Občasná nebo dlouhodobá práce z domova přináší mnohé výzvy – např. i tu týkající se archivace a zakládání papírových dokumentů. I přes postupující digitalizaci je archivace papírových dokumentů stále součástí každodenní rutiny. Dokumenty, od bankovních výpisů až po účtenky, je nutné zakládat a uchovávat různě a z různých důvodů, některé kvůli finanční kontrole, některé kvůli GDPR a ochraně osobních údajů, jiné kvůli personální evidence apod. Zatímco digitální systémy jsou často automaticky integrovány do firemního prostředí, jak zvládnout “papírování”? A jak je ukládat tak, abyste je při návratu zpět do kanceláře nepomíchali?

Inteligentní zakládací řešení

Archivační řešení pro papírové dokumenty se přizpůsobuje době, kdy nám moderní technologie a způsob práce umožňují pracovat na více než jednom místě. Jak na to? Zde je několik užitečných tipů.

• Zkuste napodobit on-line ukládání papírových dokumentů do souborů a složek. Myšlenka je ta, že když se vrátíte zpět do kanceláře, můžete bez námahy založit dokumenty s využitím stávající on-line struktury archivace

• Většina lidí nedisponuje přepychem velkého prostoru ve své domácí kanceláři, což ještě více vyžaduje dobrou organizaci a přehledný způsob zakládání. Vybavte se proto kvalitními pákovými či kroužkovými pořadači, deskami, zásuvkovými boxy.

• Ať už pracujete v obývacím pokoji nebo v domácí kanceláři na míru, dobré úložné vybavení dokáže zázraky. Klidně využijte knihovny a police, aby vám desky a pořadače nepřekážely – vzhledem k jejich designovému modernímu provedení je nemusíte schovávat.

• Využijte možnosti barevného rozlišení a nebo sladění s vybavením pokoje! Díky kvalitnímu zpracování a velkému množství barev budou moci pořadače, desky a ostatní výrobky využít i ostatní členové domácnosti, až se vrátíte do kanceláře a nebudete tyto výrobky potřebovat.

• Uspořádaný pracovní prostor je důležitý pro oddělení času a prostoru na práci a času a prostoru pro sebe a rodinu. Každodenní uklizení a příprava pracovních potřeb je velmi důležitým rituálem, kterým stanovujete hranici pro práci a zábavu. Je to i důležitý signál pro ostatní členy domácnosti. Zároveň tím dáváte prostor i druhým využít “vase” pracovní místo, pokud ho momentálně nepoužíváte.

• Při práci z domova (tj. mimo kanceláří) musíte být zároveň v souladu s požadavky GDPR a předpisy zaměstnavatele.

Množství papírových dokumentů můžete redukovat pomocí domácí skartovačky, kam patří citlivé a důvěrné dokumenty, které již nepotřebujete. Pokud si ale nejste jisti, že dokumenty můžete zničit, raději je naskenujte a uložte v elektronické podobě.

Americký politik, vědec a vynálezce Benjamin Franklin ve 20. letech 20. století slavně prohlásil: „vše má mít své místo a vše má být na svém místě” (“a place for everything and everything in its place”). Není pravdivější vyjádření zejm. Pokud jde o (domácí) kanceláří či pracovnu. Čistota a pořádek mají významný dopad také na duševní zdraví a pohodu. Zkuste objevit ztracenou radost z kdysi tak obyčejných kancelářských potřeb. V 21. století jsou dostatečně zábavné a stylové, aby doplnily jakýkoli interiérový design vaší domácnosti.