pořiďte do firmy čističky vzduchu, které prostory zbaví virů přenášených vzduchem a zajistí lepší kvalitu vzduchu. Špatný vzduch může být obzvláště škodlivý pro lidi trpící astmatem nebo jinými respiračními obtížemi. Lidé, kteří se jinak cítí dobře, mohou mít v kanceláři v souvislosti s nekvalitním ovzduším následující problémy:

• svědění očí, slzení
• neustálá potřeba smrkat
• kýchání
• ucpaný nos
• potíže s dýcháním
• kašel
• škrábání nebo bolest v krku

Čističky vzduchu Leitz TruSens jsou k dispozici ve třech velikostech a s různými filtry, takže si můžete vybrat tu, která bude vašemu pracovišti nejvíce vyhovovat.

6)    Vytvořte prostory pro spolupracující aktivity

Využijte neobsazené pracovní stoly a vytvořte vhodné prostory podporující vzájemnou spolupráci. Z mnoha společností zmizel systém, kdy má v kanceláři každý zaměstnanec svůj pracovní stůl. Namísto toho se lidé v souvislosti s hybridní prací u stolů střídají a pracují ve sdílených prostorách.

7)    Vylepšete úroveň sdílených pracovních míst

Proměňte pouhé sdílené stoly na příjemná sdílená pracovní místa, kde budou mít zaměstnanci veškeré vybavení a pohodlí vlastního stolu. Ať se lidé posadí ke kterémukoli stolu, měli by mít po ruce vše, co potřebují k efektivní a produktivní práci. Řada Leitz Cosy kombinuje stylové nápady interiérového designu s chytrými organizačními řešeními pro jakékoli pracoviště nebo domácí kancelář. Od boxů na přenášení věcí přes odkladače až po indukční nabíječky a lahve na vodu – tahle řada obsahuje všechny produkty potřebné pro vytvoření dokonalého sdíleného místa.

 8)    Investujte do mobilních řešení

Zaměstnanci, kteří si osvojí hybridní pracovní model budou potřebovat vybavení pro hladké přechody mezi firemní a domácí kanceláří. Investice do přenosného vybavení je klíčem k tomu, aby takové přechody byly pro lidi co nejjednodušší. Nejdůležitějším vybavením jsou samozřejmě laptopy, vč. batohů nebo tašek, a příslušenství k nim.

9)    Organizujte akce a aktivity

Podporujte společenskou interakci – organizujte aktivity a akce jak v kanceláři, tak v digitálním prostředí pro ty, co pracují z domova. Skvělým a snadným způsobem, jak se pobavit s kolegy, jsou třeba pravidelné kvízy. Můžete je organizovat každý týden a zapojit do nich lidi pracující z kanceláře i na dálku.

10)   Vytvořte domácké pracovní prostředí

Vybavte prostory současným nábytkem a barevnými doplňky, aby se lidé cítili jako doma a budou pracovat produktivně. Využijte např. řadu Leitz WOW, která představuje nejširší kolekci kancelářských potřeb a ukládacích řešení, které vám pomohou udržovat kancelářské prostory organizované, a přitom nápadité a barevně sladěné.

 

Vytvoření hybridního pracovního modelu není rychlý proces. Při plánování a samotném přechodu na hybridní pracovní model je důležité zapojit co nejvíc lidí, získat dostatečnou zpětnou vazbu, aby bylo možné pochopit různé požadavky jednotlivců, týmů a oddělení a pokusit se je realizovat.