Leitz průvodce nákupem skartovačky papíru

Skartovačka papíru je dnes více než kdy jindy nezbytným partnerem každé kanceláře, domácí kanceláře nebo pracoviště.

S tím, jak se vyvíjí svět, ve kterém žijeme, i způsob, jakým pracujeme, bude objem dostupných osobních údajů jen narůstat. To nevyhnutelně ovlivňuje možnost krádeží, narušení bezpečnosti a zneužití.

Mnoho lidí se domnívá, že bezpečnostní předpisy, jako je GDPR, se týkají pouze elektronických dat, ale tak to prostě není. Vzhledem k tomu, že se zpřísňují předpisy online i offline, je třeba zvážit řešení zabezpečení založené na papírových dokumentech. Nejbezpečnější a nejpraktičtější volbou je skartovačka papíru, která poskytuje vizuální potvrzení, že dokumenty jsou skutečně zničeny důvěryhodnými zaměstnanci.

Ať už pracujete z domova, jste kancelářský pracovník, podnikatel nebo spotřebitel, nákup skartovačky byste proto měli považovat za nedílnou součást ochrany svého soukromí a řádné správy dat.

Na výběr je obrovské množství skartovaček. Jsou k dispozici v různých velikostech, s různými funkcemi a nabízejí různé úrovně zabezpečení v závislosti na způsobu řezání a ničení dokumentů.

Náš průvodce nákupem skartovačky papíru obsahuje vše, co potřebujete vědět o skartovačkách, a pomůže vám vybrat tu nejlepší, abyste byli chráněni před krádeží identity, podvodnou činností a lidskou chybou, protože ve společnosti Leitz víme, že klid na duši je k nezaplacení.

Proč potřebuji skartovačku?

Přemýšleli jste někdy, co dělat s nepotřebnými papíry doma nebo v kanceláři? Než něco vyhodíte do odpadkového koše nebo do koše na tříděný papír, měli byste se dvakrát zamyslet.

V posledních několika letech se s krádeží identity setkal vprůměru každý pátý občan EU¹. Krádež identity si možná představujeme jako něco, co se stane, když jsou někomu ukradeny osobní údaje na internetu. Stačí však jméno, adresa a datum narození, které se podařilo získat ze zatoulaného papíru, a zločinci mohou naklonovat identitu člověka a začít ji používat k nezákonným účelům.

Ještě horší je, že někdo, kdo ví, co dělá, vás může okrást přímo na výpisu z účtu, potvrzení o platbě nebo špatně rozstříhané staré platební kartě.

Stejně opatrně by měly postupovat i podniky, než vyhodí staré dokumenty. Obsahuje některá z dokumentací soukromé informace o zákaznících nebo zaměstnancích?  Pokud ano, pak se na něj vztahují předpisy GDPR o ochraně soukromí a osobních údajů.

Pouhé vyhození dokumentů obsahujících osobní údaje může představovat narušení bezpečnosti údajů, ať už se dostanou do nesprávných rukou, nebo ne.

Opět se vyvarujte domněnky, že se GDPR vztahuje pouze na ochranu digitálních údajů - není tomu tak. Podle GDPR lze porušení zabezpečení osobních údajů "obecně definovat jako bezpečnostní incident, který ovlivnil důvěrnost, integritu nebo dostupnost osobních údajů" (naše zdůraznění). Nezáleží na tom, odkud osobní údaje pocházejí, ale pouze na tom, že jejich důvěrnost nebo integrita je ovlivněna tím, že se stanou dostupnými jedním nebo druhým způsobem.

To jsou hlavní důvody, proč byste měli likvidaci starých dokumentů považovat za otázku bezpečnosti dat. Skartací papírů znemožníte čtení informací, které obsahují.

Skartovačka proto představuje účinnou obranu v první linii proti krádeži identity a podvodům. Pomáhá také udržet soulad s nařízením GDPR a vyhnout se tak potenciálně vysokým pokutám a poškození pověsti, které by mohly vzniknout v důsledku porušení ochrany osobních údajů.

Jak vybrat dobrou skartovačku papíru?

Při nákupu skartovačky pro domácnost nebo firmu je třeba brát v úvahu mnoho věcí. Výběr správného modelu je otázkou sladění vašich požadavků a rozpočtu s funkcemi, které jednotlivé modely nabízejí.

Začněme tím, co potřebujete. Můžeme je rozdělit do dvou klíčových kategorií - typ místa, pro které skartovačku kupujete, a úroveň zabezpečení.

Kde budete skartovačku používat?

Místo použití skartovačky slouží jako užitečná zkratka pro řadu důležitých faktorů, které ovlivní vaše rozhodnutí o koupi.

Výrobci totiž často navrhují skartovačky s ohledem na konkrétní místa, takže je často najdete na trhu jako osobní nebo domácí skartovačky, jako velké kancelářské skartovačky, případně automatické skartovací stroje atd.

Umístění skartovačky vede k zodpovězení dalších otázek týkajících se použití a provozních požadavků, jako jsou:

• Kolik lidí bude skartovačku používat?
• Jak často se bude používat?
• Kolik materiálu bude muset zpracovat za hodinu/den/týden atd.?
• Kolik místa máte pro skartovačku?
• Jak velký hluk je při provozu přijatelný?
• Co potřebujete k tomu, aby bylo používání skartovačky co nejefektivnější a bezproblémové?

Zde jsou čtyři běžné příklady použití skartovačky a klíčové věci, které je třeba při nákupu zvážit.

Malá kancelář

V malých kancelářích nebo odděleních, kde se o jeden skartovací stroj dělí více lidí, bude váš stroj využíván pravidelněji. Při výběru modelu je proto důležitější odolnost a schopnost delšího provozu.

Abyste urychlili proces a nemuseli čekat ve frontě na skartovačku, chtějte model, který zvládne větší počet listů. To je užitečné zejména při skartování velkých dokumentů a brožur, aniž byste je museli rozebírat list po listu.

Budete také potřebovat skartovačku, která si poradí i s jinými materiály než jen s papírem a zajistí, aby zvýšené množství sešívacích drátků a kancelářských sponek nezpůsobilo problém.

Klíčové vlastnosti, na které si dát pozor:

• Delší doba provozu
• Vyšší kapacita ručního podávání listů nebo základní možnost automatického podávání
• Upozornění/indikátory, kdy je třeba koš vyprázdnit
• Technologie zabraňující zaseknutí papíru
• Úroveň zabezpečení v souladu s GDPR

Velkoobjemový tisk a kopírování

Pokud má vaše firma nebo organizace vyhrazenou místnost pro tisk a kopírování, je to přirozené místo pro umístění skartovačky.

Pro větší pracoviště je efektivní možností shromažďovat všechny nepotřebné a použité papíry a likvidovat je na jednom místě. Pomáhá také při správě dat, protože můžete zajistit, aby se s veškerou dokumentací obsahující potenciálně citlivé údaje zacházelo konzistentně.

K tomu však potřebujete výkonný stroj, který dokáže drtit materiál v průmyslovém měřítku. V těchto podmínkách byste měli zvolit velký skartovač s velkou kapacitou koše, maximální dobou provozu a automatickým podáváním.

Při velkoobjemovém skartování může mít velký vliv na rychlost a efektivitu také automatická technologie proti zaseknutí, protože stroj ve většině případů sám vyřeší zablokování a pokračuje v práci bez zásahu nebo přerušení.

Klíčové vlastnosti, na které si dát pozor:

• Maximální kapacita zásobníku
• Maximální doba provozu
• Automatické podávání s maximální kapacitou listů
• Automatická ochrana proti zaseknutí papíru
• Digitální dotykový panel
• Robustní konstrukce a dlouhodobá životnost
• Pokročilý stupeň zabezpečení (pro práci s citlivými a utajovanými dokumenty)

Jaký typ skartovačky je nejbezpečnější?

Skartovačky jsou označeny stupněm bezpečnosti podle velikosti kusů, na které rozřežou dokument. Čím menší části, tím vyšší úroveň zabezpečení, protože je menší pravděpodobnost, že by někdo mohl dokument složit dohromady a získat z něj citlivé údaje.

Místo použití skartovačky může naznačovat požadovanou úroveň zabezpečení - například při domácí skartaci osobních dokumentů se tradičně klade menší důraz na bezpečnost než při likvidaci důvěrných dokumentů pro velkou společnost.

To však není pevně dáno. Potřebná úroveň zabezpečení závisí výhradně na typu pracovníka, na místě, odkud pracujete, na typu dokumentů, které potřebujete zlikvidovat, a na příslušných regulačních požadavcích. Nejde jen o prostředí, ve kterém se skartovačka používá. Mnoho pracovníků musí i dnes pracovat s vysoce citlivými materiály, a to i při práci z domova.

Je proto důležité pečlivě zvážit své bezpečnostní potřeby a podle toho vybrat skartovačku.

Ve společnosti Leitz hodnotíme všechny naše skartovače podle průmyslového standardu Protection Rating, jinak známého jako úroveň P.

Čím vyšší je úroveň P modelu, tím vyšší je stupeň zabezpečení. Můžete se také setkat s odkazem na označení "DIN", což je zkratka pro Deutsches Institut für Normung, německý normalizační orgán, který se stal faktickou autoritou v oblasti bezpečnosti skartovaček.

Vysvětlení funkcí skartovaček

Jakmile si ujasníte, co od skartovačky potřebujete, můžete si vybrat model, který tyto požadavky splňuje.

I když je běžné, že se skartovačky prodávají jako "skartovačky pro domácí kancelář" nebo třeba "profesionální kancelářské skartovačky", důrazně doporučujeme, abyste si před nákupem pečlivě prohlédli všechny nabízené funkce a ujistili se, že daný model pro vás opravdu splňuje všechny požadavky.

Výběrem skartovačky na základě důkladného seznámení se s jejími funkcemi a jejich výhodami zvýšíte šanci, že si koupíte model, se kterým budete spokojeni a který vám poskytne dobrý poměr ceny a výkonu.

V této části se budeme zabývat všemi hlavními funkcemi, které byste měli znát pro výběr a následné úspěšné používání skartovačky.

Kapacita koše

"Koš" skartovačky je nádoba, do které se ukládají všechny skartované kusy. Kapacita koše udává, kolik se do něj vejde, než bude třeba jej vyprázdnit. Objem koše se udává v litrech, v počtu listů (tj. kolik skartovaných listů papíru A4 pojme, než se naplní) nebo v obou těchto hodnotách.

Obecně platí, že čím více dokumentů potřebujete zlikvidovat a čím častěji potřebujete skartovačku používat, tím větší kapacitu koše byste měli hledat. Je to proto, že ji budete muset vyprazdňovat méně často, takže její provoz bude efektivnější a pohodlnější.

Velká kapacita koše ovlivňuje velikost stroje, takže je třeba zvážit dostupný prostor. Uvědomte si také, že nižší stupeň zabezpečení znamená, že se koš rychleji zaplní, protože větší kusy zabírají více místa. To je třeba mít na paměti u modelů inzerovaných pro domácí použití, které mají obvykle kompaktní rozměry a nižší úroveň P.

Typ plnění

Podavač je ústí skartovačky, do kterého se vkládají dokumenty. Dostupné druhy plnění lze rozdělit do tří podkategorií:

Kapacita zásobníku:

Kapacita podávání udává, kolik listů lze do skartovače vložit najednou. Standardně je údaj uvedený ve specifikaci modelu založen na tiskovém papíru formátu A4 o gramáži 80 g/m2.

Protože lze najednou skartovat více listů, vyšší kapacita umožňuje rychlejší skartování a doporučuje se pro požadavky na velký objem.

Pokud potřebujete skartovat dokumenty větší než A4, můžete papír složit na požadovanou velikost. Mějte však na paměti, že skládání archu zásadně ovlivní tloušťku, a tedy i počet skartovaných archů. Všechny naše skartovačky IQ dokáží zlikvidovat dokumenty formátu A3 složené na polovinu, ale ne v případě, že je překročena kapacita. Při skartování složeného papíru proto vždy berte v úvahu objem.

Velikost zásobníku

Většina skartovaček je standardně určena pro podávání listů papíru formátu A4. K dispozici jsou modely s širokým vstupem pro formát A3, které stojí za zvážení, pokud potřebujete skartovat větší dokumenty ve velkém objemu.

Pokud si koupíte skartovačku s podavačem určeným pro listy formátu A3, nebudete muset dokumenty skartovat skládáním. Díky tomu, že se nesnižuje kapacita, můžete rychleji skartovat velké dokumenty.

Ruční skartovačka vs. automatická

Ruční skartovačky jsou nejběžnějším typem skartovacích strojů, kde se papír vkládá do skartovacího otvoru (tzv. ústí) ručně.

Naproti tomuautomatické skartovačky jsou vybaveny plně automatizovaným systémem, který umožňuje vložit hromadu papírů do podávacího zásobníku a skartovačka se postará o zbytek a automaticky podává listy skartovacím nožům. To je obrovská úspora času pro uživatele, kteří skartují ve větších dávkách.

Automatické podávání se doporučuje pro větší objem skartování. Například ruční skartovačky Leitz IQ nabízejí kapacitu 10 až 20 listů najednou. Skartovačky Leitz IQ s automatickým podavačem však umožňují zlikvidovat až 600 listů najednou.

Automatické skartovačky papíru vyhovují náročnému pracovnímu režimu a pomáhají lidem skartovat tak, jak chtějí.

Z průzkumu společnosti Deep Blue Insight vyplývá, že 47 % lidí skartovalo "za pochodu", tj. skartovalo dokument okamžitě, kdykoli to bylo potřeba, zatímco 53 % lidí má buď vyhrazený prostor, kde uchovává dokumenty, které je třeba skartovat, nebo má zavedené rutinní postupy pro ukládání dokumentů a skartování provádí po částech.

Doba chodu

Doba provozu skartovače znamená dobu, po kterou může být skartovač používán nepřetržitě bez přestávky. Jedná se v podstatě o měřítko odolnosti motoru - pokud skartovačku používáte nad její provozní dobu, riskujete trvalé poškození. Většina moderních skartovacích strojů se po dosažení doporučené doby provozu automaticky vypne jako opatření proti poškození stoje.

Vedle doby chodu mají skartovače také dobu chlazení, což je doba, po kterou musí být po dosažení limitu doby chodu ponechány v klidu, než je lze znovu použít. Tím se opět zabrání přehřátí motoru.

U levných skartovaček určených pouze pro osobní použití můžete zjistit, že skartovačka má jen velmi krátkou dobu provozu. To je v pořádku, pokud potřebujete skartovat jen několik listů najednou a nepotřebujete jej používat příliš často.

S rostoucím objemem a četností skartace, například v rušných kancelářích, se krátká doba skartace stává problémem. Nikdo nechce, aby se skartovačka v polovině práce přerušila kvůli dosažení limitu doby chodu nebo aby se zdržovala čekáním na vychladnutí.

Skartovače Leitz IQ nabízejí velkorysou dobu provozu, která se u našich modelů s větší kapacitou zvyšuje až na maximálně 240 minut nepřetržitého provozu. Stejně tak je důležité, že všechny naše skartovače jsou vybaveny kontrolkami, které vás informují o tom, že dosáhly limitu doby provozu a jsou opět připraveny k použití.

Bezpečnostní prvky

Vlastnictví skartovačky s sebou nese bezpečnostní důsledky. Ostré nože pracující vysokou rychlostí představují značné bezpečnostní riziko, pokud nejsou používány opatrně a správně.

Pokud doma používáte skartovačku, měli byste se seznámit s pokyny výrobce pro bezpečné používání. Pokud skartovačku kupujete na pracoviště, musíte její používání zahrnout do zásad bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a proškolit všechny zaměstnance, kteří ji používají.

Aby to bylo snazší, jsou skartovače vybaveny řadou vestavěných bezpečnostních prvků, které mají chránit před nehodami. Několik z nich jsme již zmínili - automatický start u ručních skartovaček papíru a vypnutí s omezením doby provozu / ochrana proti přehřátí. Zde je několik dalších, na které je třeba si dát pozor:

• Automatické zastavení. Vypne motor, jakmile zjistí zaseknutí, aby se neucpával další materiál
• Zpětný chod Obrátí směr podávání, aby se ucpaný materiál uvolnil a předchází snahám o manuální uvolnění. Ruce do blízkosti nožů nepatří.
• Zámek/pojistka koše. Zabrání aktivaci skartovače, pokud koš není správně zajištěn na místě.

Jak pečovat o skartovačku?

Automatické olejování & olejové listy

Při správném používání se skartovače Leitz IQ snadno provozují a udržují. Největším požadavkem na údržbu je udržovat je namazané.

Olejování skartovače zabraňuje zasekávání řezných nožů, které může způsobit opakované zaseknutí a nakonec i vyhoření motoru. Standardní způsob mazání skartovače je ruční vložení olejového listu. Stroj pracuje s olejovým listem jako s jakýmkoli jiným materiálem a roztírá olej po svých pohyblivých částech. To je třeba provádět zhruba jednou měsíčně. Pravidelné mazání zabraňuje zaseknutí papíru, protože když se papír zasekne v řezačkách, může dojít k přehřátí motorů při pokusu o odstranění zaseknutí, což způsobí velkou námahu a vznik velkého množství tepla.

Pravidelné vysypávání koše

Vedle důsledného dodržování kapacity zásobníku je dalším tipem, jak zabránit zaseknutí papírů, důsledné vyprazdňování koše, aby se nepřeplňoval. Pokud se koš skartovačky zaplní nad rámec kapacity, může se skartovaný papír vrátit zpět do řezacích nožů a zvýšit pravděpodobnost zaseknutí.

Co mám dělat, když se skartovačka rozbije?

Pro klid duše je důležité se ujistit, že skartovačka má zákonnou záruční dobu na nože i samotný stroj, a koupit ji od renomovaného výrobce, na kterého se můžete v případě potřeby přímo obrátit.

Skartovače papíru Leitz IQ poskytují prodlouženou záruku (při registraci na webu) a podporu prostřednictvím zákaznického servisu a sekce často kladených otázek.  Pokud již skartovačku Leitz vlastníte, nezapomeňte ji zde zaregistrovat.