Je možné a pochopitelné, že nová pracovní realita - práce z domova, on-line setkávání, management na dálku, vyvolává u firem, zvlášť u malých a středních podniků, a některých manažerů určitý strach a znepokojení. Klíčem k úspěchu v čase změn je pokročilé plánování a příprava. Řídíte-li tedy svůj tým na dálku, máme pro vás pár bodů, na které je dobré pamatovat.

Vytypování lidí a úkolů

Ne všichni lidé dobře zvládají (zvládli) přechod na práci na dálku, výměnu práce v kanceláři za relativně izolované individuální prostředí. A ne každé pracovní úkoly se dobře zvládají z domácího prostředí. Důležité je vytypovat a vybrat ty zaměstnance, kteří jsou přirozeně samostatní, soběstační a kterým individualizované domácí prostředí vyhovuje. A stejně tak se zamyslet nad činnostmi, které lze dobře zvládat na dálku.

Plánování a organizace

Tam, kde to zaměření firmy a charakter práce dovolují, a díky moderním technologiím, je přechod od práce v kanceláři na práci z domova relativně snadný, tedy pokud jde o stránku IT a komunikace, práci se sdílenými soubory a složkami, pohyb na Intranetu apod.  Na čem je ještě potřeba zapracovat, to je pracovní prostor a podmínky zaměstnanců. Jako zaměstnavatel máte stále odpovědnost za pohodu a duševní zdraví svých zaměstnanců, ať pracují odkudkoli. To je důležité si uvědomit.

Začněte tím, že všechny důležité zasady napíšete do směrnice nebo jiného interního pokynu pro práci z domova, a ten začleníte mezi standardní zásady a pracovní postupy, a s tímto zaměstnance seznámíte. Co byste určitě měli mít na paměti…

Klíčové oblasti, na které je třeba se zaměřit při vytváření domácího pracovního prostoru

• Uspořádání domácnosti, resp. vyhrazeného pracovního prostoru s pokud možno ergonomicky vhodným sezením, psaním apod. – krátkodobá práce na pohovce je fajn, ale dlouhodobé řešení to není. Vhodné pracovní místo, i malé, ale můžeme vytvořit v obývacím pokoji, v kuchyni, u jídelního stolu

• Místo s dostatkem přirozeného světla

• Čistý vzduch, kromě možnosti větrání můžete zvážit umístění čističky vzduchu s kvalitním HEPA filtrem

• Bezpečný přístup na internet ze spolehlivé soukromé sítě

• Instalace vhodného síťového firewallu na všechna používaná zařízení na ochranu citlivých firemních i osobnych dat, dodržování zasad bezpečné práce na PC, notebooku apod.

• Zajištění organizace a zakládání papírových dokumentu, tzn. pořízení základních archivačních výrobků jako např. desek, pořadačů, boxů, krabic apod.

• Estetika, funkční design, barvy – pro lepší náladu, dobrý pocit, a tudíž vyšší efektivitu práce, pro jasnou organizaci, pro nenásilné začlenění pracovního prostředí do domácího

A ještě něco navíc…

Pro duševní pohodu lidí pracujících doma je důležité a motivující, aby nepodléhali pocitům izolace a deprese kvůli nedostatku sociálního kontaktu s kolegy. Dlouhodobá práce v relativně malém prostoru a zejm.u lidí žijících osaměle může negativně ovlivnit pracovní výkon a zapojení.

• Nezapomínejte na denní kontakt s kolegy, a to nejlépe telefonický - zvuk lidského hlasu e-mail nenahradí.

• Udržujte neustálý otevřený dialog o výzvách i negativech domácí práce, zajímejte se nejen o splnění pracovních úkolů, ale také o to, jestli mají lidé vše, co potřebují, jak se cítí

• Vytvářejte skupiny a týmy zaměstnanců na platformách, které umožňují komunikaci a týmovou spolupráci v reálném čase

• Pravidelně kontrolujte plnění dohodnutých cílů a úkolů, zejména těch dlouhodobých

Home office může být pro podnik i zaměstnance nesmírně úspěšný styl práce, ale vyžaduje opravdu průběžné řízení a vedení, nutností je také vybavení dostatečnými a vhodnými prostředky a klíčové je i to, cítí-li pracovník podporu a zájem ze strany nadřízeného.